SOFTWARE DI GESTIONE HOA: recensioni delle migliori opzioni nel 2023

Sommario nascondere

Che cos'è un software di gestione HOA?
Perché hai bisogno di un software di gestione HOA?
A cosa prestare attenzione in un software di gestione HOA
Le 10 migliori alternative al software di gestione HOA
Software e servizi per il software di gestione dell'associazione comunitaria
Conclusione
Domande frequenti sul software di gestione HOA
Puoi usare QuickBooks per un HOA?
Cosa rende un buon sito Web HOA?
Come faccio a configurare Hoa in QuickBooks?
1. Articoli Correlati
2. Riferimenti

Gestire un HOA non è un compito facile. Le tue mani sono sempre occupate, dalla raccolta dei pagamenti online e dall'assicurazione che i conti siano in ordine, alla pianificazione delle riunioni del consiglio, alla gestione del sito Web della comunità e dei database dei residenti, alla comunicazione con quelle persone, alla gestione di revisioni architettoniche, richieste di servizi o all'applicazione delle regole CC&R e decine di altri compiti in mezzo.
E sembra che non ci sia fine a tutto questo sforzo.
Non è del tutto corretto. A dire il vero, l'esecuzione di un HOA ti terrà sempre occupato. Tuttavia, puoi risparmiare tempo semplificando e snellendo la maggior parte delle tue faccende utilizzando il software di gestione HOA.

Questo tutorial ti insegnerà tutto ciò che devi sapere al riguardo. Esamineremo tutti i vantaggi dell'utilizzo del software HOA e ti mostreremo quali soluzioni sono attualmente disponibili per la tua associazione sul mercato.

Che cos'è un software di gestione HOA?

Un software HOA è un programma o una piattaforma che assiste le organizzazioni dei proprietari di case nella gestione di molti elementi delle loro operazioni.

In genere, il software HOA si concentra su un'area delle attività dell'HOA: conti, pianificazione, pagamenti, applicazione CC&R e così via. Tuttavia, il software può anche includere una varietà di moduli diversi che aiutano con vari processi HOA. Queste soluzioni software sono denominate software di gestione HOA all-in-one.

Perché hai bisogno di un software di gestione HOA?

Naturalmente, la risposta di base è che può sollevarti da molti sforzi. Ma non è tutto. Quindi, di seguito, abbiamo delineato alcuni dei vantaggi aggiuntivi dell'utilizzo di soluzioni software per aiutare ad amministrare il tuo HOA.

Quasi tutti i tuoi processi possono essere ottimizzati con il software HOA. Vari programmi software HOA autogestiti possono assisterti nella gestione di tutta la documentazione, nell'emissione di rapporti di infrazione CC&R e lettere di violazione, nell'accettazione di pagamenti, nella gestione dei libri contabili e molto altro ancora. Poiché il software gestisce automaticamente molte di queste attività, libera il tuo tempo per concentrarti su altri elementi dell'HOA.

Puoi gestire i tuoi proprietari di case o l'associazione della comunità da qualsiasi luogo con il software HOA. Quasi tutte le soluzioni oggi sul mercato sono basate sul web, il che significa che puoi accedere ai dati da qualsiasi computer o anche dal tuo cellulare tramite un'app specializzata.

Leggi anche: HOA (Associazione dei proprietari di case): definizione, commissioni e regole

Avere un software HOA dedicato significa che tutta la documentazione e i dati della tua associazione si trovano ora in un'unica posizione. Tutte le principali parti interessate avranno accesso ad esso, spesso tramite un'app mobile, il che implica una maggiore responsabilità per tutte le parti coinvolte.

I tuoi dati sono anche più sicuri se salvati in un sistema basato su cloud piuttosto che su un singolo computer o in un miscuglio di cartelle.

