La creazione, la negoziazione e la gestione dei contratti sono componenti fondamentali di qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni. Tuttavia, ogni passaggio richiede tempo ed è soggetto a comuni errori di immissione dei dati. Il software di gestione dei contratti, a volte indicato come gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM), accelera il processo riducendo i rischi finanziari e di audit.
Che cos'è il software di gestione dei contratti?
Il software di gestione dei contratti automatizza la generazione, il monitoraggio e il monitoraggio dei contratti. I professionisti coinvolti nella negoziazione dei contratti, come i venditori o i rappresentanti dei clienti, sono incaricati di definire i termini e gli accordi sul livello di servizio, modificare gli accordi ed eseguire i contratti. Entrambe le parti degli uffici legali di un affare partecipano al processo di aggiudicazione per garantire la conformità a leggi e regolamenti, nonché alle politiche aziendali interne.
Il software di gestione del ciclo di vita dei contratti semplifica queste procedure consentendo agli utenti di scrivere, salvare, monitorare, redline e distribuire contratti aziendali complessi. Consentendo alle aziende di semplificare i processi di vendita e di comunicare durante la creazione del contratto, questo tipo di software aiuta ad alleviare i colli di bottiglia nel processo di negoziazione del contratto. Il software di gestione del ciclo di vita del contratto generalmente si interfaccia con il software CRM, il software di proposta, il software di contabilità e il software di firma elettronica e fa parte di un portafoglio di tecnologie utilizzate per gestire i rapporti complessivi con fornitori o appaltatori.
Un prodotto deve soddisfare i seguenti criteri per essere considerato per l'inclusione nella categoria Gestione dei contratti:
- Includere un repository di documenti che può essere organizzato in più categorie per ogni tipo di contratto.
- Fornire agli utenti coinvolti nella redazione di contratti commerciali modelli modificabili.
- Consenti ai dipendenti di creare, modificare, distribuire e collaborare senza sforzo ai contratti sia all'interno che all'esterno (con clienti o partner)
- Consenti agli utenti di ricevere notifiche per le tappe principali come la scadenza o il rinnovo del contratto.
- Rispettare i requisiti legali aziendali nonché i regolamenti aziendali interni delle parti contraenti.
Abbiamo esaminato più di tre dozzine di fornitori in base a caratteristiche importanti come personalizzazione e automazione per determinare le migliori soluzioni di gestione dei contratti. Inoltre, abbiamo esaminato le opzioni di prezzo, le procedure di sicurezza e conformità, nonché i connettori più diffusi.
Le 6 migliori opzioni di software di gestione dei contratti per il 2023
- PandaDoc è il migliore in assoluto.
- DocuSign è l'opzione migliore per le piccole imprese.
- Concord è l'opzione migliore per le grandi aziende.
- Agiloft è il migliore per la personalizzazione.
- Outlaw è il migliore per la segnalazione.
- ContractWorks è il migliore per l'automazione.
# 1. PandaDoc
PandaDoc è una soluzione software all-in-one a basso costo per la gestione del ciclo di vita dei contratti che include una potente piattaforma di gestione dei contratti e dei documenti.
Vantaggi
- Sui programmi a pagamento, il servizio clienti è disponibile 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana.
- Documenti, firme elettroniche e utenti sono illimitati.
- Prova senza rischi di 14 giorni
Svantaggi
- Solo i piani Business o Enterprise hanno accesso alla raccolta di contenuti.
- L'opzione di trasmissione di massa non è gratuita.
- Il piano gratuito ha poche integrazioni.
PandaDoc, fondata nel 2011, utilizza un semplice software di gestione dei contratti per aiutarti a gestire l'intero ciclo di vita dei tuoi contratti. Questo software a basso costo ricco di funzionalità si distingue dalla massa, rendendolo la migliore soluzione complessiva per aziende di qualsiasi dimensione.
Usa questo software basato su browser o scarica l'app mobile di PandaDoc per Android e iOS per alzarti e andare velocemente. Amerai i suoi potenti strumenti, che includono:
- Contratto e libreria di contenuti
- Duplicazione contrattuale
- E-firma
- Notifiche in tempo reale
- Elaborazione dei pagamenti
PandaDoc offre modelli configurabili e un editor drag-and-drop con rich media. Puoi anche creare flussi di lavoro, processi e regole personalizzati. I clienti usufruiscono delle 15 connessioni CRM (Customer Relationship Management), che includono HubSpot, Pipedrive e Microsoft Dynamics.
