Mantenere un'azienda aperta comporta il rispetto di diversi regolamenti e regole. La richiesta di un numero di identificazione del datore di lavoro federale (FEIN) dovrebbe essere tra i primi passi nella creazione di un'impresa. Ma cos'è esattamente un FEIN? Inoltre, è obbligatorio averne uno? Questo articolo servirà da guida su tutto ciò che devi sapere. Passiamo alla parte buona.
Cosa significa FEIN?
Alle entità che operano negli Stati Uniti viene assegnato un numero di identificazione fiscale federale, spesso noto come numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Il numero è un numero identificativo aziendale univoco a nove cifre che funziona in modo simile al numero di previdenza sociale di un individuo. Per "numero di previdenza sociale" intendo i codici fiscali delle persone fisiche, spesso noti come numeri di identificazione fiscale o TIN. È facile confondere i due tipi di numeri, ma tieni presente che uno è per le aziende e l'altro è per i privati. Questo non dovrebbe saltare la tua mente.
Un FEIN consente all'IRS e ad altre agenzie governative di identificare e monitorare le operazioni fiscali e finanziarie delle imprese. È essenziale presentare le dichiarazioni dei redditi e istituire conti pensionistici e sanitari al fine di fornire prestazioni mediche e dentistiche ai dipendenti, tra le altre cose.
Chi ha bisogno di un FEIN?
Un FEIN non è sempre necessario, ma ci sono diverse situazioni in cui è necessario per qualsiasi azienda, anche per una sola persona. Tuttavia, ne avrai bisogno se:
- Crea un'azienda o collabora con altri.
- Archiviare determinati moduli fiscali (ad es. Impiego o accise)
- Trattenere le imposte sui redditi, diversi dalle retribuzioni, per gli stranieri non residenti
- Avere un piano Keogh
Se appartieni o gestisci i seguenti tipi di organizzazioni, potresti inoltre richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro federale (FEIN):
- Trust, ad eccezione di alcuni trust revocabili di proprietà del concedente, IRA e organizzazioni esentasse
- Estates
- Condotti di investimento ipotecario immobiliare
- Cooperative di agricoltori
- Amministratori del piano
Un FEIN non è spesso necessario per le seguenti organizzazioni:
- Imprenditori che operano in un "one man show"
- Chi non assume qualcuno o non assume nessuno.
- Chi non deve pagare le suddette tasse
Se avvii la tua azienda come unico titolare e utilizzi il tuo numero di previdenza sociale invece di un FEIN, potresti scoprire in seguito che ne hai bisogno. Soprattutto se hai intenzione di espandere o riorganizzare la tua azienda in una società e assumere lavoratori. Infatti, se in seguito avvierai una società, avrai bisogno di un FEIN. Anche quando si tratta di presentare tasse locali, statali e federali, il tuo FEIN è un'informazione fondamentale.
A cosa serve un FEIN?
Avrai bisogno di un FEIN per compilare moduli come:
- Modulo W-2 – Dichiarazione salariale e fiscale
- Modulo W-3 – Trasmissione delle dichiarazioni salariali e fiscali
- Modulo 1096 – Riepilogo annuale e trasmissione delle dichiarazioni di informazioni statunitensi
- Modulo 940 - Dichiarazione dei redditi federale annuale di disoccupazione (FUTA) del datore di lavoro
- Modulo 941 – Dichiarazione dei redditi federale trimestrale del datore di lavoro
- Allegato C - Profitti o perdite derivanti dall'attività
- Modulo 1065 – Ritorno del reddito da partnership negli Stati Uniti
- Modulo 1120 – Dichiarazione dei redditi delle società statunitensi
Un FEIN è richiesto anche quando la tua azienda paga tasse di qualsiasi tipo ed emette moduli fiscali relativi ai dipendenti come i W-2. I datori di lavoro devono fornire W-2 ai propri dipendenti alla fine di ogni anno fiscale. Tutti i rapporti sulle buste paga, inclusi i moduli fiscali mensili, trimestrali e annuali, includono il tuo FEIN e possono essere archiviati da un fornitore competente di elaborazione delle buste paga.
Devi anche emettere un 1099 a qualsiasi appaltatore indipendente a cui hai pagato almeno $ 600 durante l'anno fiscale e il tuo FEIN deve essere incluso in quel modulo. Non solo la tua azienda richiederà un FEIN per numerosi scopi, ma anche i tuoi dipendenti e appaltatori esterni durante la preparazione delle dichiarazioni dei redditi.
Come ottengo un FEIN?
Per ottenere facilmente il tuo numero FEIN, puoi utilizzare in modo essenziale i passaggi elencati di seguito.
#1. Determina se sei idoneo per un FEIN.
Se la tua attività principale ha sede negli Stati Uniti o nei suoi territori e disponi di un numero di previdenza sociale valido o di un'altra forma di identificazione fiscale, ad esempio un altro FEIN, hai diritto a un FEIN.