Il software ha il potenziale per migliorare notevolmente le comunicazioni interne ed esterne. In parte ciò è dovuto al fatto che tutti i dati si trovano in un'unica posizione. Quando tutti hanno accesso a tutte le conoscenze su un argomento, è molto più facile esprimere giudizi e raggiungere un consenso su varie questioni. Allo stesso modo, una comunicazione migliore e più efficace con i residenti risulterà da un software di comunicazione ottimizzato. Le persone nel tuo quartiere possono ricevere rapidamente notizie e conoscere cosa sta succedendo nella loro comunità.

Infine, il software ei dati che può fornire consentono mezzi migliori per riferire sulle attività dell'associazione e utilizzare tali conoscenze per organizzare e pianificare il futuro del quartiere.

A cosa prestare attenzione in un software di gestione HOA

Non tutti i software HOA sono uguali. Alcuni forniscono moduli che altri no, mentre altri sono specializzati in un certo tipo di servizio (es. creazione di siti web). È fondamentale selezionare il software corretto per il tuo HOA, il che spesso significa utilizzare una piattaforma all-in-one.

Le seguenti sono le caratteristiche principali del software HOA:

# 1. Rendicontazione finanziaria e contabilità

Le capacità di contabilità in un buon software HOA dovrebbero consentirti di tenere traccia delle tue finanze. Dovrebbe anche fornirti rapporti accurati e consentirti di riconciliare i tuoi estratti conto bancari.

#2. Strumenti di comunicazione

Un sofisticato sistema di comunicazione consentirà di tenere informati i residenti attraverso una varietà di canali (e-mail, notifiche push, avvisi, ecc.). Un buon software dovrebbe essere in grado di trasmettere messaggi sia in blocco che individualmente.

#3. Gestione di eventi

Cerca un software HOA che includa un eccellente sistema di gestione degli eventi. Puoi usarlo per programmare eventi sul tuo calendario e per mantenere un calendario online per la gente del posto. Dovrebbe anche aiutarti con l'evento stesso consentendo agli ospiti di registrarsi e pagare i biglietti online.

#4. Sistema di pagamento online

Una strategia per soddisfare i membri è rendere più semplice il pagamento delle quote online. Un ottimo software include una varietà di opzioni di pagamento, comprese carte di credito/debito e tratte ACH. I membri dovrebbero essere in grado di collegare direttamente le proprie informazioni bancarie ai propri conti.

Un sistema di pagamento online può anche aiutarti a ridurre i pagamenti scaduti, che il tuo software dovrebbe consentirti di monitorare.

#5. Portale residenziale online

Scegli un software che includa un portale a cui i residenti possono accedere online da qualsiasi luogo. Con pochi semplici clic, i membri dovrebbero essere in grado di aggiornare il proprio profilo, pagare le quote, controllare il calendario degli eventi, reagire alle comunicazioni e accedere ai dati HOA.

#6. Banca dati residenziale

Il tuo software dovrebbe consentirti di conservare un elenco principale delle informazioni dei tuoi membri e cercare con i filtri. Questo contiene i loro nomi, informazioni di contatto, profili e così via. Anche l'aggiornamento delle loro informazioni dovrebbe essere semplice.

#7. Tracker violazioni

I residenti infrangono occasionalmente le normative, quindi il tuo software dovrebbe avere un meccanismo per tenere traccia di tali informazioni. Ciò è particolarmente utile nelle comunità più grandi perché più violazioni possono verificarsi contemporaneamente o sovrapporsi. Puoi semplicemente tenere traccia delle trasgressioni dei membri, accedere alla loro cronologia delle violazioni e inviare notifiche con questo modulo.

Le 10 migliori alternative al software di gestione HOA

# 1. Gestore della proprietà di AppFolio

Prezzo: A partire da $ 1.40 per unità al mese
Demo/prova: Una dimostrazione è disponibile su richiesta.

AppFolio è un software di gestione HOA completo che consente valutazioni dell'architettura, riscossione di quote e valutazioni, monitoraggio delle infrazioni, approvazioni dei membri del consiglio, connettori bancari e altro ancora. Tutte queste funzioni sono disponibili tramite un'applicazione web o mobile.