オフィスマネージャーまたはビジネスマネージャーは、オフィスとそのすべてのエリアが毎日スムーズに運営されるようにする責任を負います。 彼らの任務には、部門長との話し合い、上層部からの重要な情報や方針の変更の伝達、従業員がもっと働けるようにインセンティブを設定することが含まれます。 この記事では、オフィスマネージャーの職務、チェックリスト、医療および歯科オフィスマネージャーの職務、およびオフィスマネージャーの職務履歴書について詳しく説明します。
オフィスマネージャーの職務
オフィス マネージャーは、オフィス内外の関係者との最初の連絡窓口となることがあり、職務上のさまざまな顧客サービスやコミュニケーションの側面に影響を与える可能性があります。 グループの規模に応じて、次のような義務と責任が含まれる場合があります。
＃1。 スタッフ管理
- 新鮮な候補者を見つけて雇用します。
- 新規採用者や離職者向けの書類を準備します。
- 新入社員向けのスタッフオリエンテーションを実施します。
- 従業員のトレーニング計画を見つけて設定します。
- スタッフにやる気を与え、教え、指導します。
- 作業タスクを委任して管理します。
- 評価やコメントを含むパフォーマンスを監視します。
- 紛争や苦情を解決します。
- 従業員の出勤記録を維持します。
- 従業員の個人ファイルを保管します。
＃2。 会計
- コストを監視し、追跡します。
- 経費報告書を準備します。
- オフィスの予算を守る。
- 月次財務レポートは、追跡システムの最新情報を把握するのに役立ちます。
- 受領した勘定と買掛金の処理。
- 期限を過ぎたアカウントをフォローアップします。
- アカウントの調整を行います。
- 少額の現金を扱います。
＃3。 給与計算
- 残業を含めた労働時間を確認し、記録します。
- 休暇や病気の時間を記録する
- 福利厚生の管理
- 納税申告書の計算
- 給与小切手を書いて配達する
#4. 秘書
- 話し合いや約束を設定する
- 日付と時刻を追跡する
- 旅行の手配を管理する
- 議事録を作成して送信する
- 講演のセットアップと準備をする
- 通信を準備して送信する
- 特別な紙を作って人に見せる
- かかってきた電話に応答し、選別し、ルーティングします
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オフィスマネージャーの職務チェックリスト
オフィスマネージャーがやるべきことはたくさんあります。 彼らの仕事は、会社の機密記録の安全な保管から、従業員の業績のレビュー、年間予算の作成まで、非常に多岐にわたります。 早速、オフィスマネージャーの職務チェックリストに進みましょう。 どうぞ：
#1. 記録の廃棄チェックリスト
記録の破棄は、記録管理の重要な部分です。適切に行わないと、多額の費用がかかる法的問題やビッグデータ侵害につながる可能性があるためです。 単純なプロセスのように見えるかもしれませんが、企業は厳格なルールに従わないことで自らを危険にさらすことがよくあります。
したがって、あらゆる規模の企業、特に機密情報を含む数千件の記録を扱う企業にとって、記録の廃棄戦略を導入することが重要です。 記録が紙であってもデジタル形式であっても、廃棄する必要がある場合でも、保管施設に保管されている場合でも、このプランでは、記録を合法的かつ効率的な方法で確実に処分するためのすべての手順を説明します。
#2. オフィス安全検査チェックリスト
オフィスの管理者には、オフィスの安全性を確保するという大きな義務があります。 そうしないと、財務的にも会社のイメージにとっても非常に高くつく可能性があります。 オフィスマネージャーの職務チェックリストは、事故、怪我、病気を防ぐためにすべてが行われていることを確認する唯一の方法であるため、十分に完了した職場検査の重要な要素です。
#3. オフィスのリスク評価チェックリスト
組織の健康と安全を管理する一環として、各オフィスエリアのリスクを定期的に評価し、管理する必要があります。 このチェックリストには、つまずいたり転んだりするなどの一般的な危険から、人間工学や従業員のオフィス機器の使用方法まで、作業スペース全体の完全なリスク評価を行うために必要なすべてが含まれています。 これは多くの点で安全検査チェックリストに似ていますが、従業員がどの程度認識しているかを把握し、リスク評価が完了したら同僚とリスク評価を検討するという追加の作業もあります。
