職務記述書は、そのポジションの職務の概要を説明するだけでなく、人材を惹きつけ、育成し、維持するための基礎を築くものでもあります。 また、職務、期待される成果、業績評価基準を明確にすることで、可能な限り最高の仕事成果を生み出すための条件を作り出します。 これは、公正な給与システムを確立し、法令順守を保証するために非常に重要です。 この文書は、年次パフォーマンスレビューのサイクルに従ってレビューされ、更新される必要があります。 この記事では、最適な候補者を惹きつける職務記述書の書き方を支援する各コンポーネントのガイドラインを提供しました。
ジョブディスクリプションの定義
職務内容には、現在の主な職務と必要な職務の概要を説明するのに十分な詳細が記載されています。 彼らは「現職中立」であり、現職の特定の資質（知識、スキル、能力、実績、献身、忠誠心、勤続年数、学位など）に依存せず、その代わりに、その職位を分類するために必要な情報を提供するものであり、分類に必要な情報を提供するものではありません。個人。
小さな変更が行われた場合でも文書を使用できるようにするには、どのようにどのような作業が行われるかについての詳細がすべて含まれていてはなりません。 上司の承認が必要ですが、職務内容は従業員と上司が共同で作成することができます。
職務内容を書く
採用プロセスの基礎となるのは職務内容です。 これらは採用プロセスを促進し、優秀な人材を引き付けるのに役立ちます。 また、資格のある候補者に対する期待を設定するのにも役立ちます。 強力な職務内容は、雇用主に良い第一印象を与える機会にもなります。 したがって、正確で興味深い職務記述書を作成するための時間とリソースを見つけるのは難しいかもしれませんが、そうすることには十分な価値があります。
職務内容の要素
職務記述書には、役職名、仕事の目的、職務と責任、その職務に必要な資格および望ましい資格、および労働環境の要素が含まれます。
#1. 役職名
役職名は、その職位の範囲、目的、内容を正確に把握した簡潔な (1 ～ 4 ワード) 説明です。 また、ライト州立大学 (大学) の関連職の他の役職名とも一致します。
アーキビスト、障害者サービスのアソシエイトディレクター、アソシエイトレジストラ、学生保健サービスのディレクター、施設プランナー、補助金会計士、予算アナリスト、指導デザイナー、デスクトップサービスのマネージャー、保管サービスのマネージャーはいくつかの例です。
#2. 仕事の目的
仕事の目的は通常 XNUMX つまたは XNUMX つのフレーズで構成され、役職、レベル、責任範囲の概要を示します。 読者に仕事の「鳥瞰図」を提供します。 「なぜその仕事が存在するのか」についての簡単な説明。
#3. 職務上の責任と義務
このセクションでは、仕事の本質的な機能 (所定の義務や義務とも呼ばれます) について説明します。 これらは、従業員の時間の大部分を占める仕事の本質的な特徴を概説します。 考えるべきことがいくつかあります
#4. 義務と義務
そのポジションの主な職務を詳しく説明します。 職務のリストは綿密かつ簡潔であることを確認してください。 また、あなたの会社に特有の責任についても強調してください。 候補者が資格を理解し、資格があるかどうかを判断できるようにするために、たとえば、そのポジションにイベントを宣伝するためのソーシャル メディアの専門知識が含まれており、「イベント管理」機能を求めている場合は、この情報を含めてください。
#5. 必要な資格情報
このセクションでは、教育、経験、知識、スキル、能力など、仕事を遂行するために必要な理解の量について概説します。 このセクションでは、この仕事を成功させるために必要な「最低限の」スキルに焦点を当てます。
#6 経験
そのポジションに必要なフルタイムの最低経験年数と、応募者が持つ必要がある職務経験の種類を指定します。 インターンシップ、学部での勤務経験、大学院でのアシスタントシップなどの経験レベルが許容されるかどうかを明確にする必要があります。
＃7。 給与と福利厚生
給与の範囲を含めます。 優秀な求職者は、自分の報酬要件に一致する求人を探します。 しかし、2019 年の Indeed 調査では、応募者の 70% 近くが、給与情報が記載された求人情報をめったに、またはほとんど見たことがないと回答しました*。 最も適任な人材を獲得しやすくするために、職務内容に給与範囲を含めることで、他の雇用主よりも目立つようにしましょう。応募者。
職務内容の重要性
職務記述書を書くことは、特に完全に理解していない役割に対して行う場合には、これ以上に簡単になることはないようです。 作成プロセスに進む前に、まず職務記述書の重要性について話しましょう。
職務記述書は、企業と潜在的な従業員の両方にとって有益です。 これが理由です：
#1. 潜在的な候補者を抽出する
質の高い候補者を惹きつけるには、明確で魅力的な職務内容が重要です。 LinkedIn、Facebook、Twitter、電子メールなどのツールを使用すると、求人を即座に宣伝し、非常に幅広い視聴者に宣伝することができます。
#2. 目標を設定する
