La gestione di un'associazione richiede molto lavoro per una posizione spesso volontaria. In qualità di manager dell'associazione, potresti sentirti spesso oberato da doveri, tra cui l'espansione delle iscrizioni, l'amministrazione quotidiana, le comunicazioni con i membri e la gestione del personale. Nonostante i loro sforzi, molte associazioni raramente raggiungono i risultati desiderati. In media il 52% dei membri è inattivo, secondo alcune statistiche del rapporto sullo stato della gestione della comunità 2022. Solo l'11% condivide attivamente, mentre il 7% agisce e risponde. Sebbene ci siano varie cause per questo, sono solo sintomi del problema più grande: una cattiva gestione delle associazioni. Dal momento che il COVID-19 ha costretto la maggior parte delle operazioni a essere condotte online, i sistemi di gestione delle associazioni possono aiutarti rilevando la gestione della tua associazione.
Cosa sono i sistemi di gestione delle associazioni (AMS)?
Lo strumento di amministrazione all-in-one noto come AMS, o sistemi di gestione delle associazioni, include una piattaforma per l'organizzazione di eventi, un costruttore di siti Web dell'organizzazione, un database di contatti online, un sistema di comunicazione (e-mail) e altro ancora.
Se gestisci un'associazione, AMS può virtualmente rimuovere tutto il tuo lavoro amministrativo:
- Elabora rapidamente donazioni, commissioni e pagamenti online.
- Stabilire sistemi di pagamento e promemoria per la registrazione di eventi online.
- L'utilizzo di fatture, e-mail e newsletter automatizzate migliorerà la comunicazione tra i membri.
- Crea un sito Web raffinato e semplice da costruire in cui puoi pubblicare una sezione di notizie, annunci, risorse, directory dei membri, calendario degli eventi e altro ancora.
- Mantieni un database di contatti aggiornato, ricercabile e completo.
- Crea rapidamente e facilmente riepiloghi, analisi e rapporti finanziari sui membri.
- Automatizzando molte più faccende amministrative, la tua azienda può risparmiare tempo e denaro.
Cosa cercare nei sistemi di gestione delle associazioni
L'AMS che soddisfa al meglio le esigenze della tua azienda sarà in ultima analisi l'opzione migliore.
Confrontare le possibilità è piuttosto semplice; tuttavia, dovresti prendere in considerazione i seguenti fattori per identificare l'opzione migliore per te:
- Ci sono costi di avvio? Quali sono i costi di assistenza? Costi di transazione aggiuntivi?
- Il sistema è semplice da imparare?
- Con quale rapidità è necessario configurare il software?
- Quali caratteristiche specializzate vorresti?
- Hai bisogno di integrazione con altre piattaforme, come WordPress o QuickBooks?
- Il sistema è sicuro?
Quali sono le caratteristiche dei sistemi di gestione delle associazioni?
Presta molta attenzione alle seguenti funzionalità quando selezioni il software di gestione delle associazioni:
#1. Gestione dei membri
Dovresti essere in grado di salvare, modificare e utilizzare le informazioni sui tuoi membri nel database dei contatti del tuo AMS.
Il tuo sito web dovrebbe aggiornare immediatamente il database con le nuove informazioni quando si iscrivono nuovi membri.
Alcuni sistemi consentono ai membri di accedere a un portale riservato ai membri sul tuo sito Web e di aggiornare le loro informazioni, il che può anche essere utile.
#2. Elaborazione e gestione dei pagamenti
Dovresti essere in grado di ricevere ed elaborare pagamenti come quote associative, contributi e quote di iscrizione agli eventi utilizzando il tuo AMS.
Dovrebbe essere in grado di inviare automaticamente ricevute e solleciti.
#3. Costruttore di siti web
Dovresti essere in grado di creare e modificare il tuo sito Web utilizzando il builder drag-and-drop incluso con il tuo AMS.
Inoltre, il tuo sito Web e il database dei contatti dovrebbero funzionare insieme senza problemi.
#4. Marketing via email
Dovresti essere in grado di dividere i tuoi elenchi in base a particolari attributi e inviare e-mail manuali e automatiche ai tuoi membri (ad esempio, membri scaduti, in scadenza, partecipanti all'evento, ecc.)
#5. Gestione eventi
Dovrebbe essere possibile per i tuoi membri vedere eventi futuri, registrarsi, acquistare biglietti e ricevere notifiche prima e dopo l'evento.
#6. Contabilità e finanze
Dovresti essere in grado di tenere traccia dei fondi ricevuti e previsti (quote associative, regali, ecc.) e avere una comprensione generale della situazione finanziaria della tua azienda.
