Hai mai avuto la sensazione che, mentre lavori a tempo pieno nella tua attività, stai facendo a malapena progressi? Lo so; Ci sono stato. Posso assicurarti che gestire un'impresa è frenetico. Sei multitasking e cerchi costantemente di ottenere di più con meno. È logico che per gli imprenditori come me l’efficienza sia l’obiettivo finale. E se ti dicessi che esiste un'arma segreta che può aumentare notevolmente i risultati della tua azienda e trasformare il modo in cui gestisci il tuo carico di lavoro? Il principio di Pareto, talvolta noto come regola 80/20, è una tecnica preziosa. rimani sintonizzato.
Storia del principio di Pareto
Vilfredo Pareto, un economista italiano, osservò alla fine del XIX secolo che il 20% delle sue piante di piselli produceva l'80% dei baccelli del suo giardino.
Sulla base delle sue osservazioni, Pareto stabilì che il 20% della popolazione italiana deteneva l'80% della ricchezza del paese. Questa è una distribuzione paretiana della ricchezza.
Tuttavia, il nome “Principio di Pareto” ha avuto origine dal Dr. Joseph Juran, non da Pareto. Poi Juran adattò le osservazioni di Pareto al suo lavoro nella gestione delle operazioni negli anni Quaranta. A tal fine, ha aiutato le aziende a migliorare la produzione sottolineando che solo il 1940% delle procedure di produzione era responsabile dell’20% dei difetti dei prodotti.
Pertanto, utilizzando l'analisi di Pareto, si è concentrato sulla riduzione al minimo del 20% delle difficoltà di produzione per migliorare la qualità della produzione.
Juran chiamò questo metodo il principio di Pareto e rese popolare l’idea che per ottenere il massimo successo dovremmo concentrarci sui “pochi vitali” ignorando i “molti banali”.
Punti chiave
- Comprendere il significato del principio di Pareto nelle operazioni aziendali, dove una piccola percentuale di input spesso produce la maggior parte dei risultati.
- Impara a individuare le attività, i clienti o le risorse di maggior impatto che contribuiscono in modo significativo al successo della tua azienda.
- Concentra i tuoi sforzi su pochi aspetti essenziali per massimizzare l'efficienza e la produttività e ottenere di più con meno.
- Semplifica i processi, delega le attività e sfrutta la tecnologia per massimizzare l'impatto delle tue attività ad alto valore.
- Valuta regolarmente l'efficacia dei tuoi sforzi di ottimizzazione e adatta il tuo approccio secondo necessità.
- Maggiore produttività, migliore allocazione delle risorse, risparmio sui costi, maggiore attenzione e riduzione dello stress sono solo alcuni dei vantaggi
Capire cos'è la regola 80/20
Questa regola non è una sorta di pratica soprannaturale. È un'osservazione profonda su come causa ed effetto si verificano frequentemente nel mondo reale. L’idea di base è che solo il 20% delle cause (input) rappresentano circa l’80% delle conseguenze (risultati).
Sono certo che ad un certo punto della tua vita, hai incontrato nella tua vita quotidiana. Forse il 20% dei contenuti che condividi genera l’80% del tuo coinvolgimento sui social media. In alternativa, il 20% della tua base clienti può fornire l’80% dei tuoi ricavi di vendita. Questa teoria si applica a molti aspetti del business, ed è qui che le cose diventano entusiasmanti. Ma la domanda è: cos’è esattamente la regola 80/20?
La regola 80-20, comunemente nota come Principio di Pareto, è un noto adagio che afferma che per ogni dato evento, l’80% dei risultati (o output) derivano dal 20% delle cause (o input).
Ma negli affari, la regola 80-20 mira a identificare e dare priorità agli input che hanno il potenziale per essere i più produttivi. Ad esempio, una volta che i manager hanno identificato gli aspetti cruciali per la performance della loro azienda, dovrebbero dare loro la priorità.
Sebbene la regola 80/20 sia comunemente utilizzata nel mondo degli affari e dell’economia, può essere applicata a qualsiasi professione.
Esempi del principio di Pareto
Osservare la regola 80/20 in azione nella vita reale spesso aiuta a capire meglio come funziona. Ecco sei circostanze in cui puoi applicare il principio di Pareto.
#1. Principio di Pareto nella gestione del tempo
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Secondo il principio di Pareto, essere occupati non implica produttività.
