自分の役割、チームメンバーの規模、取り組んでいるタスクに関係なく、仕事を休むのに最適な時期はないと考えている可能性がありますが、だからといって遠慮しないでください。 これは、雇用主が従業員に仕事を休む必要があることを認識し、期待しているためですが、その方法をほとんど教えてもらっていないため、それは不可能に思えます。 ただし、承認を取得し、リソース マネージャーと良好な関係を維持するには、特定の手順を実行する必要があります。 この記事では、休暇を申請する際の手順について、メールの使用時に役立つ例を交えて説明します。 ポリシーの効果的なリクエスト時間を作成する手順については、以下をお読みください。
休暇申請とは何ですか?
休暇申請とは、XNUMX 日または数日間仕事を休むことについて上司に承認を求める書面による申請です。 正式に休暇を求める理由はいくつかあります。 たとえば、病気休暇、死別、出産、育児、個人的な時間や休暇を楽しむためなどが考えられます。
さらに、休暇申請を行うこともできます。 有給休暇 (PTO) または無給休暇。 有給休暇の場合は、仕事を離れている間も給料を受け取ることができますが、未払いの休暇の場合は、給与なしで会社を離れている期間になります。 また、州の労働法により、従業員の最低限の休暇の資格が規定される場合があります。
休暇の申請方法
休暇を申請するのは難しく感じられ、申請が認められるか否かなどの不安が残ることがあります。 しかし、少し計画を立てて言葉を適切に選べば、あなたのリクエストはおそらく承認されるでしょう。 したがって、休暇を申請するときは、専門性を維持し、上司との良好な関係を維持するために、次の手順に従ってください。
- 会社の有給休暇ポリシーを確認する
- 会社のカレンダーを遵守する
- リクエストについてマネージャーと話し合ってください
- 正式なリクエストを送信する
- 返信を確認する
また、正式な申請が完了すると、会社が休暇を取得できるかどうかを判断し、通知します。 結果が肯定的であれば、それを認めることが重要です。 リクエストを受け入れてくれたマネージャーに感謝の意を表す返信メールを書くことができます。 会社にとってプロセスをよりシームレスにするための説明と指示を要求することもできます。
休暇ポリシーのリクエスト
マネージャーとして、あなたには職務の休暇申請を承認する責任があります。 したがって、効果的な休暇申請ポリシーを作成することは、従業員が休暇を取得できる日に関する混乱を回避し、希望する日に仕事を休めるかどうかを予測するのに役立ちます。 従業員の休暇を承認する組織のプロセスを明確に詳述した休暇申請ポリシーを作成する必要があります。
つまり、休暇要求ポリシーは、有給または無給休暇を求める従業員のガイドラインをカバーする、組織の従業員ハンドブック内のセクションです。 効果的な休暇申請ポリシーでは、休暇申請に関する会社のルールを明確に詳述する必要があります。 一般的な休暇申請ポリシーには通常、次の情報が含まれます。
- 従業員が申請できる無給または有給休暇の日数
- 従業員はどれくらい前に休暇申請を提出できるか
- 従業員が特定の日付またはインスタンスで休暇を申請することは許可されていません
- 複数の申請があった場合にどの従業員に休暇を与えるかを決定する組織のプロセス
休暇申請ポリシーを作成する方法
会社のニーズ、目標、好みに沿ったポリシーを作成する必要があります。 効果的な休暇要求ポリシーを作成するには、次の手順に従います。
#1. 会社の最も忙しいスケジュールを発見する
企業が休暇ポリシーを導入する理由の XNUMX つは、ビジネスが忙しいピーク日に人員が不足しないようにするためです。 たとえば、小売企業は、愛する人へのプレゼントを購入する顧客が増えるホリデー シーズン中に追加の従業員を必要とする場合があります。 これは、企業が一定の割り当てを確実に達成するために、四半期末にさらに多くの従業員が時間外労働をする必要があることを意味します。
#2. 従業員がどれくらい前に休暇を申請するかを把握する
