Esistono strumenti di gestione software che ti aiutano a centralizzare e gestire automaticamente le prenotazioni di viaggio per i tuoi clienti. Se stai cercando questa categoria di software per la prima volta, questo post copre tutto ciò che devi sapere sulle funzionalità chiave, sulle opzioni del fornitore e sul mercato nel suo complesso. Resta sintonizzato mentre elenchiamo i migliori strumenti di gestione dei viaggi aziendali.
Strumenti software per la gestione dei viaggi
Uno strumento di gestione dei viaggi è un software che consente agli utenti di pianificare, acquistare e tenere traccia delle spese di viaggio. Le aziende utilizzano questo software per semplificare le decisioni di acquisto, centralizzare i dati sulle spese di viaggio dei dipendenti e gestire i budget di viaggio aziendali. Invece di impiegare singoli agenti o inviare ricevute di autoacquisti al software di gestione delle spese, gli strumenti di gestione dei viaggi forniscono agli utenti una piattaforma per la pianificazione e la rendicontazione automatica dei loro acquisti di viaggio.
Gli strumenti di gestione dei viaggi promuovono la visibilità tra manager e dipendenti in merito ai viaggi aziendali, oltre a consentire a contabili e manager di condurre rapporti e retribuire i dipendenti. Garantisce inoltre che i viaggi di lavoro dei dipendenti siano conformi alla politica aziendale.
Di quali strumenti di gestione dei viaggi hanno bisogno le aziende?
Il software per la gestione dei viaggi si è evoluto in una risorsa essenziale per le aziende moderne. Ciò è dovuto alla natura frenetica dell'ambiente aziendale, alla globalizzazione e alla necessità di viaggiare. Sebbene la comunicazione a distanza sia possibile, molti scenari richiedono incontri faccia a faccia per sviluppare connessioni commerciali. Di conseguenza, le aziende devono occasionalmente inviare rappresentanti aziendali in viaggio d'affari. È qui che gli strumenti di gestione dei viaggi possono aiutare. Le aziende possono scegliere tra una varietà di soluzioni di gestione dei viaggi in base alle loro esigenze specifiche, che possono semplificare e migliorare l'intera esperienza di viaggio aziendale.
Sono disponibili diversi tipi di strumenti per la gestione dei viaggi, ciascuno con un insieme unico di funzionalità. Di seguito sono riportati i tipi più comuni di strumenti di gestione dei viaggi:
#1. Strumenti per la gestione dei viaggi aziendali
Gli strumenti di gestione dei viaggi aziendali forniscono alle aziende una piattaforma completa per la gestione dei viaggi di lavoro dei propri dipendenti. Queste applicazioni spesso incorporano la prenotazione di viaggi, la gestione degli itinerari e il monitoraggio della conformità alle policy in un'unica dashboard consolidata.
#2. Strumenti di pianificazione e gestione
Le soluzioni di pianificazione e gestione dei viaggi di lavoro hanno lo scopo di aiutare le aziende a pianificare e gestire i viaggi di lavoro dei propri dipendenti. La prenotazione di viaggi, la gestione dell'itinerario, l'accesso offline e la sincronizzazione automatica dell'itinerario con altre applicazioni sono aspetti comuni di questi prodotti
#3. Strumenti per la gestione delle spese
Le soluzioni di gestione delle spese hanno lo scopo di aiutare le persone e le aziende a tenere traccia, organizzare e gestire tutte le spese relative ai viaggi. La scansione delle fatture, le note spese automatizzate e l'interazione con il software di contabilità sono aspetti comuni di questi strumenti.
#4. Strumenti per la gestione degli itinerari
Il software per la gestione degli itinerari di viaggio consente ai clienti di consolidare e organizzare i loro programmi di vacanza in un unico luogo, semplificando la gestione e il monitoraggio di tutti i loro piani di viaggio. Queste app e siti Web spesso raccolgono informazioni di viaggio da conferme e-mail o siti di prenotazione e producono un itinerario principale che può essere visualizzato tramite un'app o un sito Web.
A cosa prestare attenzione quando si esaminano gli strumenti di gestione dei viaggi aziendali
Gli strumenti di gestione dei viaggi che coprono tutto, dall'amministrazione dei dati dei viaggiatori alla prenotazione, allo sviluppo delle politiche, alla spesa automatica e altro ancora, sono senza dubbio la migliore soluzione sul mercato. Tuttavia, differiscono sostanzialmente in termini di utilità e riduzione dei costi che possono portare alle organizzazioni, con l'accesso a beni a basso prezzo come principale motivazione.
