Sappiamo tutti l'importanza di conservare i nostri documenti fiscali, ma per quanto tempo dovremmo conservarli? Questa è una domanda comune che molte persone, così come gli imprenditori, hanno. La questione è più complicata di quanto possa sembrare a prima vista. In questo blog, risponderemo a questa domanda in dettaglio e ti aiuteremo a comprendere le varie norme e regolamenti che regolano per quanto tempo dovresti conservare i tuoi documenti fiscali.
I registri fiscali sono essenziali per la dichiarazione delle tasse e per fornire prove di reddito, detrazioni e crediti. In alcuni casi, i registri devono essere conservati per anni ai fini della dichiarazione dei redditi. L'Internal Revenue Service (IRS) richiede ai contribuenti di conservare determinati documenti per un periodo di tempo minimo, a seconda del tipo di documento. Sapere per quanto tempo conservare i registri fiscali è importante per rispettare la legge ed evitare sanzioni.
Per quanto tempo dovresti conservare i registri fiscali?
Nella maggior parte dei casi, è necessario conservare i registri fiscali e tutta la documentazione di supporto per almeno tre anni dopo la data di deposito o la data di scadenza della dichiarazione dei redditi, a seconda di quale evento si verifichi per primo. Ecco per quanto tempo dovresti conservare i registri, oltre a diverse eccezioni alla linea guida triennale.
Conserva i registri fiscali per tre anni se:
- Non ci sono state frodi e tutto il denaro è stato registrato.
- Hai richiesto un accredito o un rimborso dopo aver presentato il tuo reso.
Conserva i registri fiscali per quattro anni se:
Tieni i registri delle tasse sul lavoro. Conservali per almeno quattro anni dopo la scadenza o il pagamento dell'imposta, a seconda dell'evento che si verifica per primo.
Conserva i registri fiscali per sei anni se:
Il tuo reddito potrebbe essere stato sottostimato del 25%. Se questo è il caso, l'IRS ha l'autorità di esaminare le dichiarazioni dei redditi fino a sei anni fa.
Conserva i registri fiscali per un periodo di sette anni se:
- Hai presentato un reclamo per una perdita derivante da titoli privi di valore (come la perdita di azioni o obbligazioni) o un debito inesigibile.
Conserva i registri fiscali in modo permanente se:
- Hai acquistato una proprietà, quindi puoi visualizzare quanto hai speso per essa in quel momento.
- Non presenti una dichiarazione dei redditi annuale.
- Hai presentato una dichiarazione dei redditi falsa.
Quali documenti fiscali devo tenere?
È necessario conservare tutte le dichiarazioni dei redditi e i documenti giustificativi. Sono inclusi W-2, 1099, monitoraggio delle spese, registri di chilometraggio, documenti comprovanti le detrazioni dettagliate e altri documenti.
Perché è importante conservare le dichiarazioni dei redditi per tre anni?
Ecco il motivo per cui mantenere le dichiarazioni dei redditi per tre anni è fondamentale...
Lo statuto delle limitazioni dell'IRS impone che le dichiarazioni dei redditi siano conservate per tre anni. Se non presenti una richiesta di rimborso a cui hai diritto, di solito hai tre anni dalla data in cui hai presentato la dichiarazione originale o due anni dalla data in cui hai pagato l'imposta per presentare la richiesta, se successiva. Allo stesso modo, l'IRS ha tre anni dalla data di deposito o dalla data di scadenza della dichiarazione (qualunque sia successiva) per valutare un'imposta aggiuntiva.
La regola del registro fiscale è soggetta ad eccezioni?
In rare situazioni, potrebbe essere necessario conservare i dati per più di tre anni. Ad esempio, dovresti conservare i documenti fiscali per i conti pensionistici come gli IRA per sette anni dopo che l'account è completamente esaurito. È necessario conservare i registri per sette anni se si presenta un reclamo per perdita di titoli privi di valore o detrazione per crediti inesigibili. Inoltre, se si ammortizza, si svaluta o si acquista o si vende una proprietà, è necessario conservare i registri della proprietà fino alla scadenza dello statuto delle limitazioni per l'anno in cui la proprietà viene alienata. Ricorda che la proprietà comprende più di semplici terreni e fabbricati; include anche scorte, attrezzature per ufficio e altri beni.
