Potresti non avere familiarità con i conti attivi se sei un nuovo imprenditore o hai recentemente convertito i sistemi di contabilità dalla contabilità di cassa alla contabilità per competenza. Nel ciclo contabile, i crediti svolgono un ruolo piuttosto vitale. E poiché i crediti contabili sono considerati entrate, i loro totali influiscono immediatamente sul tuo reddito netto. Tuttavia, la riscossione finale di eventuali saldi di crediti non ha alcun effetto sui tuoi guadagni non distribuiti perché sono già inclusi nel totale delle tue entrate. La contabilità clienti è anche un conto permanente che non è influenzato dalle registrazioni di chiusura. Come è possibile però? Credimi, lo scopriresti abbastanza presto mentre esaminiamo i fondamenti dei conti attivi con i suoi esempi, il processo e la formula in atto.
Comprensione della contabilità clienti
Non sarebbe fantastico se tutti i tuoi clienti ti pagassero in contanti nel momento in cui hanno effettuato un ordine?
Sfortunatamente, la maggior parte delle aziende, inclusa la mia, non opera in contanti. Invece, inviamo ai nostri clienti fatture con termini come "Net-30" blasonato in alto indicando che vogliamo che ci paghino entro 30 giorni dalla ricezione della fattura.
E sappiamo tutti che non è sempre così. Potresti avere alcuni clienti sfigati e altri che semplicemente si prendono il loro tempo per farti i pagamenti, come con la maggior parte delle aziende.
È qui che entrano in gioco i crediti, solitamente abbreviati in "AR". AR è la quantità di denaro che i tuoi clienti ti devono per gli articoli che hai già venduto loro. Si tratta essenzialmente di un totale di tutte le fatture che hai emesso ai clienti ma che devono ancora essere pagate. Questo apparirà come una risorsa nel tuo bilancio nei rendiconti finanziari della tua azienda.
Leggi anche: CONTI PAGAMENTI GUIDA SEMPLIFICATA! (+ Ripartizione dettagliata della formula)
Definizione di Contabilità clienti
In parole povere, i crediti è il saldo di denaro dovuto a te dai tuoi clienti per prodotti o servizi che hai fornito loro. Rappresenta tutti gli acquisti a credito effettuati da un cliente ed è registrato come attività corrente nel tuo bilancio.
Ora che hai un quadro quasi chiaro di come funziona, diamo un'occhiata ad alcuni dei suoi vantaggi.
Vantaggi della contabilità clienti
È fondamentale tenere traccia dei tuoi crediti se desideri registrare correttamente il tuo flusso di cassa. Anche se le tue vendite stanno andando bene, potresti trovarti in una crisi di liquidità se la tua AR continua a crescere e i tuoi clienti non ti pagano abbastanza velocemente.
Questo è un classico esempio del motivo per cui un rapido sviluppo può essere difficile per le piccole imprese. Se non vieni pagato abbastanza velocemente quando effettui vendite e consegni il tuo prodotto, potresti avere problemi a completare gli ordini futuri o persino a finanziare le spese aziendali di base perché non hai abbastanza contanti in banca.
Quindi, la contabilità clienti è essenziale per tenere traccia o rimanere al passo con la situazione. Aiuta anche a garantire la riscossione di questi debiti dovuti dai clienti.
Tuttavia, dovresti tenere traccia non solo dei tuoi crediti complessivi (quanti soldi ti devono tutti i tuoi clienti), ma anche di chi ti deve dei soldi e chi è in ritardo sui loro pagamenti. Con queste informazioni, puoi determinare con quali consumatori perseguire il pagamento mantenendo il tuo conto bancario rifornito.
È meglio avere crediti più alti o più bassi?
In generale è preferibile un saldo attivo più basso. Ciò indica che i tuoi consumatori ti pagano prontamente e che non devono una grossa somma di denaro.
Tuttavia, se la tua attività è in espansione, potresti notare un aumento del tuo saldo AR man mano che guadagni più clienti e vendi loro di più.
