Quante persone sono ora presenti nel tuo ufficio? Quante ne hai avute ieri? Che ne dici di agosto dell'anno precedente? Questo articolo definisce i sistemi di gestione dei visitatori e spiega perché molte aziende li utilizzano al giorno d'oggi.
Se non fosse per le domande precedenti, l'ultima sicuramente ti ha creato qualche difficoltà.
Se riuscivi a trovare il vecchio foglio di calcolo di Excel nel tuo Drive condiviso o a rispondere alle domande, probabilmente era perché dovevi contare manualmente le voci nel raccoglitore che conteneva i fogli di accesso degli ospiti.
Ecco alcune altre domande per te mentre il raccoglitore o il foglio di calcolo è aperto:
- Quanti nomi riesci a leggere o sei stato inserito in modo errato?
- Quanti visitatori non hanno l'orario di arrivo annotato?
- Chi ha trascurato di uscire? (O sono ancora nascosti in ufficio da qualche parte?)
- L'ora registrata per l'accesso o la disconnessione era corretta?
- Con quale dipendente ha interagito ogni visitatore, esattamente?
Considera cosa succede quando gli ospiti entrano nel tuo ufficio ora. Chi li accoglie? Una simpatica receptionist che li coinvolga personalmente e li faccia sentire i benvenuti? O uno che è rimasto bloccato alla scrivania tutto il giorno, infastidito e privo di caffè?
Forse nessuno è presente per accogliere gli ospiti. Cosa fanno dopo? Aspetti che passi un operaio o bussi alle porte che vedi? Atri incustoditi e porte aperte sono comuni in molti edifici, consentendo a chiunque di entrare in qualsiasi ufficio in qualsiasi momento.
Queste semplici situazioni si verificano quotidianamente negli uffici di tutto il mondo. Mostrano anche quanto sia importante la gestione dei visitatori.
Mostrano specificamente la necessità di un sistema di gestione dei visitatori, a volte un sistema di check-in digitale.
Sistemi di gestione dei visitatori
Il monitoraggio di tutti coloro che entrano nella tua struttura o azienda è noto come gestione dei visitatori.
I clienti, gli addetti alle consegne, i candidati al lavoro, gli appaltatori, i consulenti o il cugino di terzo grado dell'amministratore delegato possono essere tutti visitatori.
Chiunque non sia un dipendente regolare a tempo pieno è, in sostanza, un visitatore.
Uno strumento chiamato sistema di gestione dei visitatori viene utilizzato per tracciare formalmente i visitatori.
Sistemi di gestione dei visitatori oggi
Strumenti di gestione dei visitatori digitali come The Receptionist per iPad stanno sostituendo i tradizionali strumenti di gestione dei visitatori come raccoglitori, penne e carta nelle aziende di oggi.
Un sistema di gestione digitale dei visitatori gestisce la funzione essenziale di controllo degli ospiti. Ma può anche svolgere diverse attività che una carta e una penna non possono, ad esempio:
- Tieni un registro dei visitatori online.
- Si prega di scattare foto dei vostri ospiti in modo da poterli riconoscere.
- Crea badge identificativi dei visitatori con il marchio della tua azienda.
- Registrare firme su accordi di non divulgazione e altri documenti legali.
- Accetta la consegna da servizi di corriere come UPS, FedEx e altri.
- Avvisa gli utenti tramite SMS, e-mail e Slack quando arrivano i visitatori.
- Consentire l'interazione tra il personale e gli ospiti in entrambe le direzioni.
- Riconoscere consegne di cibo e scartoffie drop-off
- Dai indicazioni agli ospiti.
Un sistema di gestione dei visitatori aumenta la produttività dell'ufficio, migliora la sicurezza dell'ufficio e migliora la reputazione della tua azienda.
Sistemi di gestione dei visitatori per le scuole
Per creare un ambiente scolastico sicuro e protetto è necessario un sistema di sicurezza integrato che monitori tutto, anche durante i periodi di maggiore affluenza.
