C'è una procedura per completare ogni processo. Tuttavia, molti flussi di lavoro contengono operazioni manuali costose, lunghe e soggette a errori. Uno dei compiti più laboriosi e inefficaci nel mondo degli affari può essere l'inserimento manuale dei dati. Oltre a renderti sonnolento, consuma tempo e risorse preziose, il che riduce drasticamente la tua produzione. Pertanto, al fine di velocizzare i processi e migliorare la comunicazione, le organizzazioni si stanno muovendo verso una maggiore automazione del flusso di lavoro nelle operazioni aziendali e all'interno dei processi IT. L'automazione del flusso di lavoro automatizza i processi sostituendo il software che completa tutto o una parte di un processo al lavoro manuale. Ma quali sono i passaggi coinvolti nell'automazione del flusso di lavoro e quali sono i vantaggi di marketing? Continuate a leggere per scoprirlo…
Cos'è l'automazione del flusso di lavoro?
L'automazione del flusso di lavoro è una strategia per consentire l'esecuzione indipendente di attività, documenti e informazioni in tutte le attività correlate al lavoro in conformità con gli standard aziendali stabiliti. Questo tipo di automazione deve essere un'operazione semplice che viene eseguita frequentemente per aumentare la produttività su base giornaliera.
In altre parole, l'automazione del flusso di lavoro è l'atto di semplificare e automatizzare attività manuali che richiedono tempo utilizzando la tecnologia per risparmiare tempo e risorse significative. Progettando una serie di regole e processi che regolano il flusso di lavoro, utilizza il software per automatizzare attività ripetitive come l'immissione di dati, la comunicazione e-mail e la gestione dei documenti. Si traduce in un lavoro più rapido, più semplice e più affidabile aumentando l'efficienza e la precisione riducendo gli errori. L'automazione del flusso di lavoro trasferisce l'esecuzione di determinate attività dalle persone a un programma per computer.
Tuttavia, un'organizzazione deve prima identificare le attività che compongono un lavoro prima di automatizzare il flusso di lavoro. Successivamente, sviluppa la logica e le regole che specificano come tali compiti dovrebbero essere svolti. Il software viene quindi programmato utilizzando regole e regole aziendali predefinite.
La logica e le regole sono generalmente un insieme di istruzioni if-then che fungono da istruzioni per il programma, informandolo su cosa fare e come passare da un'attività all'altra. Per eliminare la necessità per gli esseri umani di gestire l'attività, il software segue queste regole e la logica per completare la serie di attività dall'inizio alla fine.
Come si automatizza un processo di flusso di lavoro?
L'automazione dei processi del flusso di lavoro si riferisce alla creazione, implementazione e automazione dei processi aziendali in base alle regole del flusso di lavoro. I flussi di lavoro aziendali comportano lo spostamento di informazioni, lavoro delle persone o file tra sistemi e persone in conformità con le normative aziendali stabilite. L'automazione del flusso di lavoro viene eseguita per semplificare le operazioni aziendali eliminando al contempo l'elaborazione manuale ridondante.
Alcuni esempi di processi aziendali tipici che possono essere automatizzati sono
- Risorse umane
- Marketing
- Amministrazione
- Procurement
- Vendite
- Richieste di servizi informatici
La tecnica più efficace per stabilire un flusso di lavoro automatizzato consiste nel creare un diagramma di flusso di lavoro completo.
Una volta preparato il diagramma del flusso di lavoro, la creazione di un flusso di lavoro automatizzato è davvero semplice utilizzando l'interfaccia drag-and-drop offerta dai moderni software di automazione.
Le procedure aziendali semplici e complesse possono essere automatizzate con l'aiuto dell'automazione del flusso di lavoro. L'automazione non solo semplifica il processo aziendale, ma riduce anche le spese operative. I lavoratori e la direzione possono smettere di svolgere noiose faccende domestiche in modo da potersi concentrare su progetti più strategici e produttivi.
