プロジェクト マネージャーとして、作業分解構造の概念と、それが職場での職務を効果的に遂行するのにどのように役立つかを理解することが重要です。 この投稿では、理解を深めるのに役立つ例を挙げて、作業分解構造について説明します。
作業分解構造とは
In プロジェクト管理、Work Breakdown Structure (WBS) は、複雑な複数ステップのプロジェクトを完成させるための戦略です。 膨大な事業を分割して征服し、より迅速かつ効率的に完了する方法です。
WBS は、複雑なプロジェクトをより管理しやすくすることを目的としています。 作業を小さなパーツに分割することで、異なるチーム メンバーが同時に作業を行うことができるため、チームの生産性が向上し、プロジェクト管理が容易になります。
作業分解構造の特徴
WBS は、Project Management Institute (PMI) によって「プロジェクトの目的を達成し、必要な成果物を作成するために、プロジェクト チームによって実行される作業の成果物指向の階層的な内訳」と定義されています。
各 WBS レベルは、プロジェクトを達成するために必要な作業の新しい、より正確な仕様を表しています。
PMI の定義によると、WBS 構造は、階層内の各新しいレベルに、その親タスクを完了するために必要なすべての作業が含まれるように構築する必要があります。 つまり、親タスク要素が完了するには、複数の子タスクが含まれている必要があります。
作業分解図の例
各プロジェクトは、異なる作業分解構造を持つ場合があります。
どの WBS が自分と自分のチームにとって最適かを判断するには、プロジェクト マネージャーとして実験が必要になる場合があります。 目的は、プロジェクトの階層と進行状況を、チーム メンバーであるか外部の利害関係者であるかに関係なく、関係者全員に示すことです。
ここでは、作業分解構造の例をいくつか示します。 それらのいずれかを使用して、作業分解構造のアウトラインを作成できます。
- WBS スプレッドシート: さまざまなフェーズ、タスク、または成果物を列と行に記録することで、WBS をスプレッドシートに簡単にフォーマットできます。
- WBS フローチャート: ダイアグラム ワークフローで WBS を構成できます。 利用可能な WBS の例とテンプレートの大部分はフローチャートです。
- 作業分解図のガントチャート。 スプレッドシートとタイムテーブルの両方を反映するガント チャートとして、作業の内訳構造をフォーマットできます。 ガント チャート構造の WBS では、タスクの依存関係をリンクし、プロジェクトのマイルストーンを表示できます。
- WBS リスト: WBS は、タスク、成果物、およびサブタスクの基本的なリストとして構成できます。 これは、作業分解構造を作成する最も簡単な方法です。
作業分解図を作成するメリット
作業分解構造 (WBS) は、プロジェクト作業の識別に役立ちます。 これはプロジェクトの別の視点であり、ほとんどパズルのようです。 全体像を構成するすべてのジグソー ピースを見つけようとします。パズルは、すべてのコンポーネントが揃うまで完成しません。 あるいは、プロジェクト管理では、必要なすべての作業を明確に把握している場合にのみ、プロジェクトを成功させることができます。
すべてのタスクを特定したら、プロジェクト計画を作成してチームに割り当てることができます。 プロジェクトの計画に関しては、次のことを疑問に思うかもしれません。
WBS とプロジェクト スケジュールの違いは何ですか?
前に説明したように、作業分解構造を開発する主な目的は、プロジェクトが対処しなければならない活動と成果物を特定することです。 ここには計画はありません。 基本的には、機械の構造を理解しようとするのと同じように、プロジェクトの構造を理解しようとするだけです。
一方、プロジェクト スケジュールは、プロジェクトの活動をスケジュールするために作成されます。 特定のアクティビティがいつ行われるかを確認できます。 プロジェクトの進行に合わせてタイムテーブルも常に更新されますが、作業の内訳構造はより静的です。 一度作って、壁にピン留めするだけです。
プロジェクトの WBS をどのように作成しますか?
