Il software per le risorse umane più popolare è un sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS). Da allora, la tecnologia è senza dubbio avanzata in modo significativo. In risposta ai cambiamenti nelle normative aziendali o alla conformità normativa, i moderni sistemi HRIS possono automatizzare le procedure, incorporare input e modificare i formati di reporting in tempo reale. I moderni sistemi HRIS sono anche tanto efficaci e intuitivi quanto potenti e agili perché forniscono esperienze utente di livello consumer e funzionalità adattabili. Il miglior software HRIS viene offerto attraverso il cloud, che offre un numero maggiore di vantaggi, come una maggiore archiviazione dei dati, una maggiore sicurezza e una più facile interazione con programmi ausiliari come buste paga, monitoraggio dei candidati e altri sistemi HR.
Questo articolo offre una panoramica dei sistemi HRIS, incluse definizioni, esempi e informazioni sulla formazione. Diamo un'occhiata a loro.
Cos'è il SISTEMA HRIS?
Un sistema informativo delle risorse umane (HRIS) è un programma software che organizza ed elabora informazioni specifiche sui dipendenti, nonché regole e procedure relative alle risorse umane. L'HRIS standardizza risorse umane (HR) doveri e procedure promuovendo al contempo un'accurata conservazione dei registri e rapporti come un sistema interattivo di gestione delle informazioni.
In sostanza, un sistema HRIS è una "strada a doppio senso" in cui le informazioni sui dipendenti vengono fornite all'organizzazione e quindi restituite ai dipendenti. Un sistema HRIS (HRIS) fornisce interazioni più agevoli, semplificate e più efficaci tra i dipendenti e le aziende per cui lavorano, eliminando le attività cartacee e manuali relative alle risorse umane. Ciò consente agli specialisti delle risorse umane di svolgere un lavoro più strategico e di alto valore.
HRIS vs HRMS vs HCM
Le frasi HRIS, HRMS (sistema di gestione delle risorse umane) e HCM (gestione del capitale umano) sono talvolta usate in modo intercambiabile. Tuttavia, a seconda delle caratteristiche che un'azienda sceglie di consentire, potrebbero esserci lievi distinzioni tra i tre.
HR
Inizialmente indicato come un sistema di base per il mantenimento dei dati amministrativi dei dipendenti. HRIS ora include procedure come l'acquisizione di talenti, il reclutamento e l'archiviazione e l'elaborazione continua dei dati dei dipendenti man mano che le operazioni delle risorse umane sono diventate più complicate.
HRMS
È entrato in uso quando le aziende hanno iniziato a condurre le proprie attività di gestione delle risorse umane utilizzando software più complessi e operazioni automatizzate, mentre è ancora utilizzato allo stesso modo con HRIS organizzativo. La gestione delle buste paga e il tempo e il lavoro possono essere inclusi nell'HRIS di oggi.
HCM
Si riferisce a una soluzione più completa o onnicomprensiva che affronta tutti gli aspetti della gestione della forza lavoro e della funzione HR. Funzioni avanzate di gestione dei talenti, tra cui la gestione delle prestazioni, la pianificazione della successione, la pianificazione delle retribuzioni, la pianificazione strategica della forza lavoro e molte altre attività di pianificazione delle risorse umane sono incluse nella capacità aggiuntiva. Che siano transazionali, strategiche o basate sui dati, le attività HR sono tutte incluse in HCM.
Quali sono i due pilastri di HRIS?
Un sistema informativo delle risorse umane è costruito attorno a due pilastri che forniscono le basi per la gestione delle persone e delle politiche per migliorare le prestazioni complessive dell'organizzazione.
#1. Progettazione dell'organizzazione
Da un punto di vista strutturale, HRIS è costituito da ruoli, funzioni e gerarchie di reporting. HRIS offre una responsabilità identificabile e una tabella di marcia per la funzionalità operativa e la coerenza stabilendo la struttura organizzativa.
Aiutandoti a mettere in atto il personale appropriato, il sistema HRIS corretto può aiutarti a gestire le difficoltà aziendali.
