In qualità di project manager, è importante comprendere il concetto di struttura di suddivisione del lavoro e come può aiutarti a svolgere efficacemente i compiti sul posto di lavoro. Spiegheremo la struttura di suddivisione del lavoro in questo post, citando esempi per aiutarti a capirla meglio.
Che cos'è la struttura di ripartizione del lavoro?
In gestione del progetto, una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è una strategia per completare un progetto complesso in più fasi. È un metodo per dividere e conquistare enormi imprese per portarle a termine in modo più rapido ed efficiente.
Una WBS intende rendere più gestibile un progetto complesso. Suddividendolo in parti più piccole, il lavoro può essere svolto contemporaneamente da diversi membri del team, con conseguente aumento della produttività del team e semplificazione della gestione del progetto.
Caratteristiche della struttura di ripartizione del lavoro
La WBS è definita dal Project Management Institute (PMI) come "una suddivisione gerarchica orientata al risultato finale del lavoro che deve essere eseguito dal team di progetto per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i risultati finali richiesti".
Ciascun livello WBS rappresenta una nuova e più precisa specificazione del lavoro richiesto per realizzare il progetto.
Secondo la definizione di PMI, una struttura WBS deve essere costruita in modo tale che ogni nuovo livello nella gerarchia includa tutto il lavoro necessario per completare l'attività principale. Ciò significa che affinché un elemento di attività padre sia completo, deve contenere più di un'attività figlio.
Esempi di struttura di ripartizione del lavoro
Ogni progetto può avere una diversa struttura di ripartizione del lavoro.
Potrebbe essere necessario sperimentare come project manager per determinare quale WBS funziona meglio per te e il tuo team. Lo scopo è mostrare la gerarchia e il progresso del progetto a tutti i soggetti coinvolti, siano essi membri del team o stakeholder esterni.
Ecco alcuni esempi di una struttura di ripartizione del lavoro. Puoi usarne uno qualsiasi per creare uno schema per la tua struttura di suddivisione del lavoro.
- Foglio di calcolo WBS: puoi facilmente formattare il tuo WBS in un foglio di calcolo registrando le varie fasi, attività o risultati in colonne e righe.
- Diagramma di flusso WBS: puoi strutturare la tua WBS in un flusso di lavoro schematico. La maggior parte degli esempi e dei modelli WBS disponibili sono diagrammi di flusso.
- Diagramma di Gantt per la struttura della ripartizione del lavoro. Puoi formattare la tua struttura di scomposizione del lavoro come un diagramma di Gantt, che riflette sia un foglio di calcolo che un orario. Una WBS strutturata in un diagramma di Gantt consente di collegare le dipendenze delle attività e visualizzare le tappe fondamentali del progetto.
- Elenco WBS: il tuo WBS può essere strutturato come un elenco di base di attività, risultati finali e attività secondarie. Questo è il modo più semplice per creare una struttura di ripartizione del lavoro.
I vantaggi della creazione di una struttura di ripartizione del lavoro
Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) aiuta nell'identificazione del lavoro del progetto. È una prospettiva diversa sul tuo progetto, quasi come un puzzle. Cerchi di trovare tutti i pezzi del puzzle che compongono il quadro generale e il puzzle sarà completo solo quando avrai tutti i componenti. In alternativa, nel project management, potrai portare a termine con successo il tuo progetto solo se avrai un quadro chiaro di tutto il lavoro necessario.
Una volta identificate tutte le attività, puoi costruire un piano di progetto e assegnarle al tuo team. Quando si tratta di pianificazione del progetto, ti starai chiedendo:
Qual è la differenza tra una WBS e la pianificazione del progetto?
Come discusso in precedenza, l'obiettivo chiave per lo sviluppo di una struttura di ripartizione del lavoro è identificare quali attività e risultati finali deve affrontare un progetto. Non c'è pianificazione qui. In sostanza è solo cercare di comprendere la struttura di un progetto, proprio come cercare di capire la struttura di una macchina.
Un programma di progetto, d'altra parte, viene prodotto per programmare l'attività del progetto. Ti permette di vedere quando si svolgerà un'attività specifica. Anche il calendario viene costantemente aggiornato man mano che il progetto procede, mentre la struttura di ripartizione dei lavori è più statica. Lo fai una volta, lo appuntati al muro, e questo è tutto ciò che c'è da fare.