Questo servizio sicuro fornisce alle aziende una traccia di controllo dei documenti mantenendo i dati al sicuro nelle sue strutture di archiviazione cloud sicure. PandaDoc fornisce soluzioni uniche se hai bisogno di un programma conforme all'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
Il software PandaDoc CLM è disponibile con piani mensili o annuali, con pagamenti annuali che consentono di risparmiare fino al 34%. La fatturazione mensile viene utilizzata per i seguenti prezzi dei pacchetti:
- Firma elettronica gratuita: ottieni un numero infinito di firme legalmente vincolanti e caricamenti di documenti, oltre alla possibilità di accettare pagamenti, il tutto gratuitamente.
- I modelli, un editor drag-and-drop, le tabelle dei prezzi e l'analisi dei documenti costano $ 19 al mese per utente.
- Le integrazioni CRM, la libreria di contenuti, il marchio personalizzato, i flussi di lavoro di approvazione e le integrazioni Zapier costano $ 49 al mese per utente in un'azienda.
- Enterprise: ottieni un pacchetto su misura che include un numero illimitato di aree di lavoro del team, integrazione con Salesforce e report sulle prestazioni degli utenti.
# 2. DocuSign
DocuSign offre alle piccole imprese soluzioni software di gestione dei contratti a basso costo che vanno dalle firme elettroniche a un sistema CLM completo.
Vantaggi
- Non è richiesta alcuna carta di credito per la prova gratuita di 30 giorni di un servizio di firma elettronica.
- Assistenza via chat 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX
- Configurazioni del flusso di lavoro adattabili
Svantaggi
- Una soluzione CLM completa richiede un preventivo su misura.
- La configurazione iniziale del flusso di lavoro è difficile.
- A volte ha problemi con la sincronizzazione dei documenti.
DocuSign è stata lanciata nel 2003 come società di firma elettronica, ma l'acquisizione di SpringCM nel 2018 ha fornito all'azienda funzionalità CLM. DocuSign è spesso utilizzato dalle aziende poiché è semplice da utilizzare per tutte le parti. Secondo la nostra valutazione, i piani di firma elettronica di DocuSign sono stati definiti come i migliori per le piccole imprese, sebbene siano disponibili soluzioni end-to-end per operazioni pesanti.
È possibile utilizzare questo software basato su browser online o in viaggio con l'app mobile DocuSign per Android e iOS. Diverse funzionalità sono offerte nel programma di firma elettronica e CLM, tra cui:
- Modelli riutilizzabili
- Promemoria ai destinatari
- Ricevuta dei pagamenti
- Notifiche di commento in tempo reale
- Archivio di contenuti
Usa loghi personalizzabili e temi di colore per personalizzare le comunicazioni contrattuali e sfrutta i moduli intelligenti con formule personalizzate. DocuSign si integra con oltre 350 integrazioni predefinite, tra cui Salesforce, Microsoft e Google.
I proprietari di piccole imprese apprezzano le tracce di controllo che possono essere utilizzate in tribunale, le strutture di archiviazione sicure e la conformità al regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Per aiutare con i tuoi obblighi normativi, l'azienda fornisce piani specifici per agenti immobiliari, agenzie governative e assistenza sanitaria.
Molte piccole imprese traggono vantaggio dai piani di firma elettronica. Hai la possibilità di pagare annualmente o mensilmente. I seguenti pacchetti si basano su pagamenti mensili:
- Personale: $ 10 per un piano per utente singolo con cinque documenti di firma elettronica al mese e campi del contratto principale.
- Standard: $ 25 al mese per utente per un massimo di cinque utenti; include promemoria e-mail automatici, notifiche di scadenza, branding personalizzato e commenti.
- Professionista aziendale: $ 40 al mese per utente per un massimo di cinque utenti per accettare pagamenti, utilizzare campi avanzati ed emettere contratti in blocco.
#3. Concordia
Concord, con la sua assistenza onboarding completa e funzionalità di livello aziendale, consente alle aziende di inviare un numero infinito di documenti.
