La tecnologia di videoconferenza è progredita enormemente negli ultimi anni ed è diventata uno strumento fondamentale per migliorare la produttività del personale, la comunicazione con i clienti e altre attività aziendali. Inoltre, la maggior parte delle piattaforme software di videoconferenza dispone di funzionalità integrate come chat in tempo reale, trascrizione e condivisione dello schermo, con lo scopo di centralizzare le comunicazioni aziendali e aiutare le imprese a diventare più efficienti.
Per avere un'idea del terreno, considera queste 10 piattaforme di videoconferenza gratuite che dimostrano che la distanza non deve essere un ostacolo alle prestazioni della tua squadra.
Cos'è il software per videoconferenze?
Con funzionalità integrate come chat, condivisione dello schermo e registrazione, il software di videoconferenza fornisce comunicazioni online per riunioni audio, riunioni video e seminari. Queste applicazioni vengono utilizzate per facilitare la comunicazione a lunga distanza o internazionale, migliorare la collaborazione e ridurre le spese di viaggio. I lavoratori a vari livelli di un'organizzazione possono utilizzare soluzioni di videoconferenza per organizzare o partecipare a riunioni virtuali con colleghi, partner aziendali o clienti, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica.
Le piattaforme di videoconferenza riducono al minimo la necessità di partecipazione di persona sia a brevi scrum che a riunioni critiche, offrendo praticità ai programmi quotidiani per tutte le parti coinvolte, migliorando le relazioni con i clienti e mantenendo una comunicazione aperta e coerente tra i team. Alcune soluzioni di videoconferenza si integrano con l'automazione del marketing e il software CRM per sincronizzare i dati aziendali essenziali nelle conferenze pertinenti e consentire conversazioni di follow-up semplificate e aggiornamenti agli account dei contatti.
- Un prodotto deve fornire comunicazioni audio e video online tra due o più partecipanti per poter essere incluso nella categoria Videoconferenza.
- Consenti agli organizzatori di videoconferenze di modificare le specifiche della riunione e invitare gli ospiti.
- Fornisci funzionalità come la condivisione dello schermo e la chat all'interno di conferenze separate.
- Fornire funzionalità di registrazione per presentazioni o riferimenti futuri.
Quali caratteristiche delle piattaforme di videoconferenza sono più comuni?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche chiave delle piattaforme di videoconferenza che consentono agli utenti di connettersi e collaborare in tempo reale:
- Videochiamata: Videoconferenza Le videochiamate di alta qualità sono l'alternativa migliore alle riunioni faccia a faccia per incontri individuali o di gruppo. Quando i team non possono incontrarsi di persona, la videoconferenza non solo migliora la collaborazione, ma li fa anche sentire più connessi.
- Chiamate audio: Molte piattaforme di videoconferenza ti consentono di partecipare a una videoconferenza utilizzando l'audio semplicemente componendo il numero. Queste chiamate utilizzano il software VoIP e sono simili alle normali chiamate telefoniche o ai sistemi telefonici. Allo stesso modo, la maggior parte dei prodotti consente ai partecipanti di partecipare a una chiamata in conferenza con solo audio o video più audio.
- Registrazione: I dispositivi con questa funzionalità consentono ai clienti di registrare una videoconferenza o un'audioconferenza per la successiva visualizzazione. Alcuni prodotti ospiteranno anche il video registrato all'interno della piattaforma, con la possibilità di scaricarlo e condividerlo internamente o all'esterno.
- Condivisione schermo: Questa funzione consente ai partecipanti di mostrare i propri schermi in aggiunta o al posto di uno streaming della webcam. Il software di condivisione dello schermo è un eccellente strumento di collaborazione, in particolare per i team remoti o ibridi che hanno frequenti riunioni online.
- Condivisione di documenti: Le funzionalità di condivisione dei documenti possono occasionalmente essere incluse in una funzione di chat di testo, sebbene questa non sia una regola rigida e veloce. Alcuni software di videoconferenza ti permetteranno di condividere documenti senza utilizzare una conversazione testuale.
- programmazione: Diverse piattaforme di videoconferenza hanno la possibilità di organizzare riunioni in-app. Altri si integreranno con software di pianificazione o calendario di terze parti.