作業分解構造を作成する前に、まずすべての利害関係者および重要なチーム メンバーと話し合って、プロジェクトの範囲を評価することが重要です。
プロジェクト マネージャーとして、すべての重要な情報と成果物が把握され、透過的に優先順位が付けられることを保証する必要があります。 プロジェクトを完了するために必要なタスク間の優先順位と関連性の階層的なフレームワークを表示するには、ガント チャート、フローチャート、スプレッドシート、またはリストを使用できます。
次に、成果物とタスクを完了順に詳述した後、各タスクをプロジェクト チーム メンバーに割り当てることができます。 役割と責任をチーム内に分散させて、どのチーム メンバーもプロジェクトの大部分を負担しないようにします。 ここでは、WBS を作成する方法について順を追って説明します。
＃1。 プロジェクトの範囲を決定する
何を完了する必要があるかを正確に把握して初めて、作業分解構造を構築できます。 つまり、プロジェクトが提供、開発、または変更することになっているものです。 プロジェクト スコープはこれを指定します。
クルーズ船プロジェクトの範囲は、何らかの形式の船舶仕様で記述されます。 船の目的、容量、計画されたルート、必要な娯楽施設などを説明します。 この情報を使用して、適切な作業分解構造を作成できます。
スコープを知ることは、別の理由でも重要です。スコープは、プロジェクトの責任ではないものを指定します。 クルーズ船は、赤道近くの暖かい場所にのみ移動すると仮定します。 その結果、極海を横断する船が必要とする耐氷船体は必要ありません。
一方、一部の船舶コンポーネントは下請け業者によって供給される場合があります。 船のエンジンを考えてみましょう。 その結果、エンジンの組み立てを最後のネジまで計画する必要がなくなります。
＃2。 主要な成果物を記録する
主な業務分野を列挙します。 これらは、プロジェクトが担当する高レベルのタスクです。 クルーズ船プロジェクトの場合、これには、船舶の設計、製造、インテリア デザイン、安全性、およびその他の要因が含まれます。 なお、プロジェクトマネジメントと呼ばれるジョブバンドルもあります。 これには、すべてのプロジェクト計画および組織タスクが含まれます。
＃3。 ワークパッケージをさらに細分化する
主要な作業パッケージを集めたら、チームの誰かに割り当てることができるサブタスクと具体的な成果物ができるまで、それぞれをさらに細分化する必要があります。
これは、プロジェクト管理、インテリア デザイン、安全性など、作業領域ごとに行う必要があります。 作業分解構造を構築する目的は、すべてのプロジェクト タスクの完全な概要を把握することです。
作業分解構造はどの程度詳細にする必要がありますか?
一般的なガイドラインはありません。 ただし、ウサギの穴を十分に掘り下げたかどうかを判断するために、次の XNUMX つの質問を自問することができます。
- 具体的なアクション ステップを含む詳細なプロジェクト プランを作成する自信がありますか? 答えが「いいえ」の場合は、WBS をさらに分割する必要があります。
- 最も基本的な要素の予測される労力は? 電気配線と呼ばれる最下位レベルの成果物があるとします。 これには、船舶で実行されるすべての電気配線作業が含まれます。 合計で 150 人日の作業を想定してみましょう。 それ自体が大事業です！ この場合、労力をより小さなチャンクに分割することが望ましいです。 たとえば、XNUMX 階、XNUMX 階、XNUMX 階、スカイデッキなどの電気配線。 この方法で、チームの誰かに割り当てることができる作業パッケージを取得します。
作業分解構造は、あなたを支援するために設計されていることを忘れないでください。 私はあなたが完璧主義者で、仕事の内訳構造をそのように理解したいと思っていることを知っています. しかし、完璧主義の罠にはまらないでください。 作業分解構造は、頭を悩ませるのではなく、支援するように設計されています。 プロジェクトの感覚をつかむために必要なだけの時間を費やしてください。 次に、プロジェクトの計画に進みます。
優れた作業分解構造とは?
これまで、ワーク ブレークダウン ストラクチャが役立つ理由、作成方法、目指すべき詳細レベルについて説明してきました。 これは重要な情報です。 しかし、WBS が適切かどうか、またはさらに洗練する必要があるかどうかを判断する方法を知りたいと思うかもしれません。
その質問に答えるのに役立ついくつかの提案を次に示します。
＃1。 優れた作業分解構造が完成している必要があります。
強力な作業分解構造により、すぐに作業を開始できます プロジェクト計画. ここで、すべてのタスクの正確な手順とタイムラインを定義します。 これは、作業分解構造 (WBS) が包括的である場合にのみ可能です。つまり、すべての成果物と作業パッケージが含まれていることを意味します。 例として造船プロジェクトを使用すると、これは次のことを意味します。すべての WBS コンポーネントが組み込まれると、浮選の準備が整った船が完成します。
＃2。 優れた作業分解構造を詳細に記述する必要があります。
次の例を考えてみましょう。すべてのクルーズ船に飲食店があります。 イタリアン レストランが XNUMX 軒、メキシカン レストランが XNUMX 軒、アメリカン スタイルのレストランが XNUMX 軒、アジアン レストランが XNUMX 軒あります。 詳しく説明するには、WBS 内のすべての飲食店を名前で特定します。
作業分解構造が完全であることを確認する方法
絶対にやりたくないことは、重要な詳細を省略することです。 これにより、コストと労力が増加し、プロジェクトが遅れる可能性があります。 そのリスクを軽減するための XNUMX つの戦略があります。
- 同様のプロジェクトをレビューし、その作業分解構造 (WBS) またはプロジェクト計画を調べます。 この情報は、Google を介して広くアクセスできます。
- チームを甘やかす: 通常、仕事をする人は、何をする必要があるかを最もよく知っています。 作業分解構造について、チームにコメントを求めます。
作業分解構造を作成するには、どのツールを使用する必要がありますか?
