In ogni processo di project management, i project manager lavorano per trovare un equilibrio tra la produzione di prodotti di alta qualità e la gestione delle risorse disponibili. Il triangolo della gestione del progetto funge da guida su come i tre vincoli di tempo, costo e ambito influiscono sull'output generale del progetto. Ne parleremo in dettaglio in questo capitolo.
Concetti di base del triangolo del Project Management
Il triangolo di gestione del progetto è un modello che illustra l'interdipendenza di tre vincoli: tempo, denaro e ambito, e come cambiare un fattore richieda la modifica degli altri.
Prima dell'inizio del progetto, i project manager e i clienti dovrebbero finalizzare il triangolo di gestione del progetto. Tutte le parti interessate del progetto dovrebbero comprendere e concordare sui vincoli del progetto, che apriranno la strada a un solido processo decisionale nel migliore interesse del risultato complessivo del progetto.
Quando i project manager sono in grado di identificare i tre concetti fondamentali del triangolo di project management, possono lavorare per produrre il progetto della massima qualità possibile.
Quali sono gli elementi del triangolo del Project Management?
Le tre variabili più critiche del triangolo di gestione del progetto sono spesso il tempo, i costi e l'ambito. Questi sono comunemente noti come tripli vincoli del triangolo di gestione del progetto. La qualità è solitamente indicata come il 4° elemento, ma è il punto focale degli altri tre elementi. Per così dire, la qualità dipende da quanto bene vengono gestiti i tre vincoli. Diamo un'occhiata in dettaglio a questi tre vincoli del triangolo di gestione del progetto
Ora
Il tempo è la quantità di tempo necessaria per eseguire attività (all'interno di un progetto) nonché la durata del progetto stesso. L'orario è un altro nome per la limitazione di tempo. Le tempistiche possono essere estese se l'ambito viene ampliato o il budget viene ridotto. Ad esempio, se le dimensioni del team vengono ridotte a causa di vincoli di budget, il completamento del progetto potrebbe richiedere più tempo.
Eventuali ritardi nell'ottenimento di risorse o ostacoli imprevisti per il team potrebbero causare ritardi nel progetto, rendendo più difficile per i project manager completare il progetto entro i tempi stabiliti. Poiché i vincoli di tempo sono direttamente legati al costo e all'ambito del progetto, l'estensione del calendario può comportare maggiori costi sotto forma di acquisizione di lavoratori aggiuntivi o altre risorse.
Possibili sfide temporali
# 1. Super ottimismo
È normale che i project manager sopravvalutino le capacità del proprio team. Per progettare un piano realistico, è necessario esaminare le capacità produttive, il carico di lavoro e le condizioni esistenti di ciascun membro del team.
#2. Ritardi esterni
Se il tuo progetto richiede determinati materiali da un fornitore, il ritardo nella consegna potrebbe causare ulteriori ritardi nell'avanzamento del tuo progetto. I project manager dovrebbero contattare regolarmente il fornitore in modo che siano a conoscenza delle date e dei tempi di consegna cruciali.
#3. Ritardi interni
Alcune attività all'interno di un progetto sono interdipendenti, il che significa che non puoi avviarne una fino a quella prima che sia terminata. Le attività che vengono posticipate sprecano tempo e denaro preziosi. Di conseguenza, i project manager devono monitorare regolarmente le dipendenze dei lavori per assicurarsi che siano finiti in tempo.
#4. Dipendenti demoralizzati
La perdita di interesse e motivazione nei dipendenti, nonché un aumento dell'assenteismo, sono problemi importanti che devono affrontare molti project manager. Questi problemi devono essere risolti il più rapidamente possibile. I dipendenti possono diventare fisicamente ed emotivamente esausti a causa di progetti a lungo termine. Anche i lavori minori possono diventare noiosi. Competente software di gestione delle attività può assistere i membri del progetto nell'assegnazione del lavoro al personale preposto, garantendo una chiara ed equa ripartizione delle mansioni lavorative.
#5. Carenza di personale
Molti ritardi nei progetti si verificano a causa della carenza di lavoratori qualificati. Potrebbero esserci una serie di ragioni per questo, inclusi individui preoccupati per progetti con priorità più alta, assenteismo, una strategia di PM debole e così via. Piccole carenze di personale possono essere colmate riorganizzando le responsabilità, ma i principali problemi di personale richiedono la cooperazione delle principali parti interessate, in particolare il consiglio di gestione del cambiamento del progetto.
Costo
A ogni progetto viene assegnata una determinata somma di denaro, comunemente nota come budget. Questi soldi sono necessari per finire un progetto. Lo stipendio del dipendente, il denaro per strumenti e attrezzature, l'affitto degli uffici e altre risorse possono essere inclusi nel costo del progetto. Aumentare le dimensioni del team o prolungare il tempo necessario per completare un progetto può anche avere un effetto sul costo del progetto.