#2. Gestione dei dati per i dipendenti
L'HRIS offre un quadro completo di ogni dipendente, inclusi nome, indirizzo, data di assunzione, retribuzione, scelte di benefit e molto altro, simile alla gestione delle relazioni con i clienti ma in uno scenario datore di lavoro/dipendente. Con i dati corretti, sarai in grado di interagire meglio con i tuoi dipendenti, assisterli nella creazione di obiettivi di carriera, individuare la migliore formazione e migliorare le loro prestazioni.
Quali tipi di HRIS esistono?
Sono disponibili molte diverse soluzioni HRIS e molte di esse forniscono funzioni comparabili. Questi HRIS possono essere divisi in due gruppi: HRIS basati su cloud e HRIS locali.
- HRIS basato su cloud
HRIS basato su cloud è ospitato fuori sede dal provider ed è accessibile online. Le aziende che non vogliono occuparsi direttamente della manutenzione del sistema o che sono troppo piccole per avere uno staff IT dedicato spesso trovano questi sistemi adatti. Le soluzioni HR IS basate su cloud ricevono anche aggiornamenti automatici da fornitori che non hanno bisogno dell'IT in loco per applicarli.
- HRIS basato sulla premessa
Il reparto IT di un'azienda ospita sistemi HRIS locali sui propri server. Ciò richiede un più sofisticato Infrastruttura IT rispetto a molte piccole imprese, ma può consentire a un'azienda un maggiore controllo sulla propria soluzione HRIS e sulla sicurezza.
Quali vantaggi può avere un HRIS se trasferito nel cloud?
Esistono diversi vantaggi nell'implementazione di un sistema HRIS nel cloud rispetto a un sistema HRIS locale, inclusi i seguenti:
- La scalabilità è semplice. Puoi aumentare o diminuire rapidamente la scalabilità nel cloud man mano che le esigenze della tua azienda cambiano. Inoltre, hai una maggiore flessibilità finanziaria e sei in grado di controllare meglio le spese quando espandi o riduci le tue attività.
- Maggiore controllo sul funzionamento rispetto alla spesa in conto capitale. Paghi semplicemente per ciò che usi nel cloud, quindi non devi effettuare costosi investimenti infrastrutturali. I tuoi costi sono operativi piuttosto che di capitale.
- Accesso semplice e rapido all'innovazione. Ottieni l'accesso agli aggiornamenti e alle innovazioni molto prima nel cloud poiché lo sviluppo e l'implementazione avvengono molto rapidamente.
Chi ha bisogno di un sistema HRIS?
Anche le aziende più piccole possono beneficiare di un sistema HRIS. Le soluzioni HRIS possono far risparmiare alle risorse umane e ai proprietari dell'azienda abbastanza tempo che, in molte circostanze, si ripagano da soli. Affinché il software cresca con l'azienda, è fondamentale investire il prima possibile in un sistema HRIS.
Vantaggi di un HRIS
L'utilizzo di un HRIS offre molti vantaggi definiti, come vedremo nel nostro programma di certificazione delle risorse umane digitali. Per questo motivo, le aziende di tutte le dimensioni utilizzano questa applicazione per assistere le loro operazioni di risorse umane. Le informazioni sui dipendenti sono centralizzate nel sistema HRIS. Quindi, in un unico sistema, sono prontamente disponibili una varietà di dati sui dipendenti.
#1. Tenuta dei registri
Un sistema di registrazione chiamato sistema HRIS monitora le modifiche a tutto ciò che coinvolge i dipendenti. Quando si tratta di dati sul personale, l'HRIS potrebbe essere considerato l'unica fonte affidabile.
#2. Complimenti
Ai fini della conformità, alcuni dati vengono raccolti e conservati. Thіѕ contains іnfоrmаtіоn fоr іdеntіfуіng еmрlоуееѕ in thе event of thеft, frаud, or оthеr wrongdoing, first соntасt іnfоrmаtіоn іn the еvеnt оf ассіdеntѕ, citizen іdеntіtу information for the tаx office, and оblіgаtоrу сеrtіfісаtіоn expiry dates. Il sistema HRIS ha la capacità di memorizzare tutte queste informazioni. In conformità con i requisiti del GDPR, i dati devono essere conservati in modo corretto e sicuro.