Questo è il motivo per cui imprenditori, proprietari di piccole imprese e lavoratori autonomi spesso credono di dover lavorare troppe ore per generare profitti ed evitare di lavorare per qualcun altro.
Questo tipo di condotta si traduce in un equilibrio distorto tra lavoro e vita privata, che può essere malsano, portare al burnout, ridurre la produttività e persino indurre le persone ad abbandonare obiettivi che in quel momento sembravano così vitali.
Per sfuggire a questo ciclo, scopri il 20% delle azioni generatrici di reddito che producono il profitto maggiore. Questo perché copre sia ciò che paga bene oggi sia ciò che darà i maggiori rendimenti in futuro.
Di conseguenza, se utilizzi i principi 80/20 per completare i tuoi compiti professionali, avrai più tempo per l'arricchimento personale, il relax, l'esercizio fisico, il benessere mentale e la costruzione di relazioni.
#2. Principio di Pareto nella gestione aziendale
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Quando si gestisce un'azienda, un team o un progetto, è possibile che il 20% del lavoro venga completato dal restante 80% del personale.
Per identificare i dipendenti più produttivi, applica i concetti dell'analisi di Pareto. Assegna loro i compiti più vitali. Mettili in posizioni di leadership in modo che possano insegnare agli altri le stesse idee in base alle quali vivono.
Quindi, esamina e interroga questi membri del team. Identificare le loro caratteristiche distintive, abilità e routine che contribuiscono alla loro produttività. Utilizza queste informazioni per formare altri dipendenti, migliorando la produttività complessiva del tuo team.
#3. Principio di Pareto In Impostazione degli obiettivi
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Stai pensando di applicare il principio di Pareto per la definizione degli obiettivi? Questa è una decisione saggia! Ecco come applicare il principio di Pareto per sviluppare obiettivi SMART che aumenteranno la tua produttività complessiva.
Inizia scrivendo cinque obiettivi su un pezzo di carta. Quindi considera: se potessi raggiungere solo uno degli obiettivi presenti in quell’elenco attualmente, quale avrebbe la maggiore influenza positiva sulla tua vita?
Quindi determinare il secondo obiettivo più critico. Dopo aver completato questa attività, scoprirai che il 20% più significativo dei tuoi obiettivi ti aiuterà di più. Dovresti continuare a lavorare su quegli obiettivi che hai scelto come i più preziosi di tutti i tempi.
#4. 80 20 regole nella risoluzione dei problemi
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La risoluzione dei problemi è una capacità necessaria. Devi essere in grado di affrontare difficoltà di ogni dimensione perché sono una parte inevitabile della nostra vita personale e professionale.
Quando si utilizza il Principio di Pareto per risolvere i problemi, seguire queste procedure e utilizzare questi strumenti cruciali. Puoi anche creare un diagramma di Pareto per aiutarti a visualizzare le sfumature del problema e scoprire i potenziali rimedi.
- Crea un elenco dei problemi che stai affrontando nella tua situazione.
- Determinare la causa di ciascun problema, in particolare la causa principale.
- Assegna un punteggio a ciascun problema elencandoli in ordine di importanza. Quelli che influiscono maggiormente sui tuoi progressi sono quelli più importanti (il 20%) da risolvere per primi.
- Organizza la tua lista di problemi in gruppi in base a quelli che hanno le stesse cause.
- Somma i punteggi di ogni gruppo. Il gruppo che ha il punteggio più alto ha la massima priorità.
- Inizia a fare brainstorming sulle soluzioni a questo gruppo di problemi e agisci.
#5. 80\20 Regola entrata Vendite
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Un mio ex collega è uno dei professionisti su commissione più pagati negli Stati Uniti. Uno dei suoi obiettivi era quadruplicare il suo reddito nei prossimi tre-sei anni, quindi ha seguito la regola 80/20 con la sua clientela.
Nel processo, ha scoperto che il 20% dei suoi clienti rappresentava l’80% dei suoi ricavi. Ha anche scoperto che il tempo trascorso con un cliente ad alto profitto era identico a quello trascorso con un cliente a basso profitto.
In altre parole, divideva equamente il suo tempo tra i lavori che completava, anche se solo il 20% di questi contribuiva all’80% della sua produzione.
