誰かに重要なことを思い出させなければならないが、押し付けがましく、せっかちに思われたくない、という状況に陥ったことはありますか?もちろん、そうでしょう。フレンドリーなリマインダー電子メールをいつ、どのように送信するかを考えることは、ほとんどの人がよく知っている社会的なジレンマです。物事をやり遂げる必要性と、他人の自主性を尊重する必要性との間のバランスを見つけるのは非常に難しい場合があります。
オーバー 319億通のメール 毎日送信されますが、平均開封率は 視聴者の３８%が あらゆる業界にわたって。つまり、あらゆる場所の受信箱で何十億もの電子メールが見逃されているということです。では、押しつけがましくスパムっぽくならずにメッセージを開封してもらうにはどうすればよいでしょうか?
エチケットのジレンマは、よく書かれた注意事項で簡単に解決できます。これらは、難しい感情を引き起こすことなく要点を伝えるメッセージです。彼らはプロフェッショナルで有能でありながら、フレンドリーで優しいです。
フレンドリーなリマインダーメールの書き方を知ることは、今後の会議、支払いの遅れ、仕事への応募、重要なイベントなどについて人々に知らせるのに最適なツールの 1 つです。そして、適切に行われた場合、適切なトーンとタイミングで受信者を安心させることができます。
主要な取り組み
- フレンドリーなリマインダーメールは、購読者を惹きつけ、行動を促すための優れた方法です。リマインダー電子メールの設定を計画するときは、次のヒントとベスト プラクティスを常に念頭に置いてください。
- リマインダーメッセージやメールは短く簡潔にしましょう。
- すぐに注目を集める、スクロールを止めるリマインダーメールの件名を作成します。
- リマインダーメールを書くときは、常に視聴者の視点を念頭に置いてください。
- リマインダーメールでは決して押し付けがましく、脅迫的なものを書かないでください
リマインダーメールとは何ですか?
リマインダー電子メールは、今後の会議、約束、忘れられた議題を誰かに思い出させたり、過去の会話をフォローアップしたりするために送信されます。これらには、一般に次の 2 つのタイプがあります。
- 直前に行われた通話または会議の概要と、今後のアクションに関するフォローアップとして機能する電子メール。
- リマインダー メッセージは、何かが起こらなかったことを知らせるために送信されます。たとえば、期限を過ぎてしまった場合や、最初のメールや電話の後に応答がなかった場合のフォローアップなどです。
この記事では、このようなメールの作り方と例文、テンプレートを紹介します。まずは、フレンドリーなリマインダーメールを送信するのが適切なタイミングと、最適なタイミングを見つける方法を学びましょう。
リマインダーメールはいつ送信する必要がありますか?
リマインダーメールは、何か重要なことが迫っている場合、または何かが起こるはずだったのに起こらなかった場合に便利です。リマインダーを送信するとメリットが得られる状況をいくつか示します。
- 仕事の締め切りを逃した。今日のビジネス世界において、労働者は孤立した存在ではありません。ある人が特定の日までにタスクを完了すると約束したのにそれが達成されなかった場合、プロジェクト全体が遅れてしまいます。時間が経ちすぎる前にメールでリマインダーを送信することをお勧めします。
- 今後の重要なイベント。一部のイベントや締め切りは重要すぎて見逃す危険があります。これらについては、事前に穏やかなリマインダーを送信して、全員が順調に進むようにすることができます。
- 途切れたコミュニケーション。ほとんどの人は、誰かが何かをしてまた連絡すると約束したのに、そのメッセージが届かないという状況に陥ったことがあるでしょう。リマインダーは、連絡を再確立し、そのタスクが単に相手の頭から抜け落ちているだけなのか、それとも何か他にできることがあるのかを知るのに役立ちます。
- 後払い。期限内または期限前の支払いは標準的なビジネスマナーです。何かが起こるかもしれませんが、あなたにはまだお金を受け取る権利があります。期限が過ぎても資金を受け取っていない場合でも、支払い督促を送信することに罪悪感を感じる必要はありません。
- 求職申請または面接が保留中。就職活動中の場合は、フォローアップ メールで成功の可能性が高まります。採用担当者にメッセージを殺到させないことが重要ですが、慎重にタイミングを計ったメッセージを送信することで、あなたを目立たせることができます。