#3. Efficienza
La precisione è migliorata e si risparmia tempo avendo tutte queste informazioni in un'unica posizione. Come documentazione tangibile, diverse aziende conservano ancora molti dati sui propri dipendenti. Individuare la cartella e il foglio appropriati potrebbe richiedere molto lavoro da parte del personale.
#4. Piano delle risorse umane
Il sistema HRIS (HRIS) consente il tracciamento dei dati necessari per sviluppare strategie di business e HR. Dati diversi saranno cruciali da monitorare, a seconda degli obiettivi dell'organizzazione. Il sistema HRIS eccelle in questa situazione.
#5. Risorse umane self-service
La capacità di fornire risorse umane self-service a dipendenti e manager è un ultimo vantaggio. Di conseguenza, i dipendenti possono ora gestire la propria attività. Il sistema HRIS può fornire un'esperienza positiva ai dipendenti se implementato correttamente. Ricorda che non tutti i sistemi HRIS lo forniscono in modo intuitivo!
L'organizzazione, le risorse umane e i dipendenti traggono tutti vantaggio dall'utilizzo di un HRIS. Quando hai tra i 30 e i 50 dipendenti, l'utilizzo di un HR IS diventa intrigante.
Quali caratteristiche ha il software HRIS?
Le aziende possono affrontare le difficoltà man mano che si espandono con l'aiuto del software HRIS, che fornisce soluzioni scalabili e strumenti specializzati per le risorse umane. Di seguito sono riportate alcune delle caratteristiche HR IS più tipiche:
Sia l'assunzione che l'onboarding
I reclutatori possono eseguire la scansione dei curriculum, eseguire screening preliminari dei candidati ed eseguire controlli in background con l'uso dei sistemi HRIS.
Libro paga
Un sistema HRIS spesso detrae automaticamente tasse e benefici dagli stipendi dei dipendenti, risparmiando tempo e riducendo la possibilità di errori. Alcuni sistemi forniscono anche alternative retributive flessibili.
Orari, presenze e programma
Il monitoraggio del tempo in un sistema HR spesso supporta una varietà di tipi di lavoratori e si interfaccia direttamente con rayroll per aumentare la precisione.
Amministrazione dei benefici
HRIS include spesso un'ampia gamma di capacità per gestire i benefici offerti sia dai volontari che dai datori di lavoro, tra cui l'assicurazione medica e i piani di risparmio pensionistico.
Conformità
Alcuni HRIS possono tenere il passo con le modifiche ai requisiti occupazionali e fiscali non appena si verificano.
Analisi e rapporti
Con HRIS, a volte è accessibile un set di dati consolidato per tutte le metriche delle risorse umane. I servizi più avanzati rendono i dati disponibili su richiesta e inviano attivamente segnalazioni, avvisi o azioni alle parti interessate.
Integrazioni
Il monitoraggio del tempo, i vantaggi e il libro paga possono essere combinati in un unico sistema con HRIS. Alcuni consentono agli utenti finali di creare integrazioni uniche o di sincronizzarsi con altri sistemi aziendali.
Esempi di sistemi HRIS
Le organizzazioni possono scegliere tra un'ampia varietà di esempi di software HRIS System. Ad esempio, ADP fornisce le seguenti alternative a seconda delle dimensioni dell'azienda:
#1. ADP Workforce Now®
ADP Workforce Today offre una piattaforma all-in-one per gestire buste paga, talenti, benefit, tempo, persone, analisi e altro ancora per le medie imprese.
#2. ADP Vantaggio HCM®
Con l'aiuto di ADP Vantage HCM®, le grandi aziende internazionali con sedi negli Stati Uniti possono gestire la propria forza lavoro e fare scelte strategiche su importanti driver di crescita come le spese di manodopera e il fatturato.
#3. HCM di nuova generazione ADP
ADP Next Gen HCM può aiutare le aziende in crescita ad adattarsi all'ambiente e alle esigenze della forza lavoro che stanno cambiando rapidamente.
Una scelta cruciale che potrebbe influire sul raggiungimento di determinati obiettivi aziendali è la selezione di un software HRIS System. Le fasi generali del processo di acquisto sono, anche se non del tutto lineari:
- Elencare eventuali problemi o difficoltà con le attuali procedure HR.
