Gli strumenti di gestione del viaggio possono aiutarti a comprendere meglio le esigenze dei tuoi clienti, che possono essere utilizzati per creare e visualizzare strategie promozionali su misura per le loro esigenze. Puoi confrontare un sistema di gestione dei viaggi con l'unità di elaborazione centrale (CPU) del tuo computer. Poiché è un sistema così importante, ti consigliamo di assicurarti di utilizzare la piattaforma giusta per i viaggi della tua azienda. In questo articolo imparerai i migliori strumenti gratuiti che puoi utilizzare quando cerchi un software di gestione dei viaggi.
Che cos'è un sistema di gestione dei viaggi?
Un sistema di gestione dei viaggi (TMS) è una piattaforma software completa che facilita la gestione di tutti gli aspetti del settore dei viaggi, dai fornitori di servizi alle prenotazioni, al monitoraggio dei prezzi, all'analisi dell'inventario e altro ancora.
Questo software gratuito di gestione dei viaggi può includere tutti i tipi di viaggio, come hotel, automobili, autobus, treni e aerei, nonché pacchetti turistici individuali o di gruppo. Le aziende utilizzano questi strumenti per semplificare le decisioni di acquisto, centralizzare i record delle spese di viaggio dei dipendenti e gestire i budget di gestione delle trasferte aziendali. Il sistema di gestione dei viaggi consente agli utenti di prenotare e segnalare gli acquisti di viaggio senza utilizzare agenti o inviare ricevute di auto-acquisto.
Inoltre, questo software migliora la visibilità tra manager e dipendenti quando si tratta di trasferte aziendali e consente a contabili e manager di eseguire report e rimborsare i dipendenti. Garantisce inoltre che i viaggi di lavoro dei dipendenti siano conformi alla politica aziendale. Sebbene i prodotti di questa categoria si integrino frequentemente o includano funzioni di gestione delle spese e di monitoraggio del chilometraggio, il software gratuito di gestione dei viaggi si concentra esclusivamente sulla rendicontazione delle spese di viaggio.
Qual è il ruolo dei servizi di gestione dei viaggi?
Oltre alle prenotazioni di voli e hotel, il TMC offrirà charter di aeromobili, lounge aeroportuali, parcheggio e trasferimenti, richieste di posti letto in hotel, noleggio auto, autisti, cambio valuta, viaggi di gruppo, fatturazioni alberghiere, assicurazioni, viaggi di piacere, viaggi marittimi, pasti richieste, incontri e saluti, acquisizione di passaporti e visti, biglietti ferroviari, servizi di roadshow e sourcing di sedi. Ogni prenotazione viene effettuata in conformità con la politica di viaggio dell'azienda, che si basa su un database di profili di viaggiatori e dipendenti.
Altri servizi di gestione che vengono forniti frequentemente includono reportistica MIS, gestione dell'account, gestione del rischio, gestione dei costi/spese, monitoraggio/sicurezza dei viaggiatori e aderenza alle politiche di viaggio. Molti TMC ora offrono strumenti di prenotazione automatica online, consentendo alle organizzazioni di effettuare le proprie prenotazioni e prenotazioni di voli e hotel. Inoltre, i TMC spesso elaborano prezzi preferenziali e programmi di premi associativi con fornitori e fornitori.
Quali sono le funzionalità del software gratuito di gestione dei viaggi?
Il software gratuito per la gestione dei viaggi ha le seguenti caratteristiche:
- Prenotazioni alberghiere e aeree
- Fare itinerari da maestro
- Gestione individuale del programma
- Coordinamento degli orari dei membri del team
- Reportistica e monitoraggio delle spese di viaggio
- Pagamento e rendicontazione delle tasse
- Sincronizzazione del calendario per i piani di viaggio
- Conservazione dei documenti di viaggio
- Assistenza in caso di cancellazione dei voli
- Aggiornamenti alle condizioni della destinazione
- Sicurezza e sicurezza dei viaggiatori
- Gestione delle politiche di viaggio
- Applicazione per dispositivi mobili.