#7. Reportistica e analisi
Rapporti e KPI che sono cruciali per lo sviluppo della tua azienda dovrebbero essere facili da estrarre (entrate, partecipanti all'evento, nuovi membri, ecc.)
Personifica il sistema di gestione delle associazionis
Le principali organizzazioni incentrate sui membri e orientate alla missione ricevono software aziendale e soluzioni di servizi da Personificare, consentendo loro di aumentare il valore dei membri attraverso la migliore tecnologia e le migliori pratiche del settore.
Stai cercando un partner impegnato e compassionevole che sostenga il tuo sviluppo? Personify può personalizzare, combinare e modificare le sue soluzioni di Community Experience per soddisfare le tue mutevoli esigenze e promuovere legami più forti all'interno del tuo quartiere. A loro piace ascoltare e niente li rende più felici del rafforzare i legami che sono alla base del tuo successo.
I migliori sistemi di gestione delle associazioni
#1. Albicocca selvatica
Ogni giorno WildApricot aiuta migliaia di associazioni a gestire i propri membri.
Un'app mobile, una directory dei membri, una sezione riservata ai membri, un sistema di pagamento automatizzato dei membri e un costruttore di siti Web con trascinamento della selezione sono tra le funzionalità. Grazie all'API aperta di WildApricot e alla connettività WordPress e Quickbooks, puoi adattare il programma per soddisfare le tue esigenze specifiche.
- Il prezzo parte da $ 48/mese
- Piano base gratuito
- Prova gratuita di 30
#2. Commercio MC
Il software di gestione delle iscrizioni all-in-one MC Trade di MemberClicks è progettato per le associazioni di categoria e le camere di commercio. Dispone di ampi database di membri, sistemi di contabilità automatica e rapporti approfonditi. Per aiutarti a ottenere il massimo dall'AMS, MemberClicks fornisce anche formazione sul sistema.
- Prezzo disponibile su richiesta
- Demo disponibile su richiesta
#3. MC professionale
La soluzione ideale per le associazioni professionali è MC Professional di MemberClicks. Le sue funzionalità sono orientate ad attrarre nuovi membri, aumentare i tassi di fidelizzazione dei membri e automatizzare le attività di gestione delle iscrizioni. Inoltre, è una scelta fantastica per le organizzazioni che ospitano numerosi eventi.
- Prezzo disponibile su richiesta
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#4. TreSessanta
Uno dei principali fornitori di soluzioni digitali per associazioni, enti di beneficenza e gruppi di salute e benessere è ThreeSixty di Personify. Alcune delle più grandi associazioni negli Stati Uniti, come la YMCA, l'Alzheimer's Association e la National Association of Secondary School Principals, li usano per la gestione dell'associazione.
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#5. 123Iscriviti
Il software per la gestione delle associazioni di 123Signup ha molte funzionalità che possono automatizzare la tua iscrizione. Tenere traccia delle finanze, delle registrazioni, dei sondaggi, delle donazioni e dei crediti formativi della tua organizzazione è essenziale.
- Costo di installazione di $ 299 + una delle due opzioni:
- $ 49- $ 189 al mese + $ 0.30- $ 0.35 per membro
- $ 1.50 + 2% per transazione
- Demo disponibile su richiesta
#6. Euclide ClearVantage
Con oltre 25 moduli per membri, eventi, prodotti/inventario, certificati, documenti, raccolta fondi, finanze e altro ancora, ClearVantage di Euclid è un sistema completo di amministrazione delle associazioni. Semplificano la visualizzazione di un quadro completo di ciascun membro, inclusi i loro hobby, comportamenti passati, acquisti, ecc.
- Commissione di installazione di $ 10,000, i piani partono da $ 1,075 al mese
- Demo disponibile su richiesta
#7. Attenzione
Exware è un semplice programma di amministrazione dell'associazione che offre un sacco di funzionalità, come annunci di lavoro, pagine di donazioni con obiettivi della campagna, newsletter elettroniche con statistiche disponibili, un modulo di annunci e altro ancora.
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Società di software di gestione dell'associazione
Le società di gestione delle associazioni (AMC) sono organizzazioni a scopo di lucro che sovrintendono alle associazioni per sostenerne l'espansione e il successo. Le società professionali, le associazioni di categoria, le organizzazioni no profit e filantropiche possono gestire con successo le loro operazioni quotidiane e promuovere i loro obiettivi a lungo termine grazie alla loro esperienza, forza lavoro e risorse. Gli AMC forniscono alle associazioni alti livelli di competenza e responsabilità in modo che possano continuare ad aumentare il valore e la rilevanza della loro organizzazione per i membri.
