La segreteria visiva è uno strumento che ti consente di selezionare i messaggi vocali da riprodurre, cancellare, organizzare o a cui rispondere tramite SMS o telefonata. Visualizza un elenco dei tuoi messaggi vocali in un'interfaccia simile a un'e-mail, completa di ID chiamante, numero di telefono, durata, data e ora. Include una dashboard per la gestione dei messaggi vocali in arrivo, che porta a una migliore produttività. Continua a leggere per scoprire come funziona un messaggio vocale visivo, inclusi i suoi vantaggi e come puoi risolvere i problemi se non funziona sul tuo telefono.
Come funziona la segreteria visiva?
Quando un chiamante lascia un messaggio audio di base, questo viene visualizzato nella dashboard della posta vocale visiva, dove tutti i messaggi sono archiviati in un unico elenco. Invece di chiamare un numero e ascoltare i messaggi vocali in ordine, usa l'app di posta vocale visiva e tocca qualsiasi messaggio. L'app visualizza tutte le informazioni rilevanti sul messaggio, come il numero del contatto, la durata, la data e l'ora.
Gli utenti delle app di posta vocale visiva possono ascoltare o leggere il messaggio. L'utente potrà quindi scegliere se eliminare il messaggio, salvare il messaggio vocale o selezionare altre opzioni dalla stessa schermata. È possibile rispondere ai messaggi tramite SMS o telefonata oppure è possibile inoltrare i messaggi vocali alla propria e-mail o a un altro destinatario, a seconda dell'operatore telefonico aziendale.
Caratteristiche di Visual Voicemail
I sistemi di posta vocale visiva includono alcune funzionalità uniche, come la possibilità di trascrivere i messaggi audio in testo e progettare il saluto della posta vocale. Ecco tutto ciò che devi cercare in un affidabile sistema di posta vocale visiva.
#1. Trascrizione messaggi vocali
La trascrizione dei messaggi vocali è una caratteristica importante dei messaggi vocali visivi in cui il contenuto audio dei messaggi vocali viene trascritto in testo leggibile. Diventa uno strumento che fa risparmiare tempo, fornendo agli utenti un'idea di cosa contiene il messaggio vocale senza richiedere loro di ascoltarlo e decidere quale azione intraprendere. Ciò consente di risparmiare tempo quando sei in viaggio e devi controllare rapidamente la segreteria telefonica, su dispositivi iOS o Android.
#2. Voicemail-to-email o SMS-to-email
Diverse compagnie telefoniche consentono di condividere le informazioni sui messaggi vocali con altri inviando un'e-mail o un SMS al messaggio vocale trascritto. Ciò ti consente di inviare messaggi vocali direttamente alla tua e-mail o ai compagni di squadra che devono essere tenuti aggiornati. Consente inoltre di inviare il messaggio vocale come allegato in modo che altri possano ascoltare il messaggio.
#3. Messaggi di saluto in segreteria
I saluti personalizzati sono un'altra caratteristica importante dei sistemi di posta vocale visiva. Le persone personalizzano i messaggi di saluto della segreteria telefonica per fornire il tono appropriato per ricevere una chiamata. Diverse aziende forniscono una varietà di alternative di saluto professionali per aiutarti a ottenere l'esperienza desiderata.
I vantaggi della segreteria visiva
La segreteria visiva ti consente di gestire tutti i tuoi messaggi audio in un'unica posizione anziché esaminarli uno per uno. Ecco alcuni dei vantaggi dell'inclusione della posta vocale visiva nel tuo stack di comunicazioni:
#1. Recupero rapido dei messaggi
Considera l'esperienza di posta vocale standard: ci vuole tempo per accedere, ascoltare i messaggi e quindi estrarre le informazioni chiave da quella che spesso può essere una registrazione vocale difficile da capire. Questo non è il caso di Visual Voicemail e l'esperienza semplificata può davvero farti risparmiare tempo e aumentare significativamente la tua produttività.
Non dovrai connetterti per ascoltare i tuoi messaggi con Visible Voicemail. Poiché il provider di posta vocale della tua azienda ha già trascritto i tuoi messaggi, non perderai tempo ad ascoltare e prendere appunti. Non ti resta che leggerlo, proprio come faresti con un messaggio di testo, un'e-mail o altri tipi di comunicazione visiva.
