Pianificare l'esecuzione di un progetto senza strumenti e tecniche adeguati poiché la tua risorsa può essere un compito opprimente. In qualità di project manager, conoscere il metodo giusto da impiegare nel processo di pianificazione garantisce prestazioni ottimali nel raggiungimento degli obiettivi del progetto.
In questo articolo, abbiamo discusso del processo di pianificazione delle risorse, degli strumenti e delle tecniche per guidarti per una gestione efficace del progetto.
Che cos'è la pianificazione del progetto?
La pianificazione del progetto è una disciplina per determinare come eseguire un progetto entro una sequenza temporale specifica, con fasi e risorse definite.
Processo di pianificazione del progetto
Lo strumento principale per garantire che le attività vengano eseguite in tempo è il processo di pianificazione del progetto. Viene stabilito un piano per trovare l'approccio più efficace per il completamento per garantire che un progetto abbia la migliore probabilità di successo e il minor rischio di fallimento. In poche parole, la pianificazione del progetto si riferisce alle procedure per garantire che le attività siano svolte in modo efficiente. I leader devono avere familiarità con vari processi e strumenti di pianificazione del progetto per consentire la comunicazione tra i membri del team.
Un insieme di quattro processi nella pianificazione del progetto assicura che le attività vengano completate e l'obiettivo finale sia raggiunto. I progetti sono diversi e distinti e non esistono due tecniche per l'esecuzione di un piano uguali. Sebbene le fasi principali di ciascun processo di pianificazione della gestione del progetto siano identiche, il modo in cui vengono eseguite può variare. Di conseguenza, l'introduzione del progetto, la pianificazione del progetto, l'esecuzione del progetto e la chiusura del progetto sono i quattro processi di pianificazione.
Il processo di introduzione del progetto inizia con una descrizione dell'obiettivo da raggiungere. Il processo di pianificazione del progetto, che viene dopo, assicura che i tuoi obiettivi passino da un'idea vaga a una realtà concreta. Vengono inoltre adottate misure per portare un progetto alla fase di esecuzione una volta che gli obiettivi e gli obiettivi sono stati chiaramente indicati. Il processo del ciclo di vita della pianificazione del progetto ha esito positivo solo quando tutte e quattro le fasi sono state completate.
Per avere successo, il processo di pianificazione della gestione del progetto deve completare compiti, obiettivi e traguardi. Il problema principale o l'attività deve essere spiegato durante la fase iniziale. Un altro punto da considerare è che tutte le soluzioni praticabili e tutti i potenziali rischi dovrebbero essere esplorati. Questo è il metodo più efficace per identificare potenziali iniziative legate al progetto. Una volta deciso il concetto originale, viene formato un team di pianificazione del progetto e vengono scelti gli strumenti per completare il progetto.
Risorsa per la pianificazione del progetto
La risorsa più preziosa nella pianificazione e nell'esecuzione di un progetto sono le persone: il team di progetto. Dipende da pietre miliari, i progetti richiedono competenze uniche in punti specifici del programma. Nel corso di un anno di bilancio, un'organizzazione può ospitare contemporaneamente numerose iniziative strategiche. Ciò implica che il suo personale può lavorare su più progetti contemporaneamente. In alternativa, un individuo può dalla sua posizione attuale all'interno di un'organizzazione e unirsi a un team di progetto a causa di un determinato set di abilità.
Inoltre, molte iniziative richiedono competenze e risorse che possono essere ottenute solo tramite appalti o appaltatori terzi. Ottenere e dirigere queste risorse umane, oltre a controllare la sequenza temporale del progetto, è vitale per il suo successo finale.
È fondamentale avere un team di progetto ad alte prestazioni composto da individui che hanno competenze tecniche e motivazione per contribuire al successo del progetto. Una delle molte responsabilità di un project manager è quella di migliorare la capacità di ciascun membro del team di progetto di contribuire al progetto, incoraggiando al contempo la crescita personale e la realizzazione. Allo stesso tempo, ogni individuo deve collaborare con gli altri nella condivisione di idee per raggiungere un obiettivo comune.
Le risorse devono essere assegnate a ciascuna azione nell'elenco delle attività. Innanzitutto, determina la disponibilità delle risorse prima di poterle assegnare al tuo progetto. Le informazioni sulla disponibilità delle risorse comprendono le risorse che puoi utilizzare durante la pianificazione del tuo progetto e le condizioni in cui sono disponibili. Ricorda che alcune risorse, come i consulenti, devono essere pronte in anticipo e potrebbero essere disponibili solo in periodi specifici.