Leggi anche: Software di pianificazione: le migliori opzioni per le aziende
- Chat di testo: Diverse piattaforme di videoconferenza offrono una chat di testo dal vivo che i partecipanti possono utilizzare in aggiunta o al posto dell'audio. Queste chat di testo possono essere registrate e accessibili in un secondo momento. La chat istantanea peer-to-peer o peer-to-group al di fuori delle riunioni video è possibile anche con alcune piattaforme di videoconferenza.
- presentazioni: Mentre alcuni programmi di videoconferenza si integrano con software di presentazione aggiuntivi per ospitare presentazioni, altri consentono agli utenti di creare e presentare presentazioni all'interno dell'applicazione.
- Sottotitoli e sottotitoli: Alcuni programmi di videoconferenza includono sottotitoli e didascalie chiuse, che non solo rendono la videoconferenza più accessibile, ma consentono anche ai team multinazionali di eliminare l'attrito causato da ostacoli linguistici o differenze culturali. In alcune circostanze, potrebbe essere accessibile anche la trascrizione in tempo reale. Tuttavia, le lingue supportate possono variare da prodotto a prodotto.
Ulteriori vantaggi delle piattaforme di videoconferenza: presentazioni, lavagna e alzata di mano
Le migliori piattaforme per videoconferenze gratuite
- Zoom
- Google Hangouts
- Riunioni tastiera
- TrueConf in linea
- Skype
- Freeconference
- Vai a grandezza naturale
- Videochiamate lente
- Facebook dal vivo
- YouTube in diretta
#1. Ingrandisci
Chi dovrebbe farne uso?
Zoom è ottimo per chiunque lavori in remoto o abbia membri del team che operano in remoto. Zoom è un'altra opzione popolare per gli educatori virtuali. La piattaforma di videoconferenza consente riunioni semplici e facili da configurare, nonché riunioni ricorrenti nella tua sala riunioni personale. Crea e condividi un collegamento a una riunione privata con una persona o un team in pochi secondi e connetti i membri del team remoto tramite video.
Principali funzioni gratuite:
- Ospita fino a 100 persone
- Incontri individuali e di gruppo
- Non ci sono limiti al numero di riunioni.
- Video e audio HD
- Condivisione di uno schermo
- Incontri programmati
- Chatta in privato o in gruppo
- Controlli host
#2. Google Hangout
Chi dovrebbe farne uso?
Google Hangouts è un metodo semplice per interagire con i contatti Google (o quelli esterni alla tua rete) per scopi personali o commerciali. Utilizza questo strumento per chat individuali, riunioni di gruppo, demo registrate e altro ancora.
Principali funzioni gratuite:
- Sono ammessi 25 video partecipanti.
- Conversazioni tramite video, audio e messenger
- Registrazioni di videoconferenze
- Utilizza Google Calendar per partecipare alle chiamate.
- Condivisione di uno schermo
#3. Riunioni con tastiera
Chi dovrebbe farne uso?
La versione gratuita di Dialpad Meetings è perfetta per team di 10 o meno persone. La versione gratuita limita il tempo della tua chat video a 45 minuti, rendendola perfetta per riunioni più brevi. Poiché consente un numero infinito di videoconferenze, è possibile utilizzare questo servizio di videoconferenza per riunioni ricorrenti come one-to-one o debriefing mensili del team.
Principali funzioni gratuite:
- Possono partecipare fino a dieci persone.
- Innumerevoli conferenze
- Registrazione di chiamate audio HD
- Condivisione di schermi e documenti
- Applicazioni in movimento
#4. TrueConf in linea
Chi dovrebbe farne uso?
TrueConf offre un piano gratuito con un massimo di tre partecipanti alle videochiamate. Questa soluzione è ideale per piccoli team o individui che richiedono uno strumento semplice per ospitare videochiamate o collaborare con piccoli gruppi. Le funzionalità di collaborazione come il controllo del desktop remoto sono vantaggiose per le persone in supporto che potrebbero aver bisogno di assistere un cliente con un problema.
Principali funzioni gratuite:
- Nelle chiamate di gruppo possono essere presenti fino a tre persone.