Fasi di automazione del flusso di lavoro
Esaminiamo ora rapidamente i cinque passaggi chiave a cui ogni organizzazione dovrà pensare prima di passare interamente all'automazione del flusso di lavoro.
#1. Identifica le attività ripetitive
Quando un'azienda pensa all'automazione del flusso di lavoro, il primo passo dovrebbe essere identificare le aree che hanno processi ripetuti.
È necessaria una conoscenza approfondita del business per individuare il problema. Il metodo migliore per comprendere meglio il flusso di lavoro aziendale e individuare le attività ricorrenti è crearne una rappresentazione visiva con l'uso di diagrammi di flusso.
Ora puoi progettare un flusso di lavoro che migliora il tuo flusso di lavoro attuale e potrebbe semplificare il processo automatizzando processi noiosi. Questa è una fase cruciale che deve essere svolta in stretta collaborazione con gli altri soggetti interessati e con gli effettivi fruitori del processo.
Potresti anche tenere conto dei vantaggi netti in termini di tempo e riduzione dei costi effettivi. In questo modo sarà più facile creare un business case convincente sul motivo per cui determinate operazioni aziendali dovrebbero essere automatizzate.
#2. Stabilire obiettivi aziendali
Una volta individuato il problema, il passaggio successivo consiste nel delineare gli obiettivi della tua azienda, utilizzando il flusso di lavoro manuale attualmente in atto come standard.
Il tuo obiettivo può essere quello di ottimizzare le risorse per i lavori che fornirebbero più output aumentando la velocità effettiva o diminuendo il tempo di ciclo su una singola CPU.
Il tuo team potrebbe dover gestire meno dati immessi e concentrarsi maggiormente sull'ottimizzazione dei processi.
Potrebbe essere qualsiasi cosa, ma devi essere in grado di spiegare in che modo l'automazione ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi di business e come intendi misurare il successo.
#3. Scelta della soluzione di automazione del flusso di lavoro appropriata
Scegliere i mezzi per raggiungere l'obiettivo sarebbe la fase successiva. Come vogliamo raggiungere i nostri obiettivi aziendali? Il tuo prossimo passo chiave sarà scegliere il miglior sistema di automazione del flusso di lavoro in modo da poter raggiungere una soluzione.
Scegli il software appropriato per avere un'idea di come scegliere il tuo fornitore di soluzioni. Per uno strumento di automazione, ci sono praticamente tantissime possibilità sul mercato. È fondamentale capire la soluzione perfetta per la tua azienda.
Molte aziende stanno passando all'alternativa cloud poiché offre maggiore flessibilità e costi inferiori.
Puoi scegliere di selezionare da 3 a 5 fornitori in base alle tue esigenze specifiche prima di valutare attentamente i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna opzione. Prima di fare questa scelta, potresti voler visualizzare una demo completa del software per il flusso di lavoro basato su cloud, sicuro e protetto, che può progettare il tuo flusso di lavoro in pochi minuti.
Scegli il tuo software per il flusso di lavoro per automatizzare il processo della tua azienda in base agli obiettivi che hai stabilito nella fase precedente. Il flusso di lavoro che scegli dovrebbe essere diretto, intuitivo e facile da adattare ai tuoi utenti.
#4. Educare gli utenti
Il personale verrebbe quindi formato su come utilizzare il nuovo software del flusso di lavoro nella fase successiva. Ogni nuovo cambiamento attuato dal management incontra resistenze in quanto ritenuto superfluo dalla forza lavoro.
Per rendere gli utenti finali una parte cruciale del processo decisionale, è essenziale incorporarli fin dall'inizio e includerli nelle conversazioni. Ciò responsabilizza l'utente finale ed eleva i concetti più grandi.
Sarebbe molto più facile rendere efficace questa transizione se ci fosse un percorso chiaro dalla procedura manuale esistente al nuovo sistema automatizzato e se ricevessero una formazione sufficiente per aiutarli a recuperare il ritardo.
#5. Ottimizza il tuo processo misurando gli indicatori critici delle prestazioni
Una volta completate le suddette procedure, il tuo nuovo sistema di flusso di lavoro automatizzato è pronto per l'uso.
