La quantità di dati a nostra disposizione è aumentata, così come il potenziale di errore. Di conseguenza, ci affidiamo alla pulizia dei dati per migliorare l'efficienza delle nostre procedure di gestione dei dati. La pulizia dei dati migliora la qualità e la pertinenza dei dati riducendo le incoerenze, eliminando gli errori e consentendo alle aziende di prendere decisioni accurate e informate. In questo post imparerai i fondamenti della pulizia dei dati, perché è importante per la tua azienda e come iniziare con un processo di pulizia dei dati.
Cos'è la pulizia dei dati?
La pulizia dei dati, nota anche come lavaggio o pulizia dei dati, è l'atto di individuare e rimuovere errori, incoerenze, duplicazioni e voci mancanti dai dati al fine di migliorare la coerenza e la qualità dei dati.
Sebbene le aziende possano adottare misure proattive per garantire la qualità dei dati durante tutta la fase di raccolta, possono comunque essere rumorosi o poco puliti. Ciò potrebbe essere dovuto a una serie di problemi, tra cui:
- Duplicazioni causate da molte origini dati non correlate
- Errori ortografici e discrepanze nell'inserimento dei dati
- Dati o campi incompleti o mancanti
- Punteggiatura errata o simboli non conformi
- Dati non aggiornati
La pulizia dei dati affronta questi problemi e purifica i dati utilizzando una varietà di approcci per garantire che soddisfino i criteri aziendali.
Uso della pulizia dei dati
Sebbene la pulizia dei dati sia spesso discussa nel settore professionale, è fondamentale sia per le organizzazioni che per le persone.
Purificazione dei dati per gli individui
Gli individui possono accumulare una grande quantità di informazioni personali sui propri computer in un periodo di tempo relativamente breve. Informazioni sulla carta di credito o bancarie, informazioni fiscali, date di nascita e nomi legali, informazioni sui mutui e altre informazioni possono essere salvate sul computer in numerose cartelle. Se hai una copia digitale del tuo T4, ad esempio, ci sono molte informazioni in poche pagine!
Gli individui richiedono la pulizia dei dati poiché tutte queste informazioni potrebbero diventare travolgenti. Può essere difficile individuare la documentazione più recente. È possibile che dovrai setacciare dozzine di vecchi file prima di trovare quello più recente. La disorganizzazione può causare frustrazione e persino la perdita di documenti!
La pulizia dei dati garantisce di disporre solo dei file e dei documenti vitali più recenti, in modo da poterli trovare facilmente quando necessario. Garantisce inoltre che non si disponga di alcuna informazione personale sensibile sul computer, che può rappresentare un problema di sicurezza.
Servizi di pulizia dei dati per le aziende
Le aziende in genere salvano molte informazioni personali: informazioni aziendali, informazioni sui dipendenti e talvolta anche informazioni sui consumatori o sui clienti. Le aziende, a differenza degli individui, devono garantire che le informazioni personali di numerose persone e organizzazioni siano mantenute sicure e strutturate.
Tutti traggono vantaggio dall'avere informazioni accurate. È fondamentale disporre di informazioni aggiornate sui dipendenti. È utile disporre di informazioni corrette sui clienti in modo da poter conoscere meglio il pubblico di destinazione e contattarlo se necessario. Avere le informazioni più aggiornate e corrette ti aiuterà a ottenere il massimo dai tuoi sforzi di marketing.
Anche la pulizia dei dati è fondamentale poiché migliora la qualità dei dati e, di conseguenza, la produttività complessiva. Quando pulisci i tuoi dati, tutte le informazioni obsolete o errate vengono rimosse, lasciandoti solo i dati migliori. Ciò elimina la necessità per il tuo team di esaminare innumerevoli documenti obsoleti e aiuta il personale a sfruttare al meglio il proprio orario di lavoro.
Avere informazioni accurate aiuta anche a ridurre alcuni costi imprevisti. Ad esempio, potresti stampare informazioni imprecise su carta intestata aziendale, solo per scoprire che devono essere scartate tutte una volta scoperta l'inesattezza! Errori costanti nel tuo lavoro potrebbero potenzialmente danneggiare la reputazione della tua azienda.
Perché è importante la pulizia dei dati?
La pulizia regolare e organizzata dei dati può avere conseguenze di vasta portata per un'organizzazione.
#1. Evita errori costosi.
La pulizia dei dati è il modo più efficace per ridurre i costi che sorgono quando le organizzazioni sono impegnate a elaborare errori, correggere dati errati o risolvere problemi. Ad esempio, garantendo che le consegne vengano effettuate all'indirizzo corretto la prima volta ed evitando così costose riconsegne.
