Le piccole imprese e le startup richiedono un sistema di gestione delle attività per garantire che i loro progetti funzionino bene insieme. Tuttavia, il sistema di gestione delle attività open source sta diventando un'opzione praticabile per le aziende perché bilancia costi e funzionalità. Molte aziende stanno valutando come creare correttamente un sistema di gestione delle attività open source in modo che catturi l'attenzione degli utenti e assista i team di una varietà di aziende nell'organizzazione di tutti i loro processi di lavoro. Ad esempio, i project manager di piccole imprese possono utilizzare un sistema di gestione delle attività gratuito per automatizzare il monitoraggio delle attività e anche aiutare nella visualizzazione di attività specifiche. In questo articolo imparerai a conoscere il miglior sistema di gestione delle attività open source gratuito per la tua azienda.
Che cos'è un sistema di gestione delle attività?
La gestione delle attività è il processo mediante il quale un project manager determina, tiene traccia e completa le attività quotidiane che devono essere completate. Nella gestione dei progetti, la gestione delle attività è il modo in cui il flusso di lavoro è organizzato in modo efficiente. È, tuttavia, orientato alle attività, dettagliato e parte di un programma di progetto più ampio. Puoi gestire i tuoi progetti con facilità utilizzando gli strumenti integrati di ProjectManager per la gestione delle attività, il monitoraggio del tempo e la collaborazione in team.
Le attività, come i progetti, hanno un ciclo di vita. Inizia quando l'attività è completata; quindi viene assegnato, avviato, completato e verificato. Può anche essere interrotto, messo in pausa o fallito. Alcune attività potrebbero dipendere da altre per essere avviate o completate. Il monitoraggio delle attività è un aspetto critico della gestione dei progetti che implica il loro monitoraggio. Quindi, la gestione delle attività è una disciplina complessa che richiede un'attenzione meticolosa ai dettagli, flessibilità e strumenti di gestione dei progetti adeguati.
Quali sono le 4 categorie di compiti?
Il metodo Eisenhower classifica le attività in quattro categorie: importante/urgente, non importante/urgente, non importante/urgente e non importante/non urgente. Questi sono efficaci perché ti consentono di determinare rapidamente se un'attività deve essere completata immediatamente, in un secondo momento o per niente.
Il miglior sistema di gestione delle attività gratuito
Gli strumenti stanno diventando sempre più popolari nell'industria del software e ora svolgono un ruolo importante in qualsiasi progetto. Per ogni categoria sono disponibili diversi strumenti. Questi strumenti aiutano a ridurre lo sforzo manuale ea risparmiare tempo. Ecco alcuni dei migliori strumenti di gestione delle attività.
# 1. Software per la gestione delle attività
L'utilizzo del software gratuito di gestione delle attività è il modo più efficiente per gestire le attività. Include tutte le funzionalità di cui hai bisogno, come promemoria, eventi ricorrenti, monitoraggio del tempo, notifiche automatiche e incarichi di lavoro. Un sistema di gestione delle attività semplifica la collaborazione non solo con i tuoi compagni di squadra, ma anche con tutte le altre parti interessate. Ci sono numerosi strumenti disponibili online con vari gradi di complessità e funzionalità, che semplificano la ricerca della soluzione migliore per la tua azienda.
#2. Liste di cose da fare
Gli elenchi di cose da fare sono uno degli strumenti di gestione delle attività più popolari. Le persone usano gli elenchi di attività ogni giorno per gestire le proprie attività. Il vantaggio principale è che è così semplice da usare; tutto ciò che serve è carta e penna. Controllare le cose è anche gratificante in un modo che nient'altro lo è. Sebbene un elenco di cose da fare sia utile per la gestione di elenchi e attività semplici, non è sufficiente per elementi di lavoro più complessi che hanno più persone e dipendenze.
#3. Tavole Kanban
Le bacheche Kanban sono un modo divertente per organizzare le tue attività. Esistono diverse versioni online di una lavagna Kanban, ma una lavagna e alcune note adesive saranno sufficienti. La rappresentazione visiva delle attività rende più facile per più persone ottenere un aggiornamento dello stato in un istante. Le versioni online includono funzionalità più avanzate come stati e visualizzazioni delle attività personalizzate in base ai requisiti aziendali.
#4. Fogli di calcolo
I fogli di calcolo vengono spesso utilizzati anche per tenere traccia delle attività perché sono facili da trovare e utilizzare. Qualsiasi software per fogli di calcolo, come gli elenchi di cose da fare, può essere utilizzato per popolare e tenere traccia dei tuoi elementi di lavoro. Un foglio di calcolo semplifica anche la gestione e la condivisione dei dati. Lo svantaggio è che le funzionalità avanzate di gestione delle attività come il monitoraggio del tempo e dell'avanzamento, l'automazione del flusso di lavoro e la gestione delle risorse non sono disponibili.