È fondamentale appianare i nodi nell'armatura in questa fase perché i tuoi utenti aziendali forniranno input sulla procedura in base al loro utilizzo. L'ultima fase, che comporta la misurazione degli indicatori chiave di prestazione e la razionalizzazione del flusso di lavoro, è ora pronta per essere affrontata.
Il tuo flusso di lavoro automatizzato sarà continuamente misurato e monitorato, il che ti aiuterà a individuare i colli di bottiglia e ad offrire aree di sviluppo. Il tuo team funzionerà in modo più efficace se il tuo flusso di lavoro appena aggiornato viene continuamente valutato.
Quali sono i diversi tipi di automazione del flusso di lavoro?
L'automazione del flusso di lavoro può essere suddivisa in due categorie: processi aziendali (BP) e processi robotici (RP).
#1. Flussi di lavoro dei processi aziendali
Le organizzazioni possono servire meglio i propri clienti adottando un approccio di gestione dei processi aziendali (BPM). In genere costringe i flussi di lavoro aziendali a diventare più efficaci nel raggiungimento degli obiettivi aziendali essenziali. Il software di automazione del flusso di lavoro viene spesso creato utilizzando i principi BPM. Questo software aiuta quindi a semplificare i processi manuali precedentemente laboriosi all'interno di un'organizzazione.
#2. Flussi di lavoro dei processi robotici
Il software di automazione robotica dei processi (RPA) è ora disponibile e consente ai robot di eseguire attività che un tempo svolgevano gli esseri umani. In molti casi, i bot aiutano le procedure amministrative insieme all'IT (così come in altri domini). I bot sono in grado di riconoscere e fornire i dati più pertinenti per correggere i problemi di elaborazione. Inoltre, i bot possono ridurre le richieste dell'help desk e le autenticazioni di accesso e intervenire quando si verificano problemi di elaborazione.
Software per l'automazione del flusso di lavoro
L'automazione del flusso di lavoro può aiutarti a risparmiare tempo se il tuo personale esegue attività ripetitive, cosa che fa la maggior parte delle aziende. L'automazione dei flussi di lavoro può essere scoraggiante, ovviamente. Pertanto, è necessario disporre di un potente software di automazione del flusso di lavoro che automatizzi rapidamente i processi.
Per ulteriori opzioni per la gestione di processi e flussi di lavoro, diamo un'occhiata al miglior software di automazione del flusso di lavoro aziendale;
# 1. Zapier
Lo strumento di automazione del flusso di lavoro Zapier utilizza un editor di processi drag-and-drop e senza codice. Può aiutarti ad automatizzare qualsiasi cosa, dalle operazioni semplici alle attività ripetute in più passaggi.
Ma ciò che distingue Zapier è quante integrazioni di programmi offre. Fondamentalmente, Zapier è compatibile con più di 5,000 app. E utilizzando questo software, puoi automatizzare le procedure per tutte le tue applicazioni aziendali, inclusi Gmail, Slack, Trello e Stripe. Inoltre, alimenta numerosi diversi strumenti di automazione del flusso di lavoro sulle connessioni software di questo elenco. Nell'improbabile caso in cui non riesci a trovare l'integrazione di cui hai bisogno nell'elenco delle app di Zapier, puoi richiedere un'app aggiuntiva o crearne una tu stesso.
#2. Clicca su
ClickUp è fondamentalmente uno strumento completo di gestione del lavoro. Offre strumenti per la gestione dei progetti, la collaborazione in team e molto altro oltre agli strumenti per l'automazione del flusso di lavoro.
Per dirla in altro modo, dovresti considerare ClickUp molto più di un semplice strumento per l'automazione. Sì, molti altri programmi di automazione forniscono alcune funzioni di gestione delle attività. Tuttavia, pochi offrono tante funzionalità come ClickUp, che fornisce strumenti comuni tra cui diagrammi di Gantt, schede kanban, attività secondarie e molto altro. Questo si aggiunge alla già solida automazione delle attività di routine di ClickUp. In altre parole, ClickUp ti consente di gestire tutti i tuoi requisiti di gestione del flusso di lavoro con un unico software senza sacrificare l'automazione e la gestione dei progetti.
