Molte aziende lottano con problemi interni che possono influire sia sul livello di produttività che sulla comunicazione generale all'interno dell'organizzazione. Una intranet può essere in grado di risolvere tali problemi, a seconda della natura dell'azienda. L'importanza dell'utilizzo di un sito intranet non può essere sottolineata abbastanza.
Quindi, cos'è una intranet e come puoi utilizzarla per migliorare la produttività dei dipendenti? Parliamone!
Cos'è una Intranet?
Un'organizzazione può disporre di una propria rete privata, nota come intranet, che consente ai dipendenti di condividere in modo sicuro le informazioni sull'azienda e le risorse informatiche tra loro. Si basa su server Web, sistemi di gestione dei contenuti e firewall per funzionare in modo sicuro ed efficiente. La sicurezza delle intranet viene generalmente mantenuta con l'assistenza di un database contenente tutti i nomi utente dei dipendenti a cui è stato concesso l'accesso alla rete.
Le intranet possono variare da semplici siti Web interni a sistemi complessi con più LAN e WAN interconnesse. Inoltre, offrono una gamma di funzionalità, come elementi di social intranet per i profili dei dipendenti, invio, gradimento, commenti e condivisione di post. Possono anche supportare il lavoro di gruppo e le teleconferenze e fornire l'accesso a informazioni importanti, applicazioni, moduli e documenti aziendali.
La comunicazione tra i dipendenti è favorita attraverso l'uso di intranet nelle imprese. Per questo motivo, i dipendenti possono accedere rapidamente a informazioni vitali, nonché a collegamenti, applicazioni e database pertinenti contenenti i record dell'azienda.
Caratteristiche della moderna Intranet
Le intranet moderne includono funzionalità come:
#1. Contenuto personalizzato
Le intranet moderne offrono home page e tempistiche personalizzate per i dipendenti, fornendo notizie e annunci aziendali pertinenti. Dispone inoltre di strumenti per la creazione di pagine per la creazione di comunicazioni statiche, viaggi di onboarding e pagine wiki.
#2. Collaborazione
Il social networking, i contenuti generati dagli utenti e il cloud computing sono enfatizzati nelle intranet moderne, promuovendo la partecipazione, l'interazione e la collaborazione dei dipendenti.
#3. Integrazione con altri strumenti
Integrazione con soluzioni di condivisione file o sistemi di archiviazione file integrati. Si integra con altre applicazioni, come Microsoft 365, Yammer e Teams, per fornire un'esperienza di lavoro digitale senza soluzione di continuità.
#4. Accesso remoto
Le intranet moderne offrono opzioni basate su cloud o installazioni on-premise, consentendo l'accesso remoto al sito.
#5. Gestione dei contenuti e condivisione dei documenti
Consente la modifica diretta di documenti intranet, fogli di calcolo e diapositive. Inoltre, dispone di sistemi efficienti per la gestione di grandi quantità di dati e documenti essenziali nelle moderne intranet.
#6. Interfacce di amministrazione, modelli di contenuto e analisi
Interfacce intuitive, amministrazione intranet efficiente e funzionalità di gestione dei contenuti e robusti dashboard di analisi sono caratteristiche importanti delle intranet moderne.
#7. Adattabilità
Le intranet moderne sono progettate per evolversi insieme all'organizzazione, concentrandosi sull'incorporazione dei cambiamenti che incidono maggiormente sul business. L'analisi del sito e il feedback degli utenti tengono traccia dei progressi e comprendono il comportamento degli utenti.
A cosa serve una Intranet?
Esistono molteplici usi delle intranet, ma tre usi chiave includono:
- Comunicazione e collaborazione: Le intranet facilitano la comunicazione tra dipendenti, manager e dirigenti, facilitando la condivisione di notizie, aggiornamenti e informazioni all'interno dell'organizzazione. Forniscono inoltre strumenti per la collaborazione, come la condivisione di documenti, la modifica in tempo reale e l'assegnazione di attività con scadenze.
- Gestione dei documenti e dei contenuti: le intranet aiutano a gestire e controllare i documenti, tenere traccia delle versioni e mantenere una cronologia delle modifiche. Forniscono inoltre un'archiviazione centralizzata per documenti aziendali, video e file audio, facilitando l'accesso e la condivisione delle informazioni da parte dei dipendenti.
- Recupero delle informazioni: Le intranet fungono da sportello unico per tutte le informazioni aziendali, rendendo più facile per i dipendenti trovare ciò di cui hanno bisogno. Forniscono potenti funzionalità di ricerca e possono fungere da filtro per mostrare le informazioni e il contesto più importanti.
Altre funzioni per le quali può essere utilizzato un sito intranet includono:
- Un portale intranet migliora la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti attraverso la comunicazione sia dall'alto verso il basso che dal basso verso l'alto.
- Il sito intranet personalizza le attività per i dipendenti per completare ruoli organizzativi specifici.