Vantaggi
- Contratti, visualizzatori, firme elettroniche e spazio di archiviazione sono tutti illimitati.
- Tutti i piani includono funzionalità di caricamento collettivo.
- Non è richiesta alcuna carta di credito per la prova gratuita di 14 giorni.
Svantaggi
- Non ci sono rimborsi sui piani.
- I log di dati lunghi vengono generati in base alle esigenze di controllo delle versioni.
- I contratti negoziati al di fuori della piattaforma sono difficili da incorporare.
Concord è stata fondata nel 2014 e il suo design semplice aiuta le organizzazioni a rimanere al passo con la conformità e le modifiche durante tutto il ciclo di vita. È la migliore alternativa per le grandi imprese grazie alla sua capacità infinita e alle integrazioni cruciali.
Concord sembra essere identico a Gmail a prima vista. Puoi configurarlo in pochi minuti e ricevere assistenza completa per l'onboarding con tutti i programmi. Puoi lavorare con qualsiasi software tu voglia, che si tratti della dashboard Concord o di Google Drive. Le principali caratteristiche del CLM includono:
- Modifica in tempo reale
- Commenta, redline e chatta
- Archiviazione di modelli
- Compila automaticamente i campi intelligenti
- Ricerca full-text OCR (riconoscimento ottico dei caratteri).
- Promemoria sulle scadenze
- Funzione di firma elettronica integrata
Concord offre un elevato livello di personalizzazione con un processo di approvazione personalizzato, report, approfondimenti e gruppi di utenti. Ha integrazioni con Dropbox, DocuSign e Salesforce. L'azienda utilizza la crittografia di livello bancario e data center sicuri. Inoltre, i severi requisiti di controllo delle versioni generano un nuovo registro ogni volta che un campo viene inserito o aggiornato, fornendoti un audit trail coerente.
I pacchetti CLM forniscono prezzi chiari e trasparenti in base al numero di utenti e alla durata del contratto. Scegli da tre a opzioni utente illimitate, oltre a prezzi mensili o annuali. I pagamenti annuali ti faranno risparmiare più del 26%. I seguenti pacchetti annuali si basano su cinque utenti:
- Gratuito: Fino a tre utenti e tre modelli possono utilizzare documenti e firme elettroniche illimitati.
- Standard: Invio in blocco e gestione delle modifiche a $ 115 al mese.
- Pro: Tutte le integrazioni costano $ 295 al mese.
- Enterprise: Richiedi un preventivo personalizzato per uno SLA del 99.9%, una libreria di clausole pre-approvata e un marchio personalizzato.
# 4. Agiloft
Agiloft offre modifiche alla gestione del ciclo di vita del commercio e del contratto senza codice.
Vantaggi
- Le PMI possono ottenere un piano gratuito.
- Garanzia senza condizioni
- Contratto di servizio con tempo di attività (SLA) del 99.9%
- Prova gratuita illimitata
Svantaggi
- Non è presente alcuna funzione di chat interna.
- Ci sono così tante opzioni con personalizzazione illimitata che potrebbe essere travolgente.
Agiloft è il fornitore più antico della lista, essendo stato creato nel 1991. Tuttavia, è rimasto aggiornato con numerose modifiche, fornendo alle imprese di tutte le dimensioni soluzioni personalizzate. Agiloft è il chiaro vincitore nella nostra categoria migliore per la personalizzazione grazie alle sue capacità uniche e di livello aziendale.
Il software di gestione del ciclo di vita del contratto basato su cloud di Agiloft può essere utilizzato su qualsiasi computer. Ogni azienda beneficia di:
- Formazione online gratuita
- Creazione contratto
- Archivio di clausole
- Modelli di stampa del contratto
- Firma elettronica DocuSign o Adobe Sign
- Archivio di contenuti
Con le sue personalizzazioni senza codice, puoi creare flussi di lavoro personalizzati, procedure di instradamento, report e persino un dashboard personalizzato per gestire gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e gli allarmi. Agiloft collabora con Google e Microsoft per consentirti di caricare rapidamente i documenti utilizzando il software attualmente in uso.