- ベンダーの問題。 あなたが支払う必要があるのに、ベンダーが請求書を送っていない場合があります。あるいは、何かを注文したのにまだ届いていない可能性があります。あなたのビジネスはその製品または請求書に依存しているため、連絡して確認するのは問題ありません。
フレンドリーなリマインダーメールを送信する方法
すべてのフレンドリーなリマインダー メールは、明確、親切、簡潔である必要があります。人々に行動を起こすよう促すには十分礼儀正しくする必要がありますが、人々があなたのメッセージを無視するほど消極的になることは望ましくありません。
最適な電子メール リマインダーには 5 つの主要な要素があります。
1.件名
適切な件名は、リマインダーメールを送信する際に効果的です。受信者は、あなたがリマインダーを送信する理由を理解し、行動せざるを得ないと感じるはずです。主なアイデアは、件名を簡潔にし、緊急性を加えて、時間に敏感であることを受信者が理解できるようにすることです。
2.あいさつ
挨拶はメール本文の雰囲気を決めるので、読み飛ばさないようにしてください。
- カジュアルな挨拶: 次のようなよりカジュアルな挨拶を使用します。 「こんにちは、ダニエル」 or 「やあ、ジョナサン」
- 正式な挨拶: あなたの会社がよりフォーマルな言葉を使用している場合は、次のことから始めます。 「こんにちは、ケイト」
- 特別な例外の挨拶: から始まる "親愛なる" 一般に、フレンドリーなリマインダーの電子メールとしては形式的すぎますが、それが会社のデフォルトの挨拶である場合はそのままにしておいてください。
3 コンテキスト
メールの本文は、受信者にメールを送信する理由を伝える場所です。ここでは、プロジェクト、期限、支払い、会議など、支援が必要な状況に関するコンテキストを提供します。メッセージを明確にするのに役立つ場合は、具体的な名前と日付を含め、その人や会社に関する最近の豆知識についても言及します。
このセクションがどのようになるかの例をいくつか示します。
- 月末 (および四半期) が近づいているため、できるだけ早くすべての請求書を受け取りたいと考えています。
- 私はまだ「新規創業者のための起業家精神のヒント」という記事を執筆中ですが、ぜひこの記事に皆さんのご意見を取り入れたいと思っています。 ABC 社の最近の資金調達ラウンドと成長により、あなたはこの 1 年をうまく乗り切ってきました。
- 今週火曜日、4 月 2 日午後 2 時 (EST) に予定されている次の第 XNUMX 四半期コンテンツ計画会議についてお知らせするためにチェックインしました。分析レポートから始めるのを楽しみにしています。
- プレゼンテーションの準備をする際は、30 月 XNUMX 日月曜日のその日の終わりまでに、含めたいスライドを忘れずにお送りください。それでも問題ありませんか?
4.リクエスト
コンテキストを提供して準備を整えたら、リマインダーやリクエストをスライドして入力します。ここで長々としすぎないように注意してください。そうしないと、受信者の注意を失う可能性があります。すぐに返答が必要な場合は、リクエストを質問で囲み、すぐに行動を起こすよう促すと効果的です。
- 最新の契約からのすべての作業の請求書を次の宛先までお送りください。 [メール保護] そして私にCCしてください。ご質問がございましたら、(333) 333-3333 までお問い合わせください。
- この記事の引用を送信したい場合は、次の質問に対する答えを共有し、その背後にある理由を説明してください。今年ビジネスを成功させるために、新しい起業家にアドバイスをいただけますか?
5.サインオフ
要点と要望を述べたので、友好的な結びでサインオフします。
- 時間を割いていただきありがとうございます。
- このプロジェクトを優先していただきありがとうございます。
- この提案を完成させていただきますよう、よろしくお願いいたします。
- あなたからの便りを楽しみにしています。
メールの残りの部分と同じ調子で締めくくりの署名を忘れずに含めてください。
- ではごきげんよう
- 心から
- 再度、感謝します
- よろしく
- 感謝
フレンドリーな雰囲気の場合はメールの名前を名で、よりフォーマルな雰囲気の場合はフルネームでメールを締めくくります。追加のコンテキストを提供する必要がある場合は、名前の後に役職、会社名、または連絡先情報を含めてください。
以下に添付されているのは、フレンドリーなリマインダー電子メールの例をいくつか含むテンプレートです。これらを使用して、販売、ネットワーキング、採用、またはその他の状況で誰とでもフォローアップできます。
フレンドリーなリマインダーメールテンプレート
リマインダーメールを送信するまでどれくらい待つ必要がありますか?
