Una gestione inefficiente delle trasferte di lavoro può comportare un notevole drenaggio delle risorse di un'azienda, oltre ai grattacapi che comporta. I vari aspetti dei viaggi aziendali possono richiedere molto tempo e denaro per le aziende. Di conseguenza, affidarsi a qualcuno è essenziale per i viaggi di lavoro. Ecco perché è intelligente collaborare con le società di gestione dei viaggi aziendali per alleggerire la mente durante i viaggi di lavoro. Abbiamo compilato un elenco delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali in questo articolo per semplificare la scelta del meglio che si adatta alla tua azienda. Perché non tuffarsi adesso?
Cosa sono le società di gestione dei viaggi aziendali?
Le aziende utilizzano spesso i servizi delle società di gestione dei viaggi aziendali per garantire che tutti i viaggi di lavoro dei dipendenti siano pianificati ed eseguiti in conformità con le linee guida aziendali. La società è incaricata di organizzare tutti gli aspetti dei viaggi di lavoro dei dipendenti. Grazie all'integrazione con compagnie aeree, hotel e agenzie di autonoleggio, i viaggi di lavoro dei dipendenti sono meno stressanti e più produttivi.
Differenza tra un Agenzia di viaggi e una società di gestione dei viaggi
Mentre le agenzie servono una più ampia varietà di clienti, le società di gestione dei viaggi aziendali si concentrano esclusivamente sulle esigenze dei viaggiatori d'affari. Le società di gestione dei viaggi (TMC) si concentrano sul servire i clienti con esigenze specifiche, mentre le agenzie di viaggio forniscono servizi a una più ampia varietà di clienti. Le agenzie tendono a porre maggiore enfasi sullo sviluppo di itinerari memorabili ed esperienze di alto livello, mentre le società di gestione dei viaggi offrono soluzioni di rendicontazione e gestione delle spese.
Servizi offerti dalle migliori società di gestione dei viaggi aziendali
Le società di gestione dei viaggi aziendali forniscono una vasta gamma di servizi, ma alcuni dei migliori sono i seguenti:
- Pianificare i viaggi in modo da aderire alle linee guida aziendali e rimanere al di sotto del budget assegnato
- Sviluppare metodi efficienti di gestione dei costi
- Offrono prezzi scontati negoziati con il lato dell'offerta.
- I rapporti e la gestione del rischio di viaggio sono forniti dalle società di gestione dei viaggi aziendali.
- Forniscono aiuti ausiliari sotto forma di supporto tecnologico, prenotazione di locali e altro ancora.
Le migliori società di gestione dei viaggi aziendali
Trovare un partner affidabile per la gestione dei viaggi può aiutarti a risparmiare denaro e fornire vantaggi di prim'ordine al tuo personale. Pertanto, per iniziare, di seguito sono riportate alcune delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali:
#1. Banca di viaggio
Note spese, monitoraggio finanziario e prenotazione fanno tutti parte del pacchetto completo di gestione dei viaggi d'affari di TravelBank. Le aziende possono utilizzare TravelBank per semplificare l'organizzazione dei viaggi dei dipendenti e risparmiare tempo e denaro. È una delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali che puoi scegliere.
#2. AMEXGBT
AMEX GBT è una scelta meravigliosa per chi è alla ricerca di una soluzione affidabile e che faccia risparmiare tempo per le proprie esigenze di viaggio d'affari. Gli addebiti prenegoziati e gli avvisi tempestivi di potenziali problemi li rendono un'opzione conveniente e affidabile. Inoltre, ogni volta che hai bisogno di assistenza, puoi contattarli entro 15 secondi, poiché questo è il loro tempo di risposta standard. E FlexiPerk può farti rimborsare fino all'80% se devi cancellare la tua vacanza all'ultimo minuto.
#3. Pax
Paxes si rivolge ad aziende di varie dimensioni e le assiste nella gestione dei loro viaggi di lavoro. Aiuta anche le principali società di gestione dei viaggi aziendali a supervisionare meglio i viaggi d'affari internazionali della loro clientela. Paxes consente agli amministratori aziendali di creare facilmente più fatture, gestire i budget e analizzare le spese fino al centesimo.
#4. Vantaggio di viaggio
Poiché TravelPerk ha collaborato con le migliori aziende del settore, offre la più ampia varietà di possibilità di viaggio al mondo. TravelPerk si occuperà di trovare voli economici, hotel e auto a noleggio in modo da non doverlo fare. È una delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali che puoi scegliere.