Vale anche la pena notare che il termine di prescrizione in alcune circostanze è superiore a tre anni. Ad esempio, se non dichiari più del 25% del tuo reddito lordo, l'IRS ha sei anni invece di tre per riscuotere un'imposta aggiuntiva. Inoltre, se presenti un falso reso o non ne presenti affatto uno (cosa che non sosteniamo), il termine di prescrizione non finisce mai.
Quando dovresti buttare via i documenti fiscali?
Prima di essere troppo elettrizzato e buttare via i tuoi vecchi ritorni, assicurati di non averne bisogno per nient'altro. Alcuni creditori e persino alcune compagnie di assicurazione potrebbero richiedere di conservare i registri per un periodo di tempo più lungo rispetto all'IRS. Se decidi di sbarazzarti dei tuoi documenti fiscali, distruggili prima. I ladri di identità apprezzano le dichiarazioni dei redditi perché contengono informazioni sensibili.
Qual è il metodo migliore per archiviare i documenti?
Una cassaforte ignifuga è il posto migliore per conservare le copie fisiche dei documenti fiscali. Insieme ai tuoi documenti fiscali, conserva altri documenti vitali come il tuo atto di proprietà, informazioni su mutui e assicurazioni, accordi testamentari o fiduciari e password per conti bancari e di intermediazione. È anche una buona idea dire ad almeno un'altra persona dove tieni la chiave della cassaforte. In questo modo, in caso di emergenza, quella persona sarà in grado di accedere a tutti i documenti di cui potrebbe aver bisogno per mantenere in ordine i tuoi affari.
Infine, se intendi conservare i tuoi record per un lungo periodo di tempo ma non vuoi che la tua casa sia ingombra di carta, prendi in considerazione la scansione dei tuoi documenti e l'archiviazione di un backup delle informazioni su un disco rigido crittografato o nel cloud. Finché le versioni digitali sono leggibili, l'IRS le accetterà. A differenza di una pila di fogli, questo metodo occupa molto meno spazio ed è molto più facile da organizzare.
I vantaggi e gli svantaggi dell'archiviazione digitale dei documenti fiscali
Tenere i registri fiscali era più una seccatura di quanto non lo sia ora.
Molte persone hanno ripulito i propri uffici e ora salvano digitalmente i propri documenti. Molte istituzioni forniscono anche versioni digitali dei moduli fiscali, riducendo ulteriormente la documentazione fiscale.
Oltre a ridurre al minimo la carta, l'archiviazione dei documenti fiscali e delle ricevute online o nel cloud può essere conveniente, ma assicurati che il tuo provider di archiviazione online crittografi i tuoi dati in modo che un criminale informatico non possa ottenere prontamente il tuo numero di previdenza sociale o altre informazioni facilmente identificabili. Puoi proteggere i tuoi file e cartelle crittografandoli.
I documenti devono essere scansionati, archiviati e sottoposti a backup quando possibile. È possibile disporre della copia cartacea a proprio piacimento, a condizione che non si tratti di un atto originale, titolo, valutazione o documento di investimento. Tieni al sicuro i tuoi (e-)documenti.
L'IRS conserva un registro delle dichiarazioni dei redditi precedenti. Una trascrizione può essere richiesta online, per telefono o per posta. L'ufficio delle imposte richiederà l'identificazione, incluso il tuo numero di previdenza sociale.
Leggi anche: RECORD DI LAVORO: tipi e come conservarli
Quali documenti dovresti conservare per sempre?
Ci sono alcuni documenti che dovresti conservare per sempre. Questi includono documenti importanti come certificati di nascita, certificati di matrimonio e tessere di previdenza sociale. È importante anche conservare i documenti relativi all'acquisto di una casa, come il rogito ei documenti del mutuo.