Se questo è il caso, dovresti monitorare il rapporto di rotazione dei crediti, utilizzando però una formula, per garantire che la percentuale di AR rispetto alle vendite rimanga stabile. Di seguito la formula di rotazione dei crediti;
Rapporto di fatturato dei crediti = vendite su credito / credito medio
Contabilità clienti Fatturato Forumla
Con questa formula, puoi tenere traccia del rapporto man mano che la tua attività cresce per assicurarti che i crediti dei tuoi conti non superino le tue vendite.
Il processo di contabilità clienti
Il processo di contabilità clienti è un sistema piuttosto semplice. Inoltre, questi passaggi ti guideranno se stai cercando di offrire condizioni di credito ai tuoi clienti per la prima volta.
Leggi anche: PROCESSO DEI PAGAMENTI: come gestire il processo in modo efficace
Passaggio 1: stabilisci una procedura di approvazione del credito per i tuoi clienti
Assicurati che la tua azienda disponga di un processo di approvazione del credito. Questo è così che ogni volta che intendi fatturare ai clienti a credito, tu e il tuo contabile avrete una sorta di struttura da seguire.
Come creare un processo di approvazione del credito
Prima di distribuire credito ai tuoi clienti, ci sono alcune cose che dovresti fare. Ciò comprende;
- Creazione di una domanda di credito: puoi iniziare da zero o utilizzare un modello. Sono disponibili per l'acquisto nei negozi di forniture per ufficio; o meglio ancora scaricarne uno. La domanda deve includere tutti i termini e le condizioni applicabili all'offerta di credito, nonché il rispetto delle normative federali sul credito.
- Creazione di condizioni di credito: Se il tuo flusso di cassa è solido, puoi estendere il credito per 30-45 giorni. Tuttavia, se il tuo flusso di cassa è limitato, potresti voler estendere il credito per soli 10-15 giorni. In altre parole, solo affinché i clienti comprendano appieno l'intero processo, i termini relativi ai crediti dovrebbero essere assegnati loro prima che vengano accettati per il credito.
Passaggio 2: prepara una fattura per i tuoi clienti.
La fatturazione è una parte cruciale del processo di contabilità clienti. Quindi assicurati di poter generare subito una fattura per i tuoi clienti.
Ad esempio, supponiamo di vendere a un cliente $ 300 di penne e addebitargli $ 8 di imposta sulle vendite. Sia che tu stia inserendo manualmente le fatture in a libro mastro o automaticamente con il tuo software di contabilità, la tabella seguente mostra come sarebbe la registrazione prima nota per questo esempio di contabilità clienti utilizzando una semplice formula.
| DATA | CONTI | ADDEBITO | CREDITO |
|---|---|---|---|
| 14/08/203 | Contabilità Clienti | $308 | |
| 14/08/2023 | Vendite | $300 | |
| 14/08/2023 | Imposta sulle vendite | $8 |
Come creare una fattura Suggerimenti
L'invio di una fattura ai tuoi clienti il prima possibile aiuta a garantire che il pagamento venga ricevuto il prima possibile.
- Invia subito la fattura: Non rimandare l'invio di una fattura per una settimana. Dopo il completamento di un acquisto, anche la fattura deve essere completata.
- Se possibile, utilizzare il software di contabilità: Uno dei vantaggi dell'utilizzo del software di contabilità è che hai il lusso di inviare la fattura ai tuoi clienti non appena hai finito di elaborare la vendita.
- Assicurati che i termini di credito siano ben visibili nella fattura: Se prevedi il pagamento entro 30 giorni, assicurati che sia chiaramente indicato sulla fattura. Ricorda che se i tuoi consumatori non sanno quando è dovuto il pagamento, non potranno pagarti in tempo.
Ecco uno dei numerosi esempi di crediti in conto che mostrano le condizioni di credito.
Passaggio 3: traccia i saldi dei conti attivi
È fondamentale tenere traccia dei saldi attivi dei tuoi conti. In questo modo, puoi assicurarti che i clienti vengano avvisati delle date di scadenza dei pagamenti man mano che si avvicinano, oltre a dare seguito ai pagamenti in ritardo.
Nel frattempo, puoi eseguire un rapporto sui crediti settimanali se utilizzi un software di contabilità per identificare quali conti sono scaduti e quali scaduti a breve. Ciò aiuterebbe nella raccolta dei conti scaduti.
