È necessario uno scambio di contanti ogni volta che un cliente acquista un prodotto, sia in un negozio fisico che online. Questo scambio avviene attraverso una serie di operazioni che facilitano il trasferimento del denaro al rivenditore e del prodotto all'acquirente. Il completamento con successo di ciascuna transazione dipende dal funzionamento dei sistemi di elaborazione delle transazioni (TBS) per completare la vendita.
In questo articolo descriveremo il funzionamento di un sistema di elaborazione delle transazioni e ne esamineremo i vari tipi, componenti e vantaggi derivanti dall'utilizzo di tale sistema.
Che cos'è un sistema di elaborazione delle transazioni?
Un sistema di elaborazione delle transazioni (TPS) è un software che non solo garantisce il completamento con successo di una transazione commerciale, ma mantiene anche un registro di tutte le transazioni. Un sistema di elaborazione delle transazioni online (OTPS) è un sistema simile utilizzato dai commercianti online per condurre l'e-commerce.
Archiviando, consegnando e ricevendo informazioni attraverso un database, il Transaction Processing System (TPS) garantisce che ogni transazione abbia successo. È un supplemento al sistema punto vendita (POS) utilizzato nelle aziende. Il sistema POS è il componente che legge le carte di credito, genera ricevute, riceve donazioni in contanti e archivia contanti.
In un negozio, ad esempio, un consumatore potrebbe utilizzare una carta di credito per pagare un libro che ha acquistato dal negozio. Dopo aver ricevuto i dati della carta del cliente, un TPS interagirà con la banca del cliente e deciderà se consentire o meno l’acquisto in base al saldo del conto corrente del cliente.
Componenti di un sistema di elaborazione delle transazioni (TPS)
Tutti i sistemi TPS sono costituiti da quattro diversi componenti essenziali per il loro funzionamento.
#1. Gli input
Il Transaction Processing System (TPS) di un'azienda riceve questa richiesta, che può riguardare un prodotto o un pagamento. Di conseguenza, se la tua organizzazione utilizza l'elaborazione batch, il TPS salverà gruppi di input per un'ulteriore elaborazione. Se invece la tua organizzazione utilizza un sistema in tempo reale, elaborerà tutti i dati nel momento in cui li riceve.
#2. Conservazione
Questo componente è responsabile della memorizzazione dei dati. Ancora oggi esistono aziende che salvano le tue informazioni sotto forma di documenti. Poiché noi di PayRetailers desideriamo che la tua attività si espanda, ti consigliamo vivamente di utilizzare il cloud per migliorare il livello di sicurezza, accessibilità e organizzazione di cui disponi.
Se un fornitore desidera verificare il pagamento, ciò può essere fatto all'interno del sistema e sarai in grado di accertare se la transazione è quella che dovrebbe essere o meno.
#3. in lavorazione
Questo sistema riconosce l'input, sia esso una carta o il suo numero, e poi inizia a generare una chiusura molto utile, come l'acquisizione di uno scontrino. Questo componente aiuta a definire i dati di input e output, che possono cambiare nel tempo poiché dipendono dal tipo di TPS utilizzato dalla tua azienda.
#4. Il risultato
Questo componente è responsabile della generazione di documenti che implicano l'elaborazione di tutti gli input che l'azienda ha registrato nei suoi archivi. Di conseguenza, sarà di aiuto per determinare se una transazione o una vendita è legittima o meno e fornirà anche informazioni che possono essere utilizzate per scopi ufficiali e fiscali.
Se, ad esempio, un fornitore invia una fattura alla tua organizzazione, questo pagamento deve essere effettuato affinché la fattura venga rispedita al fornitore come conferma del pagamento.
Caratteristiche del TPS
Alcune delle caratteristiche più importanti di un TPS sono le seguenti:
- Accesso controllato: I sistemi di autorizzazione trasparenti (TPS) sono strumenti aziendali altamente efficaci. Di conseguenza, solo il personale autorizzato può accedervi. Un altro modo di dirlo è che limita la capacità di un particolare personale di controllare ed elaborare le transazioni.
- Connessione con l'ambiente esterno: Attraverso la diffusione delle informazioni sia ai consumatori che ai fornitori, TPS può stabilire una connessione con l'ambiente esterno.
- Sistema di risposta rapida: Questa funzionalità è essenziale per un sistema di elaborazione delle transazioni (TPS), poiché le aziende non possono permettersi di far aspettare i propri consumatori per un periodo prolungato prima di poter completare una transazione.
