Il software di gestione delle risorse è il primo passo per garantire che la tua organizzazione operi alla massima efficienza. Una soluzione sorprendentemente semplice che si integra nei tuoi flussi di lavoro esistenti: funziona per garantire che la tua organizzazione abbia sempre la giusta quantità di risorse accessibile in ogni momento.
Abbiamo sviluppato un elenco dei sette migliori strumenti software di gestione delle risorse gratuiti e open source da esaminare per aiutarti a raggiungere questo obiettivo. Ognuno ha una serie di caratteristiche e vantaggi da esaminare prima di prendere una decisione per portare avanti la tua organizzazione.
Definizione di Software Asset Management (SAM):
La gestione delle risorse software è un approccio aziendale che si assume la responsabilità dell'utilizzo del software monitorando la spesa, l'implementazione, le licenze software e la conformità delle licenze per tutti gli utenti finali coinvolti nel programma.
Quando la tua organizzazione si basa su una strategia di gestione delle risorse software, disporrai degli strumenti e dei processi necessari per effettuare migliori selezioni di licenze software che non solo aumentano la produttività del tuo team ma riducono anche i costi.
Ci sono tre aree principali su cui concentrarsi per avere successo con una strategia SAM:
- Licenza software: È necessario lasciare tutte le licenze software non gestite in modo da poter tenere traccia delle circostanze specifiche, come le date di rinnovo e i termini e le specifiche di conformità. SAM si occupa fondamentalmente di mantenere la tua organizzazione conforme, poiché i produttori di software non vogliono che tu usi più del loro software di quello che hai acquistato o concesso in licenza.
- Audit del software: I fornitori conducono frequentemente audit di conformità del software per garantire che il tuo team utilizzi correttamente il programma specifico. Se non sei conforme, aspettati una multa o una sanzione.
- Ottimizzazione del software: Quando sfrutti al massimo il tuo stack tecnologico, assicurandoti di utilizzare correttamente ogni applicazione, non stai pagando per troppi posti e superi tutti i tuoi audit, puoi essere certo di spendere i tuoi soldi con saggezza.
Vantaggi del software e degli strumenti di gestione delle risorse
# 1. Aumento del tempo di attività e dell'affidabilità
Il software di gestione delle risorse può aiutare i dipendenti a rimanere al passo con i piani di manutenzione e le modifiche. Avvisi e-mail e notifiche personalizzate su vari canali di comunicazione possono essere estremamente utili a questo proposito. Di conseguenza, puoi mantenere in uso le tue risorse e generare liquidità molto più a lungo di quanto potresti con un approccio improvvisato o ad hoc alla manutenzione e alla gestione.
#2. Riduce i costi amministrativi
Un monitoraggio efficace consente di risparmiare molto tempo quando si tratta di trovare e monitorare le risorse mancanti. Una soluzione di gestione intelligente è un investimento nelle risorse della tua azienda eliminando le variabili umane che contribuiscono allo smarrimento delle risorse aziendali.
#3. Migliora la responsabilità
Molte organizzazioni perdono regolarmente risorse e apparecchiature senza nemmeno rendersene conto. Molte persone soffrono di carenze di budget che vengono raramente spiegate o riempite a causa di una gestione inefficace. Il monitoraggio stabilisce un punto di contatto e responsabilità, rendendo molto impossibile una perdita inspiegabile.
#4. Pianificazione della crescita futura
Quando non sai esattamente quale sia la dimensione della tua azienda, è difficile decidere quando, come e in quale direzione ridimensionarla. Non puoi sapere quali risorse ti serviranno dopo se non sai dove si trovano oggi. La gestione delle risorse sviluppa un sistema scalabile che mostra quali risorse stanno andando bene e quali no.
#5. Migliora l'efficienza
Hai la possibilità di scoprire collegamenti e requisiti nel modo in cui funziona la tua azienda se hai uno sguardo di alto livello sulle parti performanti e ben utilizzate della tua organizzazione. Con questa conoscenza fondamentale della tua azienda, potresti evitare colli di bottiglia che altrimenti provocherebbero ingorghi.
Quali caratteristiche cercare in un buon software e strumenti di gestione delle risorse
Il software di gestione delle risorse è uno strumento potente, come dimostrato qui. Ha il potenziale per migliorare l'efficienza, la responsabilità e l'affidabilità dei dipartimenti dell'organizzazione. La chiave per effettuare tale transizione è selezionare la migliore soluzione di gestione per la tua azienda.
