La tua azienda dovrebbe presentarti un modulo fiscale W-2 alla fine dell'anno che dettaglia il tuo reddito annuale, le tasse trattenute e i vantaggi. Questo modulo viene utilizzato per presentare le imposte sul reddito federali e statali. La quantità di denaro che hai guadagnato dal tuo datore di lavoro l'anno scorso e l'importo delle tasse che è stato trattenuto da quel denaro possono essere visualizzati sul tuo W-2. In un determinato anno, ogni azienda che ti ha pagato $ 600 o un contratto deve fornirti un modulo W-2. Il W-2 è un documento importante per molti contribuenti perché dice loro se riceveranno un rimborso fiscale o dovranno pagare le tasse. Ecco una guida dettagliata su come compilare un modulo W-2 per un dipendente, i tipi di W-2 e come ottenerne uno.
Cos'è W-2?
Il modulo W-2 dell'Internal Revenue Service (IRS) mostra il reddito imponibile che hai ottenuto dal tuo datore di lavoro. Sul W-2, troverai anche le tasse che sono state prelevate dalla tua busta paga, così come i pagamenti di previdenza sociale e Medicare che tu e il tuo datore di lavoro avete effettuato per vostro conto.
Sul tuo W-2, puoi anche trovare informazioni importanti sulle tasse federali, statali e di altro tipo che sono state prelevate dalla tua busta paga, nonché informazioni sui benefici che ti ha dato il tuo datore di lavoro, come l'assicurazione sanitaria, l'adozione e l'assistenza a carico assistenza, contributi al conto di risparmio sanitario e altro ancora. Se sei un dipendente, i dettagli sul tuo W-2 sono fondamentali per la tua dichiarazione dei redditi.
Se eri un dipendente in un determinato anno, la tua azienda dovrebbe rilasciarti un modulo W-2 entro l'inizio dell'anno successivo.
Qual è lo scopo di un modulo W-2?
Lo scopo principale del modulo W-2 è elencare i salari e gli stipendi dei dipendenti, nonché l'importo delle tasse federali, statali e locali trattenute. Per legge, le aziende devono fornire i moduli W-2 ai dipendenti le cui tasse, previdenza sociale o contributi Medicare sono stati prelevati dal loro stipendio o salario.
Poiché gli appaltatori indipendenti e i lavoratori autonomi pagano le tasse utilizzando una serie diversa di moduli, i loro datori di lavoro non sono tenuti a fornire loro i moduli W-2. Sui moduli W-2, le informazioni vengono fornite all'Internal Revenue Service e all'Amministrazione della previdenza sociale, che consente loro di verificare se la dichiarazione dei redditi di una persona è corretta.
Come compilare un modulo W-2 per un dipendente
In termini di complessità, compilare un modulo W-2 è un gioco da ragazzi. Inserimento di dati che possono essere disponibili da fonti esistenti come libri paga e registri dei dipendenti Avrai anche bisogno di alcune informazioni aziendali di base, come un EIN e, nella maggior parte dei casi, un numero di identificazione fiscale rilasciato dallo stato.
Tuttavia, le aziende hanno requisiti diversi per il completamento del modulo in base a cose come lo stato in cui operano e se alcuni benefici per i dipendenti sono tassabili o meno.
Uno degli aspetti più difficili della compilazione del modulo W-2 è assicurarsi di scrivere e numerare accuratamente tutti i campi. Assicurati di aver inserito i dati corretti e che nessun nome o indirizzo sia stato scritto in modo errato ricontrollando le caselle a intervalli regolari. Se non sei sicuro di come le attuali leggi fiscali possano influire sullo stato della ritenuta d'acconto dei tuoi dipendenti, potresti parlare con un esperto fiscale. Ecco alcuni semplici passaggi su come compilare il modulo W-2 per un dipendente:
#1. Riquadri 1-10
Quando compili il lato destro del modulo W-2, inserisci i guadagni annuali totali del dipendente da salari e mance nella casella 1. Tale totale tiene conto delle tasse che sono state trattenute, ma i contributi del conto pensionistico, ad esempio, non lo sono. Le caselle 2, 4 e 6 dovrebbero essere utilizzate per elencare le tasse pagate al governo federale, come l'imposta sul reddito, la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria.