Suggerimenti per tenere traccia dei tuoi saldi AR
Quando si tiene traccia dei propri crediti, ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente;
- Presta sempre attenzione alle scadenze di pagamento: Dovresti essere costantemente consapevole di quali pagamenti sono dovuti, indipendentemente dal fatto che utilizzi un foglio di calcolo o un software di contabilità per gestire i tuoi crediti.
- Invia un promemoria ai tuoi clienti: Una rapida e-mail per ricordare ai tuoi clienti che il loro pagamento è scaduto a breve può essere vantaggioso.
- Essere proattivi: Se la data di scadenza della fattura è scaduta senza pagamento, assicurati di contattare immediatamente i tuoi clienti. Sebbene non garantisca il pagamento, funge da promemoria tempestivo per i tuoi clienti.
Passaggio 4: registra i pagamenti
La registrazione dei pagamenti ricevuti dai clienti è la fase finale del processo di contabilità clienti.
Quando ricevi il pagamento dal tuo cliente, effettua la seguente registrazione prima nota:
| DATA | CONTI | ADDEBITO | CREDITO |
|---|---|---|---|
| 14/08/2023 | Contanti | $308 | |
| 14/08/2023 | Contabilità Clienti | $308 |
Si noti che poiché la rimessa dell'IVA viene elaborata in una transazione separata, l'IVA non è inclusa in questa registrazione prima nota.
Suggerimenti per la registrazione dei pagamenti
Accettare pagamenti online è il modo più semplice per registrare i pagamenti dei clienti. Molte aziende, tuttavia, richiedono ancora ai propri clienti di inviare pagamenti tramite posta. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come gestire correttamente i pagamenti dei clienti, indipendentemente dal metodo utilizzato:
- Fornire una varietà di alternative di pagamento: Fornire ai tuoi clienti una varietà di opzioni di pagamento è il modo più rapido per acquisire il pagamento. Nonostante la comodità dei pagamenti via Internet, alcune aziende scelgono ancora di pagare le bollette tramite dai un'occhiata. Assicurati che i tuoi clienti possano scegliere tra i due.
- Verifica che i pagamenti online siano registrati correttamente: Se il tuo software di contabilità registra automaticamente i pagamenti dalla tua banca, ricontrolla che il pagamento sia registrato correttamente. Nella maggior parte dei casi, la registrazione automatica potrebbe interrompersi senza intoppi, sebbene ci siano anche scenari in cui i pagamenti potrebbero rimanere bloccati nel limbo o essere registrati sull'account sbagliato.
Che cos'è la contabilità clienti in parole semplici?
In parole povere, i crediti sono il saldo di denaro dovuto a te dai tuoi clienti per prodotti o servizi che hai fornito loro.
La contabilità clienti è un debito o un credito?
La contabilità clienti è un addebito su un saldo di prova fino al pagamento da parte del cliente. E poiché il denaro è ora nel tuo conto bancario, dovrai accreditare i crediti e addebitare il tuo conto in contanti una volta che il consumatore ha pagato. Nel frattempo, sul saldo di prova, il saldo finale dei crediti è spesso un debito.
Cos'è la formula della contabilità clienti?
La formula dei crediti per il fatturato è; Vendite nette su credito / credito medio.
La contabilità clienti è un'attività o una passività?
In un bilancio, i crediti si trovano nella sezione delle attività correnti. Queste sono cose che i clienti devono a un'azienda e possono essere trasformate in contanti in meno di un anno.
Qual è la voce per i crediti?
Una registrazione prima nota per la contabilità clienti è la registrazione contabile di una transazione che coinvolge la contabilità clienti. Questo è un passaggio cruciale per documentare accuratamente questa transazione finanziaria. La frase contabile conti da ricevere si riferisce alle vendite per le quali il pagamento non è stato ancora ricevuto.
Conclusione
Quale azienda non vuole clienti aggiuntivi? La vendita di prodotti e servizi a credito ai tuoi consumatori ti aiuterebbe notevolmente ad espandere la tua base di clienti.
È fondamentale che il processo sia gestito correttamente, che includa un'adeguata verifica del cliente, offrendo condizioni di credito appropriate per la tua azienda flusso di cassa, ed essere scrupolosi nella riscossione dei saldi attivi.
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