Come si crea una WBS per un progetto?
Prima di sviluppare una struttura di scomposizione del lavoro, è fondamentale valutare l'ambito del progetto parlando con tutte le parti interessate e i membri importanti del team.
In qualità di project manager, devi garantire che tutte le informazioni chiave e i risultati finali siano acquisiti e classificati in modo trasparente. Per visualizzare la struttura gerarchica di priorità e connessione tra le attività richieste per completare il progetto, è possibile utilizzare diagrammi di Gantt, diagrammi di flusso, fogli di calcolo o elenchi.
È quindi possibile assegnare ciascuna attività a un membro del team di progetto dopo aver dettagliato i risultati finali e le attività in ordine di completamento. Distribuire ruoli e responsabilità all'interno del team per garantire che nessun membro del team sopporti la maggior parte del peso del progetto. Ecco le istruzioni dettagliate su come creare una WBS:
# 1. Determina la portata del progetto
Puoi costruire una struttura di scomposizione del lavoro solo una volta che sai esattamente cosa devi completare. Cioè, ciò che il progetto dovrebbe fornire, sviluppare o cambiare. Lo scopo del progetto lo specifica.
L'ambito di un progetto di nave da crociera sarebbe descritto in una qualche forma di specifica della nave. Descriverebbe lo scopo della nave, la capacità, le rotte pianificate, i servizi di intrattenimento necessari e così via. È possibile creare una struttura di suddivisione del lavoro adatta utilizzando queste informazioni.
Conoscere il proprio ambito è importante anche per un altro motivo: l'ambito specifica ciò che non è di responsabilità del progetto. Supponiamo che la nave da crociera debba viaggiare solo in luoghi caldi vicino all'equatore. Di conseguenza, non avresti bisogno dello scafo resistente al ghiaccio che richiederebbe una nave che attraversa il mare polare.
D'altra parte, alcuni componenti della nave possono essere forniti da un subappaltatore. Considera il motore della nave. Di conseguenza, non dovresti pianificare l'assemblaggio del motore fino all'ultima vite.
#2. Registra i risultati chiave
Elenca le principali aree di lavoro. Queste sono le attività di alto livello di cui è responsabile il tuo progetto. Per un progetto di nave da crociera, ciò includerebbe la progettazione, la produzione, il design degli interni, la sicurezza e altri fattori della nave. Va notato che esiste anche un bundle di lavori chiamato project management. Ciò comprende tutte le attività di pianificazione e organizzazione del progetto.
#3. Ripartizione dei pacchetti di lavoro ulteriormente
Dopo aver raccolto i principali pacchetti di lavoro, è necessario scomporli ulteriormente finché non si hanno attività secondarie e risultati tangibili da assegnare a qualcuno del proprio team.
Questo deve essere fatto per ogni area di lavoro, come la gestione dei progetti, il design degli interni, la sicurezza e così via. L'obiettivo della costruzione di una struttura di ripartizione del lavoro è avere una panoramica completa di tutte le attività del progetto.
Quanto dovrebbe essere dettagliata la tua struttura di ripartizione del lavoro?
Non esiste una linea guida generale. Tuttavia, ci sono due domande che puoi porti per determinare se sei andato abbastanza lontano nella tana del coniglio:
- Hai la sicurezza per stabilire un piano di progetto dettagliato con fasi di azione specifiche? Se la risposta è no, è necessario dividere ulteriormente la WBS.
- Qual è lo sforzo previsto per gli elementi più elementari? Supponiamo di avere un prodotto al livello più basso chiamato cablaggio elettrico. Ciò include TUTTI i lavori di cablaggio elettrico eseguiti sulla nave. Supponiamo 150 giorni di lavoro in totale. Questa è un'impresa enorme in sé e per sé! In questo caso, è preferibile dividere il lavoro in pezzi più piccoli. Ad esempio, cablaggio elettrico al piano terra, primo livello, secondo livello, sky deck e così via. Otterrai pacchetti di lavoro che puoi assegnare a qualcuno del tuo team in questo modo.