仕事の内容が明確であれば、すべての関係者が成功します。 見込み客は自分に何が期待されているかを理解しており、より多くの資格のある候補者が応募し、資格の低い候補者は次のステップに進むため、応募を分類して候補者に連絡することで時間を大幅に節約できます。
#3. 面接の準備をする
候補者と面接官の両方が、よく書かれた職務記述書を活用して大事な日に備えることができます。 候補者は潜在的な会話のトピックに備えるのに有利な立場にあり、面接チームは候補者の資格について詳しく調べる準備が整います。
#4. 優れた第一印象を生み出す
職務内容は多くの場合、候補者とあなたのビジネスとの最初の接点として機能し、候補者がそれをどのように認識するかに影響を与える可能性があります。 専門用語や文法の間違いは、履歴書や履歴書の場合と同様に、候補者に嫌悪感を与え、否定的な第一印象を与えてしまいます。
#5. 検索を合理化する
仕事を探すのに多くの時間がかかり、特に応募者の 73% は消極的ですでに雇用されています。 求職者は、給与、福利厚生、ボーナス、さらにはビジネス文化を比較して、明確でシンプルな職務内容を活用して、どのポジションに応募する価値があるかを評価することができます。
#6. ベースラインの作成
職務内容は、候補者が採用されたときに成長を評価する出発点として機能し、業績評価や将来のトレーニングの機会の参考として使用されます。
LinkedIn で職務内容を書く方法
候補者があなたの職務について知る最初の機会は、強力な職務内容を通じて行われます。 最も適切な応募者を惹きつけるために、魅力的で、正確で、十分な内容であることを確認してください。 また、働いている分野や担当する職務など、関連するキーワードを利用して、理想的な応募者があなたの求人情報を見つけやすくすることもできます。
強力な職務内容を作成するのに役立つその他のヒントをいくつか紹介します。
- 資格のある候補者が就職活動中にあなたの求人を見つけやすくするために、その求人には共通のタイトルを使用してください。
- ポジションを投稿した後、[スキルの追加] 領域で重要な能力を追加します。
- 候補者が見つけやすくするために、関連する職務や業界情報を広告に含めます。
- 当社のマッチング アルゴリズムがあなたの投稿に最適な見込み客を見つけることができるように、その他の質問はすべて可能な限り完全に記入してください。
- 職務やタスクを説明するときは、正確に説明してください。
- 特定のニーズについて説明します (場合によっては、最適な候補がすべてに一致するとは限りません)。
- ドロップダウン リストから会社名を選択すると、会社の LinkedIn ページにリンクできます。
- ストック オプション、フレックス タイム、401k などの追加の利点や特典がある場合は、説明領域にリストします。
- 同僚がネットワーク内の人々と求人情報を共有するには、同僚が LinkedIn を使用していることを確認する必要があります。
- 職務記述書テンプレート (下に添付) を使用して、他の応募者との差別化を始めましょう。
履歴書の職務内容の書き方
よく書かれた履歴書と職務記述書は、採用担当者に、従業員としてのあなたの人柄や、会社に付加できる潜在的な価値についての重要な手がかりを与えることができます。 資格の有無に関係なく、知識や能力を他のビジネスに応用した実績を証明できれば、仕事を得る可能性が高まります。 いくつかの簡単なルールに従うことで、これまでの成果を適切に要約できます。
履歴書の職務内容とは何ですか?
履歴書のうち、前職、プロジェクト、ボランティア活動、その他の関連する専門的経験について言及する部分は、「職務内容セクション」として知られています。 履歴書の職歴欄は、あなたが職務上の義務を適切に遂行するために必要な資格と経験を持っていることを採用担当者に証明する必要があります。 これは、公式の職務内容やビジネス情報などよりも、自分の業績に重点を置くことを意味します。
#1. 履歴書の最初のページの上部に職務内容を含めます
採用担当者は、内定者の前職の説明を、その人が成功するために不可欠な能力を備えているかどうかの主な指標として見なすことがよくあります。 したがって、採用担当者は履歴書を検討する際にこの部分から始めることが多いため、この部分は簡単に見つけられるはずです。 履歴書を読む人がなぜあなたに資格があるのかを正確に理解できるように、この部分を「スキル」や「教育」などの他の部分よりも優先することを検討してください。
#2. 適切なエクスペリエンスを十分な数追加する
キャリアのどの段階にあるかに応じて、履歴書に記載する前職の数は異なります。 あなたの経歴に応じて、次の基準を使用して履歴書にどれだけの職歴を含めるかを決定してください。
職歴のない候補者:
無給のインターンシップ、アルバイト、ボランティア活動、学生団体への参加など、関連する可能性のある経験についての詳細を含めてください。 簡潔かつ適切なものにするために、最大 XNUMX つまたは XNUMX つの役割を含めます。
エントリーレベルの受験者:
これらの個人は平均 XNUMX ～ XNUMX 年の実務経験を持っています。 これまでに就いたすべての有給の仕事、特に関連する仕事について言及してください。 より簡潔にするために、最大 XNUMX つまたは XNUMX つの役割を含めます。 有給の職務経験が XNUMX つ未満の場合は、ボランティアまたはインターンシップのポジションを追加することを検討してください。
#3. 各説明の冒頭に、役職と雇用主に関する重要な詳細を含めます
正式な役職、雇用主の名前と所在地、およびこれまでの職業上の経験の期間を記載する必要があります。 現在のキャリアのどの位置にいるかを示すには、経験を新しい順に並べ、最新の経験をリストの一番上に置く必要があります。
記載されている各ポジションには、以下の詳細を含める必要があります。
- 職名
- 商号
- 都市と州 (国際的な場合は国)
- 雇用期間
- 事業内容と職務内容
- あなたの最大の成功と勝利
適切な職務内容の例
これを実現する職務記述書の例と、そこから学べることをいくつか紹介します。
#1. ビジネスに関する長いセクションをトリミングする
多くの企業は、職務内容の説明を、事業を紹介する定型文で始めます。 ただし、このような理由から、採用サイトと LinkedIn 企業ページが存在します。 会社の説明は簡潔にし、候補者が他の場所であなたのビジネスについてもっと知ることができるように、求人情報の目立たない領域に変更することを検討してください。
#2. 流行語や無意味な資格は容赦なく削除する
短い文章を作ります。
ヘッダーを使用してパーツを分割し、必要に応じて箇条書きを使用してテキストを読みやすくします。
タスクを完了するために実際に何が必要かを特定するには、ニーズのリストを絞り込みます。 また、法的義務がある場合は、結論にそれを書き留めてください。
たとえば、レッドブルの職務内容は簡潔かつ要点を絞っており、前提となる教育と経験の短いリストが記載されています。 大きなテキストのブロックや果てしなく続く専門用語は存在しません。これは、より多くの候補者が携帯電話で職務内容を読むことを考えると特に重要です。 簡潔でインパクトのあるものには努力が必要です。 長くて鈍いのはシンプルです。
#3. 「理想的な候補者」を「あなた」に置き換えてください。
あなたの仕事内容の反対側にいる人々は、あなたの文化がどれほど真剣であるか非公式であるかに関係なく、まさにそのような人々です。 その結果、彼らと会話しているかのように文章を書くことができます。 最も優秀な応募者に「はい！」と言わせるためには。 それが私です」と、会話形式で直接的かつ個人的に話しましょう。
GitLab は、各ポジションの義務と資格を、あたかも理想的な応募者に提示しているかのように説明しています。 たとえば、「GitLab のプロダクト デザイン マネージャーとして、最大 5 人の才能あるプロダクト デザイナーからなるチームの管理を担当します。」と記載されています。
職務内容を書くための XNUMX つのステップとは何ですか?
- あなたの理想的な応募者が誰であるかを決定します。
- 魅力的なタイトルで興味を引きつけましょう。
- あなたのビジネスについて彼らに知らせてください。
- そのポジションの義務と求めている資格を明確な言葉で説明し、あなたのビジネスを際立たせる独自の資質を強調してください。
理想的な職務記述書フォーマットとは何ですか?
職務記述書には、役職名、仕事の目的、職務と責任、その職務に必要な資格および望ましい資格、および労働環境の要素が含まれます。
職務内容の文章をどのように始めますか?
各フレーズの開始には動作動詞を使用します。 より効果を高めるには、例を含めます。 頭字語や専門用語を定義します。
職務内容はどれくらいの長さにすべきでしょうか?
通常、最も優れた職務内容の説明の長さは 300 ～ 700 ワードです。 ほとんどの場合、「少ないほど良い」です。 キャリア サイトの訪問者に、あたかも法的文書を読んでいるかのように感じてほしくないでしょう。
職務内容の何が魅力的なのでしょうか?
印象は大切です。 該当するかどうかに関係なく、この職務内容が読者があなたのビジネスについて知っているすべてである可能性があります。 ビジネスを促進するチャンスを活用してください。 会社の文化と実績を強調します。
現実的な職務記述書とは何ですか?
Realistic Position Preview (RJP) と呼ばれる採用ツールを使用して、ポジションのプラス面とマイナス面の両方を説明します。 本質的には、潜在的な従業員に仕事の内容を正確に理解させるために利用されます。
職務内容の最初の部分は何ですか?
職務記述書は通常、役職名から始まります。 それは、そのポジションが適切であるかどうかを潜在的な従業員に即座に伝えます。
まとめ
適切な職務内容は、候補者にその役割に適格かどうかを判断するための十分な情報を提供します。 さらに、Indeed が実施した調査によると、求職者の 52% が、職務内容の質が求人への応募の選択に非常に、または極めて重大な影響を与えると回答しています。
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参考文献