- Promemoria e avvisi per i viaggiatori
- Aggiornamenti alle previsioni meteo
I vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione dei viaggi
- Puoi assegnare automaticamente i lead ai membri del team.
- Con l'aiuto di un'integrazione di telefonia di terze parti, puoi connettere il tuo sistema CRM con il tuo sistema telefonico esistente.
- Hai la possibilità di taggare i lead in entrata come "caldi", "caldi" o "freddi". Questo ti aiuterà a concentrarti prima sulla conversione dei lead più interessanti.
- Se disponi di cartelloni pubblicitari, puoi collegarli alla tua e-mail per raccogliere chiamate ed e-mail.
- Quando viene generato un lead, viene creato automaticamente un account cliente e, se il lead è esistente, il vecchio account viene aggiornato.
- Puoi anche tenere traccia delle menzioni della tua azienda sui social media con una facile integrazione dell'API.
- Da una comoda posizione, puoi tenere traccia del numero di lead generati da ciascuna fonte. Puoi anche identificare i metodi di acquisizione più fruttuosi utilizzati per il piombo. Le telefonate e le e-mail che provengono dai tuoi cartelloni pubblicitari possono essere inviate direttamente alla tua casella di posta.
- Gli strumenti di gestione dei viaggi ti consentono di ordinare i lead da moduli del sito Web, popup, social media e chat dal vivo senza utilizzare più fogli di calcolo. Guarda come arrivano i tuoi contatti nella tua casella di posta centrale.
Perché è importante un sistema di gestione dei viaggi?
Un buon sistema di gestione dei viaggi centralizza i dati di viaggio e il processo decisionale e si integra con altri componenti aziendali, migliorando le operazioni.
Come funzionano le società di gestione dei viaggi?
In genere comporta la definizione di una politica di viaggio, la comunicazione con i fornitori, l'effettuazione di prenotazioni e l'assistenza nel monitoraggio e nella gestione dei costi e delle spese di viaggio. Sono responsabili della gestione dell'organizzazione del viaggio di un cliente.
Quali sono i pilastri della gestione del viaggio?
A causa delle numerose parti mobili e delle considerazioni che rendono sicuro un viaggio, gli strumenti di gestione del viaggio possono essere complessi. Questi quattro pilastri sono essenziali per rendere un viaggio di lavoro gratificante e di successo, nonostante le difficoltà che possono sorgere.
# 1. Sicurezza dei dipendenti
La sicurezza dei dipendenti durante i viaggi aziendali è una priorità assoluta per la maggior parte delle aziende, indipendentemente dal settore. La crescita dei volumi di viaggi d'affari e i cambiamenti dovuti a cambiamenti climatici, disastri naturali, attività terroristiche, incidenti e disordini politici hanno creato la necessità per le aziende di disporre di un programma di sicurezza dei viaggi d'affari completo e strutturato.
Gli amministratori dei viaggi d'affari possono colmare le lacune delle politiche e preparare le loro aziende per le future sfide di sicurezza man mano che i viaggi sicuri crescono. Iniziative preventive per assistere i dipendenti, come briefing sulla sicurezza, formazione e documenti prima del viaggio, possono infondere un senso di sicurezza nei dipendenti. Questo, a sua volta, può portare a una maggiore produttività e fedeltà dei dipendenti, aumentando l'attività.
#2. Efficienza dei costi
Il costo dei viaggi d'affari è il secondo costo operativo più alto per la maggior parte delle organizzazioni. I viaggi di lavoro sono fondamentali sia per il mantenimento che per l'espansione di un'attività e, con l'aumento dei costi di viaggio, sta diventando sempre più importante per le aziende promuovere livelli più elevati di efficienza nei loro programmi di viaggio gestiti.