Quindi ha diviso la sua lista di clienti nel 20% migliore, poi ha chiamato altri professionisti del suo settore e con molta attenzione, rispetto e strategia ha ceduto il restante 80% dei suoi clienti, che rappresentavano solo il 20% delle sue entrate.
Ha quindi sviluppato un profilo dei suoi migliori clienti e ha iniziato a cercare sul mercato esclusivamente il tipo di cliente che si adattava al profilo; in altre parole, qualcuno che potesse contribuire in modo significativo ai profitti della sua organizzazione e che potesse servire con lo stesso livello di eccellenza che i suoi clienti si aspettavano. E invece di raddoppiare il suo reddito in tre-cinque anni, lo raddoppiò nel primo anno con quella semplice tecnica di gestione del tempo!
Come applicare la regola 80/20 all'ottimizzazione aziendale
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Ora parliamo di come possiamo utilizzare la regola 80/20 per migliorare il modo in cui gestiamo la nostra attività. Uno dei primi compiti è identificare i pochi critici: il 20% degli input che rappresentano l’80% dei risultati. Ciò potrebbe significare valutare i dati di vendita, eseguire valutazioni delle prestazioni o semplicemente fare un passo indietro per valutare come vengono utilizzati il tempo e le risorse. Dai un'occhiata anche a questo modello,
Per me, questa intuizione è arrivata quando ho valutato i dati dei clienti della mia azienda e ho appreso che un piccolo gruppo di nostri clienti rappresentava la maggior parte delle nostre entrate. Invece di espanderci e soddisfare equamente tutti i clienti, abbiamo concentrato i nostri sforzi sulla coltivazione di quelle relazioni critiche, ottenendo un notevole aumento delle vendite. Quindi, come possiamo utilizzare la regola 80/20 per cambiare le nostre attività? Ecco una strategia:
#1. Identifica la tua zona ad alto impatto
Ricordi quando passavo giorni interi a produrre una bella brochure solo per scoprire che la maggior parte dei miei clienti mi trovava tramite annunci web? Quella brochure non rientrava nel mio 20% ad alto impatto! Ecco dove inizia il lavoro investigativo! La prima fase è determinare quale 20% dei tuoi sforzi sta producendo risultati. Ecco alcune strategie per aiutarti a scoprire le pepite d'oro della tua attività:
- Analisi dei dati: i numeri non mentono! Immergiti nei dati dei tuoi clienti, nelle cifre di vendita e nell'analisi dei siti web. Ciò ti aiuterà a identificare i modelli e individuare le aree che generano la maggior parte del business per te.
- Tieni traccia del tuo tempo: come trascorri effettivamente la tua giornata lavorativa? Esistono app per il monitoraggio del tempo che possono aiutarti a vedere dove stanno andando i tuoi minuti (e potenzialmente ore). Sei impantanato in compiti amministrativi che potrebbero essere delegati? Identificare le persone che perdono tempo è la chiave per trovare le tue attività ad alto impatto.
#2. Concentrati e ottimizza
Una volta individuato il tuo 20% d'oro, è il momento di concentrare lì i tuoi sforzi. Nel mio caso, ho ricostruito il mio sito web e mi sono impegnato in una pubblicità online mirata, che ha notevolmente ampliato la mia base di consumatori. Ecco come puoi sfruttare al massimo queste attività d'oro:
- Semplifica i processi: ci sono attività ripetitive che ti rallentano? Cerca modi per automatizzarli o esternalizzarli. Liberare il tuo tempo ti consente di concentrarti sulle attività di alto valore che muovono l'ago della tua attività.
- Delegato: Non devi essere un supereroe e fare tutto da solo. Delega compiti a membri del team competenti o affidali a liberi professionisti. Ciò ti consente di concentrarti sui tuoi punti di forza principali e sulle iniziative strategiche.
#3. Valutazione e miglioramento continuo
L’aspetto interessante della regola 80/20 è che si tratta di un processo continuo. Quindi, valuta regolarmente l’efficacia del tuo ottimizzazione sforzi. Le tue aree ad alto impatto stanno ancora producendo risultati ottimali? La scena aziendale è in continua evoluzione, quindi preparati a modificare la tua strategia in base alle necessità. Ecco come rimanere al passo con i tempi:
- Rivisita e analizza: valuta regolarmente l'efficacia dei tuoi sforzi di ottimizzazione. Le tue aree ad alto impatto stanno ancora dando i migliori risultati? Il panorama aziendale è in continua evoluzione, quindi preparati ad adattare il tuo approccio in base alle necessità.
