La maggior parte delle aziende non funziona in modo ottimale a causa di diversi motivi, tra cui la conservazione di registri adeguati è fondamentale. Fondamentalmente, potresti fare riferimento alla corretta tenuta dei registri come alla spina dorsale di qualsiasi impresa commerciale.
Pertanto, come imprenditore, se la tenuta dei registri non è stata una routine, puoi anche dire addio alla crescita dell'attività o all'espansione.
Ma la mia ipotesi è che non hai idea di cosa comporti davvero la tenuta dei registri. Bene, questo sarà fuori discussione nei prossimi minuti poiché discuteremo a lungo di ogni dettaglio di cui avresti bisogno per cogliere appieno questo concetto.
Quindi, siediti e goditi il viaggio...
Importanza della tenuta dei registri
I registri vengono conservati per una serie di motivi, alcuni dei quali includono;
# 1. IL PROCESSO DECISIONALE
Questo è un processo molto essenziale in qualsiasi azienda. Svolge letteralmente un ruolo importante nel tentativo di guidare la tua attività in questa direzione. E quindi, richiede ogni informazione disponibile (passata o presente).
Immagina uno scenario in cui una decisione deve essere presa sulle proiezioni di vendita o sulla massimizzazione dei profitti e le informazioni necessarie per prendere adeguatamente tale decisione non sono disponibili. Rende il processo decisionale più noioso.
Quindi fidati di me quando dico che non è qualcosa con cui vuoi scherzare.
#2. OBIETTIVI PROGETTUALI
Prima della pianificazione, i record vengono utilizzati come punti di riferimento. La pianificazione si basa generalmente sui dati e sulle informazioni disponibili.
Quindi, se sono in gioco i record appropriati, è molto più facile eseguire qualsiasi piano sia previsto. Questo perché i record forniscono una conoscenza di base di ciò che esattamente comporterà il processo di pianificazione. La pianificazione non è fattibile senza informazioni.
#3. OBIETTIVI FUTURISTICI
Le registrazioni vengono conservate in modo da potervi fare riferimento in futuro. Proprio come accennato in precedenza, nella pianificazione e nel processo decisionale, i record forniscono anche un parametro per la definizione del budget, le previsioni di vendita, la realizzazione di proiezioni e l'indagine.
Inoltre, le persone interessate a un'azienda come investitori, creditori, governo, dipendenti, ecc. passano sempre attraverso i registri. Questo per prendere decisioni informate o stipulare un contratto con loro.
#4. FINALITA' DI RIFERIMENTO
Avere un ottimo database, in cui i dati sono archiviati correttamente, semplifica il recupero quando necessario. Ad esempio, quando le aziende vogliono presentare la dichiarazione dei redditi, hanno bisogno di quante più informazioni possibili per arrivare alle cifre appropriate per il calcolo dell'imposta dovuta.
Inoltre, anche quando deve essere svolta una revisione contabile indipendente, il revisore è tenuto a esaminare la quasi totalità degli atti disponibili, in modo da poter esprimere un giudizio informato sulla veridicità e correttezza delle rendiconto finanziario in fase di revisione.
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Tuttavia, oltre ad essere utilizzati come riferimento, possono anche essere utilizzati per fornire informazioni di base sull'entità aziendale e sulle operazioni.
Inoltre, la maggior parte delle grandi aziende rende conto della gestione dopo ogni anno finanziario. Questo conto è una raccolta di tutti i registri della società dall'inizio alla fine dell'esercizio finanziario e delle proiezioni future. Di solito viene presentato all'assemblea generale annuale agli azionisti della società.
Quindi, dopo aver conosciuto alcuni dei motivi per cui ciò è inevitabile, elenchiamo alcuni dei record essenziali che qualsiasi impresa commerciale deve possedere per un funzionamento ottimale.
Record essenziali per qualsiasi azienda
La metà delle volte, tenere traccia delle attività nella tua attività potrebbe diventare davvero ingombrante. Spesso attribuiamo questo allo stress di avere a che fare con i numeri. Quindi, a lungo termine, eludere l'intero processo diventa l'unica opzione.
Bene, se devi eludere qualcosa, assicurati di eliminare quanto segue dall'elenco. Potrebbe essere disastroso per qualsiasi azienda non avere questi record in gioco.