Hai una carriera nel settore alimentare e delle bevande? La casella 7 dovrebbe includere il numero di mance che il dipendente riferisce di aver ricevuto, mentre la casella 8 dovrebbe includere il numero di mance che il dipendente riceve effettivamente. Dal 2011, quando il governo ha eliminato l'opzione pay-as-you-go per l'Earned Income Tax Credit, non c'è stato nulla da inserire nella casella 9. Ora, le persone che hanno diritto all'EITC recuperano tutto in una volta invece di in piccole quantità durante tutto l'anno.
Se hai un reddito di Social Security, inseriscilo nella casella 3. Tralascia qualsiasi suggerimento utile. Poiché questa cifra rappresenta i redditi imponibili prima delle detrazioni, potrebbe essere superiore all'importo indicato nella casella 1.
È possibile che quanto appare nella casella 1 sia inferiore al numero nella casella 3. I lavoratori con redditi superiori al tetto fiscale della previdenza sociale di $ 147,000 per l'anno fiscale 2022 (o $ 160,200 per l'anno fiscale 2023) sono esenti dal pagamento delle tasse della previdenza sociale . Non vi è alcun limite ai guadagni imponibili di Medicare; pertanto sia la retribuzione che le mance sono comprese nell'importo riportato nel riquadro 5.
Inoltre, qualsiasi detrazione per i costi di assistenza all'infanzia che i tuoi lavoratori sono autorizzati a prendere dovrebbero essere inseriti nella casella 10.
#2. Riquadri 11 – 14
La casella 11 è dove i dipendenti devono segnalare i soldi che hanno ricevuto da un piano 457 (b) o altri piani pensionistici non qualificati. Pianifica un po' di tempo per inserire i codici e gli importi appropriati nella casella 12 per richiedere i tuoi benefici e pagamenti supplementari. Sul retro del modulo, vedrai 26 codici che vanno dalla A alla Z e da AA a EE.
Nella casella 13, puoi utilizzare tre diverse caselle di controllo per dimostrare che il tuo lavoratore è iscritto al tuo piano pensionistico, idoneo per l'indennità di malattia di terze parti e un dipendente statutario. Ad esempio, un venditore a tempo pieno che lavora principalmente per un'azienda può essere considerato un dipendente statutario anche se tecnicamente è un appaltatore indipendente.
La casella 14 è per eventuali detrazioni aggiuntive che non erano già incluse. Inoltre, il sostegno per i costi dell'istruzione e le tasse per entrare a far parte di un gruppo di lavoratori ne sono due esempi.
#3. Caselle 15-20
Negli stati che richiedono la casella 15, includi il tuo numero di identificazione statale e quello di ciascun dipendente. La casella 16 è dove un dipendente inserisce i suoi guadagni totali soggetti a ritenuta d'acconto dell'imposta sul reddito statale e la casella 17 è dove inserisce l'importo dell'imposta sul reddito statale che è stato trattenuto dalle sue buste paga. Nella casella 18, devi inserire l'importo totale del tuo reddito imponibile locale.
Nella casella 19 è necessario inserire l'importo totale delle imposte locali trattenute. Infine, nella casella 20 va riportato il nome particolare della località a cui sono annessi i tributi locali.
Che cos'è uno stipendio W-2?
La tua retribuzione lorda è la somma di denaro che ricevi prima che vengano effettuate trattenute o detrazioni. Il tuo modulo W-2 indica in dettaglio l'importo del tuo stipendio soggetto a tassazione dopo la ritenuta d'acconto. L'assicurazione sanitaria, dentale, sulla vita e per l'invalidità, nonché i contributi 401 (k) versati da un datore di lavoro, sono tutti esempi di benefici che possono essere detratti dalla busta paga di un dipendente prima del calcolo delle imposte.
Che cos'è l'occupazione W-2 negli Stati Uniti?
Negli Stati Uniti, ogni anno i dipendenti ricevono un W-2 dai loro datori di lavoro che mostra quanto sono stati pagati ed quali tasse sono state prelevate da quella paga. I W-2 dei dipendenti dimostrano che sono stati pagati attraverso il sistema di buste paga del loro datore di lavoro e che le tasse sono state detratte durante l'anno.