- 今後の締め切り。プロジェクトによって異なります。複雑なプロジェクトにはより多くの時間を与え、単純なタスクにはより短い時間枠を与えます。
- これから起きる出来事。イベントの 14 ～ XNUMX 日前。イベントに先立って複数のリマインダーを送信して、熱意を高め、全員がタイミングとスケジュールを明確に理解できるようにすることができます。
- 今後の会議。 1～2日前までに。会議に参加する人には、事前に準備しなければならない項目がある可能性があるため、数日間の準備期間を与えてください。
- 支払い期限または期限を過ぎた場合。 予定日から1日後。それが一番気になるときに人々に思い出させ、彼らが行動を起こすのを待っていることを示したいと考えています。
- 求人応募. ミューズ フォローアップする前に 10 ～ 44 営業日待つことをお勧めします。誰かがあなたをそのポジションに推薦した場合は、人事チームまたは採用マネージャーに連絡する前に、洞察を得るためにその人に確認してください。長い時間のように思えるかもしれませんが、Indeed の調査によると、応募から 37 週間以内に雇用主から連絡があったのは XNUMX% で、XNUMX 週間以内に返答があったのは XNUMX% のみでした。
- 就職面接。 面接が数週間後に予定されている場合は、関係者全員にとって時間がまだ有効であることを確認するために、前日にチェックインするのが最善です。就職面接後に誰かがあなたに連絡することになっている場合、採用担当者は、合意された期限が過ぎるまでリマインダーメールを送信するのを待つことを提案します。まだ言葉がありませんか？ 5 ～ 7 日待ってから「送信」をクリックしてください。
フレンドリーなリマインダーメールを作成するためのヒントとテクニック
優れたリマインダーメールを書くということは、単に受信者にあなたの存在を思い出させるだけではなく、正しいメッセージを継続的に宣伝することです。電子メールは価値とコンテキストを提供し、製品/サービスを証明してさらなる証拠を提供し、それがなぜ有益であるかを説明する必要があります。
フォローアップ メール ゲームをさらに進めるために知っておく必要がある一般的なヒントとコツをいくつか紹介します。
- 申し訳なさそうに聞こえないでください。 メールに次のような受動的な表現が含まれていないことを確認してください。 「良い時期だといいのですが」 or 「私の前のメールを見る機会があったかどうか確認しています」。」リマインダーメールを送信するときは、共有する価値のあるメッセージがあることを確認してください。
- 明確な行動喚起。 受信者に何をしてほしいかを伝えてください。あなたの目標が何であれ、その人が次のステップを理解できるように、それを明確に定義する必要があります。約束をスケジュールしたい場合は、スケジュールを設定できるリンクを提供すると有利です。予約が成功すると、自動会議確認メールが送信されます。
- 礼儀正しく。 人々があなたに返信しない理由はいくつか考えられます。忙しすぎて忘れてしまったり、初めてのことを見逃してしまったりするかもしれません。また、相手があなたに興味がなく、あなたを追い詰めている可能性もあります。理由が何であれ、受信者に礼儀正しく親切な口調で接し、応答がない理由を理解するように努める必要があります。時間がかかる場合がありますので、しばらくお待ちください。
フレンドリーなリマインダーメールの例
一般的なリマインダーメールの例
| 宛先: 受信者 あなたから 件名: 私のタイムラインリクエストのフォローアップ |
| こんにちは、スタンリー, 良い一日をお過ごしください。今四半期の予測のタイムラインを簡単にフォローアップしたいと思います。最後に話したとき、あなたは週末までに今後数か月の行動計画を立てるだろうとおっしゃっていたと思います。 そうは言っても、チームと共有できるようにそれを送ってもらえますか? ご質問がございましたら、こちらまでお知らせください。 ありがとうございました、 ジミー |
ネットワークリマインダーメールの例
| 宛先: 受信者 あなたから 件名: 街にいる間にコーヒーはいかがですか? |
| こんにちは、スタンリー, ここロサンゼルスにいる間、先週末のカンファレンスでの会話の続きをしたいと思います。 お忙しいとは思いますが、お話はとても楽しかったので、ぜひまたお会いしたいです。あなたが近くにいれば、私が街にいる間、あなたのスケジュールに合わせて柔軟に対応します。 今週は何日と何時が都合が良いでしょうか? ジミー |
| 宛先: 受信者 あなたから 件名: LinkedIn にご連絡いただきありがとうございます。 |
