Quando inizi il processo di pianificazione del progetto, una delle prime domande che dovresti porti è: "Cosa potrebbe andare storto?"
Può sembrare pessimistico, ma i project manager pragmatici capiscono che questo tipo di pensiero è preventivo. Sicuramente sorgeranno problemi e avrai bisogno di un strategia di gestione del rischio in atto per sapere come gestire i rischi durante la preparazione del progetto.
Ma come affrontare l'ignoto? In questo post parleremo dei modi per dare un'occhiata ai potenziali rischi in modo da poterli identificare e tenere traccia del tuo progetto. Imparerai come creare un piano di gestione del rischio di progetto e come eseguire la valutazione.
Che cos'è esattamente la gestione del rischio di progetto (PRM)?
La gestione del rischio di progetto è il processo attraverso il quale i project manager gestiscono potenziali rischi che possono avere un impatto su un progetto, sia favorevolmente che negativamente. L'obiettivo è ridurre la gravità di questi pericoli.
Che cos'è un rischio?
Un rischio è definito come qualsiasi incidente imprevisto che può avere un impatto su persone, tecnologia, risorse o processi (compresi i progetti). I rischi, al contrario dei problemi di routine, sono situazioni che possono verificarsi in modo improvviso e talvolta del tutto inaspettato.
I project manager non sempre conoscono i rischi che il progetto dovrà affrontare quando si verificheranno e perché. A causa del notevole grado di incertezza, la gestione del rischio di progetto richiede un approccio serio e completo.
In poche parole, il processo di Project Risk Management sta rilevando i rischi, analizzandoli e quindi rispondendo a eventuali pericoli che possono svilupparsi durante il ciclo di vita del progetto.
Questo viene fatto per limitare il più possibile le implicazioni del rischio in modo che gli obiettivi vengano raggiunti in futuro.
Chi è responsabile della gestione del rischio di progetto?
Sebbene la gestione del rischio di progetto sia la stessa per ogni progetto, può assumere varie forme. Diversi tipi e dimensioni di progetto richiedono un approccio diverso alla gestione del rischio.
Molti progetti su larga scala dedicano una notevole quantità di tempo e sforzi a soluzioni complete di gestione del rischio e risoluzione dei problemi.
Per i progetti più piccoli è sufficiente un semplice elenco con priorità alta, media e bassa.
Valutazione della gestione del rischio del progetto
Una corretta valutazione del rischio nella gestione del progetto non solo ridurrebbe le possibilità che si verifichi un evento negativo, ma aiuterebbe anche a ridurre al minimo la scala su cui si verifica. Un risultato negativo imprevisto è il peggior incubo di un project manager; dall'appalto del progetto all'attuazione del progetto, un milione e uno di cose potrebbero andare storte. È qui che entra in gioco la valutazione della gestione del rischio del progetto o la valutazione del rischio.
Valutazione del rischio
La valutazione del rischio è un concetto di gestione del rischio che riguarda principalmente l'analisi delle probabilità e delle dimensioni di pericoli specifici. Per determinare l'importanza del rischio, il rischio approssimato viene confrontato con criteri di rischio predefiniti.
Tiene conto di tutte le relazioni tra componenti che sono all'interno o al di fuori dell'ambito dello studio. Gli attuari oi valutatori del rischio sono sempre responsabili di questo processo.
L'importanza della valutazione della gestione del rischio di progetto
Un progetto ben eseguito dipende dalla capacità di intraprendere un'approfondita valutazione del rischio prima dell'inizio del progetto. Ciò garantisce che i membri del team di progetto non solo sappiano cosa aspettarsi, ma comprendano anche l'entità di un tale evento imprevisto.
Consente agli stakeholder di creare un piano di emergenza che può aiutarli a pianificare meglio e quindi accettare, trasferire o eliminare i rischi.
Una dichiarazione di sicurezza è il risultato di una valutazione del rischio. La dichiarazione di sicurezza garantisce che:
- L'organizzazione opera in modo etico.
- In caso di causa, tutte le parti interessate hanno protezione legale.
- Garantisce che l'organizzazione sia preparata finanziariamente per eventuali spese che potrebbero sorgere.
