A differenza di un progetto, che ha un obiettivo finale o un risultato finale specificato, un portfolio rappresenta un comitato di pianificazione più strategico per ottimizzare continuamente l'allocazione, l'assegnazione delle priorità e la programmazione delle risorse in molti progetti. Pertanto, portfolio di progetti è un termine che si riferisce al gruppo di progetti di un'organizzazione e al processo mediante il quale vengono selezionati e gestiti. Soprattutto, tutti questi fattori e altri ancora chiariscono che la gestione del portafoglio progetti è una procedura che può servire qualsiasi organizzazione con un portafoglio di progetti. Resta sintonizzato per scoprire come creare un portfolio di progetti.
Panoramica
In generale, le organizzazioni avranno l'opportunità di realizzare molti più progetti di quanti ne possano sostenere i finanziamenti, quindi il processo di selezione deve scegliere un sottoinsieme di progetti per massimizzare gli obiettivi di profitto dell'azienda rispettando le restrizioni di budget. Insieme, i dirigenti desiderano gestire il rischio complessivo del portafoglio garantendo al contempo che il flusso di cassa e altri requisiti simili siano soddisfatti.
Pertanto, portafoglio di progetti è un termine che si riferisce al gruppo di progetti di un'organizzazione e al processo mediante il quale vengono selezionati e gestiti. Inoltre, il portfolio del progetto è costituito da gruppi strategicamente selezionati di diversi progetti o programmi appropriati alle diverse attività coinvolte nel progetto per far avanzare gli obiettivi organizzativi della società.
Cosa dovrebbe includere un portfolio di progetti?
Il tuo portafoglio di progetti dovrebbe concentrarsi sul lavoro del progetto, ovvero imprese uniche che hanno risultati finali specificati e date di inizio e fine previste. Determina chi, cosa e quando sta facendo o farà il lavoro, qual è il progetto e in quale periodo di tempo si prevede che il lavoro si svolga.
Quali sono i 2 tipi principali di portafogli?
Esistono due tipi principali di valutazioni del portafoglio: portafogli "didattici" o "di lavoro" e portafogli "vetrina". Inoltre, il portfolio vetrina viene spesso utilizzato per condividere i migliori risultati o prove di apprendimento di uno studente. Agli studenti viene generalmente data la possibilità di decidere cosa pubblicare. Inoltre, aiutano con l'auto-marketing, il branding online o la creazione di un'impronta digitale positiva.
Nell'istruzione superiore, vediamo comunemente portfolio vetrina che mettono in risalto il CV di uno studente o riprendono per soddisfare uno scopo particolare come attrarre potenziali datori di lavoro. E, il portfolio di lavoro, il secondo tipo di portfolio che vediamo comunemente, è più un record continuo di apprendimento. Lo scopo è catturare il processo di apprendimento. Si chiama anche portfolio di sviluppo, portfolio di riflessione o portfolio formativo.
Come creare un portfolio di progetti
Se hai alcuni progetti con obiettivi e strategie simili, puoi inserirli nel portfolio, così potrai osservare tutte le informazioni relative a più progetti contemporaneamente. Diamo un'occhiata ai passaggi per creare un portfolio di progetti.
#1. Determinare gli obiettivi guida del business
Prima di iniziare a pensare alla gestione del portafoglio, è necessario comprendere gli obiettivi aziendali e strategici della propria organizzazione. L'idea è che il tuo portafoglio di progetti sia in linea con la pianificazione strategica della tua organizzazione, quindi dovrai verificare se i suoi obiettivi finanziari e il valore del cliente sono abbastanza buoni per la tua organizzazione.
#2. Cattura e studia richieste e idee
Le idee di progetto potrebbero provenire da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. È importante avere un processo di assunzione regolare per acquisire queste idee in modo che possano essere monitorate e valutate. Questo può essere semplice come un foglio di calcolo gestito dal gestore del portafoglio, oppure potrebbe essere un database online in cui chiunque in azienda può inserire idee mentre le pensa.