Inoltre, non dovrai più cercare determinati messaggi. Piuttosto che ascoltare ogni messaggio vocale nella tua casella di posta finché non trovi quello giusto, una rapida scansione visiva ti aiuterà a individuare il messaggio di cui hai bisogno con meno sforzo. Questi aspetti di Visible Voicemail, se combinati, assicurano che tu possa arrivare (e attraverso) i tuoi messaggi più rapidamente.
#2. Maggiore produttività
Una panoramica visiva dei tuoi messaggi ti consente di valutare ciò che è più importante e dare la priorità a ciò che deve essere affrontato per primo. Noterai che stai rispondendo più rapidamente e, di conseguenza, i messaggi vocali sembreranno meno gravosi.
Inoltre, grazie alla maggiore velocità, Visual Voicemail offre ulteriori vantaggi in termini di produttività. Con la capacità di recuperare i messaggi vocali più rapidamente, puoi rispondere più rapidamente, il che ha diversi possibili vantaggi:
Nei casi in cui un messaggio vocale offre informazioni aziendali critiche, puoi cogliere l'opportunità o risolvere una questione aziendale più rapidamente.
Quando un consumatore lascia un messaggio vocale, sarai in grado di rispondere più rapidamente, il che migliorerà la sua felicità.
Quando un potenziale cliente o lead lascia un messaggio vocale, l'accesso rapido alla casella vocale consente di rispondere prima che perdano interesse nell'organizzare una riunione o nel completare una transazione.
In generale, più velocemente puoi rispondere a situazioni diverse, migliori saranno i tuoi risultati. Visible Voicemail fornisce accesso istantaneo a informazioni vitali, permettendoti di fare di più in meno tempo.
#3. Accesso più semplice
Per ascoltare i tuoi messaggi su alcuni sistemi di posta vocale classici, devi avere accesso all'hardware audio del tuo telefono aziendale. Anche con i sistemi che ti consentono di recuperare i tuoi messaggi vocali in movimento, il componente audio limita la tua capacità di accedere alla tua casella vocale. L'ascolto di un messaggio audio può causare disturbo o essere poco pratico in molti contesti.
Questo non è il caso di Visual Voicemail, che gestisce facilmente entrambe queste preoccupazioni. Visual Voicemail ti consente di accedere ai messaggi dall'esterno della tua postazione di lavoro su qualsiasi dispositivo digitale. I messaggi vocali trascritti possono essere salvati su un hub remoto o inoltrati direttamente alla tua casella di posta, dove puoi accedervi all'istante.
Visual Voicemail è uno strumento vitale per i dipendenti remoti e i team distribuiti poiché consente loro di accedere ai messaggi vocali da qualsiasi dispositivo, indipendentemente dalla posizione fisica. La sua adattabilità consente di condurre affari senza interruzioni nei casi in cui alcuni membri del team (o l'intero team) devono operare fuori sede.
Quando l'ascolto di un messaggio non è un'opzione, di solito è sufficiente leggere un messaggio trascritto, quindi non rimarrai all'oscuro. Visible Voicemail offre una maggiore flessibilità e ti aiuta a rimanere aggiornato sulle informazioni critiche sia che tu sia in giro in ambienti rumorosi o in situazioni in cui devi svolgere più attività.
#4. Maggiore riservatezza
A meno che tu non ascolti tutti i tuoi messaggi attraverso le cuffie, c'è la possibilità che vengano captati da orecchie indiscrete.
Puoi visualizzare i tuoi messaggi in formato testo dopo che sono stati trascritti, eliminando la necessità di chiamare per ascoltare chi ha chiamato e per cosa ha chiamato. Di conseguenza, riduci la possibilità che altri ascoltino informazioni potenzialmente sensibili.
#5. Facile condivisione e inoltro
L'inoltro di un messaggio alla segreteria telefonica di qualcun altro può richiedere molto tempo. Il tentativo di scaricare e inviare un allegato può essere tecnicamente impegnativo.
Per aggirare questo problema, molte persone ascolteranno un messaggio, prenderanno appunti su argomenti essenziali e quindi distribuiranno tali note a tutti coloro che richiedono le informazioni. È un processo ingombrante che spesso crea confusione a causa di quanto sia facile sbagliare le specifiche durante la trasmissione di tali informazioni.