- Indaga su come un sistema HRIS potrebbe aiutare a superare tali sfide.
- Creare un elenco dei requisiti HRIS.
- Valuta i fornitori di sistemi HRIS utilizzando la lista di controllo
Sei fasi per l'implementazione di HRIS
Quando si tratta di implementare HR IS, potremmo pubblicare una serie di saggi. Forniremo un riepilogo di alto livello in questo articolo. Ci sono diverse fasi per l'implementazione del software.
#1. Cerca
Scopri di cosa hanno bisogno i tuoi vari stakeholder da un HR IS prima di iniziare la tua implementazione. Puoi compilare un elenco di possibili fornitori in base a queste specifiche. È quindi possibile richiedere offerte da questi fornitori di servizi. Dovresti aver selezionato un fornitore HR IS appropriato prima che questo round sia finito.
#2. Pianifica e allinea
Stabilisci un comitato direttivo, un team di implementazione e un partner di implementazione in questa fase. Il comitato direttivo comprende in genere diversi rappresentanti del fornitore HRIS selezionato della tua organizzazione, il direttore delle risorse umane, il responsabile del progetto interno e, idealmente, un utente senior. Lavorare sui compiti di implementazione in corso è il compito principale del team di implementazione.
#3. Definire e progettare
Ora devi definire i tuoi gruppi di utenti e definire le tue procedure e flussi di lavoro. Descrivi la tua infrastruttura HRIS, il sistema e le esigenze funzionali e tecnologiche di sicurezza. Inoltre, tieni presente che in questa fase potrebbe essere necessario stabilire l'integrazione tra il tuo HR IS e altri sistemi attuali.
4. Configurare e testare
Per testare il tuo nuovo sistema HRIS e fornire suggerimenti per i miglioramenti, in questa fase devi riunire un team di test principale. Successivamente, dovresti progettare un test di accettazione dell'utente in cui puoi invitare molte persone a fornire l'input finale.
#5. Comunicare e formare
È necessario creare un programma di formazione per il proprio personale tecnico, una strategia di comunicazione, un sito web per le domande frequenti e altri materiali di supporto prima del momento Go-live.
#6. Distribuire e mantenere
Puoi lanciare formalmente il tuo HR IS dopo che tutte le tue procedure di supporto sono state messe in atto. Ricorda di raccogliere regolarmente feedback e aggiornare i tuoi materiali di formazione per riflettere i sistemi in evoluzione. Qui è essenziale una comunicazione continua e precisa.
Leggi anche CHE COS'È HRIS: cos'è, vantaggi e usi
Conclusione
Le organizzazioni che mirano a migliorare la gestione delle proprie risorse umane possono trovare un potente strumento nel sistema HRIS. I sistemi HRIS possono aiutare le aziende a massimizzare il potenziale dei propri dipendenti e promuovere un luogo di lavoro più efficace e produttivo registrando i dati dei dipendenti e offrendo approfondimenti sulle prestazioni organizzative. HRIS ha il potenziale per essere una risorsa inestimabile per qualsiasi organizzazione con le istruzioni e l'assistenza adeguate. Alla fine, i sistemi HRIS possono aiutare a rimuovere l'elemento di supposizione dalla gestione delle risorse umane e costruire un'organizzazione più efficace e fruttuosa.
Domande frequenti sul sistema Hris
Chi utilizza un sistema HRIS?
Un sistema HRIS viene spesso utilizzato dalle aziende che hanno bisogno di aiuto per gestire la complessità di una forza lavoro in evoluzione. Ciò è particolarmente vero per le aziende che desiderano svilupparsi, espandersi a livello regionale o esplorare fusioni e acquisizioni.
In che modo HRIS Systems può aiutare nelle assunzioni?
I reclutatori possono utilizzare HRIS per pubblicizzare posti di lavoro, monitorare i contatti dei candidati, eseguire controlli in background e altro ancora. Per aiutare le imprese a competere per i talenti, alcuni sistemi forniscono anche un'analisi comparativa per i pacchetti retributivi.
Il libro paga rientra in HRIS?
Il sistema HRIS include spesso buste paga automatizzate poiché sono progettate per ridurre i compiti amministrativi, il che può aiutare a risparmiare tempo e ridurre gli errori.
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