Il potere dell'80/20 in azione: storie di successo nel mondo reale
Consentitemi di fornire alcuni casi reali per dimostrare l'efficacia della regola 80/20. Ecco alcuni esempi stimolanti di come le organizzazioni hanno utilizzato la regola 80/20 per produrre risultati eccezionali:
#1. Caso di studio 1: da perplesso a ottimizzato
Tech Roofs, una società di sviluppo software, stava annegando in un mare di progetti e scadenze infiniti. Hanno seguito la regola 80/20 valutando l'attività del team e determinando il 20% che ha prodotto il maggior numero di progetti finiti. Alla fine, hanno riscontrato un aumento significativo della produttività totale del team dopo aver semplificato tali compiti ed eliminato le perdite di tempo.
#2. Caso di studio 2: Leader nella riduzione dei costi
Zlinks Enterprise, una catena di vendita al dettaglio, stava affrontando l'aumento dei costi operativi. Hanno utilizzato la regola 80/20 per gestire il proprio inventario, concentrandosi sul 20% dei prodotti che hanno generato maggiori entrate. A loro volta, hanno risparmiato molti soldi gestendo i livelli delle scorte e ottenendo accordi migliori con i fornitori su questi prodotti critici.
Questi sono solo alcuni esempi che dimostrano gli effetti rivoluzionari della regola 80/20 applicata all’efficienza aziendale.
Sfide e come superarle: il percorso verso la padronanza dell'efficienza
Siamo onesti: l'attuazione di qualsiasi nuovo piano presenta una serie di sfide. Ecco alcuni ostacoli frequenti che potresti incontrare con la regola 80/20 e come superarli:
#1. Mito uno: questa è una divisione rigorosa 80/20
Non lasciarti prendere dai numeri specifici. La regola 80/20 è una linea guida, non una formula assoluta. Le percentuali precise possono differire nella tua azienda.
#2. Sfida uno: identificare il 20% corretto
Questo può essere difficile, ma l’analisi dei dati e la valutazione sincera sono i tuoi migliori amici in questo caso. Tieni traccia delle analisi, sollecita feedback dal tuo team e dai consumatori e sii disposto a provare nuove cose finché non avrai identificato le aree di maggiore impatto.
#3. Sfida 2: compromissione prioritaria
È forte la tentazione di ottimizzare tutto in una volta. Ricorda, l'attenzione è essenziale. Quindi, inizia affrontando prima le questioni più importanti, quindi procedi lungo l'elenco. I metodi di definizione delle priorità come la matrice Eisenhower possono aiutare in queste selezioni.
Ad essere onesti, ci sono stati momenti in cui mi sono arrabbiato per il ritmo relativamente lento nel seguire la regola 80/20. Potrebbe essere difficile lasciare andare il lavoro o le iniziative a cui abbiamo dedicato tempo ed energie. Ma credetemi quando dico che ne vale la pena.
Strumenti e risorse per l'attuazione della regola 80/20
Quindi, come puoi iniziare ad applicare la regola 80/20 nella tua attività? Ho scoperto che per iniziare sono spesso sufficienti semplici fogli di calcolo e sessioni di brainstorming vecchio stile. La buona notizia è che non devi agire da solo in questo percorso verso l'efficienza. Esistono molte risorse per aiutarti a comprendere la regola 80/20:
#1.Software e tecnologia
Utilizza strumenti di analisi dei dati, come sistemi CRM o software di gestione dei progetti, per scoprire modelli e identificare aree ad alto impatto. Sono disponibili altre app per il monitoraggio del tempo che ti aiutano a vedere dove sta andando il tuo tempo.
# 2: Libri e articoli
Approfondisci la regola 80/20 con risorse come il classico "Il principio 80/20" di Richard Koch o cerca consigli pratici sull'applicazione in articoli web come questo.
N. 3: Workshop e programmi di formazione
Pensa a partecipare a workshop o programmi di formazione destinati espressamente ad aiutare le organizzazioni a utilizzare la regola 80/20 per l'ottimizzazione.