Ricorda, una struttura di ripartizione del lavoro è progettata per assisterti. So che sei un perfezionista che vuole ottenere la struttura di scomposizione del lavoro proprio per questo. Ma non cadere nella trappola del perfezionismo. Una struttura di ripartizione del lavoro è progettata per assisterti piuttosto che darti mal di testa. Trascorri tutto il tempo che ti serve per avere un'idea del tuo progetto. Quindi procedi alla pianificazione del tuo progetto.
Cosa rende una buona struttura di ripartizione del lavoro?
Finora, abbiamo discusso del motivo per cui le strutture di scomposizione del lavoro sono utili, come realizzarle e a quale livello di dettaglio puntare. Questa è un'informazione critica. Ma potresti chiederti come capire se la tua WBS è adeguata o se deve essere ulteriormente perfezionata.
Ecco altri suggerimenti per aiutarti a rispondere a questa domanda:
# 1. Una buona struttura di ripartizione del lavoro deve essere completa.
Una solida struttura di ripartizione del lavoro ti consente di entrare subito in gioco pianificazione del progetto. Qui è dove si definiscono le procedure esatte e le scadenze per tutte le attività. Ciò è possibile solo se la WBS (Work Breakdown Structure) è completa, il che significa che hai incluso tutti i risultati finali e i pacchetti di lavoro. Usando il nostro progetto di costruzione navale come esempio, ciò implicherebbe: che quando tutti i componenti WBS saranno stati incorporati, avrai una nave finita pronta per il galleggiamento.
#2. Una buona struttura di ripartizione del lavoro deve essere dettagliata.
Considera il seguente esempio: ci sono ristoranti su ogni nave da crociera. Ci sono due ristoranti italiani, un ristorante messicano, tre ristoranti in stile americano e due ristoranti asiatici. Per essere dettagliati, identifica tutti quei ristoranti nella WBS con i loro nomi.
Come assicurarsi che la struttura di ripartizione del lavoro sia completa
Quello che non vuoi assolutamente fare è tralasciare tutti i dettagli vitali. Ciò comporterebbe maggiori costi e sforzi, nonché un possibile ritardo del progetto. Esistono due strategie per ridurre tale rischio:
- Esamina progetti simili e osserva la loro struttura di ripartizione del lavoro (WBS) o il piano di progetto. Queste informazioni sono ampiamente accessibili tramite Google.
- Soddisfa la tua squadra: le persone che faranno il lavoro sono solitamente le più consapevoli di ciò che deve essere fatto. Richiedi commenti dal tuo team sulla struttura della suddivisione del lavoro.
Quale strumento dovresti usare per creare una struttura di scomposizione del lavoro?
Creare da soli una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) può essere difficile se il tuo progetto è complesso e ha un gran numero di risultati. Scegli uno strumento in grado di gestire bene i diagrammi gerarchici, o ti strapperai i capelli in pochissimo tempo. Considera i seguenti strumenti:
#1.MS Visio
Se hai il budget, ti consiglio di acquistare Microsoft Visio. È il metodo più efficace per sviluppare strutture di scomposizione del lavoro (e grafici dall'aspetto professionale in generale). Include anche modelli WBS pronti per l'uso, che consentono di iniziare rapidamente. Visio è disponibile per circa $ 15 al mese.
#2. XMente
XMind è uno strumento di mappatura mentale, ma puoi anche generare facilmente WBS in stile top-down. Il costo mensile attuale è di circa $ 5.
#3. Progetto SM
MS Project include il supporto WBS. È anche uno strumento difficile da usare e la licenza è estremamente costosa. Userò MS Project solo se sei responsabile di progetti multimilionari.
#4. Eccellere
Usa MS Excel se non vuoi pagare per il software. Una lezione di base per la costruzione di WBS in Excel può essere trovata più in basso. C'è anche un modello WBS pronto per l'uso per Excel.
#5. Presa della corrente
Puoi usare anche Powerpoint? Sicuro. La tecnica di disegno è identica a quella di Excel. Preferisco semplicemente Excel perché mi è più familiare, ma puoi usare qualsiasi strumento. Assicurati semplicemente di utilizzare una pagina di grandi dimensioni per adattare l'intera WBS al foglio.
La WBS è uno strumento di pianificazione?
