Molto è stato detto e scritto sulla gestione dell'ambito del progetto e sul suo ruolo nella realizzazione di progetti di successo. Che tu sia un principiante o un project manager esperto, comprendere l'ambito del progetto è fondamentale per il tuo successo nella gestione del progetto.
Ma, prima di arrivarci, dobbiamo definire l'ambito del progetto. Questo articolo esaminerà tutto ciò che c'è da sapere sull'ambito del progetto e sulla gestione dell'ambito del progetto. Impareremo anche come creare un piano di gestione dell'ambito del progetto utilizzando un esempio.
Che cos'è l'ambito del progetto e la gestione dell'ambito del progetto?
Per prima cosa, diamo un'occhiata alle definizioni:
Ambito del progetto
L'ambito del progetto è una componente della pianificazione del progetto che comporta la determinazione e la registrazione di un elenco completo di risultati o caratteristiche che saranno inclusi nell'esecuzione del progetto.
In altre parole, l'ambito del progetto definisce gli obiettivi del progetto e come raggiungerli.
Se hai mai lavorato a un progetto, probabilmente hai sentito il termine "ambito del progetto" alcune volte. È molto probabilmente l'aspetto più importante di una buona gestione del progetto.
Gestione dell'ambito del progetto
La gestione dell'ambito del progetto si riferisce ai metodi che garantiscono che l'ambito di un progetto sia opportunamente specificato e mappato. Per eseguire il progetto in tempo, deve includere solo le informazioni necessarie sul progetto.
La preoccupazione principale della gestione dell'ambito del progetto è la regolamentazione di ciò che è e non è all'interno del progetto. È anche fondamentale nell'assistere i project manager, i coordinatori e i supervisori nel concentrarsi su ciò che è veramente vitale per il progetto e nell'allocare la quantità adeguata di lavoro ai membri del team per portare a termine il progetto in modo efficace.
Confrontiamo la consegna del progetto con la costruzione di edifici per rendere le cose più chiare. Prima dell'inizio dei lavori, viene eretta una recinzione attorno al sito. Questo per definire i confini della costruzione in modo che coloro che fanno parte del team di costruzione sappiano dove fermarsi. Questo è noto come ambito.
Qual è la definizione di scope nella gestione dei progetti?
Quando si parla di ambito nella gestione del progetto, si parla di due tipi di ambito: ambito del prodotto e ambito del progetto. Diamo una rapida occhiata a loro:
- Le caratteristiche e le funzionalità che saranno incluse in un prodotto sono denominate ambito. Espresso semplicemente, si riferisce a ciò che un cliente desidera in un prodotto o servizio. Ad esempio, se il prodotto è uno smartphone, l'ambito del prodotto includerà cose come le dimensioni dello schermo, la batteria di backup, la memoria, la velocità della CPU e così via.
- Lo sforzo richiesto per produrre con successo un prodotto (o servizio) con le caratteristiche e le funzioni dichiarate è indicato come ambito del progetto. Ad esempio, se è necessario creare un'applicazione software, l'ambito del progetto è il lavoro che deve essere completato per creare un programma software con funzionalità sufficienti.
- Una quantità significativa di sforzi, come pianificazione, coordinamento e attività di gestione, deve essere completata per garantire che sia l'ambito del prodotto che l'ambito del progetto siano soddisfatti. Successivamente, il lavoro finito viene confrontato con lo scopo effettivo del progetto.
La dichiarazione sull'ambito del progetto
Esistono diversi documenti nella gestione dei progetti, ma uno dei documenti di scopo del progetto più significativi è il documento di dichiarazione di scopo. La dichiarazione di scopo specifica i risultati attesi, le ipotesi, i limiti e altri elementi critici in base ai quali il progetto sarà completato.
Definisce inoltre i limiti del progetto, assegna compiti di lavoro a ciascun membro del team e delinea le procedure da seguire durante tutto il ciclo di vita del progetto. È anche noto come dichiarazione di scopo, dichiarazione di lavoro o termini di riferimento.
I seguenti elementi possono essere inclusi nella dichiarazione dell'ambito del progetto:
- La portata del prodotto
- Lo scopo del progetto
- Elenco dei risultati
- Criteri di accettazione
- Esclusioni dal progetto
- Limiti
- Ipotesi
Importanza della gestione dell'ambito del progetto
Le richieste si stanno espandendo come mai prima d'ora man mano che i progetti diventano più grandi e più complicati. Ogni progetto significativo richiede più tempo, impegno e risorse per portarlo a termine. Ecco perché è fondamentale specificare l'ambito sia del prodotto che del progetto.
Ti consente di rimanere concentrato sul lavoro coperto dal piano di gestione dell'ambito, tenendo anche presente che se si verificano cambiamenti imprevisti, avranno un impatto su tempo, costi, qualità, risorse e persino sulla soddisfazione del cliente. Perché le informazioni si acquisiscono da tutti stakeholder e sponsor in anticipo, c'è meno probabilità che vengano raccolte informazioni imprecise, che potrebbero essere dannose per il successo del progetto. Di conseguenza, la funzione di gestione del progetto nell'ambito è fondamentale nel determinare il successo del progetto.
Processi di gestione dell'ambito del progetto
La gestione dell'ambito è composta da sei processi, secondo il PMBOK:
- Piano di gestione dell'ambito del progetto
- Requisiti di raccolta
- Definizione dell'ambito
- Creazione della struttura di ripartizione del lavoro
- Ambito di convalida
- Ambito di controllo
# 1. Crea un piano di gestione dell'ambito del progetto
Questo è il primo passo nel processo di gestione dell'ambito del progetto. Questa procedura, che si è recentemente aggiunta alla quinta edizione del PMBOK, crea un piano di gestione dell'ambito basato sull'input del piano di progetto.