Gli scopi e i compiti che i software di asset management possono svolgere nella tua azienda sono numerosi e altamente personalizzabili. La soluzione adeguata per la vostra azienda sarà determinata dai requisiti, dai metodi di lavoro e dalle procedure già in atto. Non esiste una strategia valida per tutti per la gestione degli asset, ma esistono molteplici percorsi per il successo.
Leggi anche: Asset Management: esempi, sistemi e stipendi (aggiornato!)
Un buon software di gestione delle risorse dovrebbe includere una base di capacità che possono espandersi in futuro. Questi sono gli aspetti essenziali del software di gestione patrimoniale:
- Assegnare responsabilità: l'assegnazione di risorse aziendali a un individuo, reparto o gruppo come punto di contatto per l'accesso o la manutenzione dovrebbe essere un componente critico di una soluzione di gestione delle risorse.
- Aggiornamenti e reportistica: Un altro vantaggio significativo di una soluzione di gestione delle risorse è la capacità di valutare lo stato attuale delle cose all'interno dell'organizzazione. Gli azionisti dovrebbero essere in grado di generare un rapporto dettagliato in tempo reale sullo stato attuale delle cose all'interno di una società.
- programmazione: La manutenzione e i tempi di fermo delle apparecchiature critiche dovrebbero preferibilmente essere programmati con largo anticipo. Una soluzione intelligente dovrebbe essere in grado di tenere traccia di questo orario, avvisare i lavoratori assegnati e rimuovere temporaneamente la risorsa necessaria dalla produzione.
- Booking: per massimizzare la disponibilità e l'accesso, un sistema ideale dovrebbe consentire agli utenti di prenotare o ritirare una risorsa dall'inventario. Un sistema di prenotazione è un elemento importante che aiuta a mantenere un quadro in tempo reale di ciò che sta accadendo all'interno di un'organizzazione in un dato momento.
- Controllo dell'inventario: a ogni risorsa nel sistema verrà assegnato un identificatore univoco che verrà utilizzato per tracciarlo per tutta la sua durata. Un sistema efficace dovrebbe consentire agli utenti di scansionare i tag delle risorse, siano essi codici a barre visibili, RFID o tecnologia NFC, e mantenere il sistema aggiornato su dove si trova una risorsa e sul suo utilizzo.
Valutazione dei migliori strumenti di gestione delle risorse software
# 1. Snipe-IT
Snipe-IT è una soluzione completa di gestione del magazzino e dell'inventario basata sul Web. In quanto soluzione cloud self-hosted, fornisce un pacchetto ricco di funzionalità che consente alle aziende di incorporare senza problemi la gestione delle risorse nei flussi di lavoro esistenti.
I servizi IT di Snipe includono la gestione avanzata delle risorse, la gestione delle licenze software e l'etichettatura dei codici a barre per le risorse fisiche. Un'API REST garantisce che i servizi esistenti possano essere completamente integrati e un modello SAAS premium può fornire una varietà di alternative di hosting per le aziende che cercano un servizio più completo.
Le caratteristiche includono:
- Self-hosted sull'hardware corrente o tramite pacchetti di hosting
- Le notifiche sulle risorse possono essere inviate tramite e-mail o Slack.
- Le caratteristiche e i tipi di asset sono molto personalizzabili.
- I tag con codici a barre o codici QR vengono generati per le risorse interne.
- SAAS è disponibile come componente aggiuntivo a pagamento.
- Gestione delle licenze delle risorse software
- API REST per integrazioni su misura
- Interfaccia ottimizzata per dispositivi mobili.
#2. Spezierie
Gli amministratori IT e il personale hanno familiarità con il portafoglio di strumenti IT di Spiceworks e la comunità che li supporta. Il software di gestione delle risorse IT di Spiceworks è una soluzione completa che si interfaccia bene con gli strumenti Spiceworks correlati e vanta alcuni dei migliori supporti della comunità aziendale.
Spiceworks è stato creato pensando alle risorse IT ed è progettato per tenere traccia dell'hardware, delle licenze e dei servizi cloud della tua organizzazione. Un dashboard ricco di funzionalità fornisce report dettagliati in tempo reale su qualsiasi informazione archiviata nel sistema sulla tua organizzazione.
Le caratteristiche includono:
- Una soluzione di rete che è self-hosted
- Raccolta dati automatizzata per dispositivi in rete
- Man mano che i dispositivi vengono aggiunti e ritirati dal sistema, lo stato viene aggiornato automaticamente.
- Si integra con gli altri strumenti IT e di rete di Spiceworks.
- Offre report e audit completi.
- Include strumenti per il controllo e la conformità.
