Recentemente sempre più aziende hanno iniziato a utilizzare le virtual data room (VDR) poiché i loro numerosi vantaggi diventano evidenti. Ma con così tanti fornitori di data room virtuali sul mercato, le aziende si confondono su quale scegliere.
Naturalmente, la data room virtuale che scegli sarà basata sui tuoi obiettivi e sulle tue esigenze aziendali, che si tratti di migliorare la sicurezza, migliorare la conformità o aumentare il coinvolgimento degli investitori. In ogni caso, ci sono alcune funzionalità che ogni VDR deve avere.
Ecco alcune caratteristiche importanti che dovresti cercare.
#1. Sicurezza e crittografia
La sicurezza è probabilmente il fattore più importante da determinare prima di scegliere una data room virtuale in cui operare. I VDR sono spesso utilizzati dalle aziende per archiviare file e informazioni sensibili, quindi è naturale che dispongano di diverse procedure di sicurezza per mantenere al sicuro i tuoi dati importanti informazione.
Le moderne data room virtuali, come Firmex, hanno autorizzazioni sui file che puoi impostare in modo che le informazioni non finiscano nelle mani sbagliate e impediscano fughe di informazioni interne da parte dei membri del team. Visita Firmex.com scoprire di più.
#2. Sistema di gestione delle attività
Di solito, le persone devono utilizzare diverse app e software mentre lavorano, incluso il software di gestione in cui le attività sono assegnate a tutti. La possibilità di assegnare e visualizzare le attività all'interno della data room può aiutare tutti a organizzarsi meglio.
#3. Ricerca intelligente
Una funzione di ricerca di testo avanzata ti dà la possibilità di cercare tra tutti i documenti, cartelle e file nella data room virtuale con poche parole chiave specifiche e trovare qualsiasi cosa all'istante.
Una funzione di ricerca intelligente ti consente inoltre di setacciare più documenti alla volta e mostra piccole anteprime del documento prima che vengano aperte.
#4. Analisi avanzata
Con l'accesso all'analisi, puoi monitorare cosa stanno facendo gli utenti all'interno della virtual data room, quanto tempo trascorrono su un documento e quanti visualizzatori stanno guardando un documento contemporaneamente.
Esistono anche registri di controllo che mantengono un ordine cronologico di tutto ciò che accade nella data room virtuale, inclusi download, visualizzazioni, ecc.
#5. Visualizzazione limitata
La visualizzazione limitata rende più facile proteggere i tuoi documenti da chiunque non desideri che vi abbia accesso. Avrebbe dovuto più livelli di autorizzazione utente così puoi controllare chi può visualizzare, modificare o scaricare il documento.
Potrai scegliere i diversi livelli di protezione dei documenti e limitare l'accesso a chi vuoi.
#6. Facile accessibilità
Poiché la data room virtuale sarà utilizzata da molte persone, utilizzando molti dispositivi diversi in varie parti del mondo, deve essere facilmente accessibile a loro. La data room virtuale dovrebbe funzionare su tutti i sistemi operativi più diffusi come Android, IOS, Windows, ecc.
Dovrebbe essere ottimizzato per i dispositivi mobili e avere il supporto multilingue in modo che gli utenti possano parlare nella lingua che preferiscono. Una buona data room virtuale non dovrebbe inoltre richiedere plug-in aggiuntivi scaricati per attività specifiche.
#7. Chat dal vivo
La collaborazione e il lavoro di squadra diventano particolarmente difficili quando tutti i membri della forza lavoro sono distribuiti in paesi e fusi orari diversi. Ma una funzione di chat dal vivo in cui i membri sono in grado di inviare e ricevere messaggi in tempo reale incorporata nella data room virtuale può rivelarsi molto efficiente.
Fornisce inoltre loro una catena di comunicazione salvata a cui possono tornare in qualsiasi momento o utilizzare per altri scopi.