# 1. LIBRI DI CONTO
I libri contabili sono molto essenziali anche se relativi. In altre parole, i record qui di solito dipendono dal tipo di organizzazione. Tuttavia, indipendentemente dal tipo di operazioni commerciali, la documentazione delle transazioni finanziarie è piuttosto vitale. È l'unico modo per misurare i progressi di qualsiasi attività.
Parte della documentazione in questa categoria include libretti di cassa, fatture, estratti conto bancari, carte d'archivio, libri di inventario, lettere di vettura, note di trasporto, dettagli sugli asset, ecc.
#2. RECORD DI OPERAZIONI COMMERCIALI
Dovrebbe essere documentato il modo in cui vengono eseguite le attività di qualsiasi attività commerciale. Ciò include lavori di carta come il memorandum e statuto. Controllano letteralmente le attività dell'azienda, quindi dovrebbero essere mantenute correttamente.
#3. DOCUMENTAZIONE DELLE ATTIVITÀ DELL'AZIENDA
A volte le aziende si impegnano in attività che esulano dall'ambito della loro attività. Tali attività potrebbero includere sport, beneficenza, responsabilità sociale d'impresa, servizi umanitari per aiutare le comunità ospitanti. Queste attività dovrebbero essere registrate e conservate per scopi futuristici.
Tuttavia, oltre a quanto sopra, dovrebbero essere presi anche i registri delle parti di una società. Queste parti spesso includono; investitori, creditori, autorità governative, dipendenti, azionisti e altri.
Proprietà dei record
In generale, i record dovrebbero essere;
- Ben organizzato
- Facile da capire e da leggere
- Trasmetti tutte le informazioni necessarie
- Pimmagazzinato correttamente per evitarne la perdita di informazione
- Updatato di volta in volta
- Un metro per le future decisioni.
Che cos'è la tenuta dei registri e perché è importante?
Il processo di tenuta dei registri comporta l'inserimento di transazioni e avvenimenti in un sistema contabile. La tenuta dei registri è uno dei principi fondamentali della contabilità poiché i concetti di contabilità dipendono da registrazioni accurate e dettagliate.
Quali sono i cinque principali motivi per preservare i record?
Qualsiasi sistema per la conservazione dei record dovrebbe essere molto diretto, accurato, affidabile, semplice da usare e coerente con i presupposti sottostanti. Il mantenimento di registri accurati è essenziale per la capacità dell'azienda di soddisfare i propri obblighi finanziari, nonché per fornire dati sui quali possono essere prese decisioni aziendali future.
Quali tre obiettivi cerca di raggiungere la registrazione?
Il numero e il calibro dei record possono essere controllati. Semplificare i processi, i metodi e le attività coinvolte nella conservazione e nell'utilizzo dei record. Utilizzando un inventario dei record, determina quali record sono disponibili. Applicare i tempi di conservazione richiesti alle cose archiviate.
Qual è l'obiettivo principale della tenuta dei registri sul lavoro?
Il mantenimento di registri accurati può migliorare il modo in cui conduci gli affari. Il mantenimento di registri accurati può servire come prova che hai preso decisioni ponderate e intrapreso le azioni necessarie. Nel caso in cui vieni interrogato o confrontato, i registri servono come tua difesa. Corri il pericolo di non averli.
Come funzionano i record?
Le vibrazioni sonore prodotte dalla rotazione di un disco si trasformano in impulsi elettrici. Agli amplificatori elettronici vengono forniti questi segnali. Gli amplificatori elettrici causano vibrazioni e gli altoparlanti amplificano e amplificano il suono risultante.
Conclusione
Con tutto ciò che abbiamo preso in considerazione, immagino che ora sia sicuro affermare che nessun business avrebbe successo senza tenere registri adeguati.
FAQ
Quali sono i 2 tipi di conservazione dei registri?
La tenuta dei registri manuale e la tenuta dei registri informatizzata (o automatizzata) sono i due metodi di base per la conservazione dei registri commerciali.
Quali sono gli esempi di record?
Documenti, libri, carta, documenti elettronici, fotografie, film, registrazioni audio, banche dati e altre raccolte di dati, nonché altro materiale, indipendente dalla forma fisica o dalle caratteristiche, sono esempi.
Quali sono le tre importanza della tenuta dei registri?
Determina le tue fonti di reddito. Tenere traccia della spesa deducibile è una buona idea. Tieni traccia delle basi della tua proprietà. Assicurati che le tue dichiarazioni dei redditi siano compilate.
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