プロジェクトが複雑で多数の成果物がある場合、作業分解図 (WBS) を自分で作成するのは難しい場合があります。 階層ダイアグラムを適切に処理できるツールを選択しないと、すぐに髪を引き裂くことになります。 次のツールを検討してください。
#1.MS Visio
予算に余裕があれば、Microsoft Visio を購入することをお勧めします。 これは、作業分解構造 (および一般的に専門的に見えるチャート) を開発するための最も効果的な方法です。 また、すぐに使用できる WBS テンプレートも含まれているため、すぐに始めることができます。 Visio は月額約 15 ドルで利用できます。
＃2。 Xマインド
XMind はマインド マッピング ツールですが、トップダウン スタイルの WBS も簡単に生成できます。 現在の月額料金は約 5 ドルです。
＃3。 MSプロジェクト
MS Project には WBS サポートが含まれています。 使いにくいツールでもあり、ライセンスは非常に高価です。 あなたが数百万ドル規模のプロジェクトを担当している場合にのみ、MS Project を使用します。
＃4。 Excel
ソフトウェアにお金を払いたくない場合は、MS Excel を使用してください。 Excel で WBS を構築するための基本的なレッスンは、さらに下にあります。 すぐに使える Excel 用の WBS テンプレートもあります。
＃5。 パワーポイント
パワーポイントも使えますか？ もちろん。 描画方法はエクセルと同じです。 私は単純に Excel の方が使い慣れているため、Excel の方が好きですが、どのツールも使用できます。 WBS 全体がシートに収まるように大きなページ サイズを使用するようにしてください。
WBS は計画ツールですか?
WBS は、プロジェクト開発者が製品構造を計画、定義、編成するのに役立つ計画ツールとして機能します。
アジャイルプロジェクト管理で作業分解構造をどのように使用できますか?
ワーク ブレークダウン ストラクチャは、プロジェクトを「スプリント」と呼ばれる管理しやすい小さな単位に分割することで、アジャイル プロジェクト管理に使用できます。 各スプリントには独自の一連のタスクと成果物があり、WBS は各スプリントを完了するために必要なタスクと成果物を識別するのに役立ちます。 WBS は、プロジェクトの進行に合わせて定期的に見直され、更新されます。プロジェクト マネージャーは、それを使用して進行状況を追跡し、不一致や遅延を特定します。
作業分解構造を作成または使用する際に直面する一般的な課題は何ですか?
構造を作成または使用するときに直面する一般的な課題には、次のようなものがあります。
- プロジェクトをより小さなコンポーネントに分割することの難しさ
- プロジェクト チームまたは利害関係者からのインプットまたは賛同の欠如
- 依存関係と潜在的なリスクを特定することの難しさ
- プロジェクトの進行に伴う WBS の維持の難しさ
- WBS をプロジェクトの制約に合わせることの難しさ
作業分解構造を使用する利点は何ですか?
構造体を使用する利点には、次のようなものがあります。
- プロジェクトの計画と組織の改善
- プロジェクトの進捗状況とステータスの可視性の向上
- 依存関係と潜在的なリスクをより簡単に特定
- プロジェクト チーム メンバー間のコミュニケーションとコラボレーションの改善
- リソースを割り当て、責任を割り当てる機能の強化
作業分解構造をどのように維持していますか?
プロジェクトの過程を通じて、WBS を維持する必要があります。 プロジェクトが進むにつれて、プロジェクト マネージャーは WBS を頻繁に見直して更新し、プロジェクトの現在のステータスが適切に反映されていることを確認する必要があります。 更新されたタスクと成果物は、完了または変更されたものに対して作成する必要があり、必要に応じて新しいものを追加する必要があります。 これにより、プロジェクト マネージャーは開発を監視し、矛盾や遅延を見つけやすくなります。
ワーク ブレークダウン ストラクチャーは、プロジェクト管理のトライアングルとどのように関連していますか?
プロジェクトをより小さく、より管理しやすいコンポーネントに分割し、範囲、スケジュール、および予算の制限に合わせて調整することで、プロジェクト管理の三角形にリンクします。 プロジェクト管理の三角形は、これらのアクティビティとプロジェクトの制限の間のトレードオフを管理するのに役立ちます。 WBS は、プロジェクトを完了するために必要なタスクと成果物を特定するのに役立ちます。
プロジェクトのステータスを関係者に伝えるために、作業分解構造をどのように使用できますか?
作業分解構造を使用して、プロジェクトのタスクと成果物、およびそれらの完了ステータスを明確かつ詳細に表現することにより、プロジェクトのステータスを利害関係者に伝えることができます。 これにより、利害関係者はプロジェクトの進捗状況を理解し、潜在的な問題や遅延を特定できます。
結論は、
作業分解図を作成したら、次はプロジェクトの計画を立てます。 これには、アクション ステップの概要、労力の見積もり、作業を完了するためのチームの編成が含まれます。 このガイドに記載されている例を確認して、開始に役立てることができます。
よくある質問
WBSの目的は何ですか？
WBS の目標は、複雑なプロジェクトをより管理しやすくすることです。
WBS の成果物は何ですか?
成果物は、プロジェクトを完了するために提供する必要がある有形のコンポーネントです。
WBS の 100 ルールとはどういう意味ですか?
100 ルールは、作業分解構造 (WBS) がプロジェクト スコープによって概説された作業の 100% を構成し、プロジェクト管理を含む達成すべき作業に関してすべての成果物を組み込むことを示しています。
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参考文献