- Video HD
- Strumenti di collaborazione (condivisione schermo, controllo desktop remoto, chiamate registrate, trasferimento file e lavagna virtuale condivisa)
# 5. Skype
Chi dovrebbe farne uso?
La versione gratuita di Skype è ideale per piccoli team di meno di dieci persone. È un ottimo strumento se hai bisogno di un modo semplice per chattare in video dal tuo computer, telefono o tablet e tenere riunioni di gruppo più piccole o colloqui individuali. Skype fornisce anche un prodotto chiamato Skype in the Classroom, sviluppato esclusivamente per l'istruzione online.
Principali funzioni gratuite:
- Fino a dieci persone possono partecipare alle videochiamate.
- Videochiamate HD
- Condivisione di uno schermo
- Registrazione di videochiamate
- Videochat interattive
- Condivisione della posizione
#6. Conferenza gratuita
Chi dovrebbe farne uso?
FreeConference è perfetto per team più piccoli o riunioni con cinque o meno partecipanti. Un vantaggio significativo di questo servizio di videoconferenza è la sua semplicità d'uso; non sono necessari download per iniziare a usarlo. Inoltre, i controlli del moderatore consentono al responsabile della videoconferenza di tenere traccia della riunione.
Principali funzioni gratuite:
- I partecipanti a una riunione online possono essere fino a cinque.
- Condivisione di uno schermo
- Condivisione di documenti
- Moderatore responsabile
- Texting
#7. Vai a grandezza naturale
Chi dovrebbe farne uso?
I dipendenti remoti, i free agent remoti e coloro che lavorano con clienti che organizzano raramente riunioni di gruppo più grandi possono utilizzare Lifesize Go. Sebbene abbiano piani con soluzioni per team più grandi, la versione gratuita ha una buona quantità di funzionalità per singoli e piccoli gruppi.
Principali funzioni gratuite:
- Possono esserci fino a 8 partecipanti.
- Alle riunioni non si applicano limiti di tempo.
- Condivisione di uno schermo
#8. Chat video lente
Chi dovrebbe farne uso?
Gli utenti Slack possono utilizzare la funzione di chiamata semplicemente digitando /chiamando o facendo clic sul simbolo del telefono nella parte superiore di una chat con un altro utente Slack. Se devi fare una domanda veloce a un compagno di squadra, questo è un metodo semplice per chiamarlo direttamente da Slack. Puoi anche Slack con un massimo di 15 persone se avvii una chiamata da un canale, consentendo agli altri utenti del canale di unirsi. Questo prodotto è utile per i team che cercano un'ulteriore soluzione di videochiamata per piccoli team.
Principali funzioni gratuite:
- Fino a 15 persone possono partecipare alle chiamate di gruppo.
- Chiamate individuali
- Messaggero
#9. Facebook in diretta
Chi dovrebbe farne uso?
Facebook Live è una scelta eccellente per aziende, influencer o individui che desiderano condividere demo dal vivo, video o cultura aziendale. I tuoi fan di Facebook possono commentare e parlare dal vivo, puoi scegliere un pubblico personalizzato per il video e puoi programmare le trasmissioni in anticipo per creare attesa.
Principali funzioni gratuite:
- Fino a quattro ore di programmazione
- Pianificazione in avanti
- Pubblico individualizzato
#10. YouTube in diretta
Chi dovrebbe farne uso?
YouTube Live, come Facebook Live, è una piattaforma per presentare un prodotto con domande e risposte dal vivo, ospitare una sessione didattica per insegnare al tuo pubblico durante la condivisione dello schermo o utilizzare una lavagna o ospitare un dialogo dal vivo con i membri del tuo team.
Principali funzioni gratuite:
- Sono disponibili tre impostazioni di qualità del flusso. (latenza normale, bassa latenza e bassissima latenza)
- Risponde alle domande del pubblico in tempo reale
- Trasmissioni live private (le persone possono accedere solo con l'URL) (le persone possono accedere solo con il link)
- Pianificazione in avanti
- Sottotitoli automatici dal vivo
- Tag di posizione
Quali sono i vantaggi delle piattaforme di videoconferenza?
