I sistemi telefonici rappresentano un investimento significativo che, se implementato con saggezza, può aiutare la tua azienda a raggiungere nuovi traguardi snellendo i processi e offrendo un'eccellente esperienza per l'utente finale.
Per molte aziende, i sistemi telefonici in sede sono ancora l'opzione migliore. Tuttavia, con la crescita del sistema telefonico cloud virtuale e la sua convenienza, potrebbe essere meglio passare a un'opzione meno costosa.
Sia i sistemi telefonici cloud on-premise che quelli virtuali offrono una gamma diversa di funzionalità e differiscono anche nella consegna.
Tuttavia, non sorprende che il cloud hosting stia diventando sempre più popolare per i sistemi telefonici aziendali. Secondo recenti statistiche, fino al 96% delle imprese utilizzano già soluzioni di comunicazione cloud, principalmente grazie alla scalabilità dei server cloud.
Alla fine di questo, l'articolo ti aiuterà a scegliere il miglior sistema telefonico aziendale per la tua attività.
Che cos'è un sistema telefonico in sede?
Un sistema telefonico in sede è tradizionale PBX (scambio di filiali private) che è stato installato nel tuo ufficio. Richiede tempo e denaro in anticipo, ma di solito offre un miglior rapporto qualità-prezzo e un'esperienza cliente eccezionale.
Il cliente installa un sistema in sede e lo gestisce, in genere in sede. Include una rete telefonica interna, un centralino privato (PBX) o altri interruttori che contengono la chiave per i servizi dati e telefonici per l'azienda e un ricevitore telefonico per ogni dipendente.
Con un sistema in sede, c'è sempre qualcuno incaricato di garantire che funzioni senza intoppi. In questo modo, risparmi denaro non pagando canoni mensili a un fornitore di servizi per un servizio fuori sede perché questo è gestito internamente.
Vantaggi di un sistema telefonico in sede,
Tuttavia, alcune aziende preferiscono ancora le soluzioni on-premise rispetto a quelle basate sul cloud. Di seguito sono riportati alcuni vantaggi di un sistema telefonico locale:
# 1. Qualità della voce coerente
Sebbene gli odierni sistemi telefonici cloud offrano un'eccellente qualità vocale, sono suscettibili a varie variabili esterne che possono ostacolare la comunicazione. Larghezza di banda, configurazione della rete e dispositivi utilizzati sono tutte considerazioni.
La telefonia in sede spesso richiede un addebito una tantum durante l'installazione, ma la manutenzione e i tempi di inattività possono aumentare nel tempo. D'altra parte, la telefonia cloud richiede in genere che i clienti paghino una tariffa mensile di hosting e tariffe anticipate per gli endpoint, ma può essere meno costosa a lungo termine.
#3. Controllo di gestione della comunicazione
La telefonia in loco consente ai responsabili delle comunicazioni e ai titolari di aziende di avere il controllo in loco, ma quasi sicuramente richiederà qualcuno addestrato per farlo.
Che cos'è un sistema telefonico cloud virtuale?
Un Virtual Cloud Phone System è ospitato su Internet e non richiede alcun investimento iniziale o costi di installazione per utilizzarlo. Lo gestisce un provider di servizi Internet.
È possibile accedere al sistema tramite un browser Web, un computer o un dispositivo mobile. Il sistema fornisce segreteria telefonica, fax, registrazione delle chiamate e altre funzioni solitamente non presenti nei sistemi telefonici tradizionali.
Uno dei vantaggi di un sistema telefonico cloud è l'accesso all'interfaccia da qualsiasi luogo con una connessione Internet. L'interfaccia non dipende da hardware o software come un sistema telefonico tradizionale.
Vantaggi del sistema telefonico cloud virtuale
Il Virtual Cloud Phone System ti connette con le persone in diversi modi. È importante perché fornisce accesso immediato ai messaggi vocali e alle telefonate non appena arrivano, indipendentemente da dove ti trovi o dal tipo di dispositivo che stai utilizzando. Diamo un'occhiata ai vantaggi di Virtual Cloud Phone System:
# 1. Durabilità
Il livello di scalabilità che la telefonia cloud offre alle aziende è il vantaggio più visibile rispetto ai telefoni tradizionali. Consente adeguamenti del servizio in risposta ai cambiamenti stagionali e di settore.
Inoltre, a differenza dei sistemi telefonici convenzionali, i sistemi telefonici cloud consentono l'installazione automatica, mentre i sistemi telefonici tradizionali richiedono aggiornamenti manuali, che possono richiedere molto tempo e causare tempi di inattività.
#2. Flessibilità
Il tuo personale non deve più lavorare dall'ufficio grazie ai sistemi telefonici cloud e può lavorare da qualsiasi luogo se dispone di un accesso a Internet decente. Lavorare da casa offre al tuo team una maggiore libertà nella pianificazione delle proprie giornate, consentendo loro di essere più produttivi.
#3. Comunicazione di squadra migliorata
La comunicazione del team virtuale è diventata una necessità. Un terzo delle aziende perde clienti a causa di problemi di comunicazione: vale senza dubbio la pena migliorare a livello aziendale.
Uno dei vantaggi dei sistemi telefonici basati su cloud è la loro prestazione. Ecco alcuni modi in cui semplifica la comunicazione del team:
- Fornisci estensioni telefoniche individuali a ciascun membro del team per essere raggiunto facilmente da una directory condivisa.