Come ottengo il mio W-2?
Un dipendente ha diritto a una copia della propria dichiarazione salariale e fiscale (modulo W-2). Se la tua azienda non rende disponibile elettronicamente il tuo W-2, devi riceverlo entro il 31 gennaio tramite posta ordinaria o consegna personale. Chiedi alle risorse umane o all'ufficio paghe della tua azienda se puoi utilizzare Internet al lavoro.
Chi è considerato un dipendente W-2?
I dipendenti che ottengono un modulo W-2 sono lavoratori a tempo pieno che lavorano per una sola azienda. I manager sono generalmente classificati come lavoratori W-2 perché è loro compito supervisionare il lavoro di altri lavoratori.
Inoltre, i dipendenti con un W-2 spesso ricevono uno stipendio e benefici come l'assicurazione sanitaria e piani per la pensione. È più costoso assumere lavoratori W-2 rispetto a 1099 appaltatori a causa del costo di fornire loro benefici. La gestione dei dipendenti W-2 a volte potrebbe essere più complicata.
I nuovi dipendenti W-2 sono soggetti alla raccolta obbligatoria di documenti da parte dei loro datori di lavoro. Il modulo W-4 è incluso perché le aziende devono prelevare dalla busta paga la quota di imposta federale sul reddito dei propri dipendenti.
Qual è la differenza tra i dipendenti 1099 e W-2?
La differenza tra i dipendenti W-2 e 1099 dipende dai moduli fiscali utilizzati per dichiarare i loro salari. I dipendenti che lavorano 40 ore settimanali o più ricevono il modulo IRS W-2, che descrive in dettaglio i loro salari e vantaggi annuali. Gli stipendi, lo stipendio e le mance per gli appaltatori indipendenti sono riportati nel modulo 1099.
I dipendenti che vengono pagati tramite il sistema 1099 sono considerati appaltatori indipendenti piuttosto che dipendenti. I lavoratori W-2, d'altra parte, possono essere dipendenti regolari o temporanei. A differenza dei dipendenti W-2, che hanno più doveri nei confronti dei loro datori di lavoro, gli appaltatori 1099 non hanno alcun interesse a rimanere con la tua azienda e sono liberi di dimettersi in qualsiasi momento. Ciò può estendersi a qualsiasi prodotto di lavoro creato dal dipendente W-2 durante l'utilizzo del tempo o delle risorse dell'azienda.
I dipendenti W-2 ricevono un'assicurazione sanitaria e un piano pensionistico 401 (k) in cambio del loro servizio. Gli individui che sono pagati con il sistema 1099 non hanno diritto a queste protezioni ai sensi della legge. Invece, la maggior parte delle persone che lavorano come appaltatori 1099 lo fanno perché stanno partecipando a un progetto temporaneo o stanno testando le acque con una nuova società. Inoltre, i dipendenti W-2 sono più comuni tra i supervisori e i lavoratori a tempo pieno che hanno regolarmente carichi di lavoro pesanti. Inoltre, leggi 1099 DIPENDENTE: tutto ciò che devi sapere.
Quali sono i vantaggi di essere un dipendente W-2?
Ecco alcuni vantaggi di essere un dipendente W-2:
#1. Dedicato alla tua organizzazione
La libertà che deriva dal lavorare come appaltatore è una grande attrazione per molte persone. Probabilmente non intendono restare con te a lungo e, anche se lo fanno, probabilmente non sei la loro principale fonte di denaro. I dipendenti in senso tradizionale hanno maggiori probabilità di essere fedeli alla loro azienda se vengono trattati bene.
#2. Meno necessità di orientamento per i nuovi dipendenti
Anche se gli appaltatori indipendenti di solito sanno molto sui loro campi di competenza, potrebbero non sapere molto su come funziona la tua attività. Poiché un nuovo appaltatore deve sempre essere assunto, questo è il caso. Quando si tratta di formazione, i dipendenti spesso la richiedono solo una volta.
#3. Fornire una maggiore stabilità
Quando si tratta dei dettagli della tua organizzazione, i dipendenti a volte hanno un vantaggio maggiore rispetto agli appaltatori quando si tratta di continuità. Un dipendente W-2 a lungo termine può essere promosso alla direzione o avere la possibilità di sostituire un collega in partenza.