#1. Spendere di meno:
Grazie alla sua capacità di eliminare i costi legati alle chiamate interurbane e internazionali, il software di videoconferenza può essere una soluzione conveniente. Per le organizzazioni, ciò significa assenza di problemi di comunicazione per il personale remoto, i potenziali clienti potenziali o le parti interessate esterne, indipendentemente dalla capacità di viaggio. Consentendo ai dipendenti di partecipare alle riunioni comodamente dal proprio ufficio, il software di videoconferenza può anche ridurre le spese di viaggio. Ciò potrebbe essere particolarmente vantaggioso per le piccole imprese che cercano di espandersi senza incorrere in costose spese di viaggio.
Un altro vantaggio finanziario di alcune piattaforme di videoconferenza è l'opportunità di sostituire il tradizionale software per webinar con questo software. Se un'azienda deve organizzare un webinar o un evento virtuale ma non ha bisogno di tutti i fronzoli di uno strumento webinar standard, l'adozione di un software di videoconferenza può comportare risparmi significativi. Tuttavia, i risparmi potrebbero essere significativi se un'azienda può cavarsela con un piano gratuito piuttosto che a pagamento, poiché molte applicazioni di videoconferenza offrono piani gratuiti (con limitazioni, ovviamente).
#2. Sfrutta al massimo il tuo tempo e le tue risorse:
I colleghi possono incontrarsi rapidamente per un breve incontro individuale o organizzare una riunione virtuale dell'ultimo minuto utilizzando il software di videoconferenza. Altri possono migliorare la cooperazione del team condividendo lo schermo, la condivisione di file e utilizzando lavagne collaborative senza lasciare la propria scrivania o prenotare sale riunioni non necessarie. Ciò può far risparmiare tempo e liberare le sale conferenze per le persone che ne hanno bisogno.
I team possono collaborare mentre lavorano da remoto grazie alla videoconferenza, che migliora anche il lavoro di squadra. I lavoratori non sono più tenuti a lavorare nello stesso edificio per uffici, molto da soli nello stesso stato o nazione. Le soluzioni di videoconferenza sono fondamentali per la connessione e la cooperazione nel mondo post-pandemia che sta cambiando in team distanti e ibridi. Inoltre, questi strumenti consentono alle aziende di esplorare possibilità al di fuori di una determinata area geografica, il che può aiutare con l'acquisizione di talenti.
Chi è il pubblico di destinazione per le piattaforme di videoconferenza?
La maggior parte delle imprese:
Le tecnologie di videoconferenza sono utili per una vasta gamma di imprese e settori, indipendentemente dalle dimensioni. Le imprese a contatto con i clienti, come società di consulenza e consulenza, studi legali e altri fornitori di servizi, possono utilizzare questi strumenti per ridurre i viaggi non necessari e collaborare con clienti vicini e lontani. Le aziende in crescita utilizzano anche software di videoconferenza per ampliare le loro prospettive e fare il check-in con i dipendenti, indipendentemente dalla distanza. Anche le aziende di fascia media e di livello aziendale utilizzano la videoconferenza per interagire quotidianamente con le parti interessate e i potenziali clienti.
Liberi professionisti:
Sono disponibili numerosi servizi di videoconferenza gratuiti, che li rendono uno strumento allettante per piccole imprese, liberi professionisti e altri lavoratori autonomi. Le versioni gratuite dei servizi di videoconferenza in genere hanno una capacità limitata e sono ideali per singoli utenti o piccoli team.
Scuole: come mezzo per collegare insegnanti e studenti, le strutture di videoconferenza sono talvolta integrate in piattaforme di apprendimento online o sistemi di gestione dell'apprendimento. Questi prodotti sono più personalizzati per l'ambiente di apprendimento online, includendo spesso funzionalità di collaborazione extra come condivisione di file, sondaggi e lavagne per imitare con successo un'aula di apprendimento fisica.
Sfide delle piattaforme di videoconferenza
Di seguito sono riportate alcune delle difficoltà associate alle piattaforme di videoconferenza:
#1. Chiarezza della chiamata:
La qualità delle chiamate è uno dei problemi più comuni con le piattaforme di videoconferenza. Sebbene il software possa essere potente, la qualità del video o dell'audio dipende fortemente dalla velocità di Internet delle persone impegnate. Per evitare irritazioni, è fondamentale che i clienti abbiano accesso a Internet stabile quando utilizzano il software di videoconferenza.