Questo non è il caso di un messaggio vocale trascritto, che può essere facilmente inviato via e-mail a un altro destinatario. Ciò migliora la chiarezza riducendo la necessità di "comporre" le informazioni e consentendo ad altri di leggere il messaggio completo. Inoltre, semplifica la comunicazione di informazioni con più persone contemporaneamente.
Inoltre, essendo in forma testuale, è semplice trasmettere un messaggio specifico ai colleghi se si riceve una chiamata a loro destinata.
#6. Tenuta dei registri migliorata
Tenere traccia dei tradizionali messaggi di posta vocale è un compito difficile. Visual Voicemail, d'altra parte, ti fornisce uno strumento di registrazione semplice e facile da usare. Se i tuoi messaggi di Visual Voicemail ti vengono inviati via email, è semplice salvarli in una cartella (o più file) e mantenere un archivio completo.
Puoi anche scaricare trascrizioni e file audio sul tuo dispositivo preferito e iniziare a compilare un record dei tuoi messaggi di posta vocale in questo modo. Qualunque sia la tecnica scelta per la tenuta dei registri, Visual Voicemail rende semplice iniziare.
Come attivare la segreteria visiva sul tuo telefono
Uno dei primi passaggi per configurare il tuo nuovo telefono è abilitare Visual Voicemail. La funzione Visual Voicemail sul telefono consente di definire un messaggio di benvenuto preimpostato o di modificare il saluto che i chiamanti ascoltano quando le loro chiamate vengono instradate alla segreteria telefonica. Se disponi già di una casella vocale sul tuo account, la configurazione della casella vocale visiva è attivata. Se hai un nuovo account, puoi attivare Visual Voice Mail dal tuo dispositivo. Segui i passaggi seguenti per attivare la segreteria visiva sul tuo telefono.
- Nella schermata iniziale, tocca l'icona "Telefono".
- Apri la schermata Impostazioni segreteria toccando l'icona "Segreteria" nella barra delle applicazioni in basso.
- Scegli l'opzione "Configura ora". Viene visualizzata la schermata Password.
- Tocca "Salva" dopo aver inserito una password per la tua casella vocale visiva. Viene visualizzata la schermata Conferma password.
- Ridigitare la password nella casella di inserimento per confermarla. Scegli "Salva". Viene visualizzata la schermata di benvenuto.
- Scegli "Predefinito" per utilizzare il saluto predefinito o "Personalizzato" per registrare un saluto personalizzato per i chiamanti. Selezionando "Personalizzato", viene visualizzata la schermata Registrazione.
- Usa il pulsante "Registra" per registrare il tuo saluto personale. Per interrompere la registrazione, utilizzare il pulsante "Stop". Tocca "Riproduci" per riascoltare la registrazione o "Registra" per registrare nuovamente il saluto. Al termine della registrazione, tocca il pulsante "Salva". La schermata Segreteria mostra una voce per il messaggio di saluto ed è abilitata. Visible Voice Mail è stato abilitato.
La segreteria visiva non funziona? Come risolvere i problemi
Come con qualsiasi tecnologia, la segreteria visiva potrebbe non funzionare sempre correttamente. Se la tua segreteria visiva non funziona, ecco alcune soluzioni rapide per ripristinarla e farla funzionare.
#1. Controlla la tua copertura cellulare.
Se la segreteria visiva ha iniziato a non funzionare correttamente solo di recente o se non sembra funzionare correttamente in regioni specifiche, assicurati di disporre di un segnale cellulare forte e affidabile. La segreteria visiva non funzionerà correttamente senza una connessione wireless. Controlla le barre della potenza del segnale nella barra di stato nella parte superiore dello schermo del telefono e, se non funziona, prova ad attivare e disattivare la modalità aereo per ripristinare la connessione cellulare. Scorri verso il basso dalla parte superiore dello schermo per accedere al Centro di controllo o ai collegamenti rapidi sul telefono, quindi premi il pulsante Modalità aereo. Attendere qualche secondo prima di toccarlo di nuovo.
#2. Componi la segreteria telefonica alla vecchia maniera.
Il tuo problema è limitato alla segreteria visiva o è più diffuso? Prova a contattare manualmente la tua segreteria telefonica per scoprire se c'è un problema con il tuo servizio di segreteria telefonica. Spesso puoi farlo componendo il tuo numero di cellulare e quindi inserendo il PIN per visualizzare i messaggi. Se non riesci ad accedere alla tua casella vocale, contatta il tuo fornitore di servizi.