Vantaggi della regola 80/20
La regola 80/20 può aiutarti a determinare dove dovresti dedicare la maggior parte del tuo tempo, denaro o energia. Puoi anche usarlo per aiutarti a identificare obiettivi raggiungibili, descrivere azioni precise per raggiungerli e rimanere concentrato su ciò che ha l'impatto maggiore. Ecco solo alcuni vantaggi offerti dalla regola 80/20:
#1. Gestione del tempo migliorata
Puoi strutturare la tua giornata per concentrarti sulle attività che hanno la maggiore influenza sul tuo lavoro trovando quelle che producono i migliori risultati. Ciò può migliorare le tue prestazioni e aiutarti ad avanzare nella tua carriera. Può anche aiutarti a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
#2. Leadership migliorata
Se vuoi affinare le tue capacità di leadership, utilizza la regola 80/20 per dedicare tempo alla socializzazione del team. Il Principio di Pareto può anche aiutarti nel tuo ruolo di mentore sul posto di lavoro. Questo potrebbe aiutarti a promuovere la fiducia e la coesione del team.
#3. Utilizzo più efficace delle risorse aziendali
La regola 80/20 può aiutarti a utilizzare meglio il tempo e l'energia della tua organizzazione per eseguire cose come
- Ricerca concorrenti o tendenze del settore
- Semplificare le procedure di assunzione
- Migliorare la cultura aziendale
#4. Risultato massimo
Il vantaggio principale dell’applicazione del principio di Pareto è che puoi ottenere il massimo impatto con il minimo sforzo. Ciò può aiutare il tuo team a operare in modo più efficace rimanendo concentrato su determinati progetti. La regola 80/20 potrebbe aiutarti a migliorare i tuoi parametri in meno tempo dando priorità agli sforzi nella sequenza corretta.
#5. Il processo decisionale
Il principio di Pareto ti aiuta a fare le scelte ottimali durante il processo di risoluzione dei problemi. Quando ci sono più cause per un singolo problema, il principio di Pareto aiuta a selezionare le soluzioni.
Qual è la strategia della regola 80-20?
Un principio della regola 80-20 è identificare le migliori risorse di un'entità e utilizzarle in modo efficiente per creare il massimo valore.
Come si applica la regola 80-20 al lavoro?
Produttività. Puoi utilizzare la regola 80/20 per dare priorità alle attività che devi svolgere durante il giorno. L'idea è che, dell'intero elenco di attività, il completamento del 20% di tali attività comporterà l'80% dell'impatto che puoi creare per quel giorno.
Dove si applica la regola 80/20?
In ambito aziendale: questo principio è stato utilizzato per valutare e migliorare la gestione (quando il 20% dei dipendenti produce l'80% dei risultati),
Nella finanza personale: la regola 80/20 viene spesso utilizzata per guidare la pianificazione del budget. Indica alle persone di investire il 20% del loro reddito mensile in risparmi, che si tratti di un conto di risparmio tradizionale, di intermediazione o di un conto pensionistico, per garantire che ci sia abbastanza accantonamento in caso di difficoltà finanziarie e utilizzare il restante 80% come spendibile. reddito.
Negli investimenti: è stato riscontrato che il 20% delle partecipazioni di un portafoglio spesso porta all'80% della sua crescita. Può essere vero anche il contrario, con l’80% delle perdite sugli investimenti riconducibili al 20% delle partecipazioni. Ma, a causa della natura imprevedibile del mercato azionario, questa regola è spesso vista come un modo efficace per valutare gli investimenti passati invece di guidare quelli futuri.
Conclusione
Padroneggiare l’efficienza con la regola 80/20 è un punto di svolta in qualsiasi attività. Questo perché puoi aumentare la produttività e la redditività identificando i pochi critici e concentrando i tuoi sforzi su dove avranno il maggiore impatto.
Ricorda che Roma non è stata costruita in un giorno. Quando si utilizza la regola 80/20 sono necessarie pazienza, determinazione e volontà di adattarsi. Quindi, perché non provarci? Chi lo sa? Potrebbe essere il segreto per portare la tua azienda al livello successivo.
Riferimenti
- .investopedia.com
- asana. com
- .briantracy.com
- blog.hubspot.com
- indeed.com
- ANALISI DELLA CAUSA RADICE: metodo, esempi, strumenti e modello
- 6 Strumenti RCA che imparerai durante la formazione RCA
- COME GESTIRE UN'IMPRESA: Una guida passo passo per il 2023
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