Grazie alla tendenza alla digitalizzazione in corso, le persone vogliono lavorare meno sulla carta e si aspettano di poter accedere ai loro documenti più importanti da qualsiasi dispositivo. Si consiglia vivamente di utilizzare un sistema di gestione dei documenti per semplificare questo processo. Nel mondo digitale di oggi, gli strumenti di gestione dei documenti sono parte integrante di qualsiasi impresa di successo. I sistemi di gestione documentale, al posto delle file di schedari, generano un archivio elettronico accessibile e modificabile da chiunque ne abbia la debita autorizzazione. Gestire i tuoi documenti digitali e scansionare vecchi file cartacei è un gioco da ragazzi con l'aiuto degli strumenti di gestione dei documenti. Esaminiamo un elenco di strumenti di gestione, concentrandoci sugli strumenti di gestione dei documenti aziendali e Microsoft, e citiamo anche alcune società di sistemi DM, tra cui Open Source.
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Che cos'è uno strumento di gestione dei documenti?
Lo strumento di gestione dei documenti è un software utilizzato per tracciare, gestire e archiviare i documenti riducendo l'uso della carta. Questo programma ha diverse potenziali applicazioni aziendali, dall'archiviazione di file multimediali nel cloud alla facilitazione del lavoro di squadra sulle scartoffie.
DM include un'ampia varietà di caratteristiche e funzionalità, essenziali per il buon funzionamento di un'azienda. Le caratteristiche degli strumenti di gestione dei documenti che sono inestimabili e aiutano le aziende di ogni tipo includono;
- Un'unica posizione in cui è possibile cercare e accedere ai record.
- I documenti precedentemente archiviati su carta possono ora essere scansionati, caricati e organizzati digitalmente, eliminando la necessità di spazio aggiuntivo (e denaro) precedentemente richiesto per l'archiviazione della carta.
- Migliorare l'organizzazione e la produttività, questo cambiamento.
- L'uso dell'archiviazione di documenti digitali riduce la probabilità che i file vengano smarriti o danneggiati.
Gli strumenti di gestione dei documenti potrebbero essere particolarmente utili per le aziende del settore medico e finanziario, che trattano e/o archiviano grandi volumi di dati contenenti informazioni di identificazione personale. Questi sistemi possono garantire la conformità dei documenti in un determinato campo offrendo agli utenti autorizzati un accesso rapido e affidabile a tutti i file necessari.
Qual è il miglior software di gestione dei file?
Diamo un'occhiata ad alcuni dei più noti software DM, comunemente usati per ridurre la dipendenza dai documenti cartacei e aumentare le prestazioni DM di un'azienda.
- ClickUp
- M-File
- Smartsheet
- Spazi di lavoro di squadra
- pCloud
- HubSpot
Quali sono i vari tipi di sistemi di gestione dei documenti?
I cinque tipi di sistemi DM sono;
- Gestione dei contenuti aziendali.
- Gestione dei contenuti (gestione dei contenuti web)
- Immagini del documento.
- Gestione del flusso di lavoro.
- Gestione record.
Elenco degli strumenti di gestione dei documenti
Studi legali, studi di design e case editrici sono solo alcuni esempi di PMI che vogliono rinunciare alla carta ma hanno bisogno di aiuto per trovare la soluzione adeguata. Poiché le aziende avranno sempre una grande quantità di dati da gestire, è essenziale selezionare uno strumento DM che sia allo stesso tempo affidabile ed estensibile per massimizzare l'efficienza.
Le piccole e medie imprese (PMI) possono trarre grandi vantaggi da efficaci strumenti di gestione dei documenti. Il più fondamentale è la necessità di una posizione centralizzata per mantenere in ordine i registri. Uno strumento DM può anche gestire cose come controllo delle versioni, processi, autorizzazioni utente, backup e sicurezza. È da dove dovresti iniziare quando cerchi un posto dove conservare e condividere file aziendali sensibili con gli altri. La classificazione dei dati è un'altra funzionalità DM che ha il potenziale per alterare in modo significativo il modo in cui la tua azienda ora traccia i suoi processi. Le entrate globali previste per i sistemi DM ed ECM stanno crescendo a un ritmo sano e per una buona ragione.