Progetto finanziario
La finanza è una risorsa essenziale nella pianificazione dei progetti. I piani finanziari includono piani di spesa basati sul tasso di spesa in base ai fondi disponibili, piani di investimento di capitale, piani di profitto e mantenimento e utilizzo delle riserve di gestione.
Strumenti e tecniche di pianificazione del progetto
È fondamentale scegliere la tecnica corretta poiché determina se un progetto avrà successo o meno. E poiché non esiste una strategia valida per tutti i tipi, dimensioni o settori, è necessario dedicare tempo e sforzi alla selezione delle migliori tecniche o strumenti di pianificazione del progetto per la propria situazione. Soprattutto, dovresti conoscere i passaggi per selezionare gli strumenti e le tecniche migliori per la pianificazione delle risorse del tuo progetto.
Considera i seguenti passaggi:
# 1. Ordina i fattori del tuo progetto in base a quanto sono semplici o complessi
Ciò comprende il progetto stesso, il cliente, le risorse, i limiti (come la propensione al rischio), i tempi, gli strumenti e le persone. Fai un elenco di questi fattori e classificali in base a quanto sono semplici o complessi.
#2. Determina se il tuo posto di lavoro è rigido o flessibile.
Una tecnica Agile può essere utile se lavori in un ambiente di lavoro dinamico dove c'è voglia di evoluzione e cambiamento. Potrebbe essere meglio utilizzare una strategia Waterfall se stai lavorando con esigenze, tempi e budget molto specifici.
Inoltre, esamina i tuoi vincoli e rischi insieme a questo esame della tua flessibilità. Inoltre, implementa metodi che consentano ai tuoi team di adattarsi perfettamente ai loro progetti entro i limiti dell'organizzazione riducendo al minimo i rischi maggiori
#3. Pensa a cosa ti dà più calci per i tuoi soldi.
Informarsi su ciò che fornisce più valore al cliente (o allo stakeholder o all'utente finale). Fai un elenco dei loro requisiti e utilizzalo per determinare il miglior metodo di lavoro per raggiungere tali requisiti.
Se i tuoi clienti fanno spesso richieste e anticipano continui aggiornamenti e modifiche, ad esempio, una tecnica iterativa con cicli brevi li farà sentire come se stessero ottenendo un valore maggiore. Questa metodologia ti aiuterà a fornire valore e mantenere forti connessioni con i clienti.
#4. Ottieni il massimo dagli obiettivi della tua azienda,
Per aiutarti a scegliere le tecniche di pianificazione del progetto adatte, utilizza gli obiettivi o gli obiettivi del progetto che hai già impostato come team o organizzazione. Chiaramente, i tuoi metodi dovrebbero essere un modo per raggiungere i tuoi obiettivi: il metodo ottimale è quello che ti porta più direttamente ai tuoi obiettivi strategici con i maggiori guadagni e il minor impatto negativo.
#5. Fai un elenco dei valori della tua azienda e del tuo team.
Infine, e soprattutto, esamina i tuoi valori. Alla fine della giornata, le tecniche vengono eseguite dalle persone, persone con le loro abitudini, opinioni e valori. Invece di imporre una tecnica alla moda ai tuoi dipendenti, considera come pensano, si relazionano e operano per crearne una che sia una corrispondenza naturale.
Per la maggior parte, i valori della tua azienda e del tuo team possono aiutare a sviluppare una tecnica veramente sostenibile che è meno una norma teorica e più un modo per mettere in atto sistematicamente processi viventi e respiratori che sono più facili da sostenere nel tempo.
Ricorda, però, che nessuna tecnica è superiore a un'altra. Tutto dipende da quanto bene si allinea con gli obiettivi ei valori dell'organizzazione e dai limiti che il team di progetto deve superare. Inoltre, le esigenze delle parti interessate, i rischi coinvolti e le dimensioni, i costi e la complessità del progetto.
tecniche
# 1. Mischia
Scrum è una tecnica di pianificazione del progetto che presenta concetti e processi per aumentare la qualità della consegna. È uno dei framework più popolari e semplici per trasformare le idee Agile in realtà lo sviluppo del software. In realtà, Scrum consiste nel dare a un team autogestito il potere di fornire e definire ruoli e doveri per stabilire una sana tensione tra il fornire l'oggetto giusto, nel modo giusto, il più rapidamente possibile.