- Tiene traccia e rileva le risorse del servizio cloud
- Strumenti di gestione per licenze software e dispositivi mobili
- Una piattaforma su Internet
#3. CMDBuild
CMDBuild, una soluzione software open source per la gestione delle risorse, è una potente suite per la gestione di tutti i dati relativi all'IT, alle risorse mobili e alla gestione dei servizi. Con una solida piattaforma mobile per interfacciarsi con i suoi servizi web, è una soluzione perfetta per mantenere la tua organizzazione al passo con la manutenzione e la gestione dell'IT.
CMDBuild è la soluzione più altamente personalizzabile e versatile della nostra lista, basata sulla competenza e l'esperienza accumulata sul territorio. La soluzione include flussi di lavoro predefiniti per una varietà di soluzioni di gestione e integrazioni per altri sistemi.
Le caratteristiche includono:
- Altamente personalizzabile per soddisfare le esigenze e le aspettative della tua azienda.
- Può essere configurato gradualmente per ridurre l'impatto sull'organizzazione
- È quasi universalmente compatibile con i servizi Web REST e SOAP.
- Una vasta gamma di strumenti di reporting per la raccolta e la verifica dei dati sugli asset esistenti
- Capacità di incorporare informazioni sugli acquisti e vincoli di budget nei dati di sistema
- Ampia assistenza per l'utente e formazione fornita.
- Su base pay-per-use o contratto, è disponibile il supporto tecnico a livello commerciale.
- Strumenti web e piattaforma mobile.
#4. Asset Tigre
Asset Tiger è una piattaforma di gestione delle risorse basata su cloud che fornisce un controllo e un monitoraggio dettagliati per le apparecchiature registrate. La capacità di prenotazione e check-in/check-out estremamente efficiente che consente agli utenti di assumere la proprietà delle risorse è un vantaggio significativo di Asset Tiger rispetto ad altri sistemi.
Il bundle Asset Tiger include una potente app mobile per la gestione delle risorse in movimento. Utilizzando queste funzionalità, Asset Tiger cerca di garantire che la visione della tua organizzazione sia sempre una rappresentazione accurata e in tempo reale di ciò che sta realmente accadendo sotto la superficie.
Le caratteristiche includono:
- Non c'è limite al numero di utenti o report che può creare.
- Gli avvisi e le notifiche e-mail sono completamente personalizzabili.
- Programmazione, prenotazione e check-in/check-out delle risorse organizzative
- Esporta i dati in diversi formati.
- Sono ora disponibili strumenti per la creazione e la scansione di codici a barre mobili.
- Tiene inoltre traccia delle licenze e dei contratti del software.
- Sicurezza estesa con ruoli utente che possono essere personalizzati per una gestione granulare delle risorse
#5. Riadatta
Reftab è una soluzione di gestione delle risorse commerciali per hardware, accessori e licenze che fornisce ai suoi utenti una soluzione di gestione solida ma semplice. Con un approccio intuitivo innanzitutto, Reftab rende la modifica delle risorse il più semplice possibile mantenendo il sistema aggiornato.
Reftab è ben posizionato per soddisfare le esigenze di organizzazioni di tutte le dimensioni, dai clienti delle piccole imprese alle grandi aziende. Gli utenti possono aggiungere, aggiornare, assegnare e persino geotaggare le risorse nel sistema utilizzando l'app mobile ricca di funzionalità.
Le caratteristiche includono:
- Notifiche e-mail e avvisi di manutenzione personalizzabili.
- Attributi e categorie di asset personalizzabili.
- Consente la prenotazione delle risorse e il check-in/check-out.
- L'app mobile fornisce l'accesso alla maggior parte delle funzionalità.
- Tiene traccia delle risorse software e hardware.
- Tiene traccia dell'ammortamento degli asset per prendere decisioni finanziarie migliori.
#6. Ralph
Ralph è una soluzione di gestione delle risorse leggera che ha un impatto minimo sui flussi di lavoro esistenti mantenendo la massima flessibilità. La sua principale attrazione è per le aziende che desiderano un approccio semplice alla gestione patrimoniale pur ricevendo i vantaggi e i vantaggi di un sistema di gestione patrimoniale completo.
Nonostante la sua forma leggera, Ralph è estremamente personalizzabile per le aziende. Sono disponibili numerose estensioni e plug-in per il software, nonché a API REST per gli sviluppatori.
Le caratteristiche includono:
- Un pacchetto leggero pensato per interrompere il meno possibile le operazioni esistenti.
- Funzionalità di gestione delle risorse principali racchiuse in un pacchetto intuitivo
- Supporta una significativa integrazione con i sistemi esistenti.