#2. Preoccupazioni per la sicurezza:
Gli acquirenti devono valutare il protocollo di sicurezza di un prodotto, proprio come farebbero con qualsiasi software utilizzato per comunicazioni interne e sensibili. Mentre i sistemi di videoconferenza sono stati oggetto di violazioni della sicurezza in passato, i fornitori hanno adottato iniziative per migliorare la sicurezza delle riunioni, come richiedere passcode per accedere a una conferenza, istituire l'uso di sale d'attesa e aumentare i controlli amministrativi.
Come acquistare software per videoconferenze
Il primo passo per determinare quale tipo di software di videoconferenza dovrebbe prendere in considerazione un acquirente è valutare le esigenze complessive dell'organizzazione. L'azienda utilizza già questo tipo di software? Se sì, cosa funziona e cosa no? È la prima volta che l'organizzazione utilizza piattaforme di videoconferenza? Se questo è il caso, gli acquirenti devono determinare come intendono installare questo software e se i loro sistemi esistenti sono compatibili o meno. Considera quanto segue
- Dimensione aziendale: Gli acquirenti devono assicurarsi che i prodotti che stanno prendendo in considerazione siano appropriati per le dimensioni e le esigenze dell'organizzazione. Al momento dell'acquisto del software, è fondamentale garantire che il prodotto abbia la scalabilità per adattarsi alle mutevoli esigenze.
- integrazioni: Molte aziende richiedono soluzioni adattive che possano semplicemente integrarsi in un ambiente software esistente. È fondamentale verificare che un nuovo prodotto sia compatibile con i dispositivi e le applicazioni di un'azienda, come calendari, software di posta elettronica, Software CRM, e software di gestione dei progetti, in modo che possa essere accettato e utilizzato in modo appropriato dai dipendenti. Gli acquirenti devono inoltre assicurarsi che il nuovo sistema di videoconferenza sia compatibile con la tecnologia esistente come sistemi di sala, dispositivi mobili (iOS e Android), sistemi operativi (PC e Mac) e browser web popolari come Safari e Chrome. Ciò contribuirà a ridurre qualsiasi potenziale attrito che i consumatori sperimentano comunemente durante l'utilizzo della nuova tecnologia.
Come confrontare il software di videoconferenza
#1. Fai una lunga lista.
Fare un elenco preliminare di articoli che soddisfano le ampie esigenze dell'acquirente è il primo passo nella scelta del miglior software di videoconferenza. La fase successiva consiste nel ridurre l'elenco selezionando caratteristiche specifiche che sono indispensabili o esigenze per l'acquirente. G2.com fornisce informazioni sul miglior software di videoconferenza, consentendo agli acquirenti di filtrare le opzioni e le recensioni degli utenti per restringere l'elenco dei prodotti a una selezione più pertinente.
#2. Fai un breve elenco.
Fare un piccolo elenco di prodotti è una fase fondamentale nel processo di acquisto. Sebbene l'ordinamento tra molti prodotti possa essere difficile, i consumatori possono ottenere assistenza utilizzando lo strumento di confronto di G2. Questa funzione visualizzerà gli elementi di scelta fianco a fianco in modo che il cliente possa semplicemente valutare quale software seleziona le caselle pertinenti nell'elenco.
#3. Tenere dimostrazioni
Dopo che l'acquirente ha ristretto l'elenco dei prodotti, viene programmata una demo. Gli acquirenti possono osservare un prodotto e le sue caratteristiche in modo più approfondito durante le demo. È fondamentale arrivare a una demo preparata per ottenere il massimo da essa. Gli acquirenti dovrebbero preparare uno scenario aziendale che testerà a fondo ogni prodotto in esame. Gli acquirenti dovrebbero anche informarsi sul prezzo, sul supporto del fornitore e su eventuali problemi relativi alla merce. Dopo che le demo sono state completate, un'adeguata pianificazione renderà più facile per il cliente confrontare i prodotti.
Come scegliere una piattaforma di videoconferenza
#1. Scegli un comitato di selezione.