Detto questo, di seguito è riportato un elenco di alcuni dei migliori strumenti di gestione dei documenti;
# 1. Segno Desk
SignDesk è una piattaforma Smart Contract Lifecycle Management (CLM) sviluppata con l'intenzione di automatizzare tutti gli aspetti del processo di appalto. Con l'aiuto di SignDesk CLM, i team possono sviluppare immediatamente contratti con clausole suggerite dall'IA, quindi approvarli e negoziarne i termini.
#2. Contenutoverso
Gestire i tuoi documenti con Contentverse assicura che non sarai mai senza le risorse di cui hai bisogno. Contentverse è in grado di soddisfare i requisiti specifici del tuo dipartimento perché offre scelte di distribuzione cloud e on-premise, nonché configurazioni utente che possono essere personalizzate.
#3. Optix
Software di gestione dei documenti potente e semplice da usare, Optix offre soluzioni di automazione del flusso di lavoro, gestione delle procedure operative standard e altre funzionalità moderne progettate per migliorare l'efficienza dei processi aziendali.
#4. Senza documenti
Docufree Document Cloud, un sistema di gestione dei contenuti aziendali abilitato ai servizi, integra la scansione e l'acquisizione dei documenti, la gestione dei documenti e l'automazione dei processi in un'unica piattaforma basata su cloud.
#5. Doc Star ECM
DocStar Enterprise Content Management si rivolge alle grandi e medie imprese di tutti i settori e offre strumenti per caricare, archiviare e scambiare documenti in numerosi formati. I suoi clienti provengono da una vasta gamma di settori. Esistono versioni del software che funzionano sia sul cloud che localmente.
#6. FileHold
Un ufficio senza carta potrebbe essere più facile da realizzare con l'aiuto dello strumento di gestione dei documenti; FileHold Enterprise, progettato per l'uso in grandi aziende. L'installazione di FileHold può avvenire in locale o in un ambiente cloud pubblico o privato sicuro.
#7. DocuFase
Gli strumenti di gestione dei documenti, automazione del flusso di lavoro e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sono tutti forniti da DocuPhase Enterprise Automation Platform. Il sistema DocuPhase è adattabile per soddisfare le esigenze di aziende di qualsiasi dimensione. È ottenibile in un modello on-premise oltre a uno basato su cloud.
#8. eFileCabinet
eFileCabinet è un sistema di gestione dei documenti incentrato sull'assistenza alle aziende di qualsiasi dimensione nell'aumentare la redditività e l'efficienza riducendo la quantità di carta consumata durante le operazioni e semplificando le procedure di lavoro.
#9. DocuXplorer
L'eliminazione della carta e l'automazione dei processi di input dei dati ripetitivi può aiutare il personale a risparmiare tempo e ridurre il fastidio, riducendo al contempo i rischi ed esponendoli a meno potenziali problemi. Ottieni il raggiungimento degli obiettivi dei tuoi processi aziendali con l'aiuto di un'assistenza competente e di strumenti semplici e di facile utilizzo.
#10. Localizzatore di documenti
Document Locator, un software di gestione dei documenti aziendali è integrato in un modo disponibile solo con Microsoft Windows. Oltre ad essere compatibile con Microsoft Office e altri software commerciali, la piattaforma può essere eseguita interamente all'interno del sistema operativo Windows.
Microsoft SharePoint non è uno strumento DM, tuttavia può funzionare come soluzione di gestione dei documenti per alcune aziende. La versatilità di SharePoint lo rende più adatto alle grandi organizzazioni che necessitano di aiuto con la gestione dei contenuti e lo sviluppo di intranet rispetto a quelle di piccole dimensioni alla ricerca di strumenti di gestione dei documenti Microsoft
Come gestisci i documenti?
L'implementazione di procedure standard per la gestione dei documenti potrebbe aiutare la tua azienda a funzionare in modo più efficiente. Fare una transizione senza intoppi richiede di valutare le tue risorse attuali, identificare eventuali lacune e riservare tempo di studio dedicato, proprio come faresti per qualsiasi altra nuova impresa. I passaggi coinvolti nella gestione dei documenti sono;
- Pianificazione della creazione e conservazione dei documenti
- La scelta di un sistema
- Implementazione
- Configura spazio di archiviazione
- Tieni il passo con la manutenzione
Cosa sono le capacità di gestione dei documenti?