- Un portale intranet fornisce ai dipendenti una piattaforma per cercare informazioni, gestire i flussi di lavoro e comunicare all'interno dell'organizzazione.
Quanti tipi di intranet esistono?
Esistono due tipi principali di intranet; Intranet in loco e basate su cloud.
- Intranet in loco: un'organizzazione aziendale ospita questi tipi di intranet interamente in loco. Le intranet in loco richiedono un team IT dedicato per la gestione, l'aggiornamento e il backup dei propri server. Di solito sono fattibili solo per le grandi imprese con risorse sufficienti per mantenerli.
- Intranet basate su cloud: questi tipi di intranet vengono creati, mantenuti e resi disponibili online. Non richiedono alcuna infrastruttura in loco e sono immediatamente disponibili online. Tuttavia, le intranet basate su cloud presentano alcuni problemi di sicurezza, che portano alcune organizzazioni a preferire le intranet in loco.
Tipi di intranet in base alle loro funzionalità e all'estensione dell'accesso concesso agli utenti:
#1. Intranet a livello di organizzazione
Queste intranet forniscono un hub centrale per la comunicazione interna e la collaborazione, con funzionalità come motori di ricerca, profili utente, blog, app mobili e pianificazione di eventi. In genere vengono stabiliti utilizzando le tecnologie LAN (Local Area Network) e WAN (Wide Area Network).
#2. Extranet
Clienti, fornitori e altre parti approvate possono accedere alle extranet, mentre le normali intranet sono accessibili solo ai dipendenti dell'organizzazione. Le extranet estendono una rete privata su Internet con disposizioni per l'autenticazione, l'autorizzazione e la contabilità (protocollo AAA).
#3. Intranet orientate alla collaborazione
Queste intranet aiutano a facilitare il lavoro in gruppo e le teleconferenze. Spesso includono strumenti per la gestione dei progetti, la gestione delle vendite e delle relazioni con i clienti e le directory aziendali.
#4. Piattaforme per il cambiamento culturale
Le intranet sono anche utili come piattaforme di cambiamento della cultura aziendale, dove molti dipendenti possono discutere questioni chiave, portando a nuove idee nella gestione, produttività e altri aspetti aziendali.
Pro e contro dell'utilizzo di un sito Intranet
L'utilizzo di un sito intranet offre molteplici vantaggi e svantaggi. Sono:
I vantaggi dell'utilizzo di Intranet
- Le intranet offrono l'opportunità di una migliore comunicazione.
- Rende più facile la condivisione delle informazioni.
- La collaborazione all'interno di un'azienda diventa più semplice.
- Gestione dei record e semplificazione
- Consente un monitoraggio più rapido delle richieste
- Un luogo per testare nuovi concetti di siti Web aziendali.
- Dà una migliore cultura aziendale che si concentra sui dipendenti e incoraggia la partecipazione e l'interazione
- Offre un buon ritorno sull'investimento grazie ai bassi costi operativi e di implementazione.
I contro dell'uso delle intranet
Quando si imposta un portale intranet, possono sorgere anche alcuni problemi, come ad esempio:
- Rischi per la sicurezza: La sicurezza intranet è una preoccupazione significativa poiché tutti i dati e le informazioni importanti sono raccolti in un unico posto.
- Sovraccarico di informazioni: Gestire e archiviare quantità eccessive di informazioni sulla piattaforma può essere difficile.
- Gestione tempi e costi: L'implementazione e la manutenzione di un sistema intranet può richiedere molto tempo e comportare costi ricorrenti.
- Sfide nella ricerca di informazioni: Alcuni sistemi intranet hanno motori di ricerca scadenti, che rendono difficile per i dipendenti trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
- Difficoltà nell'aggiornamento dei contenuti: le informazioni sulle intranet possono essere difficili da aggiornare, lasciando le risorse e le conoscenze a rischio di essere imprecise e obsolete
- Implementazione complessa e costosa: L'implementazione delle intranet può essere complessa e costosa, soprattutto per le intranet personalizzate.
- Lavoro a distanza: Quando i dispositivi mobili e l'assistenza remota non sono disponibili, i lavoratori remoti possono avere difficoltà a ottenere informazioni sull'intranet.
Le migliori pratiche della Intranet
Per garantire che il tuo portale intranet sia efficace, ci sono diverse best practice da seguire, tra cui:
- Rendi la tua intranet la modalità di comunicazione preferita per incoraggiare i dipendenti a utilizzarla regolarmente.
- Cerca soluzioni intuitive e di facile utilizzo progettate pensando all'esperienza utente (UX).
- Utilizza la tua intranet per raccogliere il feedback dei dipendenti tramite sondaggi, sondaggi e commenti sui post. L'implementazione del feedback dei dipendenti può migliorare la loro esperienza e incoraggiare gli altri a condividere le loro opinioni.
