Quando crei un progetto, devi anche produrre un documento che descriva esattamente in cosa consiste. Questo documento, che esamina l'ambito del progetto, è una componente essenziale del tuo processo perché aiuta tutti i membri del team a vedere cosa deve essere fatto e cosa è stato promesso. Ma prima, esaminiamo l'ambito del progetto e come puoi costruire un documento che manterrà te e il tuo team sulla buona strada. Vedremo anche un esempio di dichiarazione dell'ambito del progetto che servirà da guida mentre ne stiamo scrivendo uno.
Qual è l'ambito del progetto?
L'ambito del progetto è una descrizione dettagliata dello sforzo progettuale richiesto per soddisfare le aspettative degli stakeholder. Discute cosa è incluso. Tuttavia, affrontare ciò che è escluso può aumentare notevolmente la chiarezza del lavoro richiesto. Esistono due tipi di ambito: 1) ambito del prodotto e 2) ambito del progetto
Scopo del prodotto
L'ambito del prodotto è un sottoinsieme dell'ambito del progetto. Definisce lo sforzo richiesto per raggiungere i requisiti dei deliverable del progetto. La gestione dell'ambito del progetto è importante perché i prodotti sono i principali risultati del progetto. Vengono utilizzati documenti e metodi di progetto speciali per verificare che il risultato finale soddisfi i criteri di accettazione degli stakeholder del progetto. Il piano di gestione dei requisiti e la matrice di tracciabilità dei requisiti sono due documenti di progetto unici dedicati solo all'ambito del prodotto.
La gestione della configurazione è una procedura distinta creata per gestire le modifiche alle proprietà funzionali o fisiche del Prodotto. Prima che possano essere riconosciuti e distribuiti agli stakeholder giusti, i beni devono anche passare attraverso processi di verifica e validazione.
Ambito del progetto
L'ambito del progetto contiene l'ambito del prodotto e definisce anche tutti gli altri lavori che devono essere eseguiti dal progetto. È specificato nel Piano di gestione dell'ambito e nella linea di base dell'ambito ed è documentato nel piano di gestione del progetto. Il piano di gestione dell'ambito delinea come l'ambito verrà pianificato, eseguito e controllato. Lo Scope Baseline descrive lo Scope del progetto in tre documenti:
- La dichiarazione di portata
- Struttura di ripartizione del lavoro (WBS)
- Dizionario WBS.
Lo Scope Baseline è il documento in base al quale misurano le prestazioni dell'ambito.
Che cos'è una dichiarazione sull'ambito del progetto?
Una dichiarazione dell'ambito, che viene spesso eseguita dal project manager, copre l'intero progetto, compresi i risultati finali e le loro caratteristiche, nonché un elenco di parti interessate che saranno interessate. Includerà anche tutti gli obiettivi, i risultati finali e gli obiettivi principali del progetto per aiutare a quantificare le prestazioni.
La tua dichiarazione sull'ambito del progetto sarà il strumento chiave per le parti interessate e team a cui fare riferimento e utilizzare come linea guida per valutare adeguatamente il successo del progetto.
Oggi vorrei dimostrare come controllare l'ambito in modo più affidabile, utilizzando un esempio del mondo reale.
Esempio di una dichiarazione sull'ambito di un progetto di vita reale
Di seguito è riportata la dichiarazione sull'ambito del progetto per un modesto progetto nel mondo reale come esempio.
(Ho cambiato i nomi degli articoli e dei clienti.)
Le idee per la gestione dell'ambito del progetto saranno le stesse per qualsiasi progetto. Anche uno grande avrà tutti gli stessi componenti.
Quindi, non complicare eccessivamente la gestione dell'ambito.
Vale anche la pena notare che è eccessivamente semplice. Inoltre, non è necessario includere tutto ciò che consiglia la guida PMBOK. Assicurati solo che lo Scope Baseline svolga il suo lavoro.
Schema della dichiarazione sull'ambito del progetto
Simile al Cinque W del giornalismo—Chi, Cosa, Quando, Dove e Perché—per scrivere correttamente la dichiarazione sull'ambito del progetto, è necessario affrontare i seguenti sette punti:
# 1. Giustificazione
Nessun progetto inizia senza un bisogno esistente, quindi utilizzalo come argomento. Inizia la tua dichiarazione sull'ambito del progetto affermando la necessità del tuo progetto e come il risultato finale soddisferà tale requisito.
Esempi di bisogni includono:
- Un concorrente ha lanciato un nuovo prodotto che attualmente non ha concorrenza sul mercato.
- Il feedback dei clienti ha mostrato il desiderio che un nuovo strumento faccia parte del tuo prodotto.
- Una possibilità di integrazione verticale/entrate ricorrenti è emerso.
#2. Ambito di lavoro
Questo può sembrare un passaggio semplice, ma è uno dei più cruciali nella dichiarazione dell'ambito del progetto. Elenca ciò che è e non è nell'ambito del tuo progetto ad alto livello. Questo aiuterà a stabilire i confini del progetto. Gestisce anche le aspettative/input dei tuoi stakeholder e fornisce ai membri del tuo team alcuni vincoli creativi all'interno dei quali operare.
Il software di gestione dei progetti può aiutarti a gestire meglio i tuoi stakeholder.