Inoltre, Scrum mira ad aumentare la comunicazione, il lavoro di squadra e il ritmo di sviluppo. Se senti termini come sprint, scrum, backlog e burndown, di solito è perché parlano di Scrum o di una sua variante.
#2. Kanban
Un'altra delle tecniche di pianificazione del progetto è Kanban. È una tecnica di project management basata su concetti Lean e un processo ben definito per aumentare l'efficienza. È molto simile a Scrum in quanto si tratta di fornire frequentemente e in anticipo con un team collaborativo e autogestito. Kanban, d'altra parte, è una trasformazione più evolutiva di Scrum, fornendo un ingresso più facile nell'ambiente Agile perché meno prescrittivo.
La tecnica Kanban è leggera, flessibile e priva di ruoli predefiniti. Il suo unico scopo è quello di migliorare tutto concentrando l'attenzione del team sulle cose che contano davvero. Visualizzare il flusso di lavoro, limitare i lavori in corso, quantificare il lead time, rendere esplicite le politiche di processo e analizzare continuamente il potenziale di miglioramento sono tra i principi di base.
Andando avanti, Kanban è l'ideale per i lavori che richiedono un output coerente, come la produzione o il supporto e la manutenzione. Può anche essere uno strumento utile nel mondo delle agenzie perché è più adattabile ai cambiamenti e ai clienti piace cambiare idea frequentemente. Questa tecnica è un'alternativa più semplice a Scrum se vuoi “fare Agile” ma non vuoi essere eccessivamente rigoroso.
#3. Metodo del percorso critico
I settori dell'edilizia, dello sviluppo software e dell'ingegneria utilizzano questa tecnica per la modellazione e la pianificazione della pianificazione dei progetti. Usando questa tecnica, determini le attività necessarie per completare un progetto, il tempo impiegato da ciascuna di esse, le dipendenze tra di esse e i risultati finali o le pietre miliari.
Questi servono per calcolare i percorsi più lunghi e veloci per completare il tuo progetto, il che ti aiuta a comprendere le attività principali del progetto, che possono essere posticipate senza influire sui tuoi traguardi.
#4. PERT
La tecnica di valutazione e revisione del programma è una tecnica di stima. Quando le stime di attività/attività individuali sono sconosciute, utilizza una media ponderata di stime ottimistiche, pessimistiche e molto probabili. Di conseguenza, PERT è un modo per valutare e stimare la quantità di tempo per eseguire un'attività.
Questo è simile a una stima a tre punti, ma darà alla stima più probabile un peso maggiore. La considerazione della stima dell'incertezza e del rischio può aumentare l'accuratezza delle previsioni di durata dell'attività a punto singolo. La tecnica di valutazione e revisione del programma ha dato vita a questo concetto (PERT). Per definire un intervallo approssimativo per la durata di un'attività, PERT utilizza tre stime:
Stima più probabile (M): questa stima si basa sulla durata dell'attività, nonché sulle risorse che potrebbero essere assegnate. Di nuovo, la loro produttività, aspettative realistiche di disponibilità per l'attività e interruzioni.
Ottimista (O): la durata dell'attività è determinata da uno studio dello scenario migliore dell'attività. Questo ti informerà quanto tempo impiegherà l'attività nel più breve tempo possibile.
Pessimista (P): la durata dell'attività è determinata analizzando lo scenario peggiore dell'attività. Questo rivela ulteriormente la quantità massima di tempo che un'attività può richiedere.
#5. Pendere
La tecnica lean è un approccio di pianificazione del progetto che enfatizza l'efficienza. Lean è famoso come il "Padrino" di Agile perché si concentra sul fare di più con meno. Inizia trovando valore e poi massimizzandolo attraverso il miglioramento continuo, che include il miglioramento del flusso di valore e la riduzione degli sprechi.
È più un argomento con ideali che un sistema che ti dice come fare le cose. Propone che il trattamento delle tre disfunzioni che creano rifiuti note come "3M" possa aiutarti a fare di più con meno.