#2. Rendere disponibili i dati in diversi modi.
La pulizia dei dati apre la strada a una gestione dei dati dei consumatori multicanale di successo. L'accuratezza dei dati dei clienti, inclusi i canali telefonici, postali ed e-mail, consente di eseguire con successo la tua strategia di contatto su tutti i canali.
#3. Aumenta l'acquisizione dei clienti
Le organizzazioni con dati ben mantenuti sono nella posizione migliore per generare elenchi di potenziali clienti basati su informazioni accurate e aggiornate. Di conseguenza, le loro attività di acquisizione e onboarding diventano più efficienti.
#4. Facilitare il processo decisionale
I dati puliti sono essenziali per un processo decisionale trasparente. Dati accurati consentono MI e altre analisi essenziali, che a loro volta forniscono alle organizzazioni le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni valide.
#5. Aumenta la produttività del team interno
Anche la pulizia dei dati è significativa poiché aumenta la qualità dei dati, il che porta a una maggiore produttività. Quando i dati imprecisi vengono eliminati o corretti, le organizzazioni rimangono con informazioni di alta qualità, il che significa che il loro personale non perde tempo a guadare dati irrilevanti e errati.
Pulizia dei dati: guida passo dopo passo
Uno strumento di pulizia dei dati può automatizzare la maggior parte del programma complessivo di pulizia dei dati di un'azienda, ma è solo un componente di una soluzione di pulizia dei dati continua ea lungo termine. Ecco una rapida carrellata dei passaggi che dovrai seguire per assicurarti che i tuoi dati siano puliti e utilizzabili:
Passo 1. Determinare i campi dati critici
Le aziende ora hanno più dati che mai, ma non tutti hanno lo stesso valore. La prima fase della pulizia dei dati consiste nel determinare quali tipi di dati o campi di dati sono richiesti per un progetto o un'attività specifica.
Passo 2. Raccogli i dati
A seguito dell'individuazione degli appositi campi dati, i dati in essi contenuti vengono raccolti, ordinati e ordinati.
Passaggio n. 3. Rimuovi valori duplicati
A seguito della raccolta dei dati, inizia il processo di rettifica delle inesattezze. I valori duplicati vengono rilevati ed eliminati.
Passaggio n. 4. Affrontare i valori vuoti
Gli strumenti di pulizia dei dati cercano i valori mancanti in ogni campo e possono quindi inserirli per creare una raccolta di dati completa ed eliminare le lacune informative.
Passaggio n. 5. Rendi il processo di pulizia più coerente
Per essere efficace, un processo di pulizia dei dati dovrebbe essere standardizzato in modo che possa essere facilmente ripetuto per coerenza. Per fare ciò, è necessario decidere quali dati vengono utilizzati più frequentemente, quando saranno richiesti e chi sarà responsabile della gestione del processo. Infine, devi decidere con quale frequenza dovrai pulire i tuoi dati. Quotidiano? Settimanalmente? Mensile?
Passaggio n. 6. Rivedi, regola e ripeti
Metti da parte un po' di tempo ogni settimana o mese per ripassare la procedura di pulizia dei dati. Cosa si è dimostrato efficace? Dove puoi apportare miglioramenti? Ci sono difetti o difetti visibili che sembrano essere presenti? Includi nella riunione i membri di diversi team che sono interessati dalla pulizia dei dati per avere un quadro completo del processo della tua azienda.
La qualità dei dati sta diventando sempre più un obiettivo strategico a livello aziendale che coinvolge specialisti di ogni reparto e un solido programma di pulizia dei dati è una componente di questo sforzo più grande. Lavorare come una squadra sportiva è un ottimo metodo per dimostrare gli aspetti principali necessari per superare qualsiasi difficoltà di qualità dei dati. Farai fatica a ottenere risultati se ti alleni e pratichi solo da solo, proprio come negli sport di squadra. Per essere efficaci come squadra, dovete allenarvi insieme.
Con che frequenza dovresti eseguire la pulizia dei dati?
La procedura di pulizia dei dati viene solitamente completata tutta in una volta e può richiedere molto tempo se le informazioni si accumulano da anni. Ecco perché la pulizia dei dati dovrebbe essere eseguita regolarmente.
La frequenza con cui le organizzazioni dovrebbero pulire è determinata da una serie di criteri, incluso il volume di dati che conservano. È anche fondamentale non pulire troppo frequentemente, altrimenti sprecherai risorse facendo cose che non sono necessarie.