#3. Obiettivi aziendali
Delinea i tuoi obiettivi di business affermando gli obiettivi che miri a raggiungere con questo progetto. Ciò può comportare date di lancio del prodotto, una nuova strategia aziendale per fornire una percentuale maggiore di entrate ricorrenti, maggiore soddisfazione dei clienti, aumento dei nuovi clienti e altre cose.
#4. Risultati del progetto
Fai un elenco dei risultati finali che i membri del tuo team devono creare per soddisfare gli obiettivi aziendali. Questo può comprendere il prodotto stesso, manuali di istruzione e installazione, materiale di marketing, comunicati stampa, campagne pubblicitarie e altre risorse.
#5. Esclusioni del progetto
Sebbene sia fondamentale specificare i confini del progetto sin dall'inizio, è anche fondamentale elencare ciò che il progetto non include. Per esempio:
- Aggiornamenti dell'applicazione pianificati per un progetto successivo ma non inclusi in questo progetto.
- Accesso del cliente a specifiche linee di supporto/funzionalità del prodotto che sono state limitate o riprogrammate.
#6. Vincoli
I vincoli del progetto sono ciò che rende la gestione del progetto un problema così difficile da gestire. I primi tre limiti nella gestione dei progetti sono in genere tempo, denaro e ambito. Sono correlati, il che significa che se si tira una leva su "ambito", anche un'altra leva su "denaro" o "tempo" si sposterà.
Tuttavia, in qualsiasi momento possono sorgere più restrizioni del progetto, come rischio, risorse, organizzazione, approccio, clienti e così via. Elenca tutte le restrizioni che prevedi nel tuo progetto in modo che tu possa sforzarti di avere soluzioni pronte per l'uso quando si presentano.
#7. Presupposti
Le ipotesi del tuo progetto di solito ruotano attorno agli elementi stessi che finiscono per essere vincoli, come tempo, denaro e ambito. Ad esempio, in questa parte potresti scrivere "il team di sviluppo front-end sarà disponibile durante questo periodo del progetto" o "il team del servizio clienti riceverà una formazione sui nuovi prodotti entro x tempo". È fondamentale menzionarli poiché questo non solo informerà le principali parti interessate sui tuoi requisiti di risorse principali per completare il progetto, ma ti fornirà anche una visione immediata di dove si trovano i tuoi maggiori fattori di rischio.
Lo schema della dichiarazione sull'ambito del progetto fungerà da linea guida durante la creazione della dichiarazione sull'ambito completo. Perché, mentre prevedere il futuro del progetto è impossibile a questo livello, questo è il primo passo per portare il tuo progetto il più vicino possibile al risultato. Puoi ottenere un vantaggio su un progetto di successo iniziando con le sette affermazioni critiche sopra elencate.
Leggi anche: Dichiarazione di chiusura: definizione e suggerimenti per scrivere una dichiarazione efficace
Cosa distingue una dichiarazione sull'ambito del progetto da altri documenti di gestione del progetto?
Sebbene una dichiarazione sull'ambito del progetto sia essenziale per il successo del progetto, alcuni aspetti del progetto sono trattati in documenti separati. Ecco due casi importanti.
Dichiarazione sull'ambito del prodotto Così come ci sono piccole differenze tra i lavori di un product manager e un project manager, ci sono alcune differenze tra l'ambito del progetto e l'ambito del prodotto. Un ambito di prodotto contiene ulteriori informazioni sulle caratteristiche e le funzioni del prodotto, servizio o soluzione che un progetto produrrà. L'ambito del progetto può dichiarare "Spedire un nuovo tablet PC entro la fine del 2020", ma l'ambito del prodotto includerà informazioni come dimensioni dello schermo, tipo di processore, quantità di RAM e così via.
Masterplan per il progetto. Se la dichiarazione sull'ambito del progetto è la base su cui costruiscono il progetto, il piano generale del progetto è il resto della struttura. Secondo Alexis, il piano generale del progetto include una cronologia completa del progetto e un'organizzazione del lavoro, nonché politiche e procedure per gestione del rischio, gestione della qualità e gestione delle comunicazioni. La forza della dichiarazione sull'ambito del progetto, d'altra parte, determina il successo del piano generale del progetto, afferma.
Come affinare le tue capacità di gestione dei progetti
Guadagnare un master in project management è un'opzione per acquisire conoscenze e abilità di project management in un contesto professionale. Oltre a imparare come creare una dichiarazione sull'ambito del progetto, imparerai anche come interagire con dirigenti e sponsor del progetto, esercitarti nell'uso delle competenze trasversali per gestire i team e prepararti ad assumerti maggiori responsabilità gestendo un team più ampio e/o un budget più ampio .
Domande frequenti sulla dichiarazione sull'ambito del progetto
Cosa non dovrebbe essere incluso nella dichiarazione sull'ambito del progetto?
Le esclusioni, le ipotesi e le limitazioni del progetto (tra le altre informazioni) sono presenti in una dichiarazione sull'ambito del progetto.
Quali sono i sei elementi di una tipica dichiarazione di scopo?
I componenti tipici di una dichiarazione sull'ambito del progetto includono l'obiettivo del progetto, la giustificazione, la descrizione del prodotto, i risultati previsti, le ipotesi e i vincoli.
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