- Analisi dei sistemi - Il processo per capire come dovrebbe funzionare il DMS e come diversi input e variabili influenzeranno il prodotto finale.
- La gestione del tempo
- Valutazione dei sistemi
- Capacità di comprensione della lettura
- Capacità di pensiero critico
- Buone capacità di scrittura
- Giudizio e processo decisionale
- Programmazione
Strumenti di gestione dei documenti Microsoft
Ogni azienda, piccola o grande che sia, deve trovare un modo per gestire le sue scartoffie in modo efficiente. Un sistema di gestione dei documenti (DMS) può migliorare l'efficienza e ridurre i costi per qualsiasi azienda. Esistono diverse alternative disponibili, quindi è fondamentale valutarle attentamente prima di scegliere una soluzione per la tua azienda.
Dovresti cercare strumenti di gestione dei documenti compatibili con i prodotti Microsoft se la tua azienda fa molto affidamento su di essi. Esistono diverse opzioni (strumenti di gestione dei documenti) da considerare a causa dell'adozione diffusa delle piattaforme Microsoft nel mondo degli affari. Tuttavia, quali strumenti di gestione dei documenti Microsoft sono ideali per la tua azienda saranno in gran parte determinati dai suoi requisiti specifici.
Sono strumenti di gestione dei documenti di Microsoft Office Suite?
Anche se questo malinteso persiste, Microsoft Office Suite (noto anche come MS Office) non è uno strumento di gestione dei documenti a tutti gli effetti. Diverse aziende hanno scoperto che combinare Microsoft Office con strumenti di gestione dei documenti è fantastico e lo utilizzano. Questa procedura, se utilizzata, si traduce in un sistema elettronico di gestione dei documenti che è completo e scalabile.
La distinzione più evidente tra Microsoft Office e gli strumenti di gestione dei documenti risiede nelle sue funzionalità principali. Mentre Microsoft Office si concentra sulla creazione di documenti, Document Management System (DMS) gestisce la struttura e la manutenzione dei documenti, mantenendo in ordine quelli esistenti
Utilizzando un sistema di gestione dei documenti, le aziende possono archiviare file importanti e recuperare facilmente quelli specifici per migliorare il flusso di lavoro e il processo decisionale.
MS Office non ha solo un sistema di gestione dei documenti (DMS) in numerosi dei suoi componenti, ma include anche strumenti per la generazione e la distribuzione dei documenti.
Tuttavia, il fatto che Microsoft Office contenga funzionalità del sistema di gestione dei documenti (DMS) non significa che anche altri strumenti o piattaforme DMS non siano opzioni praticabili. Il fatto che la tua azienda richieda o meno entrambe le opzioni dipende dai requisiti di gestione e archiviazione dei documenti.
Microsoft SharePoint non è uno strumento DM, tuttavia può funzionare come soluzione di gestione dei documenti per alcune aziende. La versatilità di SharePoint lo rende più adatto alle grandi organizzazioni che necessitano di aiuto con la gestione dei contenuti e lo sviluppo di intranet rispetto a quelle di piccole dimensioni alla ricerca di strumenti di gestione dei documenti Microsoft
È una piattaforma flessibile e configurabile utilizzata per costruire molti tipi di soluzioni, come intranet, sistemi di gestione dell'apprendimento, software di ticketing e altro ancora. Per essere più specifici, Microsoft SharePoint è ideale per la creazione di sistemi di gestione dei documenti", poiché fornisce strumenti completi per questa applicazione.
Inoltre, SharePoint ha una serie di utili funzionalità aggiuntive; semplice produzione e archiviazione di documenti in un ambiente sicuro e protetto, ricerca e recupero rapidi dei documenti, collaborazione in tempo reale, controllo delle versioni, audit trail e assistenza per la conformità.
Elenco dei migliori strumenti di gestione dei documenti di Microsoft Office 365
Office 365 è un servizio in abbonamento per l'accesso a una versione basata sul Web di Microsoft Office. Include Word, Excel e PowerPoint, nonché Outlook per e-mail e calendario, Access per la gestione dei database su PC, Publisher per la pubblicazione su PC, OneNote per prendere appunti, OneDrive per l'archiviazione nel cloud e aggiornamenti software regolari. Inoltre, è compatibile con un'ampia gamma di sistemi operativi e piattaforme mobili, inclusi Windows, macOS, Android e iOS.