Metodi e suggerimenti per la pulizia dei dati
Potresti chiederti come iniziare il processo di pulizia dei dati ora che capisci di cosa si tratta e perché è così vitale! Quando si tratta di pulizia dei dati, non esiste una "taglia unica per tutti". Le tue procedure di pulizia dei dati saranno spesso determinate dal tipo di dati che hai. Tuttavia, ecco alcuni suggerimenti generali per iniziare.
#1. Esamina i tuoi dati
La pulizia dei dati da un singolo database, come un foglio di calcolo sul posto di lavoro, è tipica della pulizia dei dati. Se i tuoi dati sono già organizzati in un database o in un foglio di calcolo, puoi analizzare rapidamente quanti dati hai, quanto è facile da comprendere e cosa potrebbe o meno dover essere aggiornato. Se i tuoi dati sono ora sparsi sul tuo computer in vari file, ti consigliamo di assemblarli insieme in modo da poter iniziare a valutarli nel loro insieme.
Brendan Bailey di Towards Data Science fornisce diverse domande di base sulla valutazione dei dati, tra cui:
- I miei dati sembrano avere un senso?
- Ci sono duplicati e, in tal caso, sono accettabili?
- I dati numerici hanno senso?
- Ci sono errori di ortografia o numeri che non dovrebbero esserci?
Questa valutazione preliminare potrebbe aiutarti a determinare la quantità di lavoro richiesta. Se vedi che tutti i tuoi dati risalgono al 2005, potresti avere molto lavoro davanti a te! Tuttavia, se trovi solo poche cifre non aggiornate e uno o due errori di ortografia, potrebbe essere sufficiente un breve aggiornamento.
#2. Pulisci i dati in un foglio di calcolo separato
Prima di apportare modifiche, crea una copia del foglio di lavoro e apporta eventuali modifiche nella copia anziché nell'originale. Questo serve a proteggere te e le tue informazioni nel caso in cui commetti un errore! Quando si lavora con informazioni commerciali o aziendali, un singolo errore potrebbe avere conseguenze catastrofiche.
Dopo aver eliminato tutti gli errori e ripulito tutti i dati e le informazioni, puoi trasferire le sezioni riviste nel foglio di lavoro originale. Potrebbe volerci più tempo e impegno, ma ne varrà la pena per la tranquillità e per verificare che i tuoi sforzi non siano stati vani.
#3. Utilizza le funzioni
Può essere impossibile eliminare manualmente ogni singola inesattezza o dato obsoleto! Usa le funzioni nel tuo foglio di calcolo e lascia che la tua applicazione faccia il lavoro per te! Se stai utilizzando Microsoft Excel, ci sono numerose "funzioni" tra cui scegliere che eseguiranno alcune delle pulizie per te.
Come dimostrato nel video sopra, "rimuovi duplicati" è una funzione di Excel. Questa funzione è applicabile solo alle colonne basate su testo. Se inserisci inavvertitamente lo stesso dipendente o le stesse informazioni di contatto due volte, lo strumento "rimuovi duplicati" potrebbe eseguire la scansione della colonna e rimuovere tutti i duplicati per te.
#4. Utilizza il software per la pulizia dei dati.
Se non sei sicuro di come pulire correttamente i tuoi dati ma hai un disperato bisogno di una buona pulizia, c'è un software di pulizia dei dati disponibile per aiutarti! Il software non è gratuito, ma può essere utile per le persone che non hanno il tempo o le conoscenze per intraprendere autonomamente i processi di pulizia.
In che modo la gestione dei dati può aiutarti?
Le aziende e persino gli individui spesso faticano a ripulire i propri dati perché li lasciano troppo a lungo. I dati possono presto diventare un miscuglio, pieno di errori numerici e ortografici, duplicazioni non necessarie e dati confusi e obsoleti che non sei sicuro di come siano arrivati lì in primo luogo.
La gestione dei dati può rendere il processo di pulizia dei dati notevolmente più efficiente. È la creazione e l'implementazione di processi, architetture, politiche, pratiche e procedure per gestire le informazioni di un'organizzazione. La gestione dei dati comprende una vasta gamma di argomenti, tra cui:
- Amministrazione del database
- sicurezza dei dati
- Conservazione di documenti e registri
- Amministrazione dei registri
- Scambio di dati e altro!
Quando disponi di buoni metodi di gestione dei dati, è molto meno probabile che i tuoi file vengano gonfiati con informazioni errate o obsolete. Lavorare con un fornitore di gestione dei dati può aiutarti a gestire correttamente le tue informazioni durante l'intero ciclo di vita.
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Riferimenti