#5. BCD viaggio
Le aziende di tutte le dimensioni possono beneficiare delle ampie opzioni di gestione dei viaggi fornite da BCD Travel. BCD Travel è perfettamente posizionato per assistere le aziende con le loro esigenze di gestione dei viaggi globali con uffici in 109 paesi diversi. Ci sono tre piattaforme distinte nella loro suite software che possono essere adattate ai requisiti specifici della tua azienda. BCD Travel fornisce anche l'accesso alle interfacce di programmazione delle applicazioni (API) per l'integrazione con i propri sistemi, semplificando l'ottenimento della soluzione su misura richiesta. È una delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali che puoi scegliere.
#6. marchio comunitario
CTM è l'unica azienda che devi contattare se hai bisogno di una soluzione di viaggio d'affari all-inclusive. Per i viaggi di lavoro, offrono servizi di prenotazione online che semplificano la prenotazione di una camera e di un'auto. È una delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali che puoi scegliere. I preparativi per il tuo viaggio di lavoro saranno un gioco da ragazzi con l'aiuto di CTM.
#7. Egenia
Egencia è una soluzione utile per le aziende che hanno bisogno di tenere traccia dei propri viaggiatori d'affari e dei relativi dati. Pertanto, la sicurezza per i turisti e un viaggio tranquillo sono garantiti. Egencia offre anche statistiche e analisi per aiutare le aziende a valutare il valore dei loro viaggi di lavoro e trovare modi per migliorare.
#8. CWT
La piattaforma B2B che CWT mette a disposizione del proprio personale è stabile e semplice da utilizzare. Il loro software è accessibile da computer desktop e dispositivi mobili e consente agli ospiti di prenotare alloggi in un'ampia varietà di hotel. È una delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali che puoi scegliere.
#9. SAP Concorre
SAP Concur è un pacchetto software all-inclusive che le aziende possono utilizzare come strumento di gestione delle spese di viaggio. Ha molte funzioni utili, come la pianificazione, la fatturazione e il monitoraggio delle spese. Per questo motivo, è un'ottima opzione per le aziende che desiderano semplificare i propri viaggi di lavoro riducendo i costi.
Puoi raggiungere dove devi andare velocemente e senza sforzo con l'aiuto delle connessioni dei partner fidati di Navan e del semplice processo di prenotazione. È una delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali che puoi scegliere. Inoltre, il team di supporto di Navan è pronto ogni volta che ne hai bisogno.
#11. Soluzione di viaggio FCM
FCM Travel Solution è una delle migliori scelte se stai cercando viaggi di lavoro economici. Ha collegamenti con le principali compagnie aeree e oltre 650,000 hotel, consentendo loro di offrirti tariffe scontate per viaggi e camere. È una delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali che puoi scegliere. Inoltre, hanno un efficace strumento di prenotazione online e una piattaforma di gestione delle spese come parte della loro suite di soluzioni FCM Connect, che rende la preparazione del viaggio e il monitoraggio dei costi un gioco da ragazzi.
Caratteristiche delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali
Di seguito sono riportate le caratteristiche delle migliori società di gestione dei viaggi aziendali:
#1. Prenotazioni rapide e semplici per viaggi di lavoro
È sempre preferibile prenotare viaggi di lavoro in base alle preferenze dei singoli viaggiatori d'affari. Allo stesso modo, soddisfare le richieste di prenotazione del viaggio di ogni dipendente potrebbe essere una procedura complessa e dispendiosa in termini di tempo che potrebbe essere semplificata. La scelta di un TMC richiede anche la considerazione del livello di personalizzazione fornito. È fondamentale perché la società di gestione dei viaggi aziendali che scegli dovrebbe adattare i propri servizi alle tue esigenze piuttosto che venderti semplicemente pacchetti preconfezionati.
#2. Spese di viaggio d'affari
Costo e risparmio sono due fattori che devono essere presi in considerazione quando si sceglie un sistema di gestione dei viaggi. I TMC, a differenza delle agenzie di viaggio B2B, in genere hanno accesso ai prezzi aziendali per le prenotazioni di hotel e aerei. Inoltre, un TMC dovrebbe assicurarsi che gli ospiti delle prenotazioni aziendali siano il più a loro agio possibile. Ma non dovrebbe andare a scapito del budget di viaggio dell'azienda. Pertanto, è importante ridurre al minimo queste spese in modo che il viaggio sia piacevole ed economico.
#3. Assistenza eccezionale con viaggi di lavoro
C'è un urgente bisogno di una piattaforma completamente automatizzata, ma questo non sarà mai in grado di sostituire la necessità dell'assistenza umana al viaggio. Bisogna quindi riconoscere la necessità di un supporto di viaggio XNUMX ore su XNUMX, che fornisce risposte rapide, consigli competenti e risposte immediate a richieste urgenti. Pertanto, dovresti cercare un'azienda che lavori attivamente per prevenire e risolvere i problemi.