#3. Scegli i migliori progetti
Una volta acquisite le idee, i gestori di portafoglio devono seguire un processo standard per valutare e selezionare i progetti che andranno avanti. Ciò richiede qualcosa di più della semplice garanzia che siano allineati con gli obiettivi aziendali, come ad esempio:
- Soldi coinvolti?
- Tempo stimato?
- Qual è il ritorno di questo progetto? (Interesse?)
- Le risorse sono disponibili?
- Quali sono i pericoli associati a questo progetto?
Poiché le decisioni vengono prese su più progetti contemporaneamente, questo può diventare ancora più complicato. Tuttavia, un modo comune per semplificare il processo di gestione del portafoglio di progetti e rimuovere qualsiasi disposizione è creare un semplice elenco di criteri in base ai quali ogni progetto viene misurato e valutato, come il ritorno sull'investimento (ROI), che è un fattore di classificazione comune .
#4. Convalida la fattibilità del portfolio e avvia i progetti
Una volta raggiunta una conclusione sui progetti da portare avanti, è importante convalidare il portfolio nel suo insieme. Ciò include assicurarsi che il mix di progetti scelti non sia troppo grande, rischioso, costoso o interdipendente. Inoltre, il portafoglio dovrebbe essere adeguatamente bilanciato e allineato con gli obiettivi aziendali. Una volta che il portfolio è stato convalidato, i project manager possono essere assegnati ei progetti possono essere avviati.
#5. Gestisci e monitora il portafoglio
I progetti cambiano e crescono nel tempo e nuove idee possono essere aggiunte all'elenco dei potenziali progetti. Questo è il motivo per cui è importante gestire continuamente sia l'esecuzione del portafoglio in corso che il processo di assunzione. La gestione e il monitoraggio del portafoglio possono includere quanto segue:
- Lavorare con i project manager per monitorare le prestazioni dei progetti
- Identificazione e risoluzione dei conflitti tra i progetti
- Apportare modifiche al portfolio secondo necessità, inclusa la messa in attesa di progetti, l'annullamento di progetti e l'aggiunta di nuovi progetti
- Garantire che i progetti siano ancora in linea con gli obiettivi aziendali
Software di gestione del portafoglio di progetti
È assolutamente chiaro che gestire un portfolio senza il software adeguato per supervisionare progetti concorrenti è un compito arduo. L'archiviazione e l'analisi dei dati con il software tradizionale può anche causare incoerenze di progetto e sforamenti dei costi. Pertanto, il software di gestione del portfolio di progetti offre alle aziende la possibilità di organizzare numerosi programmi e progetti in un portfolio e raccogliere dati critici tra i progetti.
Pertanto, il software di gestione del portafoglio di progetti è progettato per gestire progetti, programmi o prodotti globali con l'obiettivo di mostrare le prestazioni e le richieste di risorse dei progetti attuali, nonché dei progetti che vengono offerti, venduti o che inizieranno in una data futura.
Esempio del miglior software di gestione del portafoglio di progetti
Di seguito sono riportati i migliori software e strumenti di gestione del portfolio di progetti attualmente disponibili che possono elevare il tuo modo di lavorare.
#1. lunedì.com
monday.com è un pluripremiato software di gestione del lavoro e dei progetti che aiuta i team di tutte le dimensioni a pianificare, stabilire le priorità, gestire ed eseguire il proprio lavoro in modo più efficace. Il software offre soluzioni per un'ampia gamma di casi d'uso come marketing, vendite, operazioni, IT, risorse umane e altro ancora.
#2. Progetto KissFlow
Kissflow Project è un nome in crescita nel mondo della gestione del portafoglio di progetti per il suo design elegante e l'interfaccia involontaria. Con uno spazio di lavoro semplice ma altamente efficiente, Kissflow Project consente agli utenti di integrare ampiamente i processi su più canali e automatizzare la raccolta dei dati su un'unica piattaforma.