#3. Integrare
Integrify è un programma per la gestione e l'automazione dei flussi di lavoro con poca o nessuna codifica richiesta. La piattaforma dispone di strumenti per la creazione di processi, la progettazione di moduli e processi di reporting.
Mentre Integrify ha molte caratteristiche con altre applicazioni di flusso di lavoro, ha anche alcune caratteristiche uniche, come la possibilità di aggiungere note e commenti mentre costruisci un processo. Integrify è quindi perfetto per i gruppi che desiderano lavorare insieme per sviluppare e migliorare il proprio flusso di lavoro aziendale. Analogamente a come Integrity consente di testare i processi e genera audit trail per tutti i flussi di lavoro di automazione, consente anche la collaborazione senza timore di interruzioni del flusso di lavoro.
#4. Nintex
Con oltre 3 milioni di app per il flusso di lavoro attualmente in esecuzione sulla sua piattaforma, Nintex assiste più di 8,000 clienti aziendali nella gestione, automazione e miglioramento dei loro processi aziendali senza la necessità di conoscenze di codifica.
La tua azienda può mappare ciascuno dei suoi processi, eseguirli e valutarne il successo fornendo un'ampia gamma di strumenti di automazione del flusso di lavoro, come mappatura dei processi, flussi di lavoro avanzati e intelligenza dei processi.
Per le aziende aziendali con processi consolidati, Nintex è altamente raccomandato. È un software sofisticato che combina uno strumento di progettazione del flusso di lavoro di facile utilizzo con forti connessioni per collegare ogni singola app. Ciò è particolarmente utile per coloro che lavorano nelle risorse umane, nella finanza, nell'IT e nella professione legale.
#5. flusso di baci
Per i flussi di lavoro e la costruzione di app, Kissflow fornisce alternative sia senza codice che a basso codice. Kissflow ora ha la versatilità per funzionare come piattaforma di gestione del flusso di lavoro, uno strumento di gestione dei progetti leggero e forse un software di automazione del marketing.
I pacchetti software di processo di Kissflow sono fantastici. Forniscono la combinazione ideale di interfaccia utente semplice e analisi avanzate. Ad esempio, per visualizzare le statistiche sul tuo sistema di automazione del flusso di lavoro, puoi attenersi a semplici report basati su metriche. Oppure puoi eseguire i tuoi report per esaminare le attività o elaborare i dati in modo più dettagliato. Inoltre, Kissflow semplifica la creazione di dashboard (senza codice o con poco codice), rendendo i tuoi report accessibili e di facile comprensione.
#6. Flokzu
Con lo strumento di gestione dei processi aziendali Flokzu, le aziende possono progettare moduli, automatizzare procedure, eseguire report e altro ancora. Si integra con numerosi altri programmi software che utilizzano Zapier.
Flokzu, tuttavia, ha alcuni strumenti che lo distinguono dagli altri programmi di flusso di lavoro in termini di flessibilità. Ad esempio, semplifica le sostituzioni dei membri del team. È quindi possibile modificare facilmente la procedura personalizzata per includere un membro sostituto del team mentre qualcuno è fuori sede. In questo modo, non dovrai preoccuparti di eventuali ritardi nel tuo lavoro. Allo stesso modo, Flokzu ti consente di mettere in pausa e impostare i timer automatizzando il flusso di lavoro. Fondamentalmente, il software del flusso di lavoro di Flokzu può adattarsi alle mutevoli esigenze del processo.
Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro
L'automazione del flusso di lavoro può sollevare tutti i reparti dall'onere delle operazioni manuali, dall'amministrazione alla finanza, dall'IT al marketing.