#5. Diagrammi di Gantt
I diagrammi di Gantt, più comunemente utilizzati per la pianificazione dei progetti, possono essere utilizzati anche per la gestione delle attività. La rappresentazione visiva, simile alle schede Kanban, consente a tutti di adottare e gestire facilmente il lavoro utilizzando questo strumento. È anche un modo accurato per rappresentare il lavoro in tempo reale grazie a funzionalità come la gestione delle dipendenze e il percorso critico e le linee di base. Esistono diversi tipi di software Gantt online e versioni gratuite disponibili come parte del software di gestione delle attività.
Perché abbiamo bisogno di un sistema di gestione delle attività gratuito?
Ecco i cinque principali motivi per cui dovresti integrare l'app gratuita per la gestione delle attività nel tuo sistema aziendale.
# 1. Promuove una migliore collaborazione e coordinamento
Uno dei vantaggi più significativi di uno strumento di gestione delle attività è che migliora la collaborazione tra vari team intra e interdipartimentali che lavorano per completare un'attività comune. Ogni membro del team ha ruoli e responsabilità specifici, indipendentemente da quanto grande o piccolo sia il progetto. Mantenere una comunicazione costante all'interno del gruppo è fondamentale per il successo dell'esecuzione del progetto e per l'implementazione puntuale.
Inoltre, un sistema gratuito di gestione delle attività tiene tutti aggiornati e migliora la collaborazione. Pertanto, i membri del team possono condividere facilmente le loro domande o gli aggiornamenti di stato con la persona appropriata per ricevere assistenza immediata. Il sistema di gestione delle attività open source consente inoltre al team di condividere file e documenti tenendo tutti al passo con le ultime novità.
#2. Migliora la pianificazione e l'esecuzione.
Se vuoi evitare di sprecare tempo ed energie, la pianificazione è d'obbligo. La pianificazione del progetto è essenziale per ogni fase del ciclo di sviluppo del progetto. I manager possono utilizzare il software di gestione dei progetti per assegnare compiti a diversi membri del team in base alle loro capacità ed eseguire correttamente il progetto. La pianificazione del progetto richiede molto tempo perché il team deve delineare tutti i passaggi principali. Il sistema di gestione delle attività open source consente alla direzione di scegliere l'ordine delle attività.
#3. Aiuta nell'allocazione delle risorse
È difficile per il management allocare le risorse in base alla difficoltà dei compiti e alle capacità delle risorse. Per garantire che i processi aziendali funzionino senza intoppi, le risorse devono essere gestite in modo efficiente.
Lo strumento di gestione delle attività aiuta anche le aziende a definire materiali, risorse e strumenti. È necessario affinché il ciclo di vita di un progetto si svolga senza intoppi. Una buona strumento di gestione del progetto può anche aiutare le aziende a evitare di assumere risorse non necessarie, il che riduce le spese generali e aumenta il ROI nel tempo.
#4. Migliora il flusso di lavoro del team
Lo strumento di gestione delle attività rende facile tenere tutti informati. Lo strumento può anche fungere da piattaforma che riunisce tutti i membri del team e li costringe a collaborare. Il project manager può facilmente tracciare le attività dei vari membri del team e controllare in tempo reale lo stato delle attività assegnate.
È anche possibile determinare quanto tempo ci vorrà per completare l'attività. L'app di gestione delle attività è particolarmente utile per progetti più grandi perché il manager può raggruppare vari membri per il lavoro collaborativo. Di conseguenza, l'azienda può sfruttare i vantaggi di un solido flusso di lavoro del team e raggiungere tutti i suoi obiettivi in tempo.
#5. Monitoraggio continuo delle attività
Per ottenere un successo a lungo termine e una consegna puntuale, le aziende devono tenere traccia delle prestazioni del progetto in ogni fase. Lo strumento di gestione delle attività tiene traccia di ogni attività al fine di raggiungere questo obiettivo nel modo più semplice possibile. Attraverso questo strumento, il management aziendale può anche ottenere dati sulle prestazioni di ciascun membro del team e monitorare continuamente ogni fase del progetto. Assiste l'azienda nell'ottimizzazione efficace di tutti i progetti.
Quali sono le abilità di gestione delle attività?
Le capacità di gestione delle attività ti consentono di lavorare in modo più efficiente ed efficace con il tuo tempo. Sono competenze trasversali, caratteristiche interpersonali utili in una varietà di professioni e situazioni professionali. La gestione del tempo è essenziale per qualsiasi dipendente in qualsiasi campo. Consente loro di dedicare meno tempo alle attività non essenziali e più tempo a quelle importanti.
Esempi di capacità di gestione delle attività
Ecco alcuni esempi di abilità relative alla gestione delle attività:
# 1. Programmazione efficace
La pianificazione delle attività è una componente essenziale della gestione delle attività. Ti permette di organizzarli in modo più efficace. Un programma ben pianificato ti consente anche di sfruttare al meglio il tuo tempo professionale, il che potrebbe impedirti di distrarti. Mantenere un programma giornaliero, settimanale e mensile ti consente di rimanere aggiornato su ogni attività e stimarne la durata o dare priorità a quelle più importanti.