Le scuole possono facilmente mantenere un ambiente privo di rischi utilizzando un sistema di controllo dei visitatori.
Hai stabilito un meccanismo affidabile per monitorare i visitatori della scuola? Tieni traccia dei visitatori che interagiscono con la tua facoltà o con gli alunni mentre si trovano nel cortile della scuola? Il campus della tua scuola è privo di intrusi?
Le autorità devono porre queste domande per mantenere gli istruttori e gli studenti al sicuro all'interno dell'edificio scolastico.
Con un sistema di gestione dei visitatori per le scuole in atto, puoi affrontare in modo efficiente ciascuno di questi problemi separatamente e occuparti di altri requisiti della struttura.
Sistema di gestione dei visitatori per le scuole - Funzionalità principali
#1. Check-in autenticato
Gestire le informazioni sui visitatori con la massima semplicità è una caratteristica dei sistemi di gestione dei visitatori scolastici.
Bisogna compilare i moduli non appena si entra nel cortile della scuola. Il sistema quindi convalida i dati e le informazioni che sono stati inviati.
La validità della loro identità viene confermata, il numero di telefono viene ricontrollato utilizzando strumenti come le verifiche OTP e vengono esaminate altre informazioni.
Solo una volta che tutti i dati personali sono stati estratti, convalidati e approvati, una persona può essere ammessa all'interno della struttura.
Come ulteriore misura di sicurezza, il VMS contemporaneo fotografa ogni visitatore.
È garantito che il campus sia sempre sicuro e protetto, grazie al rapido processo di check-in e verifica alla porta d'ingresso.
#2. Check-in senza contatto
Un approccio proattivo viene utilizzato dalle istituzioni intelligenti per fermare la diffusione di pandemie come il COVID-19, che ha causato gravi interruzioni e messo a repentaglio la sicurezza dei docenti e del personale all'interno della scuola.
Le opzioni di check-in senza contatto con tecnologie a prova di pandemia, come il software di riconoscimento facciale e la scansione del codice QR sui dispositivi mobili, possono ridurre la possibilità che i corrieri entrino nell'edificio scolastico.
Assicurati di scegliere l'opzione appropriata quando scegli un sistema di gestione dei visitatori scolastici.
#3. Voce verificata
Le scuole vedono regolarmente centinaia di membri del personale entrare e uscire dall'edificio insieme ai visitatori.
Un sistema di gestione dei visitatori offre anche la possibilità di pre-inserire i dettagli del personale per aiutare a tenere traccia di tutti gli accessi alla struttura.
I locali della scuola sono sempre sicuri grazie ai nomi e ai dettagli preinseriti dei membri del personale perché solo gli insegnanti e il personale autenticati possono accedere all'edificio.
È possibile specificare se è necessaria una convalida OTP come livello aggiuntivo.
Anche quando i docenti o il personale entrano nella scuola, è facile registrare i loro nomi in anticipo e solo quelli con pass possono entrare nelle zone.
Inoltre, questo rende più facile per i lavoratori autorizzati monitorare i movimenti di tutto il personale e degli insegnanti all'interno dell'edificio, inclusa la frequenza, la durata del soggiorno e gli orari di ingresso e uscita.
#4. Cruscotto in tempo reale
Una dashboard in tempo reale che mostra i movimenti di tutti i visitatori, dipendenti, docenti, genitori e bambini (se necessario) in un dato momento è una caratteristica di un efficiente sistema di gestione dei visitatori per le scuole.
Ciò semplifica l'identificazione e il monitoraggio delle persone che si spostano all'interno dei locali.
Questa dashboard può monitorare per quanto tempo i genitori, gli ospiti o i dipendenti rimangono nella proprietà. Ad esempio, se un genitore desidera visitare il proprio figlio, l'app semplifica il monitoraggio della durata del soggiorno del genitore.