Inoltre, dovresti tenere un registro degli acquisti importanti, come automobili ed elettrodomestici, per tutto il tempo in cui possiedi l'articolo. Questo è importante ai fini fiscali, così come per i reclami e le garanzie assicurative.
Quali registri devono essere conservati per 10 anni?
L'IRS richiede ai contribuenti di tenere registri per almeno dieci anni per determinati tipi di reddito. Ciò include i record relativi alle plusvalenze, come le vendite di azioni e le entrate e le spese aziendali. Dovresti anche conservare i registri relativi ai conti pensionistici, come contributi e distribuzioni, per almeno dieci anni.
Qual è la regola dei 6 anni dell'IRS?
La regola dei 6 anni dell'IRS è una regola che afferma che l'IRS può tornare indietro e controllare la dichiarazione dei redditi di un contribuente per un massimo di sei anni se vi sono prove di redditi non dichiarati. Ciò significa che i contribuenti dovrebbero tenere registri di reddito, detrazioni e crediti per almeno sei anni per garantire che siano conformi alla legge.
Le tasse possono essere riscosse dopo 7 anni?
L'IRS può riscuotere le tasse non pagate per un massimo di 10 anni. Questo è noto come il termine di prescrizione di 10 anni. Dopo la scadenza del periodo di 10 anni, l'IRS non può più riscuotere le tasse dai contribuenti. Tuttavia, la prescrizione non si applica se il contribuente ha commesso una frode o non ha presentato una dichiarazione dei redditi.
Cosa succede se non si conservano i documenti fiscali?
Se non conservi i registri fiscali, potresti incorrere in sanzioni da parte dell'IRS. Ciò include una penale del 5% per la mancata presentazione di una dichiarazione dei redditi o per il mancato pagamento delle tasse in tempo. Inoltre, l'IRS può valutare gli interessi sulle tasse non pagate. È importante tenere registri accurati e completi in modo da poter evitare queste sanzioni.
Quali documenti fiscali devono essere conservati?
I documenti più importanti da conservare sono le dichiarazioni dei redditi, i W-2, i 1099 e qualsiasi altro documento relativo a reddito, detrazioni e crediti. Inoltre, è necessario tenere traccia di eventuali acquisti o investimenti importanti. È anche importante conservare i documenti relativi ai conti pensionistici e ai registri aziendali.
Quanto tempo conservare i documenti fiscali dopo la morte?
I registri fiscali devono essere conservati per almeno tre anni dopo la morte del contribuente. Questo è importante per la pianificazione successoria e per la presentazione della dichiarazione dei redditi finale. Inoltre, l'esecutore testamentario dovrebbe conservare i registri relativi alla vendita di beni e alle distribuzioni agli eredi per almeno tre anni.
Conclusione
Sapere per quanto tempo conservare i registri fiscali è importante per rimanere in regola con la legge. La maggior parte dei registri dovrebbe essere conservata per almeno tre anni, mentre alcuni documenti dovrebbero essere conservati fino a 10 anni. È importante tenere registri accurati e completi per evitare sanzioni da parte dell'IRS.
Per riassumere, dovresti conservare i registri fiscali per almeno tre anni. Alcuni documenti, come i registri relativi alle plusvalenze e ai redditi d'impresa, dovrebbero essere conservati per almeno 10 anni. Inoltre, i registri relativi ai principali acquisti, investimenti e conti pensionistici devono essere conservati per tutto il tempo in cui si possiede l'oggetto. Infine, i registri relativi alla vendita di beni e alle distribuzioni agli eredi dovrebbero essere conservati per almeno tre anni dopo la morte del contribuente.
Tenere registri accurati e completi è essenziale per la dichiarazione delle tasse ed evitare sanzioni da parte dell'IRS. Comprendendo per quanto tempo conservare i registri fiscali, puoi assicurarti di essere conforme alla legge ed evitare potenziali sanzioni.
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Riferimenti