Fasi della valutazione della gestione del rischio di progetto
# 1. Tutti i potenziali pericoli sono identificati dal valutatore del rischio.
Per identificare i pericoli, il valutatore potrebbe consultare un database di progetti precedenti simili. Viene quindi organizzata una sessione di brainstorming per rinfrescare i ricordi dei membri del team sugli eventi precedenti, prestando particolare attenzione alle relazioni personali, alle dinamiche del team e ignorando tutte le critiche.
Il valutatore cercherà di scoprire la causa principale del rischio concentrandosi sugli aspetti cruciali per il successo del progetto mentre tutti si confrontano sulle preoccupazioni che potrebbero causare il fallimento di tali componenti del successo. Domande come "Cosa può succedere?" "Dove accadrebbe? " "Come è potuto accadere? ” e anche “Come sarebbe successo? ” sono poste.
Sarebbe anche utile sapere se i pericoli sono fisici, legali, strategici o finanziari.
#2. Classificazione del rischio
Il valutatore del rischio classifica tutti i rischi rilevati in base alla probabilità e all'impatto in questa fase della valutazione del rischio.
Il valutatore considera la probabilità che si verifichi il rischio e lo classifica come basso, medio o alto. In termini di impatto, considera fino a che punto può diffondersi e chi o quali luoghi potrebbero essere interessati. Questo potrebbe anche essere classificato come basso, medio o alto.
#3. Valutazione del rischio
L'attuario o il valutatore (a seconda di chi si sceglie) decide come trattare i rischi con priorità più alta durante la valutazione del rischio. Un assicuratore può essere chiamato a offrire una copertura del rischio.
In alcune circostanze possono essere formulati suggerimenti per ridurre o eliminare il rischio; le attività che lo circondano potrebbero essere alterate e i rischi di categoria inferiore o media saranno osservati per determinare se evolvono in rischi di categoria superiore.
#4. Le analisi e le valutazioni vengono documentate e vengono fornite raccomandazioni appropriate al team di progetto.
In questa fase della valutazione del rischio del progetto vengono messe in atto le contingenze per proteggere il progetto e tutte le risorse. Ciò si ottiene in un paio di modi:
- Assumersi il rischio
- Trasferimento del pericolo (a un assicuratore)
- Accettazione del pericolo
- abbassando il rischio
Aspetti di un Piano di Gestione del Rischio
Ci saranno dei rischi in qualsiasi progetto di web design e sviluppo, progetto di costruzione, o il design del prodotto. Questa è semplicemente l'essenza della gestione del progetto. Ma questo è anche il motivo per cui è sempre essenziale pianificare in anticipo costruendo una strategia di gestione del rischio di progetto. Un piano di gestione del rischio di progetto normalmente è costituito da alcuni aspetti, che sono dettagliati di seguito.
# 1. Riconosci i potenziali pericoli
L'identificazione del rischio avviene sia all'interno del progetto che durante tutto il progetto. Mentre molti pericoli sono considerati "rischi noti", altri potrebbero richiedere ulteriori indagini.
Crea una checklist di identificazione dei rischi su misura per il tuo tipo di progetto per rilevare i rischi. Ciò può essere ottenuto intervistando tutte le parti interessate e gli esperti del settore. Molti rischi possono essere classificati come tecnici o organizzativi e quindi identificati da particolari sottocategorie come tecnologia, interfacce, prestazioni, logistica, budget e così via. Crea un rischio deposito che puoi condividere con tutti coloro che hai intervistato per avere una posizione centralizzata per tutti i pericoli noti scoperti durante il processo di identificazione.
#2. Creare un grafico che confronti l'impatto con la probabilità.
In questa fase di gestione, esaminerai l'impatto qualitativo e quantitativo del rischio, come la probabilità che il rischio si verifichi rispetto all'impatto sul tuo progetto, e lo esposerai in una matrice o foglio di calcolo.
Per iniziare, fornirai un punteggio di probabilità per la probabilità di pericolo che va da basso a alto. Quindi, classificherai il tuo impatto sul rischio da basso a medio a alto e assegnerai un punteggio a ciascuno. Ciò fornirà un'indicazione di quanto è probabile che il rischio abbia un impatto sul successo del progetto, nonché di quanto immediata dovrà essere la risposta.
Per rendere la matrice più facile da comprendere per tutti i membri del team e le parti interessate, fornisci un punteggio di rischio complessivo moltiplicando il punteggio del livello di effetto per il punteggio di probabilità di rischio.