#5. Informazioni sui visitatori
Tenere un registro accurato di ogni persona che ha visitato la struttura in un certo periodo è il problema principale che le scuole devono affrontare.
I registri cartacei o i metodi carta-penna spesso falliscono perché sono vulnerabili alla manomissione, al danneggiamento o persino al furto.
Un sistema di gestione dei visitatori garantisce che sia sempre disponibile un registro sicuro dei visitatori basato sulla posizione.
Le autorità possono facilmente esaminare le informazioni sui visitatori del sistema.
Chi è venuto al campus? Quando una persona specifica ha lasciato l'edificio? Con che frequenza ha effettuato il check-in un ospite?
Il team può creare un piano d'azione per gestire meglio i visitatori che entrano ed escono da un determinato locale grazie a queste cifre preparate all'interno del sistema e facilmente accessibili a tutte le parti interessate.
I migliori sistemi di gestione dei visitatori
#1. Software QMinder
Qminder è un software basato su cloud per la gestione delle code che aiuta le aziende a fornire tempi di attesa memorabili.
Utilizza chioschi per il check-in in loco e informazioni sullo stato di avanzamento in tempo reale per gestire le code dei clienti. I clienti possono utilizzare Qminder per mettersi in coda da remoto utilizzando i loro telefoni e ricevere notifiche tramite messaggi di testo.
Puoi fornire un servizio più personalizzato grazie alle informazioni raccolte durante il check-in automatico del cliente.
Prezzi
- antipasto: $ 429.00 al mese per sede
- Affari: $ 659 al mese per sede
- Enterprise: Prezzi personalizzati
- Prova gratuita: Disponibile
- Versione gratuita: non Disponibile
#2. Software per soluzioni di gestione dei visitatori HID
Il programma basato su cloud di WorkforceID Visitor Manager aiuta le piccole e medie imprese nei settori dei trasporti, dell'energia, della sanità, dell'istruzione e di altro tipo a gestire l'accesso all'identità fisica e digitale.
Gli amministratori possono creare domande di screening personalizzate con l'aiuto della soluzione per automatizzare le procedure di check-in.
Prezzi
- Prezzo di partenza: $ 2,000.00 all'anno
- Prova gratuita: Disponibile
- Versione gratuita: Non disponibile
#3. Software receptionist ALICE
Un sistema di gestione dei visitatori per piccole, medie e grandi organizzazioni in vari settori, ALICE Receptionist è basato su cloud e on-premise.
La registrazione dei visitatori, il rilevamento del movimento, la stampa delle credenziali, una directory aziendale e la gestione degli eventi sono le funzioni principali della soluzione.
Gli utenti possono automatizzare le procedure di gestione degli ospiti con l'uso di ALICE Receptionist.
Ulteriori caratteristiche sono gli elenchi dei reparti, la comunicazione bidirezionale, la notifica ai dipendenti, l'acquisizione di immagini e il monitoraggio remoto.
Prezzi
- Prezzo di partenza: $ 3,588.00 all'anno
- Prova gratuita: Disponibile
- Versione gratuita: non Disponibile
#4. Software proxyclick
Per piccole, medie e grandi imprese, Proxyclick è un efficace sistema di gestione dei visitatori basato su cloud.
Alcune delle sue caratteristiche principali includono la registrazione dei visitatori, foto istantanee, stampa di badge, notifiche istantanee, reportistica e Proxyclick.
Gli utenti possono controllare i visitatori utilizzando Proxyclick, migliorare la reputazione del proprio marchio e garantire la sicurezza.
Ulteriori funzionalità del sistema includono la personalizzazione dei badge, il controllo degli accessi, la preregistrazione dei visitatori, le autorizzazioni degli utenti, la protezione dei dati e i controlli di sicurezza.
Prezzi
- Prezzo di partenza: $ 100.00 al mese
- Prova gratuita: Disponibile
- Versione gratuita: non Disponibile
#5. Software VisitLog
Le piccole, medie e grandi imprese possono trarre vantaggio dall'utilizzo di VisitLog, un sistema di gestione dei visitatori on-premise.