Poiché la maggior parte degli strumenti di gestione dei documenti è compatibile con Microsoft Office e Office 365, è importante confrontare attentamente le capacità di ciascun sistema. In questo modo e utilizzando le informazioni che hai raccolto, sarai in grado di scegliere uno strumento DM che funzioni per te.
Di seguito è riportato un elenco di alcuni dei migliori strumenti di gestione dei documenti per l'integrazione di Microsoft Office 365
- M-File
- samepage
- Raccolta di scatole
- Soluzioni del portale Nimbus
- DocuXplorer
- Bitrix24
Società di gestione dei documenti
L'era in cui viviamo ora è stata opportunamente soprannominata l'era dell'informazione. Qualsiasi azienda che spera di farcela nell'ambiente aziendale spietato di oggi deve imparare a sfruttare al meglio i dati a sua disposizione.
La ricerca indica che le persone trascorrono tra i trenta minuti e le due ore ogni giorno alla ricerca di file. Per questo motivo, le spese, i tempi di elaborazione e i tassi di errore di un'azienda aumentano, riducendone i profitti.
Il software di gestione dei documenti è disponibile in una varietà di versioni, alcune delle quali sono gratuite e open source mentre altre richiedono una licenza per l'uso.
Le vostre intere richieste di servizio relative ai documenti possono essere soddisfatte da numerosi documenti società di gestione. I servizi documentali di queste società di gestione includono quelli per la creazione, la scansione, l'archiviazione e la gestione dei file utilizzati all'interno dell'azienda.
Nell'elenco seguente ci sono le prime dodici società statunitensi di strumenti di gestione dei documenti nel 2022
- LaserCycle USA
- Soluzione Stargel DMS
- Accesscorp MasterControl
- Micro americano
- Ricoh
- Gestione record AGS
- 5i Soluzioni
- Tecnologie Docupace
- Conduent
- Gestione dei documenti GRM
- Le soluzioni Crown per la gestione dei documenti
- Quartieri di stoccaggio
Strumenti di gestione dei documenti aziendali
Il termine "strumenti di gestione dei documenti aziendali" si riferisce a software progettati per gestire grandi volumi di documenti e dati, nonché la loro archiviazione, recupero ed elaborazione attraverso vari processi.
Fondamentalmente, puoi produrre, salvare, gestire, indicizzare, proteggere, recuperare e persino organizzare i tuoi documenti con facilità grazie agli strumenti di gestione dei documenti aziendali. Quando le aziende utilizzano strumenti di gestione dei documenti aziendali, praticamente si allontanano dall'utilizzo di documenti cartacei e si spostano nell'era digitale.
Le aziende possono risparmiare tempo e denaro utilizzando gli strumenti di gestione dei documenti aziendali. Possono utilizzare EDMS per digitalizzare e archiviare i propri documenti in un modo che facilita l'accesso rapido e facile e una migliore organizzazione.
Quali sono i tipi di strumenti di gestione dei documenti aziendali?
Fondamentalmente, ci sono due tipi principali di strumenti EDM;
# 1. Basato su cloud:
Gli utenti dei sistemi cloud EDM possono gestire i propri sistemi connettendosi al server dello sviluppatore in remoto. Con gli strumenti EDM basati su cloud, puoi accedervi da qualsiasi computer o dispositivo mobile senza preoccuparti dei problemi di compatibilità del software. Questo perché i documenti vengono costantemente sottoposti a backup nel cloud,
#2. Auto-ospitato:
Al contrario, i sistemi EDM self-hosted risiedono interamente all'interno dei confini dell'infrastruttura di rete dell'utente. Gli EDMS self-hosted potrebbero non fornire la stessa accessibilità ai dati dei sistemi basati su cloud, ma spesso danno all'utente più voce in capitolo su come vengono gestiti i documenti.
Qual è il processo di base degli strumenti di gestione dei documenti aziendali?