#2. Priorità efficace
Alcuni dei tuoi doveri possono essere più urgenti di altri, ma questo varia a seconda della tua professione. La capacità di valutare correttamente la loro importanza ed eseguirli in base alla loro priorità può migliorare sia la quantità che la qualità del tuo lavoro. La definizione delle priorità è una parte importante di una pianificazione efficiente perché ti consente di fare più lavoro allocando più energia e concentrandoti sulle attività che sono più importanti per te.
#3. Gestione del carico di lavoro
Mentre dedicare più tempo possibile alle tue attività può comportare un'elevata produttività a breve termine, è anche probabile che porti a esaurimento e esaurimento nel lungo periodo. Un aspetto importante della gestione delle attività è la valutazione della capacità del carico di lavoro e l'adeguamento dei piani di conseguenza. Ti consente di esibirti ad alto livello per periodi di tempo più lunghi, rendendoti un candidato più attraente per i datori di lavoro.
#4. Attenzione ai dettagli
Analizzare le specificità di ogni compito e determinarne l'importanza richiede un'attenzione ai dettagli molto sviluppata. Questa capacità può aiutarti a valutare il tempo necessario per completare ogni attività, il che può migliorare la tua pianificazione. Oltre ad assisterti nella definizione delle priorità e nella pianificazione delle tue attività, prestare molta attenzione ai dettagli aumenta la probabilità che tu le completi con successo.
#5. Delega efficiente
A seconda del tuo lavoro, potresti essere in grado di delegare alcune delle tue responsabilità. Ciò può aumentare la produttività sia di te che della tua organizzazione. La delega è un'abilità di gestione dei compiti particolarmente importante se lavori nella gestione e supervisioni i compiti di altre persone oltre ai tuoi.
#6. Abilità avanzate di pensiero critico
Scegliere a quali attività dare la priorità e quanto tempo ci vorrà per completarle non è sempre una decisione facile. Tuttavia, puoi migliorare la qualità del tuo processo decisionale essendo in grado di pensare in modo critico e identificare argomenti logici per ogni decisione. Questo può aiutarti a gestire meglio le tue attività. Se il tuo capo mette in dubbio il tuo programma, il pensiero critico può aiutarti a giustificarlo.
Come posso migliorare la gestione delle attività?
Considera di seguire questi passaggi per migliorare le tue capacità di gestione delle attività:
# 1. Identifica i periodi di massima produttività.
La maggior parte delle persone ha determinati momenti della giornata o della settimana in cui è più produttiva. Sapere quando sono le ore di punta, ti permette di programmare le tue attività più difficili durante quei periodi. Questo può aiutarti a completare queste attività in modo più rapido ed efficiente, dandoti più tempo per completare le attività meno importanti quando non sei al massimo livello di produttività.
#2. Pianifica le attività principali nel tuo calendario.
Il processo di allocazione di una specifica quantità di tempo nel calendario per un'attività specifica è noto come blocco del tempo. Ciò ti consente di organizzare meglio il tuo programma e aumentare la tua efficienza. Anche se questo probabilmente migliorerà la tua gestione del tempo, dovresti comunque essere sufficientemente flessibile da riprogrammare varie attività in caso di emergenza.
#3. Monitorare lo stato di avanzamento delle singole attività
Puoi tenere traccia dello stato di avanzamento di ogni attività principale oltre a dedicare tempo. Sapere quanto lavoro resta da fare per completare un compito può mantenerti motivato e permetterti di stimare il tempo necessario per portarlo a termine. Ti mostra anche quali parti dell'attività hanno richiesto più tempo del dovuto, il che può aiutarti a migliorare la tua efficienza in futuro.
Jira è uno strumento di gestione delle attività?
Sì, Jira Core e Confluence ti consentono di assegnare, eseguire e tenere traccia delle attività online.
Conclusione
Uno strumento di gestione delle attività open source offre numerosi vantaggi alle aziende moderne, che vanno dall'ottimizzazione del flusso di lavoro all'aumento della produttività, con conseguente aumento del ROI nel tempo. Tutto quello che devi fare è scegliere un'app di gestione delle attività affidabile e pronta per il futuro che i tuoi dipendenti accetteranno e utilizzeranno prontamente.
Domande frequenti sul sistema di gestione delle attività
Quali sono i 4 elementi della gestione delle attività?
Do, Defer (Delay), Delegate ed Delete sono le quattro D (Drop). Posizionare un'attività o un progetto in una di queste categorie ti consente di gestire meglio il tuo tempo limitato e rimanere concentrato su ciò che è più importante per te.
Come tieni traccia di tutte le attività al lavoro?
Come tenere traccia delle attività al lavoro
- Crea le tue liste di controllo in Timely.
- Aggiungi attività alla tua pianificazione.
- Trascina e rilascia il monitoraggio del tempo nelle attività.
- Tieni traccia dello stato di tutte le attività.
Come posso tenere traccia delle attività per più progetti?
Ecco sette strategie per la gestione e il monitoraggio di più progetti.
- Pianificare in anticipo.
- Sfrutta ogni strumento a tua disposizione.
- Organizza i tuoi compiti.
- Rivedi regolarmente il tuo piano.
- Capire quando delegare.
- Mantieni la concentrazione.
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Riferimenti