Ecco alcuni vantaggi del software di automazione del flusso di lavoro per ogni reparto della tua azienda:
Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro nel marketing
- Nominare una macchina per eseguire attività ripetitive e noiose
- Lavora insieme sui flussi di lavoro con colleghi di diverse località.
- Assicurati che le persone appropriate approvino tutti i contenuti.
- Creare una procedura affidabile per coltivare e perseguire lead di qualità.
- Diverse campagne possono essere automatizzate e possono essere tutte monitorate da un'unica dashboard.
Vantaggi dell'automazione dei processi IT
- Distribuisci ticket ed escalation ai membri del team che sono disponibili.
- Elimina le richieste di supporto ridondanti
- Verificare gli aggiornamenti programmati con le parti interessate.
- Assumi il controllo di Shadow IT
- Controlla le risorse e osserva i modelli di utilizzo
Automazione dei flussi di lavoro Benefici in Risorse Umane (HR)
- Riduzione drastica delle scartoffie
- Reperimento, verifica e reclutamento più rapidi dei candidati con approvazione automatizzata
- Assicurati che tutti i processi siano conformi.
- Aumenta la visibilità del flusso di lavoro
- Migliora la velocità dei processi di onboarding e offboarding.
Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro nella finanza
- Semplifica la gestione dei documenti
- Dedica meno tempo all'elaborazione delle approvazioni.
- Imposta pagamenti automatici per fatture ricorrenti.
- Crea un meccanismo intelligente per la gestione delle buste paga.
- Sincronizza i dati con altri programmi di contabilità
Vantaggi dell'abilitazione dell'automazione del flusso di lavoro nelle vendite
- Assicurati che tutti i lead ricevano lo stesso trattamento regale.
- Ottieni informazioni e analisi illuminanti sulle procedure in corso.
- Non lasciare mai che un vantaggio passi attraverso le fessure a causa di un errore.
- Invia saluti personalizzati, apprezzamenti o e-mail promozionali.
- Standardizza la creazione di elenchi per renderla più semplice.
Devo essere uno sviluppatore per utilizzare l'automazione del flusso di lavoro?
No. Utilizzando tecniche di trascinamento della selezione per la generazione di moduli e processi, questi prodotti sono creati per utenti aziendali. Se lo desiderano, gli sviluppatori possono espandere il sistema utilizzando strumenti aggiuntivi.
Cosa sono gli strumenti di automazione del flusso di lavoro?
Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro vengono utilizzati per standardizzare, automatizzare e trasmettere i dati tra i sistemi.
Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro nel CRM?
L'automazione del flusso di lavoro è una funzionalità incorporata nella maggior parte delle soluzioni CRM. Nella maggior parte dei casi, comporta l'avvio di una pipeline per l'aggiornamento dei dati, l'integrazione, la tempistica di un'azione, ecc. Gli utenti devono disporre di licenze CRM per utilizzare queste funzionalità, che sono esclusive del sistema CRM. L'automazione del flusso di lavoro può contribuire a rendere il tuo CRM ancora più efficiente.
Conclusione
L'automazione del flusso di lavoro, se utilizzata, può aiutare le aziende ad espandersi e prosperare senza lasciare che nulla scivoli tra le fessure. Puoi espandere con successo la tua azienda senza subire problemi di crescita consentendo alla tecnologia di svolgere lavoro manuale.
Questa tecnologia può portare vantaggi alla tua azienda praticamente in ogni divisione o reparto. L'automazione del flusso di lavoro offre molti vantaggi, aiutandoti a lavorare in modo più efficiente piuttosto che più duro, sia nel marketing, nelle risorse umane o nella finanza.
Articoli Correlati
- Software di gestione del flusso di lavoro: le migliori opzioni nel 2023
- I MIGLIORI 10 SISTEMI DI GESTIONE DEL FLUSSO DI LAVORO: Recensioni 2023
- STRUMENTI DI MAPPATURA DEI PROCESSI AZIENDALI: Usi, strumenti gratuiti e guida
- Automazione delle vendite: significato, piattaforme e vantaggi
Riferimento