#3. Crea un piano di risposta al rischio
La pianificazione della risposta al rischio normalmente consiste in tre concetti di base: rimuovere il rischio e ridurre al minimo sia l'impatto del rischio sul progetto che il verificarsi del rischio. Farlo di solito ha un costo, in termini di tempo o denaro. Di conseguenza, prima di sviluppare il piano di gestione del rischio, dovresti disporre di tempo, denaro e ambito di applicazione adeguatamente disposti.
#4. Assegnare il rischio a un proprietario.
Inoltre, dovresti assegnare un proprietario del rischio a ciascun rischio. Mentre il project manager è normalmente l'impostazione predefinita, dovresti essere specifico. Quando crei la tua matrice, includi il proprietario di ciascun rischio in modo che nessuno sia chiaro su chi sarà responsabile dell'attuazione della reazione se si verifica il rischio e i proprietari possano agire tempestivamente.
Prendere nota della risposta specifica e farla autorizzare da tutte le parti interessate prima di implementarla. In questo modo, avrai una registrazione del problema e della sua risoluzione da esaminare una volta terminato il progetto.
#5. Riconosci i tuoi trigger
Ciò può verificarsi con o senza un rischio che influisca già sul tuo progetto ed è particolarmente comune durante le tappe fondamentali del progetto come modo per rivedere lo stato di avanzamento del progetto. Se lo hanno, pensa a riclassificare i pericoli esistenti.
Anche se alcuni fattori scatenanti non sono stati soddisfatti, è consigliabile sviluppare un piano di backup man mano che il progetto avanza: forse i criteri per un determinato rischio non esisteranno più quando sarà raggiunto un certo punto del progetto.
#6. Crea un piano di riserva
Considera l'impatto del rischio e la matrice di probabilità come un documento in continua evoluzione. La classificazione dei tuoi rischi può cambiare in qualsiasi momento durante il tuo progetto, quindi devi sviluppare un piano di emergenza come parte del tuo processo.
La scoperta di nuovi rischi durante le tappe fondamentali del progetto e la rivalutazione dei rischi esistenti per vedere se sono state soddisfatte le condizioni per tali rischi sono esempi di pianificazione di emergenza. Qualsiasi riclassificazione del rischio richiede un piccolo aggiustamento al tuo piano di backup.
#7. Determina la tua soglia di rischio
Misurare la soglia di rischio implica determinare quali rischi sono troppo elevati e discutere con le parti interessate per determinare se vale la pena continuare il progetto, vale la pena in termini di tempo, denaro o portata.
Considera i tuoi rischi che hanno un punteggio di "molto alto" o più di qualche "alto" e coinvolgi il tuo team di leadership e le parti interessate per valutare se il progetto stesso è a rischio di fallimento. I rischi che richiedono un'ulteriore consultazione hanno superato la soglia di rischio.
Migliori pratiche per mantenere aggiornato il piano di gestione del rischio di progetto
I piani di gestione del rischio del progetto falliscono solo in alcuni modi: progressivamente a causa della mancanza di denaro, a causa di errori di modellazione o ignorando palesemente i rischi.
Il tuo piano di gestione del rischio si evolve durante la durata del progetto, dall'inizio alla fine. Di conseguenza, le migliori pratiche sono concentrarsi sulla fase di monitoraggio del piano di gestione del rischio. Continua a valutare e rivalutare i tuoi rischi e i rispettivi punteggi e ad affrontare i rischi in ogni tappa fondamentale del progetto.
Domande frequenti sulla gestione del rischio di progetto
Quali sono i rischi positivi nella gestione dei progetti?
Il rischio positivo è qualsiasi condizione, evento, evento o situazione che ha il potenziale per avvantaggiare un progetto o un'organizzazione.
Cos'è un progetto ad alto rischio?
I progetti ad alto rischio sono quelli che sono altamente visibili, hanno un'ampia influenza sia all'interno che all'esterno dell'azienda e rappresentano le principali sfide per la capacità del team di progetto di fornire risultati.
Quali sono i rischi positivi e negativi nella gestione dei progetti?
Il rischio positivo, in generale, è qualcosa a cui dovresti essere sempre aperto e persino incoraggiare, perché ha ripercussioni preziose per il tuo progetto. Il rischio negativo, d'altra parte, è l'inverso e lo scenario peggiore per tale rischio è il fallimento del progetto.
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