WBS funge da strumento di pianificazione per aiutare gli sviluppatori di progetti a pianificare, definire e organizzare la struttura del loro prodotto.
Come si può utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro nella gestione agile dei progetti?
Una struttura di suddivisione del lavoro può essere utilizzata nella gestione agile del progetto suddividendo il progetto in blocchi più piccoli e gestibili chiamati "sprint". Ogni sprint ha il proprio set di attività e risultati finali e la WBS aiuta a identificare le attività e i risultati richiesti per completare ogni sprint. La WBS viene regolarmente rivista e aggiornata man mano che il progetto avanza e il project manager la utilizza per tenere traccia dei progressi e identificare eventuali discrepanze o ritardi.
Quali sono alcune sfide comuni affrontate durante la creazione o l'utilizzo di una struttura di suddivisione del lavoro?
Alcune sfide comuni affrontate durante la creazione o l'utilizzo di una struttura includono quanto segue:
- Difficoltà a scomporre il progetto in componenti più piccoli
- Mancanza di input o consenso da parte del team di progetto o delle parti interessate
- Difficoltà nell'identificare dipendenze e potenziali rischi
- Difficoltà nel mantenere la WBS man mano che il progetto avanza
- Difficoltà ad allineare la WBS con i vincoli del progetto
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di una struttura di suddivisione del lavoro?
Alcuni vantaggi dell'utilizzo di una struttura includono quanto segue:
- Migliore pianificazione e organizzazione del progetto
- Migliore visibilità sull'avanzamento e sullo stato del progetto
- Identificazione più semplice delle dipendenze e dei potenziali rischi
- Migliore comunicazione e collaborazione tra i membri del team di progetto
- Maggiore capacità di allocare risorse e assegnare responsabilità
Come si mantiene una struttura di suddivisione del lavoro?
Per tutto il corso del progetto, dovrebbe essere mantenuta una WBS. Man mano che il progetto va avanti, i project manager dovrebbero rivedere e aggiornare frequentemente la WBS per assicurarsi che rifletta adeguatamente lo stato attuale del progetto. Dovrebbero essere effettuati compiti e risultati aggiornati per quelli che sono stati completati o modificati e, se necessario, dovrebbero essere aggiunti nuovi. Ciò renderà più facile per i project manager monitorare lo sviluppo e individuare eventuali incoerenze o ritardi.
In che modo una struttura di suddivisione del lavoro è correlata al triangolo della gestione del progetto?
Suddividendo il progetto in componenti più piccoli e più gestibili e coordinandoli con l'ambito, la pianificazione e i limiti di budget, si collega al triangolo della gestione del progetto. Il triangolo della gestione del progetto aiuta a gestire i compromessi tra queste attività e le restrizioni del progetto. La WBS aiuta a identificare le attività e i risultati necessari per completare il progetto.
Come può essere utilizzata una struttura di scomposizione del lavoro per comunicare lo stato del progetto alle parti interessate?
Una struttura di suddivisione del lavoro può essere utilizzata per comunicare lo stato del progetto alle parti interessate fornendo una rappresentazione chiara e dettagliata delle attività e dei risultati finali del progetto e del loro stato di completamento. Ciò consente alle parti interessate di comprendere lo stato di avanzamento del progetto e identificare potenziali problemi o ritardi.
In conclusione,
Dopo aver creato la tua struttura di scomposizione del lavoro, la prossima cosa è pianificare il tuo progetto. Ciò include la definizione delle fasi dell'azione, la stima dello sforzo e la formazione di un team per svolgere il lavoro per te. Puoi controllare gli esempi che abbiamo fornito in questa guida per aiutarti a iniziare.A
Domande frequenti
Qual è l'obiettivo della WBS?
L'obiettivo di una WBS è rendere più gestibile un progetto complesso.
Quali sono i risultati finali in WBS?
I risultati finali sono componenti tangibili che devono essere consegnati per completare un progetto.
Cosa significa la regola 100 in WBS?
La regola 100 afferma che la struttura di ripartizione del lavoro (WBS) comprende il 100% del lavoro delineato dall'ambito del progetto e incorpora tutti i risultati finali in termini di lavoro da realizzare, inclusa la gestione del progetto.
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Riferimenti