I costi di viaggio di un'organizzazione includono molto più del semplice costo dei biglietti aerei. Le organizzazioni devono considerare tutti i costi di acquisto, gestione e utilizzo dei viaggi per determinare l'impatto finanziario totale. Questi sono alcuni esempi:
- Costi di front-end: Questi includono i soldi che un'azienda spende per "dovere di diligenza", "gestione dei viaggi", "appalti", "fornitori" e amministrazione del "contratto".
- Spese e spese di viaggio: Il costo del viaggio comprende l'acquisto di biglietti, i costi di parcheggio, i costi di noleggio o noleggio del veicolo, nonché i costi di manutenzione e carburante. Le spese di alloggio, le spese di viaggio e i reclami assicurativi possono comportare costi aggiuntivi.
- Costi di back-end: I costi di fatturazione e di elaborazione delle spese, i costi di gestione e di rendicontazione ed eventualmente i costi di contenzioso sono altre spese significative quando si viaggia all'estero, soprattutto data la volatilità dei tassi di cambio.
#3. Produttività
Nell'ambiente di lavoro ad alta pressione odierno, il 46% della forza lavoro soffre di stress a causa di scadenze ravvicinate, conflitti tra colleghi, orari di lavoro lunghi, ecc. I dipendenti molto stressati ottengono scarsi risultati. Ciò si riflette in un minore impegno sul lavoro, una diminuzione della produttività e un aumento dell'assenteismo. Viaggiare per affari può esporre i dipendenti a variabili al di fuori del loro controllo, come i ritardi dei voli. Questo può aumentare la probabilità di stress.
È stato scoperto che l'87% dei viaggiatori d'affari ritiene che la qualità dei propri viaggi d'affari abbia un impatto sui risultati aziendali. L'accesso a determinate strutture e la connettività Wi-Fi è fondamentale per un viaggio d'affari di successo per il moderno viaggiatore d'affari. Tempi di transito lunghi, ambienti di lavoro ostili durante il viaggio, posizioni scomode in hotel e pasti, tra le altre cose, possono causare stress a un viaggiatore d'affari.
Tuttavia, la disponibilità di valuta estera è una delle principali preoccupazioni per i viaggiatori internazionali a causa delle restrizioni sul trasporto di valuta estera. Ciò è particolarmente vero per i viaggi a lunga distanza che includono più destinazioni. I viaggiatori d'affari a volte sono tenuti a portare più valute per tali viaggi, il che può essere stressante. Avere una carta di viaggio forex può alleviare notevolmente queste preoccupazioni.
Questi elementi che inducono stress possono ridurre la produttività dei dipendenti interrompendo la loro tranquillità e distraendoli dagli obiettivi aziendali. I dipendenti devono sentirsi rilassati e riposati in tutte le fasi del viaggio al fine di massimizzare lo scopo di un viaggio di lavoro. Ciò consente loro di concentrarsi esclusivamente sul proprio lavoro, ottenendo prestazioni migliori. Oltre il 90% di questi viaggiatori d'affari concorda sul fatto che i viaggi d'affari hanno un impatto sulla soddisfazione e sulle prestazioni lavorative. Ciò è particolarmente vero tra i millennial, che credono che per essere produttivi, affari e piacere debbano andare di pari passo.
#4. Trasparenza
Il settore dei viaggi d'affari, come qualsiasi altro, ha acquirenti e venditori, oltre a una rete di partner che aiutano a colmare il divario tra domanda e offerta. La catena di fornitura di un acquirente di viaggi è complessa, con compagnie aeree, hotel, fornitori di servizi di trasporto, società tecnologiche, fornitori di servizi di pagamento, GDS, TMC e altri coinvolti. Questi fornitori e partner hanno contratti non solo con gli acquirenti ma anche tra loro, aumentando la complessità della catena di approvvigionamento. Le compagnie aeree e gli hotel hanno accordi con i GDS; I GDS hanno accordi con i TMC e i TMC hanno accordi con compagnie aeree e hotel, tutti separati dall'accordo di ciascuna parte con l'acquirente. Esiste una complessa rete di interdipendenze tra questi partecipanti.