La tabella seguente riassume gli input, gli strumenti, gli approcci e i risultati del processo di gestione dell'ambito del piano.
| INGRESSI | STRUMENTI E TECNICHE | USCITA |
| Piano di gestione del progetto | Giudizio esperto | Piano di gestione dell'ambito |
| Carta del progetto | Riunioni | Piano di gestione dei requisiti |
| Fattori ambientali aziendali | ||
| Asset dei processi organizzativi |
Il documento non deve essere lungo, dettagliato o formale. Dovrebbe essere facile da capire da tutti e servire al suo scopo.
#2. Requisito di raccolta
Il passaggio successivo consiste nel determinare i requisiti e le aspettative degli stakeholder. Attraverso interviste, sondaggi e focus group, si aspettano che tu documenti tutte le esigenze, le aspettative, i budget e i risultati del progetto.
Questo è un passaggio critico perché, il più delle volte, gli stakeholder hanno requisiti o aspettative non realistici e i project manager devono intervenire per trovare una soluzione che sia accettabile per tutti per evitare ritardi nel progetto.
Al termine della fase di raccolta dei requisiti, dovresti avere quanto segue:
- Devono essere soddisfatti sia i requisiti funzionali che quelli non funzionali.
- Aspettative degli stakeholder
- Necessità aziendali
- Sono necessari supporto e formazione.
- Specifiche del progetto
#3. Definire l'ambito
A questo punto, devi tradurre le tue esigenze in una descrizione dettagliata del servizio o del prodotto che speri di fornire attraverso il progetto. Avrai quindi una dichiarazione sull'ambito del progetto a cui puoi fare riferimento per tutta la durata del tuo progetto.
Sebbene sia importante elencare ciò che rientra nell'ambito del progetto, è altrettanto importante notare ciò che è al di fuori dell'ambito del progetto. Qualsiasi modifica all'ambito dovrebbe quindi passare attraverso la procedura di controllo delle modifiche completa per garantire che il team stia lavorando solo su ciò su cui deve lavorare.
Ottieni un punto di riferimento per il tuo team di progetto e tutti gli altri coinvolti quando specifichi l'ambito. Se qualcosa non è incluso nell'ambito, non è necessario che sia completato dal team.
#4. Sviluppare una struttura di scomposizione del lavoro
Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è un documento che scompone tutto il lavoro che deve essere completato in un progetto e quindi assegna tutte le attività ai membri del team. Delinea i risultati finali e le rispettive scadenze.
Per questa parte del processo, puoi utilizzare il software di gestione del progetto per assegnare e assegnare priorità alle attività, semplificando il monitoraggio dell'avanzamento generale del progetto e riducendo al minimo eventuali colli di bottiglia non necessari.
#5. Ambito di convalida
L'ambito e i risultati finali che hai registrato devono essere consegnati ai dirigenti del progetto e alle parti interessate in questa fase per ottenere le approvazioni necessarie. Prima di iniziare il progetto, è necessario eseguire la convalida dell'ambito per garantire che se qualcosa va storto, è semplice determinare dove è andato storto.
#6. Ambito di raccolta
I project manager devono assicurarsi che non appena il progetto inizia, rientri nell'ambito stabilito. Se è necessario modificare qualcosa, è necessario eseguire la corretta procedura di controllo delle modifiche.
Esempio di piano di gestione dell'ambito di progetto
Di seguito è riportato un esempio di piano di Project Scope Management.
5 suggerimenti per una gestione efficiente dell'ambito del progetto
- Crea una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) perché suddividerà la dichiarazione dell'ambito in pacchetti più piccoli e più gestibili.
- Inoltre, evita l'ambiguità nel tuo ambito per evitare sforzi e stress extra. Definiscilo nel modo più preciso possibile.
- Per evitare interpretazioni errate dei requisiti, rendere collaborativo il processo di determinazione dell'ambito.
- Per evitare qualsiasi espansione dell'ambito oltre a quanto inizialmente specificato, assicurarsi che il documento dell'ambito non venga modificato durante l'esecuzione del progetto.
- Infine, trascorri il tuo tempo consultando tutte le parti interessate importanti e definendo l'ambito del progetto, poiché non può essere modificato una volta deciso.
Considerazioni finali
L'impostazione di un ambito di progetto specifico consente ai team di gestire il carico di lavoro complessivo in modo più efficiente. Un ambito di progetto di successo, con l'aiuto del software di gestione del progetto, aiuta ad avviare il progetto con il piede giusto e garantisce che venga consegnato in tempo e nel rispetto del budget, soddisfacendo al contempo le aspettative dell'utente finale.
Domande frequenti sulla gestione dell'ambito del progetto
Che cos'è il piano di gestione dell'ambito del progetto?
Il piano di gestione dell'ambito del progetto è una raccolta di metodi utilizzati per garantire che il progetto contenga tutte le attività necessarie per completare il progetto, escludendo quei lavori/attività che esulano dall'ambito.
Qual è un vantaggio chiave di un piano di gestione dell'ambito del progetto?
Il vantaggio principale di questa procedura è che fornisce indicazioni e indicazioni su come mantenere l'ambito di applicazione durante tutto il progetto.
Cosa è incluso nell'ambito del progetto?
Una dichiarazione di scopo, che viene spesso creata dal project manager, copre l'intero progetto, compresi i risultati finali e le loro caratteristiche, nonché un elenco di parti interessate che saranno interessate. Includerà anche tutti gli obiettivi, i risultati finali e gli obiettivi del progetto importanti che aiuteranno a misurare il successo.
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