Agiloft fornisce un audit trail per ogni documento, archivia i tuoi dati in data center sicuri ed è conforme a Sarbanes-Oxley, GDPR e HIPAA.
In termini di costi, Agiloft crede nelle soluzioni su misura. Hai la possibilità di pagare mensilmente, trimestralmente o annualmente. Tutti i piani si basano sul numero di utenti che hai e partono da $ 65 per utente al mese:
- Saloni professionali: Sono ora disponibili il supporto telefonico e intervalli di cinque minuti per le regole basate su timer.
- Professionale Esteso: Ottieni portali per fornitori e clienti, supporto multilingue e connessioni Salesforce e Jira predefinite.
- Enterprise: Modalità di intelligenza artificiale (AI) predefinite e distribuzione interna.
- Impresa estesa: Fornisce assistenza XNUMX ore su XNUMX e modelli personalizzati illimitati.
#5. Fuorilegge
Utilizzando il software Outlaw CLM, traccia i punti dati critici per una visibilità completa.
Vantaggi
- Contratti, archiviazione e firme elettroniche sono illimitati.
- Installazione veloce
- Assistenza tramite chat dal vivo
Svantaggi
Gli accordi possono essere firmati solo da particolari individui e non tutte le aziende richiedono questo livello di sicurezza.
Outlaw, un principiante dell'organizzazione, è stato creato nel 2017. È la migliore soluzione che abbiamo trovato per le tue esigenze di reporting, grazie alla sua robusta dashboard e all'analisi assistita dall'IA.
Outlaw è adatto alla maggior parte delle organizzazioni e il suo spazio di archiviazione cloud illimitato, i contratti e le firme elettroniche eliminano la necessità di preoccuparsi del volume. Le seguenti sono le migliori caratteristiche:
- Supporto per la firma elettronica nativa
- Redlining nel cloud
- Stripe per l'elaborazione sicura dei pagamenti
- Notifiche in tempo reale
- Ricerca per testo completo
- Modelli per il self-service
- Campi del contratto che cambiano dinamicamente
Ti piacerà la sua analisi AI, che ti consente di generare rapporti su scadenze, stati dei contratti e attività in corso. Salesforce, HubSpot, Zapier, Slack e QuickBooks sono tutti supportati da Outlaw. Inoltre, l'azienda archivia i tuoi dati in data center conformi a SOC 2.
La fatturazione annuale ti consente di risparmiare il 20% e offre piani pay-per-seat flessibili. Per i pacchetti di pagamento, Outlaw definisce due ruoli utente, ma non puoi aggiungere collaboratori finché non hai cinque utenti principali. Questo prezzo è per la fatturazione mensile:
- Utenti principali: I proprietari di account con il controllo completo pagano $ 125 al mese.
- Collaboratore: $ 60 al mese per utente per gli utenti attivi che non dispongono di capacità amministrative complete.
#6. Lavori in appalto
ContractWorks, in collaborazione con la tecnologia abilitata all'intelligenza artificiale, offre servizi automatizzati che ti fanno risparmiare tempo e denaro.
Vantaggi
- Gli utenti sono illimitati.
- Servizio clienti 24 ore su XNUMX
Svantaggi
- Ci sono pochissime integrazioni.
- Non esiste un'app mobile.
- Non è prevista la creazione di documenti, tuttavia è possibile creare modelli.
Dal 2012 ContractWorks fornisce un software semplice che richiede solo pochi minuti per l'installazione. ContractWorks è la migliore alternativa per le tue esigenze di automazione grazie al suo tagging automatico intelligente dei documenti, che utilizza la tecnologia AI.
Agli utenti piace la sua semplicità, che include download drag-and-drop e un sistema di ricerca basato su testo OCR che assomiglia a un browser Google. Sono incluse molte funzionalità popolari, tra cui:
- Contorni automatici del contratto intelligente
- Stoccaggio a contratto
- Notifiche di traguardo
- Raccolta dati automatica
- Le annotazioni forniscono una revisione del documento rapida e semplice.
- OCR e funzionalità di ricerca avanzata
- Promemoria inviati automaticamente
- Firma elettronica integrata
ContractWorks offre varie possibilità di personalizzazione, inclusi branding e report che consentono di studiare qualsiasi punto dati. Puoi anche archiviare, pianificare, condividere ed esportare rapidamente i rapporti. Sui piani Professional ed Enterprise, il software si integra con Salesforce.