Ecco una lista di controllo di cosa cercare durante la valutazione del software di gestione dei viaggi d'affari:
- Funzionalità di prenotazione automatica.
- Assistenza gratuita e XNUMX ore su XNUMX
- Inventario di viaggio.
- Uno strumento in grado di scalare e adattarsi in futuro.
- L'assistenza di viaggio è disponibile 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana, tramite telefono, chat ed e-mail.
- Non ci sono costi aggiuntivi per l'assistenza di viaggio.
- Consolidamento fatture
- Rendicontazione delle spese di viaggio
I migliori strumenti per la gestione dei viaggi aziendali
La maggior parte dei software per la prenotazione di viaggi d'affari consente ai dipendenti di prenotare voli, veicoli e hotel da un'unica interfaccia. Ecco alcuni popolari strumenti di gestione dei viaggi aziendali.
#1. Spesa
Questo sistema di gestione delle spese e dei viaggi (TMS) ospitato nel cloud assiste le aziende nella gestione dei cicli di vita delle note spese, delle fatture e dei rimborsi T&E. I dipendenti possono utilizzare le funzionalità di riconoscimento delle immagini di Expensya per estrarre importi, date e informazioni sul commerciante dalle ricevute di viaggio e intrattenimento.
#2. Circola
L'app per la gestione delle spese offerta da Circula aiuta le aziende a gestire efficacemente le indennità giornaliere, le spese in contanti, le spese di viaggio e le spese vive relative alle ferie. Oltre alle sue funzionalità di gestione dei viaggi, che includono regole per l'allocazione di fondi, carte di credito aziendali e controlli di conformità automatizzati, la soluzione include i benefici per i dipendenti come una delle sue funzionalità.
# 3. Airbnb
Airbnb for Work garantisce di semplificare il processo di prenotazione e gestione dei viaggi per la tua azienda fornendo l'accesso ad annunci locali e globali adatti a viaggi di lavoro sia a breve che a lungo termine. Sebbene non sia un TMS dedicato, la soluzione offre alcune delle stesse funzionalità offerte dai TMS dedicati, tra cui il monitoraggio della spesa, i metodi di pagamento condivisi e le prenotazioni.
#4. TripActions
TripActions è in grado di assistere le aziende nell'automatizzazione dei loro viaggi aziendali fornendo opzioni per il reporting, la gestione delle prenotazioni e la generazione delle fatture. Oltre al flusso di lavoro di approvazione, altre funzionalità includono la rendicontazione delle spese, i promemoria, la pianificazione delle ferie e l'accesso mobile. TripActions consente ai team di inviare inviti di viaggio agli ospiti e ai candidati per posizioni aperte. Una dashboard ti dà anche la possibilità di monitorare la spesa e il budget annuali.
#5. Banca di viaggio
TravelBank è un programma di monitoraggio delle spese e di gestione dei viaggi aziendali che combina entrambe queste funzioni in un'unica piattaforma. Il suo design intuitivo, i rimborsi spese tempestivi e il programma di premi di viaggio aiutano le organizzazioni a stabilire e mettere in pratica le politiche sui costi e sui viaggi. Lo strumento TravelBank è disponibile sia in formato mobile che desktop.
#6. Vantaggio di viaggio
TravelPerk allevia lo stress associato ai viaggi d'affari fornendo ai clienti il più vasto assortimento di opzioni di prenotazione in tutto il mondo a prezzi convenienti. Fornisce assistenza clienti XNUMX ore su XNUMX e, con il suo programma FlexiPerk, puoi ottenere un rimborso per qualsiasi viaggio che fai.
#7. SAP Concorre
SAP Concur è il sistema integrato più utilizzato per la gestione di spese di viaggio, fatture aziendali e altri costi associati in tutto il mondo. Con SAP Concur, ai dipendenti viene fornita un'app molto apprezzata per assisterli durante ogni viaggio e vengono fornite anche le approvazioni automatiche delle fatture. L'integrazione dei dati quasi in tempo reale e l'uso dell'intelligenza artificiale per valutare l'accuratezza delle transazioni commerciali possono aiutare le aziende a prevenire i deficit di bilancio.
#8. File
Fyle promette che aiuterà i dipendenti ad aderire alla politica T&E della tua azienda, fornendo al contempo ai team finanziari un software di gestione delle carte di credito e delle ricevute per aiutarli a tenere sotto controllo le spese totali di T&E. Un tracker del chilometraggio, la possibilità di suddividere le spese dei dipendenti, le indennità giornaliere e i rapporti di viaggio sono alcune delle funzionalità aggiuntive incluse nelle funzionalità di gestione dei viaggi di Fyle.