# 3. Smartsheet
Smartsheet è un software di collaborazione e gestione dei progetti online. Include avvisi automatici, aggiornamento istantaneo e condivisione tra i membri del team, gestione delle risorse, attività nidificate organizzate in una gerarchia, visualizzazione del diagramma di Gantt, report esportabili e automatizzati e integrazione.
#4. Oracolo Primavera
Primavera di Oracle è una suite software progettata per l'edilizia e altri settori ad alta intensità di risorse. Contiene una varietà di componenti di pianificazione, gestione ed esecuzione del progetto tra cui gli acquirenti possono scegliere.
#5. Messa a fuoco micro
Si tratta di un software ibrido basato su cloud che integra i dati con i flussi di lavoro per allineare la strategia aziendale agli investimenti aziendali. Il suo modulo di gestione del portfolio consente agli utenti di riflettere su diversi scenari ipotetici e creare un mix ideale di proposte e progetti.
Fattori da considerare nella scelta del software di gestione del portfolio di progetti
Ci sono diverse aree di base da considerare quando si sceglie una soluzione software per la gestione del portafoglio.
# 1. Costo
Proprio come ogni azienda ha bisogno di trovare qualcosa che rientri nel suo budget complessivo. Quando consideri i costi, guarda i costi mensili così come eventuali costi di terze parti (come le integrazioni con altri software) che potrebbero essere necessari per avere un sistema efficiente. Detto questo, vuoi anche assicurarti di investire in un sistema in grado di tenere il passo con i tuoi flussi di lavoro quotidiani.
#2. Efficienza
Scegli un sistema che aiuti a mantenere efficiente il tuo personale nella gestione delle attività. La possibilità di creare attività e seguirle attraverso una sequenza temporale del progetto ti aiuta a dare un senso a progetti complicati con molte parti in movimento. Avere le giuste caratteristiche gestionali è fondamentale in un servizio di questo tipo.
#3. Flessibilità
Le cose cambiano rapidamente in molte operazioni aziendali. Il tuo software di gestione del portfolio di progetti dovrebbe offrirti molte opzioni per personalizzare flussi di lavoro, attività e altre opzioni. In questo modo, hai una soluzione che si trasforma in ciò di cui la tua azienda ha bisogno per organizzare i progetti piuttosto che qualcosa di cui hai bisogno per cambiare i sistemi per adattarti.
#4. Integrazioni software
Questo può colmare molte lacune nel tuo sistema quando si tratta di flessibilità. Molti provider leader offrono la possibilità di connettere i dati con altri tipi di app aziendali, dai sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) ai sistemi di cloud storage e oltre. Queste integrazioni possono automatizzare molto lavoro noioso da parte tua collegando automaticamente le informazioni da queste altre piattaforme e portando tali dati nella tua soluzione di gestione dei progetti.
#5. Trasparenza verso tutti gli stakeholder
Le parti dovrebbero essere in grado di vedere l'intera lista di progetti, dove ognuno si trova, e la revisione che ha la priorità nell'elenco. Detto questo, disporre di un robusto set di opzioni di autorizzazione può aiutarti a mantenere la sicurezza del progetto. Mentre alcuni lavoratori del tuo team potrebbero aver bisogno dell'accesso completo in modifica agli elementi delle attività, potrebbero esserci scenari in cui hai a che fare con informazioni sensibili e desideri bloccare parti non correlate dal progetto. Dovresti anche essere in grado di attivare o disattivare l'accesso di visualizzazione e modifica per gli utenti a seconda del loro coinvolgimento nel progetto.
Project Portfolio Management
La gestione del portfolio di progetti è una tecnica formale utilizzata dalle organizzazioni per identificare, stabilire le priorità, coordinare e monitorare i progetti in linea con la loro strategia e i loro obiettivi. Questo approccio esamina il rapporto rischio-rendimento di ciascun progetto, i fondi disponibili, la probabilità della durata di un progetto ei risultati attesi.