Lean mira a cambiare il modo in cui lavoriamo in modo da poterci concentrare esclusivamente sulla fornitura di valore. Si tratta di spostare l'attenzione dalle singole tecnologie, risorse e divisioni verticali verso flussi di valore completi che fluiscono orizzontalmente tra tecnologie, risorse e reparti fino ai clienti.
Quando si analizza il processo di pianificazione del progetto, l'adozione di una mentalità snella può essere utile. Considera come puoi ridurre il tuo processo di pianificazione del progetto ai fondamenti fondamentali che danno valore eliminando gli elementi estranei o il modo in cui hai sempre fatto le cose, e penserai Lean.
Qual è il ruolo della pianificazione del progetto?
Prima che qualcuno assegni i ruoli per il progetto e il team inizi a eseguire il piano, la pianificazione del progetto comporta un'accurata mappatura e organizzazione degli obiettivi, delle attività, dei programmi e delle risorse del progetto. Con un'eccellente pianificazione del progetto, puoi virtualmente eliminare tutti i problemi che provocano il fallimento del progetto.
Quali sono le 4 parti principali di un piano di progetto?
Le esigenze del progetto, la sua visione sottostante, i suoi obiettivi quantificabili, i risultati e le azioni che possono e non possono essere svolte per assicurarne il completamento con successo sono tutti inclusi nell'ambito del progetto.
Quali sono le 6 P nel progetto
Sono costituiti da metodo, persone, competenza, zelo, pazienza ed eccellenza.
Qual è il primo passo nella pianificazione del progetto?
La fase iniziale dell'avvio di un nuovo progetto è chiamata avvio del progetto. Decidi perché stai avviando il progetto e quale valore commerciale fornirà nella fase di avvio del progetto. Quindi, usi quella conoscenza per ottenere il supporto delle principali parti interessate.
Qual è il processo di pianificazione?
Il processo di pianificazione è una procedura utilizzata per generare obiettivi, progettare attività per raggiungere gli obiettivi, identificare le risorse necessarie, stabilire un lasso di tempo, decidere il monitoraggio e la valutazione, completare il piano e condividerlo con il team.
Quali sono le 4 C nella gestione dei progetti?
Per affrontare questo problema, PBL si è sviluppato in un nuovo Gold Standard che include le "Quattro C" della Partnership for 21st Century Learning: comunicazione, collaborazione, pensiero critico e creatività.
Quali sono le 3 fasi nella pianificazione del progetto?
Avvio, pianificazione, esecuzione e chiusura sono le fasi di un progetto.
Conclusione
Gli strumenti e le tecniche di pianificazione del progetto sono piuttosto importanti nel processo di gestione del progetto, tuttavia, il contributo delle risorse umane rimane il massimo. Pertanto, un project manager deve garantire un'efficace collaborazione tra se stesso e il suo team.
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Domande frequenti sulla pianificazione del progetto
Quali sono le 5 fasi della pianificazione del progetto?
La gestione del progetto è mappata in gruppi di processi e aree di conoscenza dal Project Management Institute. I cinque gruppi di processi chiave sono quindi; avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura
Quali sono i SAteps di base nella pianificazione del progetto?
- Crea e analizza un caso aziendale.
- Identificare e incontrare le parti interessate per l'approvazione.
- Definisci l'ambito del progetto.
- Imposta gli obiettivi e gli obiettivi del progetto.
- Determina i risultati del progetto.
- Crea la pianificazione del progetto e le pietre miliari.
- Assegnazione di compiti.
- Eseguire la valutazione del rischio
Come selezionerai un progetto?
- Assicurati che il progetto sia in linea con la tua strategia organizzativa. …
- Identifica un campione del progetto. …
- Condurre una valutazione organizzativa o ambientale. …
- Valuta le tue risorse. …
- Identifica i tuoi parametri per il successo
Quali sono i criteri principali per selezionare un progetto?
- Valore temporale del denaro.
- Valore attuale.
- Valore futuro.
- Rapporto tra valore attuale e valore futuro
Cosa include la pianificazione del progetto?
Un tipico piano di progetto consiste in una dichiarazione di lavoro, un elenco di risorse, una struttura di ripartizione del lavoro, un programma di progetto e un piano di rischio. L'ambito comprende le esigenze e i problemi aziendali, gli obiettivi del progetto, i risultati finali e le tappe fondamentali. Inoltre, le linee di base del progetto sono stabilite nel piano di progetto