#4. オフィスの競合解決チェックリスト
労働者の 85% が何らかの葛藤を抱えており、そのうちの 29% は常に葛藤を抱えています。 これは驚くべき数字であり、管理者はオフィスの問題を解決し、事態の悪化を防ぐために十分な努力をしているのだろうかと疑問に思われるでしょう。 もちろん、職場での衝突の最大の原因は単純にコミュニケーションが悪いため、XNUMX 人の間の意見の相違のほとんどは外部からの助けなしで処理できます。
ただし、根本的な大きな問題があり、その対立が他の従業員の士気や生産性を明らかに損なっている場合、敵対者に問題の解決を任せるのは最善の戦略ではありません。 中立的な調停者として耳を傾けることで、状況を改善し、紛争の激化を防ぐことができます。 このオフィスマネージャーの職務チェックリストは、紛争解決プロセスの各段階をガイドし、オフィス環境が穏やかに保たれ、全員が元気に仕事に戻れるようにします。
#5. 雇用終了チェックリスト
従業員の解雇は深刻なプロセスであり、正しく行われないとひどい結果を招く可能性があります。 彼らを解雇する前に、会社の敷地へのアクセスを遮断する、福利厚生についての手紙を渡す、退職面接を受けるなど、やるべきことがたくさんあります。 従業員が自主的に退職する場合でも、解雇される場合でも、このチェックリストは、プロセスが礼儀正しく、合法的かつ効率的な方法で行われることを確認するのに役立ちます。
医局長の職務
医療事務マネージャーは医療行為マネージャーとも呼ばれ、医療事務の管理業務を担当します。主な任務は、患者記録、給与計算、請求書、事務予算の管理、事務スタッフの雇用と研修です。 。 医務室長の仕事内容は以下の通りです。
- 医療行為または施設の財務管理
- 日々の業務を大切に
- 患者とスタッフの日常生活を監督する
- 患者登録のプロセスを監視する
- 医療情報とスタッフ情報を常に最新の状態に保つ
- 顧客サービスを向上させ、患者を満足させる
- オフィスのポリシーとプロセスの計画、実施、監視
- OSHA や HIPAA の規則を含む、連邦、州、地方の規則に従っていることを確認する
- 臨床担当者、非臨床担当者、管理担当者向けのスタッフ会議のスケジュール設定
- 医療事務の面接・採用
- 医療従事者の研修と業務の見直し
歯科医院長の職務
歯科医院マネージャーの職務には、歯科医院内のすべての管理業務を監督し、サポートすることが含まれます。 彼らは、スタッフ会議、計画、オフィスの予算、毎月の給与計算などの管理を担当します。 歯科医院管理者、歯科医院管理者とも呼ばれます。 歯科医院の院長の仕事は以下の通りです。
- すべての社内プロセスと慣行を作成および管理することで、オフィスが適切に機能するようにする
- 歯科医院の財務管理、人事スケジュール、総勘定元帳、請求システムを維持します。
- すべてのオフィスワーカーが優れた顧客サービスを提供できるように、個人とチームの両方に直接指導を提供します。
- 生産性と効率を向上させるオフィス業務の日常的な実施を調整します。
- 臨床上および運用上の問題に対して、タイムリーかつ熟練した方法で対応します。
- 効果的なオフィス予算の作成と実行
- 新人事務員の採用・監督・指導
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オフィスマネージャーの職務再開
オフィスマネージャーになるには、さまざまな帽子をかぶる必要があり、面接を行ったり、採用の選択を自分で行ったりしたことがあるかもしれません。 これは、誰かが会社に適しているかどうかを確認するためにどれだけの時間と思考が費やされるかをすでに知っていることを意味します。 あなたは面接テーブルの反対側にいるので、これらのガイドラインと例を活用して、採用につながるオフィスマネージャーの履歴書を作成してください。
#1. 自分の資格を要約した魅力的なプロフィールを作成する
通常、採用担当者には大量の応募が届くため、すぐに目立つ必要があります。 個人的な要約はまさにそれを行うのに役立ちます。 この部分は履歴書の一番上にあり、ここにあなたの経験とスキルを記載します。 Microsoft Office に優れている、HIPAA 法をよく理解しているなど、採用担当者が必須として挙げるキーワードやスキルを探します。 ここは、あなたのリーダーシップの経験、対立への対処方法、物事をうまく組織する方法について話すのにも適した場所です。