Le funzionalità fondamentali includono la preregistrazione dei visitatori, la stampa dei badge, le notifiche via email e SMS, la registrazione dei visitatori e la notifica dei visitatori.
La funzione del chiosco VisitLog tiene traccia degli arrivi e delle partenze dei visitatori e del numero totale di visitatori presenti.
Una schermata di benvenuto programmabile, elenchi di evacuazione di emergenza, strumenti di gestione dei parcheggi e funzionalità di segnalazione sono ulteriori caratteristiche.
Prezzi
- Prezzo di partenza: $ 1,800.00 una volta
- Prova gratuita: Disponibile
- Versione gratuita: non Disponibile
Sistemi elettronici di gestione dei visitatori
I sistemi informatici di base o di gestione dei visitatori elettronici, che sono spesso alloggiati su un iPad o un chiosco senza contatto, utilizzano una rete di computer per monitorare e registrare le informazioni sui visitatori.
Un sistema elettronico di gestione dei visitatori attenua la maggior parte dei difetti di un metodo basato su carta e penna.
Per verificare potenziali problemi di sicurezza, gli ID dei visitatori possono essere confrontati con database municipali, statali e federali e database interni.
Sistemi automatizzati di gestione dei visitatori
Diverse aziende utilizzano ancora metodi antiquati per il check-in manuale dei visitatori come targhette identificative e libri degli ospiti, ma il passaggio a un sistema di gestione dei visitatori automatizzato presenta molti vantaggi per un'azienda, tra cui il risparmio di costi, tempo e risorse.
Nel white paper del 2017, The Evolution of Visitor Management, l'82% delle organizzazioni intervistate ha affermato che l'implementazione di un sistema automatizzato di gestione dei visitatori ha aumentato l'efficienza operativa.
Un sistema di gestione dei visitatori che automatizza l'accoglienza e le operazioni amministrative, migliorando al contempo la sicurezza e riducendo i rischi, offre un eccellente ritorno sull'investimento.
Quando arriva un visitatore, il sistema di gestione dei visitatori avvisa immediatamente il dipendente appropriato.
Il personale viene informato che il loro ospite è arrivato.
Conclusione
I sistemi di gestione dei visitatori vecchi e mal gestiti comportano diverse preoccupazioni.
Una piattaforma obsoleta può causare problemi di conformità o falle nella sicurezza che possono essere piuttosto costose.
L'intera procedura deve essere rivalutata, con la massima attenzione al sistema di gestione dei visitatori.
Sistemi di gestione dei visitatori FAQ
Quanti tipi di sistemi di gestione dei visitatori esistono?
Esistono due diversi approcci operativi, anche se non esistono due distinte tipologie di software per la gestione dei visitatori.
Come si imposta un sistema di gestione dei visitatori?
Un sistema di notifica dovrebbe essere incluso nei sistemi di gestione dei visitatori per avvisare i membri del personale quando un visitatore ha effettuato l'accesso.
I dipendenti dovrebbero idealmente avere la possibilità di selezionare le notifiche che desiderano ricevere e quando.
I badge degli ospiti dovrebbero essere stampabili in modo rapido e immediato.
Come gestisci i visitatori senza appuntamento?
La segretaria dovrebbe offrire un posto e presentarsi a tutti i visitatori che non hanno fissato un appuntamento.
- Ottenere le informazioni dal chiamante
- Parla con l'ufficio del supervisore
- Informarsi sulla disponibilità del supervisore
- Rifiuta strategicamente le visite
Quali sono i tipi di visitatori?
I visitatori che arrivano in aereo, come le visite di scalo, i visitatori giornalieri e i visitatori in transito, sono chiamati arrivi aerei.
I visitatori che arrivano via mare, come i crocieristi, sono chiamati arrivi via mare.
Gli arrivi via mare includono anche ospiti in sosta come marinai e diportisti.
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Riferimenti