- Il sistema di flusso flessibile supporta il ciclo di vita dell'asset.
- Sono disponibili modelli di flusso di lavoro per risorse del data center, apparecchiature di back-office e risorse non fisiche come licenze, contatti con i fornitori e domini.
- Sono disponibili potenti dashboard per visualizzare informazioni in tempo reale.
#7. Spazio delle risorse
ResourceSpace affronta l'IT Asset Management in un modo leggermente diverso rispetto alla maggior parte delle altre soluzioni. Fornisce ai clienti molto spazio libero per ospitare le loro soluzioni di gestione patrimoniale, nonché la possibilità di espandere le loro soluzioni a organizzazioni o necessità di qualsiasi dimensione.
Con una soluzione di gestione delle risorse software altamente efficiente che fornisce accessibilità open source e formazione e assistenza secondo necessità, ResourceSpace serve un'ampia gamma di casi d'uso.
Le caratteristiche includono:
- Gestione delle risorse altamente personalizzabile
- Richiede un piccolo investimento per una startup.
- È semplice da integrare con i sistemi esistenti.
- Le autorizzazioni e le impostazioni dei ruoli consentono di personalizzare i ruoli utente.
- Accesso in tempo reale a informazioni e statistiche dettagliate
- Supporta gli standard di scambio di metadati più utilizzati.
- Sono disponibili 10 GB di spazio libero.
Perché è necessaria la gestione delle risorse software?
L'importanza della gestione delle risorse software. Puoi determinare quante licenze hai da ciascun fornitore di software utilizzando uno strumento SAM. Il numero di posti vacanti o inutilizzati può quindi essere fornito all'utente, consentendo di stimare l'utilizzo complessivo all'interno dell'azienda.
Perché è necessario SAM?
L'obiettivo principale di SAM è garantire che tutte le licenze software siano utilizzate in modo appropriato da lavoratori e appaltatori. SAM ti dà anche accesso ai costi di licenza in modo che tu possa essere ben informato nella scelta del software da acquistare.
Qual è l'approccio SAM?
Al fine di migliorare la collaborazione sugli obiettivi del cliente per il prossimo periodo di tempo, la strategia SAM è, in sostanza, una visione strategica del cliente. L'intero Sales Account Plan include la strategia SAM. E la gestione degli obiettivi dei clienti da parte dei SAM è ciò che ci distingue come vantaggio vitale per i nostri clienti.
Qual è il modello di maturità SAM?
La maturità SAM si riferisce all'utilizzo di un programma SAM che è stato ottimizzato. Solo dopo aver investito molto tempo e impegno nella manutenzione e nella valutazione di un patrimonio software, la gestione delle risorse può raggiungere questo stadio.
SAM è una metodologia agile?
Un modello di sviluppo agile è il modello di approssimazione successiva (SAM). Il termine "agile" qui si riferisce all'esecuzione simultanea di più processi. SAM è un processo iterativo. Sono stati completati almeno tre cicli attraverso ogni stadio di sviluppo, e ognuno dovrebbe essere più perfetto di quello precedente.
Conclusione
Conoscere la tua azienda dentro e fuori è uno dei modi più efficaci per crescere e migliorare nel tempo. La gestione delle risorse è uno strumento fondamentale per acquisire un'istantanea della tua organizzazione e dimostrarne in dettaglio le prestazioni.
Pochi prodotti software possono fornire un ritorno sull'investimento così elevato per migliorare l'efficienza e l'efficacia in un periodo di tempo così breve. Sia che tu scelga un'interfaccia utente semplice, una potente app mobile o connessioni al flusso di lavoro su misura per le dimensioni della tua azienda, c'è una soluzione di gestione delle risorse qui per soddisfare le tue esigenze.
Domande frequenti sulla gestione delle risorse software
Cosa fa un analista di gestione delle risorse software?
Raccogli i dati per il budget, la conformità del software e l'inventario, i riepiloghi dei contratti e i confronti dei costi. Immettere e gestire i dati in un formato di database per il budget, la conformità software e l'inventario, i contratti e i costi.
Che cos'è un inventario di risorse software?
Il processo di determinazione delle risorse software di tua proprietà è noto come inventario software. Questo è il primo passo per comprendere le tue risorse software.
Perché hai bisogno di una gestione delle risorse software?
Software Asset Management è un metodo aziendale per recuperare denaro e ottimizzare i risparmi regolando e automatizzando attivamente l'acquisto, l'utilizzo e la distribuzione delle licenze software.
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