- Inflessibilità: Per ottenere la massima efficienza, un sistema di elaborazione delle transazioni (TPS) gestisce tutte le transazioni nello stesso modo, indipendentemente dall'ora del giorno, dall'utente o dal cliente.
- Affidabilità: Poiché i client non accettano errori, un TPS deve essere affidabile. Inoltre, deve includere sufficienti misure di sicurezza e protezione.
- Distribuzione dei dettagli ad altri sistemi: Oltre a produrre e distribuire informazioni ad altri sistemi, un TPS è responsabile della distribuzione dei dettagli ad altri sistemi. Per fare un esempio, i sistemi di contabilità generale ottengono informazioni dai sistemi di elaborazione delle vendite.
Tipi di sistemi di elaborazione delle transazioni
Esistono due tipi distinti di sistemi di elaborazione delle transazioni online (OLTP), di cui parleremo più dettagliatamente di seguito.
#1. Elaborazione in lotti
Poiché questo TPS è responsabile dell'interpretazione dei raggruppamenti di lotti di dati che presentano somiglianze, l'elaborazione di questi dati può richiedere più tempo e richiedere più risorse informatiche. Questo perché è necessario valutare una grande quantità di dati.
Se un utente effettua un pagamento per un servizio in abbonamento durante la seconda metà del mese, il sistema è tenuto a elaborare tale transazione in batch perché avviene contemporaneamente. Questo va bene perché il sistema legge i batch solo una volta al mese.
#2. Elaborazione dei dati in tempo reale
In questo tipo di elaborazione, le transazioni vengono eseguite nell'ordine in cui vengono presentate. Il fatto che sia possibile evitare ritardi nell'azione e ottenere risultati più precisi è un aspetto molto utile.
È possibile utilizzare l'esempio di un negozio online come illustrazione. Il fatto che le transazioni con la carta avverranno qui in tempo reale garantirà l'acquisto e il pagamento. Con l'assistenza di questo processo, la tua organizzazione sarà in grado di scoprire rapidamente gli errori e prendere decisioni relative a una soluzione strategica.
Vantaggi del TPS
L'uso di un TPS è associato a numerosi vantaggi, tra cui i seguenti:
#1. Accelerazione del processo di transazione
Grazie all’adozione di un TPS, le aziende possono aumentare in modo efficiente il ritmo di ciascuna transazione, riducendo così il tempo di attesa dei clienti. Alcuni sistemi elaborano le transazioni in tempo reale, mentre esistono altri sistemi che raccolgono informazioni sulle transazioni entro un periodo predeterminato e poi le elaborano in un secondo momento, in genere al termine dell'orario di lavoro.
#2. Un uso più efficace delle risorse
In un solo giorno un TPS può gestire e organizzare migliaia di transazioni. Di conseguenza, la necessità di aggiornare il sistema o di utilizzare più di un sistema per soddisfare la domanda può essere ridotta, con conseguenti risparmi sui costi per l'azienda.
#3. Miglioramento dell'affidabilità
È possibile garantire l'elaborazione delle transazioni dei consumatori in modo tempestivo e accurato utilizzando un TPS. I possibili costi di risoluzione dei problemi o di codifica per sistemi malfunzionanti possono essere ridotti con l'assistenza di un TPS affidabile, che può anche aiutare la tua azienda a risparmiare denaro.
#4. Gestione automatizzata
Gran parte della gestione delle risorse e dei ricavi interni di un'organizzazione può essere automatizzata con ATPS. Quando c’è un maggiore livello di automazione, il personale avrà meno tempo da dedicare all’esame delle transazioni. Quando si tratta di aumentare la redditività di un’azienda, l’automazione è una componente essenziale poiché fornisce ai lavoratori più tempo per concentrarsi su attività che sono più interessanti e richiedono loro di pensare in modo critico.
Esempi di sistemi di elaborazione delle transazioni
Il sistema di elaborazione delle transazioni (TPS) utilizza i seguenti esempi:
L'elaborazione di ordini, prenotazioni, contabilità fornitori e clienti, buste paga e altri sistemi simili sono alcuni esempi di sistemi di elaborazione delle transazioni utilizzati dall'organizzazione. A causa delle interazioni e transazioni che avvengono con il consumatore, questi dati saranno sempre soggetti a variazioni significative.
- Per darti un esempio, quando usi una carta di credito per prenotare un volo, questo è un esempio di transazione in cui la società riceve l'ordine della merce e delle sue scorte. Successivamente, viene generato un avviso per i membri dello staff, consentendo loro di ottenere il prodotto, stampare la fattura e quindi spedire la merce.