Se hai la tua attività principale negli Stati Uniti o nei suoi territori, la maggior parte del tuo reddito come imprenditore proviene da una pratica in quest'area. Di conseguenza, anche se hai un'altra azienda al di fuori degli Stati Uniti, potresti comunque essere qualificato per un FEIN. Il richiedente non deve essere il titolare dell'azienda, ma deve avere una conoscenza approfondita e transazioni con le finanze della società. Un segretario o un assistente amministrativo può anche presentare un FEIN. Tutto ciò di cui hai bisogno è semplicemente firmare il modulo SS-4 e compilare la sezione del designato di terze parti.
#2. Raccogliere le informazioni richieste dall'IRS.
Modulo SS-4: la domanda per il numero di identificazione del datore di lavoro è richiesta dall'IRS. Per ottenere un FEIN, devi prima fornire un indirizzo fisico per la tua azienda (con sede negli Stati Uniti).
Nel modulo di domanda, devi specificare la struttura legale della tua azienda, come una LLC o una società. Se la tua azienda è una LLC, devi elencare tutti i membri. Devi anche specificare la natura della tua attività.
Al momento della domanda, avrai bisogno delle seguenti informazioni supplementari:
- Il motivo per cui stai richiedendo un FEIN. Ad esempio, potresti avviare una nuova azienda o ristrutturarne una esistente.
- La data precisa in cui hai avviato o acquistato la tua azienda.
- Il settore in cui opera la tua azienda o in cui mantieni i clienti, come la vendita al dettaglio o la consulenza, nonché la descrizione del prodotto o del servizio.
- Quando la prima paga del dipendente è stata pagata tramite la tua azienda.
- La data di fine dell'anno fiscale o contabile. Se paghi le tasse durante tutto l'anno solare, di solito questo è il mese di dicembre.
- Il numero più probabile di dipendenti che intendi assumere nell'anno futuro.
#3. Richiedi un FEIN online, per telefono o per posta.
Se sei idoneo ad avere un FEIN, ci sono numerose opzioni per ottenerne uno:
- Numero di telefono: (800) 829-4933
- Via fax o posta ordinaria: Troverai il modulo SS-4 qui, così come il numero di fax e l'indirizzo postale della tua posizione sul sito web dell'IRS.
- Sul sito dell'Agenzia delle Entrate: Puoi compilare il modulo SS-4 online o partecipare a una chat dal vivo in stile colloquio in cui ti verranno poste domande e ti verrà dato un FEIN se necessario. Questo servizio è disponibile dalle 7:10 alle XNUMX:XNUMX EST dal lunedì al venerdì. Ci vorranno due settimane affinché il tuo numero sia attivo nel sistema IRS, indipendentemente dal metodo utilizzato.
Anche se la tua azienda non ha bisogno di un FEIN, potresti ritenere che valga la pena richiederne uno a prescindere. Non ci sono costi per farlo e non sai mai quando potresti decidere di assumere un dipendente o quando le condizioni della tua attività potrebbero cambiare.
Quando devo cambiare il mio FEIN?
Non avrai bisogno di aggiornare o apportare modifiche al tuo FEIN una volta acquisito. A meno che non vi siano circostanze eccezionali determinate dall'IRS, se la tua azienda è una società, devi aggiornare o modificare il tuo FEIN se:
- La tua azienda diventa una ditta individuale o una società di persone.
- Una fusione si traduce nella formazione di una nuova società.
- La tua azienda diventa una filiale di un'altra società.
Quando la tua azienda è una società di persone, devi aggiornare il tuo FEIN se:
- La società diventa una ditta individuale.
- La tua azienda diventa una società.
- Una nuova collaborazione sostituisce una vecchia.
Se detieni un FEIN come ditta individuale o LLC, devi modificarlo se:
- Hai presentato istanza di fallimento.
- Converti la tua azienda in una società per azioni o in una società di persone.
- Acquisisci il controllo di un'altra società.
Non è necessario presentare nuovamente domanda per un nuovo FEIN se la tua attività si sposta o cambia nome.
Disdetta del tuo FEIN
L'IRS non utilizza mai il tuo numero FEIN per un'altra attività dopo che ti è stato assegnato. Inoltre, non puoi cancellare il tuo FEIN. Puoi, tuttavia, chiudere il tuo conto aziendale con l'IRS. È importante notare che la cancellazione del tuo account aziendale non cancella il tuo FEIN dal database dell'IRS.
Includi il nome legale della tua azienda, FEIN, l'indirizzo commerciale e il motivo della cancellazione del tuo account quando chiudi il tuo account aziendale. Includi una copia dell'avviso di assegnazione EIN dell'IRS se ce l'hai ancora.