#3. Controlla di avere abbastanza memoria libera.
Se hai poca memoria libera sul tuo smartphone, la tua segreteria visiva potrebbe avere problemi o forse smettere di funzionare del tutto. Se il tuo telefono è completamente esaurito, la segreteria visiva smetterà di salvare o riprodurre correttamente i messaggi.
T-Mobile, ad esempio, ha raccomandato che il tuo telefono abbia almeno il 15% di RAM libera affinché la segreteria visiva funzioni in modo efficace. In caso di dubbio, puoi liberare spazio sul tuo iPhone o sul tuo smartphone Android.
#4. Esamina le opzioni di inoltro di chiamata.
Se nuovi messaggi non arrivano nel tuo elenco di posta vocale visiva, è possibile che tu abbia abilitato l'inoltro di chiamata e che le chiamate in arrivo vengano instradate anziché andare alla posta vocale. Se questo è il caso, dovresti disabilitare l'inoltro di chiamata in modo che il tuo telefono possa raccogliere nuovamente i messaggi vocali. La tecnica specifica varia a seconda del telefono e del gestore di telefonia mobile: ecco come modificare l'inoltro di chiamata su un iPhone ed ecco come modificare l'inoltro di chiamata su un Android.
#5. Riavvia il telefono.
È anche ipotizzabile che la tua segreteria telefonica visiva presenti problemi a causa di un problema tecnico temporaneo del software, che può essere facilmente risolto ripristinando il telefono. Riavvia il telefono se hai provato tutto il resto in questo elenco e la tua segreteria visiva continua a non funzionare correttamente.
#6. Aggiorna la tua app.
Anche se è improbabile che questa sia la causa dei problemi, un bug o un'incompatibilità del programma potrebbe impedire il corretto funzionamento della segreteria visiva. Sull'iPhone, assicurati che l'app Telefono sia aggiornata correttamente. Se hai un telefono Android, assicurati che l'app Telefono sia aggiornata, ma potresti anche avere un'app di posta vocale visiva autonoma che deve essere aggiornata.
#7. Ripristina la configurazione di rete.
Ultimo ma non meno importante, se la segreteria visiva continua a non funzionare, il riavvio delle impostazioni di rete del telefono potrebbe risolvere il problema. Purtroppo, così facendo cancellerai tutte le tue impostazioni di rete, incluse eventuali password di rete Wi-Fi salvate e dispositivi Bluetooth collegati, quindi tienilo per ultimo.
Qual è la differenza tra Voicemail e Visual Voicemail?
Voicemail, a volte noto come Voicemail 901, è il servizio di segreteria telefonica del tuo dispositivo. È il servizio fondamentale a cui tutti i clienti di plan.com hanno accesso non appena effettuano il login. I messaggi vengono registrati e l'utente viene avvisato tramite SMS quando ne esce. L'utente non ha alcuna influenza sull'ordine in cui i messaggi vengono riprodotti.
Visual Voicemail è un'applicazione specifica per dispositivo che aggiunge funzionalità a Voicemail, in particolare la visualizzazione dei dati dei messaggi sullo schermo, simile a una casella di posta elettronica. I messaggi che l'utente desidera ascoltare o ignorare possono essere selezionati in qualsiasi momento. Se il messaggio proviene da uno dei contatti dell'utente, accanto al messaggio viene visualizzato il nome memorizzato del contatto.
Il vantaggio principale di Visual Voicemail rispetto al normale Voicemail è che è significativamente più controllabile.
Come faccio a chiamare la segreteria telefonica sul mio telefono?
Prova *86, *98 o tieni premuto 1. Inoltre, prova a comporre 1. Ognuno di questi dovrebbe aprire la segreteria telefonica.
I telefoni Android hanno la segreteria visiva?
I telefoni Android dispongono di un servizio di posta vocale visiva integrato che ti consente di visualizzare i messaggi di posta vocale in forma di testo.
In conclusione
La segreteria visiva è un servizio telefonico che consente di accedere ai messaggi vocali in arrivo tramite un'interfaccia visiva intuitiva. La posta vocale visiva offre la flessibilità necessaria per portare avanti conversazioni di lavoro senza interruzioni, grazie a una maggiore produttività ea un accesso e una condivisibilità più semplici.
Riferimenti
- COME CREARE UN MARCHIO Guida 2023 (+ Suggerimenti Gratuiti)
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Riferimenti