#2. 実績主導型のプロフェッショナル エクスペリエンス セクションを追加
履歴書の職歴の部分を書くときは、これまでの職務と責任を正確に説明する必要がありますが、採用担当者に向けて書いていることも念頭に置く必要があります。 仕事の箇条書きを書くときは、特定のソフトウェアをどのように使用したか、顧客からの苦情にどのように対処したかなど、仕事の説明に含まれる流行語を含めるようにしてください。 採用担当の上司にあなたの経験をより深く理解してもらい、職場の顧客の数など、可能な限り数字も含めて提供します。
#3. 関連する教育と認定資格を含める
オフィスマネージャーとしての仕事を探すときは、適切な候補者となる学歴や資格をリストアップすることが重要です。 少なくとも学士号が必要な仕事もあれば、その分野での勤続年数がより重視される仕事もあります。 認定オフィス マネージャーになることは大きなメリットですが、SEO や CRM 認定だけでなく、他のソフトウェア認定も取得すると、就職後の成功に役立つ特別な才能があることを証明できます。
#4. 関連する主要なスキルと熟練度をリストする
履歴書の「主要なスキルと能力」と呼ばれる部分は、その仕事に何をもたらすことができるかを示す箇条書きの単純なリストである必要があります。 このリストには、「ソフト スキル」とも呼ばれる技術的スキルと社会的スキルの両方を追加できます。 可能であれば、職務内容をざっと読んで、重要なキーワードや必須事項をこのリストに追加することをお勧めします。 何を書けばよいかわからない場合は、これらの頻繁に求められるスキルを含めてみてください。
オフィスマネージャーの最も重要な役割は何ですか?
オフィスマネージャーは、企業内で最も重要な役割の XNUMX つです。 一般的な管理タスクを処理し、効率を向上させるプロセスを作成し、従業員を指導して動機付けし、チームが相互にコミュニケーションできるようにします。
オフィスマネージャーのための専門的な概要とは何ですか?
オフィス機能を処理し、経営陣のニーズを満たすように管理スタッフを指揮する優れたスキルを備えた、組織化されたオフィスマネージャー。 契約交渉、予算、給与計算、オフィスの発注などのニーズを深く理解し、パフォーマンス重視かつ目標志向。
オフィスマネージャーとオペレーションマネージャーの違いは何ですか?
運用マネージャーは、会社の目標を推進するために、全体像を見て、ビジネスのすべての要素を強化するために日々取り組むことが期待されています。 一方、オフィス マネージャーは、オフィスの雰囲気を定義し、チーム メンバーが自分の仕事に熱心に取り組み、満足できるようにするために、現場で活動する人たちです。
オフィスマネジメントの例は何ですか?
オフィスが最新の状態であることを確認する、オフィスの備品を管理する、フレンドリーな雰囲気を作り出す、オフィスの予算を管理する、訪問者や新入社員に挨拶する、オフィス内での活動を準備するなど、幅広い業務が含まれる場合があります。オフィススタッフ向けのオフサイトイベントや企画など。
オフィスマネージャーの別名は何ですか?
オフィス マネージャーは、オフィス管理者または単に管理者とも呼ばれ、組織内で経営チームとスタッフの間の連絡役として機能する人物です。 オフィスマネージャーは幅広い活動に責任を負い、その中には配達の追跡、作業エリアの整理、必要に応じた幹部の支援などが含まれます。
優れたマネージャーとは?
有能なマネージャーとは、チームに良い模範を示すことができ、チームの目標達成を支援するために個人のスキルを活用する方法を理解している人のことです。 最も有能なマネージャーは、時間をかけてスタッフのことを知り、スタッフが最高の仕事を提供できるようにサポートする方法を探します。 スタッフの目標、期待、フィードバックに関して、常に明確なコミュニケーションを維持することが重要です。
オフィスマネージャーになる上で最も難しいことは何ですか?
労働者を解雇すること。
これはおそらく常にマネージャーの仕事で最も難しい部分であり、決して慣れすぎてはいけません。 これを回避する簡単な方法はありませんし、どれだけやっても簡単にはなりません。
参考文献
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