L'approccio AMC consente di personalizzare tutti i servizi per soddisfare determinati obiettivi. Gli AMC utilizzano risorse condivise tra più clienti dell'associazione per aumentare i mezzi e le capacità, tra cui l'appartenenza, il marketing, la finanza e altre aree, indipendentemente dal fatto che la tua organizzazione non profit stia cercando una gestione a servizio completo o servizi specifici, come pianificazione strategica, sviluppo dell'appartenenza, comunicazioni e di più.
Le organizzazioni senza scopo di lucro possono trarre grandi vantaggi dalla conoscenza e dall'esperienza dei membri dell'Istituto AMC. AMC Institute Attraverso best practice collaudate nel tempo, gli AMC offrono una vasta esperienza nella gestione delle associazioni. Hanno competenze e conoscenze ampie e varie perché sovrintendono a più associazioni.
Gli AMC sono una scelta eccellente per amministrare molte organizzazioni di beneficenza perché offrono ai loro clienti flessibilità, agilità e vantaggi finanziari senza pari.
Il lavoro con gli AMC può essere svolto principalmente in due modi:
#1. Servizio completo:
Molti AMC fungono da quartier generale dell'organizzazione, fornendo un dirigente esperto per lavorare con una combinazione unica di altre risorse del personale AMC, gestendo le operazioni quotidiane, supportando i membri e fungendo da volto pubblico dell'organizzazione, il tutto con membri del personale che sono esperti nelle aree critiche della gestione e delle operazioni dell'associazione che sono cruciali per il successo.
Il mantenimento di un AMC può comportare un aumento del potere d'acquisto, una maggiore produttività dei dipendenti e una riduzione dei costi generali, che sono significativi in questa economia. Gli AMC forniscono una gestione chiavi in mano per tutte le aree operative, comprese le operazioni quotidiane, l'appartenenza, il marketing e la creazione di politiche (inclusi personale, spazi per uffici, attrezzature, contratti, tecnologie e servizi per i membri).
#2. Servizi in outsourcing:
Poiché gli AMC forniscono scalabilità del servizio - dipendenti e risorse dove e quando necessario - le aziende spesso preferiscono una strategia esternalizzata. I membri dello staff di AMC lavorano come un'estensione del personale per aiutare a soddisfare le esigenze uniche di un cliente perché sono esperti nei servizi di gestione delle associazioni. AMC può esternalizzare la gestione esecutiva, amministrativa e finanziaria, la pianificazione strategica, lo sviluppo dei membri, gli affari pubblici e le attività di lobbying, l'istruzione e lo sviluppo professionale, la ricerca statistica, la gestione delle riunioni e i servizi di marketing e comunicazione.
Vantaggi di Società di software di gestione dell'associazione
Gli AMC offrono una vasta gamma di vantaggi e benefici, come ad esempio:
Benefici operativi e di personale:
- personale e servizi personalizzati
- vasta gamma di esperienza
- Migliore allocazione del personale e delle risorse Gestione quotidiana e continua del personale
- Best practice comprovate nella gestione e strumenti e risorse di prim'ordine
Vantaggi finanziari/aziendali:
- guadagni di efficienza dall'utilizzo di risorse condivise
- aumento del potere d'acquisto
- ridotto rischio commerciale
Benefici a lungo termine:
- Maggiore soddisfazione dei membri grazie alla professionalità e alla reattività del personale Libertà dalle operazioni quotidiane per mantenere l'attenzione dei consigli di amministrazione su missione e strategia
- Comprese tattiche e concetti all'avanguardia
- Scalabilità per consentire la futura espansione o contrazione dell'organizzazione
Conclusione
L'AMS che scegli avrà un impatto sulla tua produttività, sull'esperienza di iscrizione e sull'espansione della tua organizzazione. Il budget, la dimensione prevista dell'iscrizione e la disponibilità a pagare le spese di configurazione o di transazione sono tutti fattori importanti da considerare.
Puoi anche pensare di lavorare con una società di gestione di associazioni se disponi di un budget considerevole e preferisci un approccio più diretto.
Sistema di gestione dell'associazione FAQ
Cosa fa il software AMS?
Il software di gestione dell'organizzazione, o AMS in breve, è uno strumento di gestione completo che include una piattaforma per l'organizzazione di eventi, un costruttore di siti Web di associazioni, un database di contatti online, strumenti di comunicazione (e-mail) e altro ancora.
Cosa sono i sistemi associativi?
I sistemi di associazione sono raccolte o tratti di fibre nervose che collegano numerose parti di una singola suddivisione del sistema nervoso centrale, come le varie regioni della corteccia cerebrale oi vari segmenti del midollo spinale.
AMS è un sistema ERP?
La piattaforma Microsoft Dynamics AX è la base per la soluzione software ERP (Enterprise Resource Planning) nota come Advanced Manufacturing Software (AMS).
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Riferimenti