Di conseguenza, un flusso complesso e impercettibile di pagamenti, incentivi, commissioni, bonus, override, sconti, esenzioni e favori scorre lungo tutta la catena del valore. Questo rappresenta un problema per i travel manager. Con l'avvento della prenotazione online e la crescente importanza della sicurezza dei dati personali, aumenta la necessità di garantire che non si verifichino fughe di dati in termini di dipendenti che viaggiano per affari. Sebbene gli accordi di terze parti includano sempre clausole di riservatezza e non divulgazione, le società devono garantirne l'efficacia.
La trasparenza in merito alla soddisfazione dei viaggiatori può aiutare le aziende non solo a trattenere e attirare dipendenti, ma anche a migliorare il ROI dei viaggi. La trasparenza nelle aree summenzionate può aiutare i travel manager a migliorare l'efficacia dei viaggi della loro azienda.
Quale tecnologia usano gli agenti di viaggio?
Con così tante tecnologie che bombardano costantemente l'industria dei viaggi, può essere difficile selezionare le opzioni e le opportunità per trovare ciò che andrà a beneficio anche degli agenti di viaggio più tecnologicamente esperti.
La tecnologia mobile, i social media e il tocco umano sono tra le tecnologie più critiche che un agente di viaggio deve utilizzare. Gli agenti esperti di tecnologia di oggi devono essere mobili, in grado di connettersi con i propri clienti e accedere ai dati di viaggio critici da qualsiasi dispositivo (notebook, tablet e smartphone) in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Inoltre, i social media non stanno scomparendo e uno scrittore del settore ha affermato che gli agenti di viaggio devono "acquisire una personalità". Costruisci una presenza sui social media e integrala nelle strategie di marketing e comunicazione. I social media sono uno degli strumenti di gestione dei viaggi più importanti che le grandi aziende utilizzano per aumentare la consapevolezza del marchio e le relazioni con i clienti.
Infine, c'è il tocco umano. Nessuna tecnologia al mondo potrà mai sostituire il valore del tocco umano. Computer e analisi possono generare una miriade di dati di tendenza, ma spetta al travel manager o all'agente utilizzare tali dati per personalizzare il viaggio di ogni cliente. Gli esseri umani costruiscono relazioni, non la tecnologia.
Conclusione
Quando si tratta di viaggi d'affari, un sistema di gestione dei viaggi promuove la visibilità tra manager e dipendenti e consente a contabili e manager di eseguire report e retribuire i dipendenti. Spero che questa guida ti possa essere d'aiuto.
Domande frequenti sul sistema di gestione del viaggio
Quali sono le caratteristiche della gestione del turismo?
Significa gestire una pletora di attività come la ricerca di destinazioni del tour, la pianificazione del tour, l'organizzazione del viaggio e la fornitura di alloggio. Include anche iniziative di marketing per invogliare i turisti a visitare destinazioni specifiche.
Come si può migliorare la gestione dei viaggi?
5 passaggi per il miglior flusso del processo di gestione del viaggio
- Stabilisci le priorità per amministratori, manager e viaggiatori.
- Utilizza una piattaforma di prenotazione che consente ai viaggiatori di effettuare le proprie prenotazioni.
- Semplifica le tue politiche e il processo di approvazione.
- Assistere i viaggiatori nell'ottenere assistenza diretta.
Che cos'è un software di viaggio?
Il software per agenzie di viaggio è un tipo di software che aiuta le aziende a gestire un'ampia gamma di prodotti di viaggio, come voli, hotel e attività. Con questo software, le aziende possono offrire pacchetti, preventivi e itinerari, avviare campagne di marketing, elaborare pagamenti e tenere traccia della salute finanziaria dell'organizzazione.
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