#9. Spesa
Emburse elimina la necessità di laboriosi processi manuali, migliora la gestione e la visibilità delle spese e offre supporto gratuito. La spesa di certificazione del software include un flusso di lavoro per la richiesta di spesa e l'emissione di carte integrati insieme, nonché la registrazione delle ricevute mobili e strumenti di controllo integrati.
#10. Spendesk
Spendesk è una soluzione per la gestione delle spese che assiste le aziende nella prenotazione dei viaggi di lavoro, nel monitoraggio delle spese dei dipendenti e nell'automazione delle note spese. Questo strumento di gestione dei viaggi consente agli utenti di richiedere l'approvazione della direzione e prenotare in modo sicuro su qualsiasi sito Web, proprio come il resto degli strumenti di gestione dei viaggi nell'elenco.
#11. Egenia
Egencia è un TMS che fornisce funzionalità per la rendicontazione delle spese, l'accesso dell'amministratore, un'app mobile per una maggiore comodità e la fatturazione ai clienti. Inoltre, Egencia offre informazioni sulle impostazioni delle politiche di viaggio a livello nazionale per i paesi colpiti dall'epidemia.
# 12. Rydoo
Rydoo offre ai suoi utenti la possibilità di monitorare e gestire le proprie spese in tempo reale e da qualsiasi luogo nel mondo. Il software è compatibile con una varietà di applicazioni di contabilità tra cui Oracle, Xero e Quickbooks. Su questa piattaforma sono disponibili anche integrazioni con Uber e Lyft, che rendono molto più semplice per i membri del personale programmare il trasporto da e per l'aeroporto.
#13. Spesa Zoho
I clienti sono in grado di gestire tutti gli aspetti dei viaggi di lavoro dei propri dipendenti con l'assistenza di Zoho Expense, che è un componente dell'ampio portafoglio di software di Zoho. Inoltre, la soluzione per le spese di Zoho offre ai suoi utenti la possibilità di creare itinerari di viaggio completi, prenotare voli e hotel e impostare autorizzazioni prima del viaggio e profili dei viaggiatori.
#14. Pairsoft
Fornendo un motore di prenotazione che mostra i contenuti di viaggio al tuo staff, Pairsoft semplifica la gestione dell'organizzazione del viaggio. Combina la politica di viaggio di un'azienda per negoziare con compagnie aeree, hotel e agenzie di autonoleggio e sincronizza tutte le informazioni di viaggio con la soluzione per le spese fornita dallo strumento.
#15. Costoso
La possibilità di iniziare una conversazione con un concierge e quindi prenotare l'organizzazione del viaggio come voli, hotel e auto è uno degli aspetti più utili di Expensify. La soluzione di gestione dei viaggi fornita da Expensify include una serie di funzionalità utili per i viaggiatori d'affari nell'era del COVID. Queste funzionalità includono servizi di rischio di viaggio, consulenze mediche e trasporti di emergenza. Prendi in considerazione il fatto che la soluzione consente ai dipendenti di prenotare con la compagnia aerea, l'hotel e il programma frequent flyer di loro scelta, il che potrebbe avere ripercussioni sull'importo totale speso per viaggi e intrattenimento.
Come funziona un sistema di gestione dei viaggi?
Un sistema di gestione dei viaggi d'affari semplifica le prenotazioni riunendo tutte le scelte di hotel e biglietti su un'unica piattaforma. Inoltre, il sistema fornisce un'interfaccia utente di facile utilizzo che consente ai viaggiatori d'affari di prenotare tutto su un'unica piattaforma anziché navigare attraverso più siti Web, risparmiando tempo.
Quali sono le quattro C della gestione dei viaggi aziendali?
Le quattro C della gestione aziendale aziendale
- Cultura.
- Collaborazione.
- Costo.
- CFO.
Quali sono i passaggi nella gestione della gestione dei viaggi aziendali?
Se la tua organizzazione gestisce frequenti viaggi aziendali, le cinque azioni elencate di seguito contribuiranno a semplificare il processo e ridurre al minimo i problemi.
- Seleziona uno strumento di gestione dei viaggi aziendali.
- Crea policy per i viaggi dei tuoi dipendenti.
- Fornisci assistenza alla tua squadra.
- Prepara un piano di gestione finanziaria.
- Semplifica la procedura di approvazione.
Quali sono gli obiettivi della Travel Policy?
L'obiettivo delle Politiche di viaggio è offrire politiche e procedure chiare conformi agli standard statali e federali, promuovere viaggi sicuri, consentire spese di viaggio ragionevoli e gestibili pur mantenendo i controlli e la responsabilità essenziali e garantire che tutti questi gli obiettivi sono raggiunti.
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Riferimenti