#4. Innovazione superiore per i viaggiatori d'affari
Gli errori commessi dagli esseri umani possono essere sostituiti dall'intelligenza artificiale, il che farà risparmiare molto tempo e carta. Ecco perché le migliori società di gestione dei viaggi aziendali forniscono servizi digitali completi sia ai travel manager che ai dipendenti. Le spese possono essere segnalate e monitorate più facilmente con l'uso dell'automazione e l'accesso mobile a strumenti di prenotazione come itinerari, politiche e supporto è stato notevolmente migliorato grazie ai progressi tecnologici.
#5. Sistema di gestione dei viaggi integrato nelle policy
Se vuoi gestire correttamente i viaggi di lavoro, devi stabilire una travel policy. L'obiettivo di queste regole è proteggere sia l'azienda che i suoi dipendenti quando sono in viaggio. L'applicazione ideale per la gestione dei viaggi non solo avrà la tecnologia per integrare la polizza con ogni scelta di prenotazione, ma assicurerà anche che tutte le migliori pratiche di viaggio aziendali siano seguite.
#6. Registrazione accurata delle spese di viaggio d'affari
Quando si tratta di misurare il successo e individuare le aree di sviluppo, niente è meglio del semplice reporting di un programma di gestione dei viaggi aziendali. Avere accesso a queste informazioni migliorerà il tuo processo decisionale e porterà a maggiori guadagni evidenziando possibili aree di risparmio e rivelando spese inutili. Pertanto, questa è una considerazione essenziale quando si seleziona un portale di gestione dei viaggi aziendali appropriato.
#7. Processo di approvazione in bundle con le prenotazioni aziendali
Il miglior strumento per la gestione dei viaggi di lavoro ti consente di snellire diversi processi di approvazione per il tuo personale. Al fine di garantire che le prenotazioni vengano convalidate in modo tempestivo, le principali società di gestione dei viaggi aziendali automatizzano il processo di approvazione e forniscono notifiche all'approvatore.
Cose che dovresti cercare nelle società di gestione dei viaggi aziendali
Le società di gestione dei viaggi aziendali si presentano in una varietà di forme. Ecco perché è necessaria un'indagine per identificare la migliore società di gestione dei viaggi aziendali per la tua organizzazione.
#1. Valuta la strategia di prezzo
Uno degli aspetti più cruciali da considerare quando si seleziona un'agenzia di viaggi aziendali è la struttura dei prezzi. I costi associati all'utilizzo dei loro servizi dovrebbero essere ragionevoli, soprattutto nel corso di un periodo di tempo più lungo. Per questo motivo, si suggerisce di avvalersi dell'aiuto di una società di gestione dei viaggi aziendali professionale. Sfruttando la loro vasta rete nel settore del turismo, saranno in grado di ottenere notevoli risparmi su biglietti aerei, trasporti pubblici e alloggio. Puoi ricevere gli stessi vantaggi, risparmiando una notevole quantità di denaro su ogni viaggio di lavoro.
#2. Livello di personalizzazione regolabile
La destinazione e il motivo dei tuoi viaggi di lavoro potrebbero essere ogni volta diversi. Nel caso di personale che partecipa a un seminario in un paese straniero, l'organizzazione ospitante si occupa tipicamente della sistemazione alberghiera. Il tuo dirigente potrebbe avere requisiti di viaggio e alloggio distinti se ha intenzione di incontrare un cliente per finalizzare un contratto commerciale. Ecco perché è fondamentale per la tua azienda collaborare con un'agenzia di viaggi aziendali che offra itinerari su misura.
#3. Competenza nel settore
Prima di firmare un contratto con un'azienda di gestione dei viaggi, dovresti pensare al loro livello di esperienza nel settore. Ci sono agenzie di viaggio che si occupano solo di viaggi nazionali e ci sono agenzie che gestiscono solo escursioni internazionali. Scegli le società di gestione dei viaggi aziendali che soddisfano tutte le tue esigenze in un'unica comoda posizione. Solo un'azienda esperta può garantire risultati di qualità. Saranno sempre disponibili ad aiutarti e avranno le risorse per farlo bene.
#4. Disponibilità della tecnologia
La tecnologia gioca un ruolo fondamentale nella gestione dei viaggi d'affari di oggi. Per fornire ai propri clienti le soluzioni di gestione dei viaggi più efficaci, la maggior parte dei fornitori di servizi si affida a tecnologie all'avanguardia. Assicurati di lavorare con società di gestione dei viaggi aziendali i cui sistemi utilizzano gli strumenti, le tecnologie e le tendenze più recenti. Saranno in una posizione superiore per soddisfare tutte le vostre esigenze di trasporto.