- Collabora con i colleghi utilizzando un'unica app che include discussioni individuali e di gruppo.
- Partecipa a una videochiamata e condividi facilmente il tuo schermo.
#4. Facile gestione delle chiamate
Funzionalità aggiuntive nei sistemi telefonici cloud aiutano il tuo team a organizzare e gestire le chiamate aziendali. Ciò ti consente di acquisire semplicemente i dati dalla tua base di consumatori oltre a ottimizzare le tue procedure.
#5. Ottima qualità delle chiamate
Una buona soluzione telefonica cloud ti fornirà telefonate di alta qualità.
I codec vocali HD forniscono il doppio della larghezza di banda, consentendo a tutti coloro che partecipano alla chiamata di ascoltare una più ampia varietà di suoni. I clienti non dovranno ripetersi e ogni chiamata sarà per loro un'esperienza piacevole.
Da allora, hanno beneficiato della comprovata affidabilità di molti data center. Le funzionalità come la registrazione delle chiamate, il monitoraggio delle chiamate, l'accodamento delle chiamate, l'IVR, ecc. hanno reso l'esecuzione e la gestione di un sistema basato su cloud call center virtuale ancora più facile.
Qual è il migliore per la tua attività?
Sappiamo che ogni sistema telefonico ha il proprio insieme di funzionalità e vantaggi. Al giorno d'oggi, molte aziende stanno passando al cloud e alcune scelgono ancora soluzioni on-premise.
È necessario un sistema in sede? O sei in grado di migrare al cloud?
Considera questi pochi fattori mentre decidi cosa è meglio per la tua azienda.
# 1. Quanto costerà?
Il costo è, senza dubbio, il fattore più significativo da considerare quando si decide tra telefoni cloud e sistemi telefonici on-premise.
Entrambe le società ti diranno un costo anticipato e un prezzo di servizio mensile quando chiedi informazioni. Tuttavia, quando si tratta del costo totale di proprietà, il sistema telefonico cloud è molto meno costoso dei sistemi on-premise.
#2. Hai un team che lavora da remoto?
Un sistema telefonico in sede rende più difficile la chiamata per un membro del team remoto. Dal data center al dispositivo, le connessioni vengono effettuate fisicamente all'interno dell'ufficio. Di conseguenza, non sono adatti per le aziende con personale distribuito.
Le soluzioni cloud, d'altra parte, consentono ai team remoti di operare. I dipendenti possono accedere al sistema telefonico aziendale da qualsiasi parte del mondo e avranno solo bisogno di una buona connessione Internet per effettuare e ricevere chiamate di lavoro senza difficoltà.
#3. Hai intenzione di far crescere la tua squadra?
Un sistema telefonico on-premise è meno scalabile di un sistema telefonico cloud, e questo perché non hai bisogno di più linee cablate per connetterti al tuo data center on-premise.
D'altra parte, il tuo provider ospitato può aggiungere un'altra linea al tuo account online.
Leggi anche: 11+ migliori sistemi telefonici virtuali per le piccole imprese nel 2023
Seleziona un fornitore di sistemi telefonici aziendali
Non è facile scegliere un sistema telefonico aziendale, ma puoi considerare le cose elencate di seguito. Quando si seleziona un nuovo fornitore di servizi telefonici, tenere a mente i quattro fattori seguenti.
# 1. Affidabilità
Con quale frequenza il tuo provider cloud incontra difficoltà tecniche o disconnessioni? Maggiore è il tempo di attività, meno è probabile che il sistema telefonico aziendale diminuisca.
#2. Caratteristiche extra
Verifica se il tuo provider dispone di funzionalità che possono aiutare i tuoi dipendenti a ottenere di più dal sistema. Segreteria telefonica, registrazione delle chiamate, statistiche in tempo reale e molte altre funzioni disponibili.
#3. Soddisfazione del cliente
La soddisfazione dei clienti è un altro fattore vitale per sapere se il cliente è soddisfatto o meno e il loro feedback è altrettanto cruciale.
#4. Sicurezza
Nel complesso, sia i sistemi telefonici on-premise che quelli VoIP sono sicuri. Chiedi ai protocolli di sicurezza del tuo provider e controlla se illustrano come rivelare una vulnerabilità per scoprire se prendono sul serio la sicurezza.
Sistema telefonico on-premise vs cloud virtuale
| Sistema telefonico in sede | Sistema telefonico cloud virtuale |
| Dipendente dall'hardware | Non dipende dall'hardware |
| Difficile migrare o aggiornare | Non è difficile migrare o aggiornare |
| Vecchia tecnologia | Nuova tecnologia |
| Installazione e installazione lunghe | Facile configurazione e installazione |
| Potrebbe non essere facile dopo l'orario di lavoro | Può accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento |
| Complesso e costoso da gestire | Può essere facilmente gestito |
Riassumere
Infine, puoi scegliere tra i due sistemi telefonici tenendo conto delle esigenze e dei requisiti della tua azienda.
Per fare l'opzione migliore, devi comprendere chiaramente i requisiti della tua azienda. Perché in questo scenario, la domanda non è quale sistema telefonico sia migliore, ma quale sia il sistema telefonico migliore per la tua azienda.
Per alcune aziende, tuttavia, il VoIP in hosting sarà l'opzione migliore. Altri potrebbero scoprire che una soluzione in sede in ufficio offre maggiori vantaggi.
Tuttavia, dopo aver letto questo articolo, dovresti capire meglio cosa funzionerà meglio per la tua azienda.
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