| ねえスタンリー、 先週 LinkedIn で皆さんとつながれてとてもうれしかったです。あなたのビジネスがマーケティング プログラムを拡大しようとする際に役立つと思われるいくつかのリソースをもう一度紹介します。 マーケティング プラン テンプレート: これを使用して、今年のマーケティング戦略の概要を説明します。 デジタル マーケティング電子ブック: 中小企業向けの入門ガイド。 広告プランニング キット: よりスマートな広告のためのテンプレートとガイド もし今が連絡を取るのに適さない場合でも、引き続き連絡を取りたいと思います。このフォームを送信していただくと、当社のマーケティングや製品の最新情報を私から直接直接知ることができます。 あなたの投稿をお待ちしています。 ありがとうございます！ ジミー |
フレンドリーなリマインダーメール: ベストプラクティス
以下は、フレンドリーなリマインダー電子メールを作成する際に従うべきベスト プラクティスのリストです。
明確な件名を選択してください
メッセージの目的を明確にする電子メールの件名は、人々があなたの電子メールを開いてくれる可能性を高めます。たとえば、顧客にイベントについて通知する場合は、件名にイベント名を含めることができます。
さらに、「重要」や「応答が必要」などの強力な単語やフレーズを組み込んで、読者の注意を引き、混雑した受信トレイの中で目立つようにすることができます。
簡単にする
簡潔さは、すべての電子メール マーケティング キャンペーンを通じて実践する必要がありますが、特にリマインダーを作成する場合に重要です。リマインダーをテキストの壁に埋め込んでしまうと、読んでくれる人はほとんどいません。
情報を読むのに数分以上かかると、連絡先はその情報がどれほど重要であるか気にしません。そのため、すぐに要点を理解しましょう。
フレンドリーでありながら直接的であること
顧客が何かを忘れている可能性があることをほのめかしているときは、慎重に行動し、フレンドリーな口調を採用することが重要です。そうしないと、相手を怒らせたりイライラさせたりする危険があります。
ただし、やりすぎて不誠実に見えるのは避けたいです。文章を書くときは、これはビジネスと購入者の関係であり、読者の友人になることが目的ではないことを忘れないでください。
適切な送信時間を見つける
電子メールを成功させるには、タイミングが最も重要な要素である可能性があります。穏やかなリマインダー メールを送信するまでの時間は、状況によって大きく異なります。
たとえば、支払い督促メールを送信する場合は、通常、期日の翌日が許容されます。リマインダーを送信するまでに時間がかかりすぎると、応答を得る機会が妨げられる可能性があります。時間が経てば経つほど、顧客は完了すべきことがあったことを忘れてしまいます。
完璧なタイミングを見つけるための優れた解決策は、配達日時の A/B テストを行うことです。これは、一度に 1 つの要素を変えて 2 つのバージョンのリマインダーを異なる視聴者セグメントに送信し、開封率などのパフォーマンス指標を分析してどちらのバージョンがより共感を呼んだかを確認する場合です。
効果的なメールを送信するのに最適な時間は、営業日の初めや終わりなど、ケースバイケースで異なります。
行動を促すフレーズを含める
主な目的は人々に何かを思い出させることですが、追加のフィードバックや関与の余地は常にあります。
メール内またはサインオフ時に CTA ボタンを追加すると、読者が問題の本質を簡単に理解できるようになります。
必要に応じて複数回フォローアップする
リマインダーが支払い不足に関するものであっても、製品の発売に関するものであっても、メッセージが重要で、役立ち、読む価値があると思われる場合は、遠慮なくフォローアップしてください。
適切なタイミングと組み合わせれば、2 回目のフォローアップ メールで顧客が行動を起こし、目の前のタスクを完了できる可能性があります。たとえそれが、購入に興味がなくなった、またはイベントを開催できなくなったということを示している場合でもです。
マーケティングの機会として利用する
可能であれば、文脈に沿って、注目の製品の画像またはリンクを追加します。今後のオファーを宣伝したり、ソーシャル メディア チャネルに参加するインセンティブを与えたりすることもできます。
画像を追加するときは、Gmail、Outlook、iCloud などのすべての電子メール サービス プロバイダーにとって正しいサイズであることを確認してください。閲覧エクスペリエンスが劣悪だと、読者があなたのブランドから離れ、競合他社のブランドに向かう可能性があります。
参考文献