従業員にどのくらい前に休憩を許可するかを明確に説明する必要があります。 これにより、部門マネージャーはチーム メンバーの欠勤を計画するのに十分な時間を確保できます。 ポリシーに記載する数値は、会社のニーズ、従業員の責任の程度、休暇を申請する日数によって異なります。
#3. ドラフト日数と従業員の休暇取得頻度
ポリシーには、従業員に許可する休暇日数も明記する必要があります。 この数字は、従業員の部門や会社での勤続年数などの要因によって異なる場合があります。 たとえば、数年間会社に勤務しているチーム メンバーの中には、時間の経過とともにより多くの休暇を取得する場合があります。 特定の従業員に休暇を許可できる正確な数を詳しく説明します。
#4. 申請の提出方法と提出先に関する調剤指示
すべての休暇申請を XNUMX か所で管理者が効率的に確認および承認できるようにするには、従業員が休暇申請を提出する際に従うべき明確なガイドラインと手順を作成します。 従業員にリクエストを送信させることができる場所には、次のようなものがあります。
- タイムスケジュールアプリ: 時間をダウンロードする スケジューリングアプリ 従業員が使用できるようにし、アクセス方法やシステムに勤務時間を記録する方法を指示します。 従業員が休暇を正しく申請できるように、このプログラムの使用方法に関するトレーニング コースを提供する必要がある場合があります。
- 電子メール: 従業員に休暇申請を電子メールで送信するよう指示します。 ポリシーには、従業員が電子メールの本文に含めるべき情報を記載できます。
- デジタルまたは印刷フォーム: 休暇申請フォームを作成し、デジタルで配布するか、チームメンバーに物理的に配布します。 従業員は自分の名前、役職、部署、休みたい日付と時間、休暇を申請する理由を入力できます。 次に、マネージャーがリクエストを承認または拒否し、マネージャーに返信するためのスペースをフォームに残します。
#5. 長期休暇申請の方法を説明してください
多くの従業員が一度に休暇を申請する例もあるかもしれません。 このような日に人手不足に陥らないようにするには、誰に休暇を与えるかを決定するための明確な方法を用意しておく必要があります。 従業員が選考プロセスの時間が公平に扱われることを保証するシステムを確立し、ポリシーに概要を記載します。
#6. 従業員の要望を整理する
休暇日を効果的に追跡し、休暇申請を置き忘れていないことを従業員に保証するには、これらの休暇申請の保管場所に関する組織化されたプロセスを確立し、これをポリシーで共有する必要があります。 従業員のリクエストと承認された休暇日を保存および追跡できる場所には、次のようなものがあります。
- スプレッドシート: 従業員の名前、休暇申請日、承認ステータスを列にラベル付けします。
- 時間管理アプリ: 時間管理プログラムを使用すると、休暇申請とその日付が自動的に整理され、承認のために直接送信されます。
- フォルダー: 従業員のリクエスト、日付、その他の休暇情報をコンピューター上のラベル付きフォルダーに保存し、必要なときにすぐに確認して参照できるようにします。
休暇申請メール
休暇申請メールは、雇用主に具体的な休暇の日付を尋ねる機会です。 したがって、効果的なリクエストメールは、いつ仕事を休むのか、いつ仕事に戻るのかに加えて、仕事を確実に完了またはカバーするための計画を雇用主に伝えるものとなります。 あなたと雇用主との間のコミュニケーションと信頼を促進する、明確かつ簡潔で有益なリクエストメールを書くことができます。
休暇申請メール: 書き方
仕事を休むことは健康の鍵であるため、休暇申請メールの書き方を知ることが重要です。 仕事と生活のバランス、 生活の仕事以外の部分に気を配る必要がある場合でも、単に休憩が必要な場合でも。 休暇申請メールを作成する手順は次のとおりです。
#1. 短い件名を書きます
一般に、プロフェッショナルな電子メールの経験則では、受信者は電子メールを開く前に要点を理解できる必要があります。 そのため、メールの目的と休みたい日付を短い行に書きます。 また、受信者が誰がいつ休暇を申請しているのかをすぐに特定できるように、件名にあなたの姓も書くことを検討してください。