Questo sistema CLM include il reporting del registro di controllo, la crittografia dei dati a 256 bit e strutture di archiviazione sicura dei dati.
Tutti i livelli di prezzo sono fatturati annualmente e in base al volume. Puoi anche contattare l'azienda per sconti sui volumi. I piani includono quanto segue:
- Canone mensile di $ 600 per 2,500 documenti e cinque licenze di firma elettronica.
- Piloti: $ 800 al mese per 10,000 documenti e dieci licenze per firme elettroniche.
- Enterprise: $ 1,000 al mese per documenti illimitati e 20 licenze per firme elettroniche.
La gestione dei contratti fa parte del CRM?
La gestione delle relazioni con i clienti riguarda le relazioni con i clienti e i clienti, nonché le vendite, mentre la gestione dei contratti riguarda le relazioni di tutte le parti coinvolte in un contratto. A causa del volume di dati che CM e CRM gestiscono quotidianamente, entrambi i sistemi beneficiano di una soluzione tecnica.
Che cos'è un sistema di gestione del ciclo di vita del contratto?
La gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) automatizza e semplifica le operazioni contrattuali nelle fasi critiche. Tra queste fasi figurano l'avvio, la creazione, il processo e il flusso di lavoro, la negoziazione e l'approvazione, l'esecuzione, la gestione continua e la conformità (all'interno del repository) e il rinnovo del contratto.
Quanto costa il software di gestione del ciclo di vita del contratto?
Il software CLM a basso costo parte da $ 59 per utente al mese, mentre i sistemi di fascia alta possono costare fino a $ 775 al mese. La tariffa effettiva è determinata dal numero di contratti che creerai e salverai nel software, nonché dal numero di utenti.
Quali sono le sfide della gestione dei contratti?
- Problemi di non conformità contrattuale e di conformità normativa
- I contratti non sono standardizzati o centralizzati.
- Gestione inefficace della catena di approvvigionamento.
- Le date di scadenza e di rinnovo sono gestite male.
- Strumenti di gestione del ciclo di vita del contratto scadenti.
Insomma
Una cattiva gestione del contratto potrebbe costare denaro alla tua azienda. Secondo un rapporto SpringCM, il 64% delle organizzazioni afferma che i processi di approvazione dei contratti stanno causando una stagnazione dei negoziati. Secondo il rapporto, l'ostacolo più significativo per le imprese è la mancanza di sistemi per la gestione e l'avanzamento dei contratti. Il 32% delle aziende utilizza la posta elettronica per gestire i contratti, mentre solo il XNUMX% utilizza un'applicazione di gestione dei contratti. Il XNUMX% delle aziende non dispone di un processo di gestione dei contratti.
SpringCM ha intervistato 1,409 intervistati, il 32% dei quali lavora per organizzazioni con meno di 100 dipendenti e il 16% per aziende con più di 8,000 dipendenti. Secondo gli intervistati, gli esseri umani sono responsabili del 92% dei fallimenti nella gestione dei contratti. Di conseguenza, più automatizzato è il tuo sistema di gestione dei contratti e più componenti del ciclo di vita del contratto end-to-end può gestire, meno è probabile che un intoppo rallenti il processo di approvazione.
Domande frequenti sul software di gestione dei contratti
Perché è importante il software di gestione dei contratti?
Un software di gestione dei contratti fornisce le informazioni necessarie sui dati del contratto, migliora la comunicazione tra le parti e consente di risparmiare tempo e denaro ponendo rischi minori.
Qual è il modo migliore per gestire i contratti?
Effettuare un controllo in background sull'altra parte, determinare un punto di contatto per entrambe le parti, stabilire il ciclo di vita del contratto, concordare i processi di revisione, delineare le conseguenze dei ritardi e conservare la documentazione di come è andato il processo sono sei strategie efficaci per una maggiore efficacia gestione dei contratti.
Quali sono le quattro componenti della gestione dei contratti?
- Piano di gestione del contratto.
- Gestione dei rapporti con i fornitori.
- Gestione delle transazioni.
- Variazione.
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Riferimenti