Vantaggi delle società di gestione dei viaggi aziendali
Assumere una società di gestione dei viaggi aziendali ha diversi vantaggi.
#1. Tenere sotto controllo i costi
Le società di gestione dei viaggi d'affari offrono strumenti per gestire e automatizzare il processo di rendicontazione delle spese, consentendo alle aziende di tenere meglio sotto controllo quanto viene speso per i viaggi d'affari.
#2. Assistenza per i viaggiatori d'affari
I viaggiatori d'affari possono accedere ai servizi di un'azienda che gestisce i viaggi di lavoro XNUMX ore su XNUMX, tutti i giorni della settimana. In caso di un imprevisto o di un cambiamento nell'organizzazione del viaggio, questo può tornare utile.
#3. Soluzione per la gestione dei viaggi
La prenotazione di voli e hotel, l'organizzazione del trasporto e l'offerta di assistenza ai clienti sono tra i servizi che le società di gestione dei viaggi d'affari possono fornire alle imprese.
#4. Costi di viaggio inferiori
Le società di gestione dei viaggi d'affari sono in grado di far risparmiare denaro ai propri clienti fornendo loro tariffe speciali su voli, hotel e altro.
Cosa fa un pianificatore di viaggi aziendali?
L'organizzazione del viaggio dei dipendenti di un'organizzazione è gestita da un pianificatore di viaggio aziendale. Tutto, dalla pianificazione di riunioni, alla prenotazione di un tavolo in un ristorante e all'organizzazione di varie forme di trasporto via terra
Come posso ottenere clienti per viaggi aziendali?
- Stabilisci un programma di pubblicazione.
- Scatta foto dei tuoi viaggi in modo da avere sempre cose da condividere.
- Segui altri account di viaggio per avere idee.
- Assumi un gestore di social media.
- Utilizza le app di pianificazione dei social media per automatizzare i tuoi post.
Come si diventa un responsabile dei viaggi aziendali?
- Ottieni la giusta istruzione e formazione.
- Impara GDS.
- Inizia con il piede giusto.
- Rete, rete, rete.
- Conosci l'industria dei viaggi dentro e fuori.
- Diventa un maestro della comunicazione.
- Pensa in modo strategico.
- Sii ben organizzato.
Che tipo di supporto possono aspettarsi le aziende da un servizio di gestione dei viaggi aziendali?
Puoi contare su un'assistenza completa in tutte le fasi. L'intero itinerario sarà predisposto per te in anticipo. Avranno misure di riserva in atto per garantire il tuo comfort, sicurezza e protezione nel caso in cui qualcosa vada storto.
Posso risparmiare denaro assumendo un servizio di gestione dei viaggi aziendali?
L'utilizzo di uno specialista di viaggi d'affari è senza dubbio conveniente. I loro soci e partner commerciali offrono loro enormi sconti. Godrai degli stessi vantaggi, che equivalgono a risparmi significativi su ogni singolo viaggio.
Qual è il valore della gestione dei viaggi aziendali?
I servizi di gestione dei viaggi aziendali sono popolari perché aiutano le aziende a risparmiare denaro sui viaggi di lavoro. Costi come alloggio, copertura medica, trasporto e pasti sono tutti presi in considerazione. Un'agenzia di viaggi aziendale professionale saprà come individuare o negoziare le tariffe più vantaggiose per la propria clientela.
Perché è importante un responsabile dei viaggi aziendali?
I manager dei viaggi d'affari sono responsabili della supervisione e dell'amministrazione delle politiche di viaggio dell'azienda, nonché della gestione delle spese di viaggio d'affari, della gestione dei contratti con fornitori e partner, del monitoraggio delle esigenze dei viaggiatori d'affari e dell'identificazione delle riduzioni dei costi .
Di quali competenze hai bisogno per essere un Travel Manager?
Ci sono molte persone con cui un travel manager dovrà parlare al telefono per aiutare i dipendenti con i loro problemi di viaggio. Un travel manager deve essere in grado di valutare la situazione e offrire tempestivamente soluzioni praticabili. Costruire un rapporto con i fornitori di viaggi locali e negoziare prezzi migliori richiede forti capacità interpersonali.
Considerazioni finali
Lavorare con rinomate società di gestione dei viaggi aziendali è una mossa intelligente se la tua organizzazione invia spesso personale in viaggio d'affari. Potresti essere in grado di risparmiare tempo, denaro e fatica. Scegliere le migliori società di gestione dei viaggi aziendali di solito è una buona idea. Le migliori società di gestione dei viaggi aziendali lavoreranno con te per sviluppare una strategia per la gestione di tutti gli aspetti dei tuoi viaggi di lavoro adattati alle tue esigenze specifiche.
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Riferimenti