Durante l'elaborazione delle transazioni, un TPS funziona in batch e in tempo reale. Il processo di elaborazione batch prevede la raccolta di dati per un periodo specifico e l'elaborazione tutti insieme come gruppo. Rispetto al tempo reale, che è istantaneo.
- Quando un viaggiatore effettua una prenotazione per un posto sul suo mezzo di trasporto, ad esempio, ecco un'illustrazione di questo scenario. L'elaborazione che avviene qui è istantanea e in tempo reale, il che significa che nessun altro potrà sceglierla.
Quali sono i tre cicli del sistema di elaborazione delle transazioni?
Un TPS è un'attività composta da tre cicli. Sono come descritti di seguito:
Il ciclo delle entrate, il ciclo delle conversioni e il ciclo delle spese
In che modo la Business Intelligence (BI) differisce dai sistemi di elaborazione delle transazioni (TP)?
I sistemi di business intelligence, spesso noti come sistemi BI, sono soluzioni complete che includono applicazioni, tecnologie e procedure di gestione. Un sistema di elaborazione delle transazioni, d'altra parte, è un sistema di elaborazione delle informazioni responsabile dell'elaborazione di ogni singola transazione che avviene all'interno di un'organizzazione. L'utilizzo di dati pertinenti alle operazioni di un'azienda è l'obiettivo primario dei sistemi di business intelligence (BI). Un sistema di elaborazione delle transazioni, d'altra parte, è progettato per gestire ogni singola transazione che avviene all'interno di un'organizzazione.
In che misura il sistema di elaborazione delle transazioni adempie alle sue funzioni?
Un TPS, che aiuta nelle esigenze operative dell'organizzazione, elabora le transazioni dell'organizzazione. Il database viene aggiornato con tutti gli effetti delle transazioni non-inquiry registrate dal sistema. Inoltre, genera documenti associati alle transazioni in corso.
Il sistema di elaborazione delle transazioni è considerato software?
Allo scopo di gestire tutte le transazioni commerciali, un TPS incorpora sia hardware che software.
Confronto tra vantaggi e svantaggi dell'utilizzo di un sistema di elaborazione delle transazioni
Vantaggi dell'utilizzo del TPS
- Questa soluzione offre una soluzione molto conveniente e semplice da implementare per tutte le operazioni relative alle entrate di un'organizzazione.
- Un database molto affidabile e stabile alimenta l'operazione, salvando e riflettendo le informazioni quando necessario senza il rischio di perdita di dati.
- Ciò consente di riprendersi rapidamente da qualsiasi guasto operativo che possa verificarsi, con conseguente leggero ritardo nell'elaborazione delle transazioni.
- Consente il lavoro a distanza, che offre alle aziende la possibilità di operare senza restrizioni, consentendo loro di espandere le proprie attività in tutto il mondo.
- L'elaborazione in tempo reale e l'elaborazione batch sono entrambe possibili applicazioni per questa tecnologia.
Svantaggi dell'utilizzo del TPS
- Le esigenze di ogni azienda sono uniche e devono essere affrontate in un certo modo. Alla luce di ciò, è necessario sviluppare una soluzione su misura per le esigenze individuali di ciascuna organizzazione che rispetti determinati criteri.
- Il costo iniziale di installazione e installazione può essere nella fascia più alta dello spettro, nonostante si tratti di una soluzione economicamente vantaggiosa.
- Per attività quali l'immissione di dati, la gestione e la registrazione dell'inventario e altre attività simili, è possibile che tu abbia bisogno di un gran numero di lavoratori, anche se la tua configurazione è estremamente complessa.
- Anche se TPS è stato sviluppato per gestire una grande quantità di lavoro e dati, sovraccaricarlo può rendere inutilizzabile il sistema.
- Affinché il software TPS funzioni senza intoppi, è necessario disporre di specifiche hardware particolari.
Considerazioni finali
L'utilizzo del sistema di elaborazione delle transazioni ha comportato un cambiamento nel modo in cui le imprese vengono condotte in tutto il mondo. Le operazioni di questa tecnologia informatica sono state costruite in modo complesso e delicato, il che ha reso il sistema di gestione delle entrate più facile da utilizzare in tutte le imprese. È possibile per gli aspiranti appassionati di tecnologia accedere a una varietà di opportunità acquisendo le conoscenze necessarie per costruire e codificare un sistema di elaborazione delle transazioni. Contattaci nell'area commenti qui sotto se desideri saperne di più su TPS.
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Riferimenti