Il software di videoconferenza è estremamente utile e frequentemente utilizzato in molti settori. Con questo in mente, un punto di partenza intelligente sarebbe quello di scegliere da tre a cinque membri del team provenienti da diversi reparti e livelli di anzianità (come IT, top management e associati) per far parte del team di selezione. Quanto più diversificato è il team di selezione, tanto meglio un'azienda può determinare in che misura un prodotto soddisferà le sue esigenze.
#2. Negoziazione
Una volta che il team di selezione ha ristretto le scelte software, è il momento di esplorare le opzioni di personalizzazione, i costi e il tipo di supporto del fornitore richiesto. Anche se le scelte di prezzo sono presentate sul sito Web di un fornitore, è comunque fondamentale affrontarle. Diversi fornitori di software offrono sconti e alternative di prezzo su misura in base alle esigenze dell'acquirente.
#3. Decisione finale
Una volta che un acquirente ha effettuato una selezione finale su un prodotto ed è pronto per effettuare un acquisto, si consiglia di condurre una demo finale, informarsi su un ciclo di prova e identificare quali sono i passaggi seguenti se il prodotto non soddisfa finalmente i propri requisiti esigenze. È inoltre fondamentale esaminare il livello di supporto fornito dal fornitore dopo l'implementazione. Per garantire semplicità d'uso e una piacevole esperienza del cliente, la maggior parte dei fornitori offrirà servizi di assistenza clienti come la chat video. Quando si prende una decisione definitiva, queste misure potrebbero fornire all'acquirente un ulteriore senso di sicurezza e fiducia.
Tendenze per le piattaforme di videoconferenza
#1. Dai priorità alla sicurezza e alla privacy.
Le aziende faranno sempre più affidamento sui software di videoconferenza per le comunicazioni regolari man mano che il lavoro a distanza e i team ibridi diventano più popolari. Di conseguenza, le organizzazioni stanno ponendo una maggiore enfasi sulla privacy e sulla sicurezza. A seguito di diversi problemi di sicurezza ben noti nel 2020, come l'iconico avviso dell'FBI sugli hacker e il dirottamento delle riunioni online, i fornitori di software continuano a sviluppare aggiustamenti per garantire che gli utenti siano protetti da attacchi esterni. La crittografia end-to-end, i passcode e l'autenticazione a più fattori stanno diventando sempre più diffusi nei sistemi di videoconferenza.
#2. Esperienza utente migliorata
Le aziende stanno sfruttando l'intelligenza artificiale (AI) avanzata e l'apprendimento automatico per migliorare la funzionalità e la qualità audio e video, il che è fondamentale dato il numero di persone che lavorano da casa e si affidano regolarmente a questi strumenti. L'elaborazione del linguaggio naturale, un sottoinsieme dell'intelligenza artificiale, può, ad esempio, riconoscere automaticamente i suoni sgradevoli, ridurre il rumore di fondo per coloro che non sono muti e aumentare la voce di chi parla. Visivamente, la visione artificiale viene utilizzata per oscurare lo sfondo dell'utente o aggiungere uno sfondo virtuale, modificare il colore e l'illuminazione e persino ritoccare l'aspetto dell'utente. Queste potenti funzionalità elevano le opzioni di videoconferenza HD.
Conclusione
Considera le tue reali esigenze prima di scegliere le migliori piattaforme di videoconferenza. Ad esempio, qualcuno che vuole parlare con poche persone a parte può scoprire che un'alternativa gratuita è la più conveniente pur fornendo tutti gli strumenti fondamentali necessari. Tuttavia, se intendi utilizzare la videoconferenza per scopi professionali o aziendali, in particolare con un gran numero di persone e su base regolare, dovresti esaminare le scelte di fascia alta.
- VIDEOCONFERENZA: significato, tipi e piattaforme gratuite
- SISTEMI TELEFONICI BASATI SU CLOUD PER LE PICCOLE IMPRESE nel 2023 (Aggiornato)
- COMMUNICATION COACH: Comunicazione efficace
- COS'È RINGCENTRAL: significato, recensioni e MVP
- I MIGLIORI 17+ SOFTWARE DI MARKETING VIDEO: Recensioni 2023
Riferimenti