Puoi inviare tutto il materiale a:
Servizio delle entrate interne, 45999 Cincinnati, OH
Se hai presentato tutte le dichiarazioni dei redditi richieste, l'IRS disattiverà solo il tuo account aziendale. I resi devono essere presentati se:
- È stato effettuato un deposito fiscale federale o altro pagamento federale
- Sono tenuti a presentare le dichiarazioni dei redditi aziendali
- Hai ricevuto una notifica dall'IRS che la tua dichiarazione dei redditi aziendale è dovuta?
È necessario un FEIN per impostare il libro paga?
Prima di poter iniziare a impostare il libro paga per i tuoi dipendenti, devi prima ottenere un FEIN dall'IRS. Quasi sicuramente avresti bisogno anche di un EIN dal tuo stato. Entrambi i numeri sono necessari per gestire le buste paga perché le ritenute d'acconto sulle buste paga dei dipendenti devono essere rimesse alle agenzie fiscali competenti. Per presentare le tasse di disoccupazione federali e statali, nonché i documenti W-2 e 1099, avrai bisogno di entrambi i FEIN / EIN.
Cosa dovresti fare con il tuo FEIN se devi chiudere la tua attività?
Una volta ottenuto un FEIN, lo avrai per il resto della tua vita. Ciò non significa che non puoi chiudere la tua azienda. Tuttavia, anche se la tua azienda chiude, il FEIN rimane archiviato presso l'IRS e memorizzato nel suo database.
Se ti rendi conto che devi chiudere la tua attività, devi contattare l'IRS e fornire loro il nome legale della tua azienda, il tuo FEIN, l'indirizzo e il motivo della chiusura. Includere una copia della lettera di notifica CP-575 con la richiesta, se possibile. Ricorda che l'IRS non cancellerà un account fino a quando non saranno state presentate tutte le dichiarazioni dei redditi aziendali essenziali.
Cos'è FEIN vs TIN?
Un FEIN può essere utilizzato come codice fiscale. Un FEIN è richiesto per alcune aziende ma non per altre. In particolare, il FEIN non è sempre richiesto se non hai lavoratori e la tua azienda non è costituita. In tali casi, solo il SSN di una persona può fungere da numero di identificazione fiscale (TIN) valido.
Come accennato in precedenza, il FEIN è necessario per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi federali. Per presentare le tasse allo stato, potrebbe essere necessario richiedere un EIN o EAN statale. È possibile utilizzare queste cifre come numero di identificazione fiscale ufficiale nello stato.
Un FEIN è uguale a un SSN?
Un EIN non è la stessa cosa di un SSN. A differenza del codice fiscale di una persona, che è il suo numero di previdenza sociale, l'EIN di un'azienda è il suo numero univoco. Nonostante entrambi i numeri abbiano lo stesso scopo in termini di dichiarazione dei redditi, un EIN è riservato alle imprese commerciali.
Qual è un esempio di numero FEIN?
Gli EIN dell'IRS hanno la forma XX-XXXXXXX e sono composti da nove cifre. È un modo per i datori di lavoro e le persone senza lavoratori di distinguere i propri conti fiscali. Nel caso dei piani per benefici ai dipendenti, tuttavia, l'EIN può essere seguito da una lettera alfabetica (come P) o dal numero del piano (come 003).
Qual è la differenza tra SSN e FEIN?
L'acronimo "SSN" si riferisce al tuo numero di previdenza sociale. Questo numero, come un FEIN, è fornito dal governo federale. Al contrario, un numero di previdenza sociale ti identifica come individuo per il governo e altre entità, mentre un FEIN fa l'opposto per la tua attività. I numeri di previdenza sociale possono essere utilizzati come ID aziendale in rare circostanze, sebbene ciò sia consigliabile solo per i proprietari individuali o le imprese molto piccole senza lavoratori.
Per una definizione, hai lo status di piccolo imprenditore se ricevi 1099 entrate. È possibile presentare le tasse utilizzando solo il numero di previdenza sociale ed evitare la necessità di un numero di identificazione del datore di lavoro federale (FEIN), ma sarai comunque in grado di usufruire delle detrazioni aziendali.
Come posso verificare un FEIN?
La mancanza di un uso diffuso rende gli EIN più facili da dimenticare; a differenza dei SSN, poche persone li memorizzano effettivamente. Se devi verificare il tuo per essere sicuro, puoi controllare il tuo numero FEIN nella lettera di conferma dell'IRS, trovare altri documenti che hanno il tuo numero di identificazione del datore di lavoro o contattare l'IRS per ottenere il tuo FEIN.
Conclusione
Ottenere un FEIN è una componente necessaria per creare un'azienda e il processo è piuttosto semplice. E, poiché potrebbe essere vantaggioso per altri obiettivi aziendali, richiederne uno è tempo ben speso e può essere una delle decisioni più semplici che un imprenditore possa prendere. I migliori auguri mentre espandi la tua attività!
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