Organizzando e facendo convergere tutti i dati relativi ai progetti proposti e in corso, i project portfolio manager forniscono previsioni e analisi di business per le aziende che desiderano investire in nuovi progetti. In sostanza, con la gestione del portfolio di progetti, ottieni visibilità su progetti e iniziative per collegare le attività quotidiane del tuo team con la strategia organizzativa della tua azienda.
Pertanto, la gestione del portafoglio progetti ha lo scopo di ridurre le inefficienze che si verificano quando si intraprende un progetto ed eliminare i potenziali rischi, che possono verificarsi a causa della mancanza di informazioni o sistemi disponibili. Aiuta l'organizzazione ad allineare il proprio lavoro di progetto per soddisfare i progetti utilizzando al massimo le proprie risorse. Inoltre, tutti i project manager dell'organizzazione devono avere una consapevolezza della gestione del portafoglio di progetti organizzativi al fine di contribuire agli obiettivi organizzativi durante l'esecuzione dei rispettivi progetti.
Vantaggi della gestione del portafoglio di progetti
Sfruttando i vantaggi della gestione del portfolio di progetti, le aziende possono pianificare tutte le parti del loro progetto per ottenere i migliori risultati. Sebbene possa sembrare facile, sono necessari sforzi, tempo e risorse significativi per creare con successo una strategia di gestione del portafoglio di progetti che funzioni. Di seguito i vantaggi
#1. Allinea gli obiettivi del progetto con la strategia aziendale
La missione ultima di qualsiasi azienda è quella di raggiungere obiettivi sia a breve che a lungo termine, e ogni progetto intrapreso avvicina l'azienda ai suoi obiettivi. I project manager devono garantire che tutti i progetti siano in linea con la strategia e gli obiettivi dell'azienda. Pertanto, quando i progetti non sono in linea con gli obiettivi dell'azienda, ciò può comportare uno spreco di risorse e sforzi della forza lavoro, insieme alla dannosa prospettiva di sovraccarico del progetto.
#2. Dati accurati sulle prestazioni del progetto
Project Portfolio Management è identificato per le sue capacità di monitoraggio e controllo, consentendo ai project manager di collegare i dati di portfolio di alto livello con gli indicatori di progetto, a livello di base. Questo aiuta ad accertare se il portafoglio sta funzionando come previsto. Stabilendo linee guida di performance e livelli di tolleranza, diventa più facile identificare potenziali tendenze che possono influenzare negativamente il portafoglio.
#3. Semplifica il processo decisionale
Le parti interessate possono avere difficoltà a gestire le controversie che possono sorgere con diversi team di progetto che si concentrano sulle loro priorità e si contendono risorse limitate. Utilizzando un approccio standardizzato al processo decisionale, valutano soggettivamente la domanda dei team di progetto concorrenti. Inoltre, i team di gestione prendono costantemente decisioni importanti e devono averne il maggior numero possibile al primo tentativo.
#4. Aiuta a dare priorità ai progetti
I buoni project portfolio manager concentrano le loro limitate risorse sui loro progetti più preziosi. Quando sorgono richieste dei clienti, requisiti normativi o esigenze strategiche, i team utilizzano la gestione del portafoglio di progetti per lavorare su progetti fattibili che aiutano a raggiungere gli obiettivi organizzativi.
#5. Integra la governance e la supervisione nella gestione dei progetti
La gestione del portafoglio progetti costruisce un modello di governance naturale per tutti i progetti di un'organizzazione. Mentre la gestione del progetto esamina un singolo progetto, fornisce una panoramica olistica di tutti i progetti. I project manager possono creare un piano di emergenza, utilizzare tecniche basate sui dati e guidare l'azienda sulla strada giusta.
Quali tipi di industrie e aziende traggono vantaggio dai portafogli di progetti?