Qual è la differenza tra un modulo W-4 e un modulo W-2?
Sebbene condividano un nome dal suono simile, un W-4 e un W-2 sono documenti molto diversi.
La prima differenza è nel preparatore di moduli. Per comunicare i tuoi dati fiscali al tuo datore di lavoro, devi compilare un modulo W-4. Il tuo datore di lavoro ti darà un W-2 e lo invierà all'Internal Revenue Service e all'Amministrazione della previdenza sociale per soddisfare i requisiti di rendicontazione annuale.
In secondo luogo, il W-4 dice al tuo datore di lavoro quali informazioni utilizzare per capire quante tasse prelevare dal tuo stipendio. Sul modulo W-2, il tuo datore di lavoro riporterà il tuo stipendio e l'importo delle tasse trattenute.
Ogni anno, dovresti rivedere la tua ritenuta d'acconto per assicurarti di accantonare l'importo giusto dai tuoi stipendi. Puoi chiedere al tuo datore di lavoro di modificare la tua ritenuta d'acconto sul modulo W-4 se ricevi un grosso rimborso fiscale ma preferisci ricevere stipendi più alti più spesso e pagare meno tasse alla fine dell'anno.
Allo stesso modo, se non hai pagato abbastanza tasse e sei in debito con l'IRS, puoi dare al tuo datore di lavoro un W-4 rivisto per prelevare più soldi dalla tua busta paga. Tuttavia, questo può aiutarti a evitare di pagare le tasse con la tua dichiarazione dei redditi ed evitare sanzioni per non aver pagato abbastanza.
Come proteggi il tuo W-2?
#1. Le password
Assicurati che ogni account sensibile che possiedi, incluso il tuo account ADP, i tuoi benefici, buste paga e conti bancari e qualsiasi altro account sensibile che potrebbe contenere informazioni fiscali, abbia una password univoca e affidabile. Inoltre, evita di utilizzare la stessa password per più account e assicurati di non rivelare mai la tua password a nessuno.
#2. Smaltimento appropriato
Per impedire ai ladri di identità di accedere alle informazioni finanziarie personali, eliminare e smaltire i documenti di scarto. Assicurati di aver svuotato completamente il cestino del tuo laptop e qualsiasi altra posizione in cui potrebbe essere stato archiviato.
#3. Trasferimento riservato
Il trasferimento di documenti di persona è l'opzione più sicura poiché avrai il pieno controllo sui dettagli della consegna e non ci saranno intermediari tra te e il tuo consulente fiscale. Tuttavia, ecco alcune cose da tenere a mente se devi inviare file in formato digitale.
- Evita di utilizzare la posta elettronica per trasmettere informazioni private come il tuo W-2.
- Utilizza un programma di crittografia Internet sicuro e fornisci al tuo preparatore fiscale la password per il rilascio elettronico. Non inviarlo per posta elettronica.
- Utilizzare un servizio di condivisione file sicuro per scambiare informazioni.
Conclusione
In conclusione, quando presenti le tasse, non puoi semplicemente dimenticare il tuo W-2 e le informazioni che contiene.
I moduli W-2 descrivono l'impatto monetario delle tasse sullo stipendio annuale di un lavoratore. Inoltre, informano i dipendenti se potrebbero ricevere una dichiarazione dei redditi poiché hanno pagato in eccesso.
Se il tuo W-2 presenta degli errori, come dipendente, devi avvisare immediatamente il tuo superiore. Inoltre, se il nome sul modulo non corrisponde alla tessera di previdenza sociale, è necessario un nuovo modulo.
W-2 Domande frequenti
Chi deve compilare il modulo W-2?
Se guadagni $ 600 o più come lavoratore a tempo pieno o part-time per un'organizzazione, devi presentare un W-2.
Cosa è incluso in un modulo W-2?
- Business Information
- Informazioni sui dipendenti
- Salario dei dipendenti
- Dettagli del piano pensionistico
- Benefici per l'assistenza a carico
Che tipo di dipendenti ottengono W-2?
- Dipendenti a tempo pieno.
- Dipendenti part-time.
- Impiegati temporanei.
- Dipendenti stagionali.
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