- Scegli una piattaforma intranet moderna e progettata pensando alle esigenze della forza lavoro di oggi. Le soluzioni intranet tradizionali sono spesso obsolete e non riescono a raggiungere tutti i lavoratori, con un impatto negativo sul coinvolgimento dei dipendenti.
- Implementa una intranet accessibile a tutti i dipendenti, indipendentemente dalla loro ubicazione, per favorire la collaborazione e la comunicazione.
- Assicurati che la tua intranet sia ottimizzata per i dispositivi mobili, poiché sempre più dipendenti lavorano in remoto e accedono alle informazioni aziendali sui propri dispositivi mobili.
- Per incoraggiare il coinvolgimento e la collaborazione dei dipendenti, prendi in considerazione l'implementazione di funzionalità social come chat e messaggistica.
- Fornire formazione e supporto per garantire che i dipendenti possano utilizzare l'intranet in modo efficace.
- Aggiorna e mantieni regolarmente la tua intranet per assicurarti che rimanga rilevante e utile per i dipendenti.
- Scegli una soluzione intranet scalabile in grado di crescere in base alle esigenze della tua organizzazione.
Cosa sono una Intranet e una Extranet?
Una extranet è un tipo di intranet che consente a persone esterne a un'azienda di utilizzare determinati materiali e programmi. Alcune parti dell'intranet sono aperte a terzi, come clienti, fornitori e partner commerciali. Si distingue da una intranet perché è una rete privata accessibile da utenti di terze parti autorizzati, come clienti o partner commerciali, che consente lo scambio sicuro di informazioni tra le organizzazioni.
Una intranet è la rete privata e sicura di un'organizzazione che facilita la comunicazione, la collaborazione e la condivisione delle informazioni tra i dipendenti. Le intranet sono generalmente limitate ai dipendenti dell'organizzazione.
Due differenze tra Intranet ed Extranet?
Le due principali differenze tra una extranet e una intranet risiedono nel numero di utenti, nell'accessibilità e nella sicurezza.
#1. Il numero di utenti e l'accessibilità
- Le intranet sono accessibili solo da un gruppo o un'organizzazione specifici, in genere i dipendenti dell'azienda, rendendole disponibili a un gruppo più ristretto di utenti.
- Molti utenti, compresi i membri all'interno dell'organizzazione e le parti interessate esterne come fornitori, partner e clienti, accedono a una extranet.
# 2. Sicurezza
- Le intranet sono generalmente più sicure a causa della loro interfaccia vincolata e dell'accessibilità limitata. Sono protetti da un firewall definito, che fornisce sicurezza alla rete per accedere al sistema.
- Poiché le reti extranet sono condivise tra l'organizzazione e membri esterni, i dati sensibili sono a rischio di accesso indesiderato. Un firewall isola Internet dall'extranet, separando gli utenti esterni dagli utenti aziendali per un accesso sicuro.
Cos'è un portale Intranet
Un portale intranet è un punto di partenza per l'accesso alle informazioni aziendali o alle applicazioni di terze parti. Di conseguenza, consente alle aziende di gestire in modo più efficiente dati, software e altre informazioni fornendo agli utenti prospettive personalizzate. Con l'aiuto del software intranet, le aziende possono creare una rete privata a cui solo i loro dipendenti possono accedere con una password.
La VPN è un tipo di Intranet?
Una VPN non è un tipo di intranet. Una intranet è una rete privata isolata da Internet e accessibile solo all'interno di un'organizzazione. D'altra parte, VPN sta per "Virtual Private Network", che crea comunicazioni crittografate tra due computer su una rete pubblica come Internet, rendendola sicura e privata.
Google è una Intranet?
No, Google non è una intranet. Le intranet sono le reti private utilizzate dalle organizzazioni per condividere informazioni e risorse tra i propri dipendenti. Mentre Google è un'azienda che fornisce una suite di prodotti, tra cui Google Workspace, che è una raccolta di strumenti di produttività e collaborazione basati su cloud. Tuttavia, le soluzioni intranet di terze parti possono integrarsi con Google Workspace per creare quella che a volte viene chiamata "Intranet di Google".
Puoi utilizzare Google Sites per sviluppare una intranet per un'azienda o un'organizzazione. Google Sites è un'opzione intranet all-in-one che ti consente di mettere tutti i tuoi strumenti di Google Drive, come Moduli Google, Google Calendar e Google Maps, in un unico posto dove sono facili da trovare.
Che cos'è un sito Intranet?
Un sito intranet è un portale privato che consente ai dipendenti di accedere a notizie, aggiornamenti e documenti interni. Può fungere da canale di comunicazione per la leadership, area di conversazione e collaborazione e base di conoscenza per l'azienda.
- ABILITÀ DI COLLABORAZIONE: definizione, esempi e come migliorare
- STRUMENTI DI COMUNICAZIONE PER PICCOLE IMPRESE: Strumenti migliori e più efficaci da utilizzare
- COS'È LA COLLABORAZIONE: definizione, esempi, software e importanza
Riferimenti