Secondo una ricerca di PM Solutions, il 71% delle aziende dispone di un sistema di gestione del portafoglio progetti. La sua crescita è evidente nel crescente numero di aziende che adottano soluzioni di project portfolio management. La gestione del portfolio di progetti non è orientata verso un settore specifico se la tua azienda gestisce più progetti, il tuo team ne trarrà vantaggio. ad esempio:
- IT
- Marketing
- Costruzione
- Servizi finanziari
- Gruppo di gestione del progetto
Responsabile portafoglio progetti
Il Project Portfolio manager è la persona che raggruppa e organizza tutti i tuoi progetti, trova somiglianze e conflitti, intreccia le risorse e trova tempistiche adeguate per rilasci e scadenze. Inoltre, il project portfolio manager sviluppa, stabilisce e mantiene gli standard e le procedure per la gestione di tutti i progetti e raccoglie feedback per garantire che ogni risultato del progetto soddisfi le aspettative dei clienti e delle parti interessate in merito a scadenze, costi e prestazioni.
Inoltre, il loro lavoro viene svolto lavorando con vari strumenti di gestione del portafoglio, algoritmi finanziari, criteri, standard e modelli per aiutare il project portfolio manager ad allineare i progetti agli obiettivi strategici dell'organizzazione. Di seguito sono riportate le competenze e i requisiti necessari per il project portfolio manager,
Competenze e requisiti:
- Determinazione
- Abilità analitica
- agonismo
- L'intelligenza emotiva
- Comunicazione
- Creatività e agilità
- Capacità manageriali
- Conoscenza dei relativi prodotti e procedure
- Anni di esperienza nella gestione di progetti
- Master applicato in management
- Certificazione
Qual è il ruolo del Project Portfolio Manager?
Il project portfolio manager valuta tutti i progetti e i programmi da una prospettiva strategica. Hanno l'autorità di stabilire la priorità dei progetti in base a quanto sono importanti per l'organizzazione e allocare le risorse di conseguenza. Il ruolo include le seguenti responsabilità
- Creazione di una pipeline di progetti e programmi;
- Allineamento della pipeline agli obiettivi aziendali;
- Gestione dei rischi, dello stato di avanzamento e dei problemi del portafoglio progetti;
- Monitoraggio continuo e reporting sul portafoglio;
- Comunicare alla leadership aziendale il ROI previsto per progetti e programmi pianificati.
- Applicazione efficace della governance del progetto e coinvolgimento attivo delle parti interessate a tutti i livelli
- Problema proattivo e gestione del rischio
- Definizione dei piani di progetto, inclusa l'identificazione delle attività chiave del progetto, dei requisiti delle risorse aziendali e del progetto e del percorso critico
- Monitoraggio proattivo della pianificazione del progetto rispetto agli obiettivi concordati
- Guidare il progetto assicurando che l'ambito del progetto sia gestito, gli obiettivi del progetto siano raggiunti e venga applicato un livello di dettaglio appropriato
- Guidare l'esecuzione di progetti interni
Conclusioni
Ecco qua. Devi sapere che man mano che un'azienda cresce e assume più progetti, la gestione del portafoglio diventa sempre più critica. La gestione del portfolio di progetti fornisce una visione d'insieme di tutti i progetti potenziali e in corso. Ciò consente a dirigenti e manager di prendere decisioni più informate sulla propria attività. In sostanza, la gestione del portfolio di progetti ha aiutato i manager a gestire efficacemente tempo, competenze, risorse e budget. Inoltre, ha reso molto più semplice l'esecuzione di molte attività, specialmente in situazioni in cui i manager devono svolgere più attività.
Riferimenti
- SOFTWARE DI GESTIONE DEL PORTAFOGLIO: il miglior software di investimento nel 2023
- COME CREARE UN PORTAFOGLIO: Passaggi facili e veloci per creare un portafoglio in 30 minuti o meno
- GESTIONE DEL PORTAFOGLIO: definizione e tutto ciò che devi sapere
- COME ENTRARE NELLA GESTIONE DEI PROGETTI: definizione, guida e requisiti
- Sistemi di gestione del portafoglio: definizione e guida ai processi
- GESTIONE DEL PORTAFOGLIO DI PROGETTI: significato, software superiore, processi e vantaggi