#2. 書く理由を含める
受信者に挨拶した後、メールの最初の行で、休暇を申請するために手紙を書いていることを直接述べます。 リクエストについてすでに上司と話し合っている場合は、声明を使用できます。
#3. リクエストする日付を追加してください
メールの最初の行または最初の段落で、休暇を予定している日付を明記してください。 これらの日付が件名に含めた日付と一致していることを確認してください。 会社が有給休暇ポリシーを実施している場合は、何日取得するかを明記することも重要です。
#4. 休暇を取っている理由について述べてください (オプション)
仕事やプライベートな日からちょっと休憩したい場合は、このセクションはオプションです。 ただし、個人的な問題や注意を必要とする正当な理由がある場合は、その旨を伝えることで、上司が休暇を承認するかどうかを判断するのに役立ちます。 このステップは、上司や雇用主があなたの休暇を承認するかどうかを決定するのに役立ちます。
#5. どのように準備を進めているか話し合う
会社を休む際の負担を軽減するために、事前にどのような準備をしているのかを必ず説明しましょう。 これにより、あなたのプロ意識が伝わり、休暇の申請が承認される可能性が高まります。 退職前にすべての仕事を確実に完了させるために熱心に取り組んでいることを伝えてください。
#6. 質問に応じられるようにする
雇用主または上司が詳細情報を得るためにあなたに連絡し、あなたの要求の決定を確認することを許可して、メールを終了します。 この要素は、あなたと雇用主の間の明確でオープンなコミュニケーションを促進する職業上の礼儀でもあります。
休暇申請メール: 例
開始に役立つ休暇申請メールのサンプルをいくつか紹介します。
例1.
こんにちは、[スーパーバイザーの名前] さん
[理由]のため、[日付]の休暇を申請したいです。
私のチームには、[あなたが休暇を申請している日付] 中に、厳しい締め切りや仕事はありません。 その場合休暇に行ってもよろしいでしょうか？ ご希望がございましたら、喜んで詳細についてご相談させていただきます。 ご質問がございましたら、お知らせください。
あなたの時間のおかげで、
[あなたの名前]例2。
親愛なる[名前]さん、
[日付]をオフにする正式なリクエストを書いています。 年明けから一度もお休みが取れていないので、今回もお休み頂ければ幸いです。 これを解決してください。
私はすでにプリスカに私のシフトを受け入れられるかどうか尋ねており、彼女はそうすることができると約束してくれました。 彼女は訓練を受けており、私のあらゆる仕事に適しています。 私は彼女のこれに対処する能力に自信を持っています。
私のリクエストに関してご質問やご不明な点がございましたら、お知らせください。 喜んであなたのオフィスに来て話し合うことができます。
ありがとう、すぐに話しましょう、
[あなたの名前]例
こんにちは ( 名前 ) さん
この度は私の休暇申請を承認していただきありがとうございます。 計画が変更になったので、(日付を挿入) まで数日間休暇を延長できるかどうか知りたいと思いました。
これにより計画が変更される可能性があることを承知しており、これを実現するために可能な限りのことを行うつもりです。 これについて議論したい場合はお知らせください。
敬具、
（あなたの名前）
休暇はどれくらい前に申請すべきですか?
少なくとも XNUMX ～ XNUMX 週間前には必ずマネージャーとチームに知らせてください。
料金を支払わずに休暇を申請するにはどうすればよいですか?
- 従業員は、必要な通知期間内に、書面による無給休暇の申請を提出します。
- マネージャーまたはスーパーバイザーは、人事部門や部門の責任者と相談します。
- マネージャーまたは人事部がリクエストを承認または拒否します。
個人的な理由で仕事を休むことはできますか?
投票、医師の診察への出席、家族の緊急事態への対応など、さまざまな理由で個人日を使用できます。
参考文献