EDMS può soddisfare le esigenze di un'azienda per la gestione dei documenti digitali, sia che stia appena iniziando a utilizzare i sistemi digitali al lavoro o che faccia già molto affidamento su di essi. Di seguito, abbiamo il processo di base o la fase degli strumenti di gestione dei documenti aziendali;
# 1. Digitalizzazione e raccolta di documenti cartacei
Il software EDMS consente di trasformare i documenti cartacei in file digitali in modo completamente o parzialmente automatizzato. L'utilizzo di questi strumenti semplificherà il processo di digitalizzazione dei documenti. Documenti cartacei, e-mail e rapporti generati dal sistema vengono tutti scansionati, convertiti in formato digitale e archiviati come parte del processo del sistema di gestione dei documenti elettronici.
#2. Centralizza l'archiviazione dei documenti
Una volta trasformato, il documento può essere conservato nell'archivio digitale di un sistema di gestione documentale. L'archivio elettronico è, in sostanza, uno spazio centrale di archiviazione dei documenti che svolge un ruolo importante nel processo di gestione e conservazione di tutti i documenti che vengono recuperati dalle numerose posizioni che sono collegate alla memoria centrale Chiunque disponga di una connessione Internet può arrivare ad essa.
#3. Recupero e distribuzione di documenti
Lo scambio aperto di documenti e il loro utilizzo per obiettivi aziendali è un passo importante. In questa fase, i documenti vengono recuperati e distribuiti per raggiungere questo obiettivo.
Quali sono le funzionalità degli strumenti di gestione dei documenti aziendali?
- Hub di archiviazione documenti centralizzato
- Funzionalità collaborative
- Operazioni di flusso di lavoro
- Varietà di autorizzazioni di sicurezza per documenti e cartelle
- Opzione di ricerca facile da usare
Sistema di gestione dei documenti Open Source
Un DMS è come una versione aggiornata e più ben organizzata di un schedario elettronico. A differenza di un tradizionale schedario, un DMS può organizzare i tuoi documenti in un'ampia varietà di modi.
Con l'aiuto di un open-source sistema di gestione dei documenti, puoi archiviare, gestire e trovare rapidamente i documenti per la tua attività. Come sistema di gestione dei documenti open source, consente agli utenti di accedere al codice sorgente del programma e apportare le proprie modifiche per farlo funzionare meglio per loro.
Avere accesso al codice sorgente è un grande vantaggio perché ti consente di modificarlo per adattarlo alle esigenze del tuo team o organizzazione. Qualsiasi sviluppatore di software con anche un minimo di conoscenza può apportare modifiche al software o creare nuovi connettori con altre applicazioni business line prontamente disponibili, ma dovrà imparare le lingue utilizzate per realizzare il prodotto.
DMS con licenza, d'altra parte, deve essere pagato in anticipo o su base ricorrente in base al numero di utenti e documenti e l'utente ha meno controllo perché non ci sono tante opzioni di personalizzazione. Quando le aziende devono cambiare software, di solito devono pagare lo sviluppatore del software per apportare le modifiche.
Puoi scegliere tra molti ottimi sistemi di gestione dei documenti open source, ma fare la scelta giusta del sistema può avere un grande impatto sul funzionamento della tua attività.
Puoi scegliere un sistema adatto agli obiettivi della tua organizzazione dall'elenco di open source gestione documenti sistemi sottostanti;
- OpenDocman
- LogicalDoc
- SemeDMS
- ApriKM
- all'aperto
- Kimios DMS
- Cristallo DMS
Conclusione
Un DMS è come una versione aggiornata e più ben organizzata di un schedario elettronico. Un DMS può organizzare le tue carte in molti più modi rispetto a un tradizionale schedario. Con la semplice pressione di un pulsante, puoi archiviare, gestire e accedere ai tuoi documenti. Per l'archiviazione, i documenti cartacei possono anche essere scansionati e salvati digitalmente.
Domande frequenti sugli strumenti di gestione dei documenti
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di software open source per la gestione dei documenti?
Con un sistema di gestione dei documenti open source, avrai bisogno di meno documenti cartacei e spenderai meno per stamparli e archiviarli.
Quali sono i vari tipi di sistema di archiviazione?
Esistono 3 categorie di sistemi di archiviazione quando si tratta di strumenti di gestione dei documenti, come mostrato nell'elenco seguente;
- Alfabetico
- Numerico
- Alfanumerico
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