I clienti sono sempre preoccupati per le spese di un progetto. È fondamentale per i project manager offrire ai clienti una stima accurata del progetto, il che può essere difficile. Il costo del progetto cambierà sicuramente poiché l'ambito o le date si discostano dal progetto originale.
Possibili sfide di costo
- Spese di progetto sottovalutate
Questi potrebbero verificarsi a causa di stime di budget non realistiche o errate. Un altro motivo importante potrebbe essere la mancata previsione di potenziali inefficienze, come i conflitti di pianificazione delle risorse.
- Scarsa responsabilità
Anche un budget di progetto ben pianificato potrebbe essere superato se non viene assegnato alcun compito di gestire la spesa, generare report sui costi tempestivi e rivedere il budget. A qualcuno dovrebbe essere assegnato il compito di monitorare il budget.
- Progetti in ritardo
Ciò può causare la ristrutturazione dei budget per tenere conto di stipendi, spese generali aggiuntive, assicurazioni estese (se applicabili) e costi di contenzioso se il ritardo viola gli accordi sul livello di servizio.
- Aumento dei costi del personale
Questo di solito accade quando più persone vengono assunte per affrontare lo scope creep man mano che la scadenza cambia. Ogni membro del team dovrebbe essere consapevole della portata del progetto sin dall'inizio.
Obbiettivo
L'ambito del progetto è una sezione del piano di progetto che elenca particolari attività, progetti, obiettivi, risultati finali e date. La dichiarazione sull'ambito del progetto include le seguenti sezioni: Dichiarazione di lavoro, Esclusioni dell'ambito, Vincoli, Traguardi, Risultati finali, Criteri di accettazione e Approvazione finale del cliente.
Il vincolo dell'ambito fornisce obiettivi ai project manager e consente loro di stimare i costi del progetto e pianificare tutte le attività per le persone appropriate. Qualsiasi modifica all'ambito del progetto in qualsiasi fase potrebbe avere un impatto negativo sul suo sviluppo, costringendo i project manager a ritardare le date di consegna o ad aggiungere più costi di manodopera, o entrambi.
Possibili sfide di portata
- Requisiti vaghi
Lo scope creep può far deragliare anche le iniziative meglio pianificate. Pertanto, i progetti pianificati a casaccio hanno maggiori probabilità di fallire. L'assenza di requisiti precisi e dettagliati potrebbe comportare un'idea sbagliata del progetto e uno scorrimento dell'ambito.
- Richieste di funzionalità aggiuntive
L'aggiunta di nuove funzionalità al progetto è consigliata solo quando il calendario e il budget del progetto lo consentono. Anche se i project manager ritengono che le nuove funzionalità aiuteranno il progetto, a prescindere, non dovrebbero consentire allo scorrimento delle funzionalità di deviare il progetto dal percorso previsto.
- Specifiche variabili
Le specifiche di progetto incerte espongono il progetto allo scorrimento dell'ambito. Apportare modifiche dell'ultimo minuto al progetto, ad esempio, o clienti che richiedono lavoro aggiuntivo, possono influire sia sul budget che sulla tempistica. I project manager dovrebbero documentare tutti i deliverable critici, i budget, le scadenze e così via e chiedere a tutte le persone coinvolte nel progetto di approvarli.
- Considerazioni interne
Altri elementi esterni sono al di fuori del controllo dei project manager. Tuttavia, se altri problemi interni, come le parti interessate che richiedono una nuova serie di risultati, minacciano di far deragliare l'intero progetto, il project manager dovrebbe far valere la propria autorità e difendere il piano del progetto.
Qualità come risultato di tempo, costi e portata
Qualità = Tempo + Costo + Ambito
Come affermato in precedenza, la quarta variabile nel triangolo di gestione del progetto (altrimenti noto come “il triangolo di ferro” o “il triangolo d'oro”) è la qualità. Questo fattore, situato al centro, è direttamente influenzato quando viene modificata una qualsiasi delle altre tre variabili di Tempo, Ambito e Costo.
Se il tuo progetto è in anticipo sui tempi, ad esempio, potresti voler dedicare più tempo alle attività correnti, il che potrebbe tradursi in un prodotto superiore. La qualità non è più vincolata da alcun criterio predefinito. Per alcuni clienti, qualità significa rimanere all'interno del budget di un progetto, mentre per altri significa immetterlo sul mercato in tempo. Un project manager deve determinare come l'azienda definisce la qualità per un determinato progetto.
In che modo il triangolo della gestione del progetto influisce sul successo del progetto
Ogni progetto ha requisiti specifici che tutti devono concordare prima dell'inizio del progetto. Il triangolo di gestione del progetto aiuta i project manager a comprendere i confini di un progetto, consentendo loro di prendere decisioni migliori.
Diamo uno sguardo più approfondito ad alcuni dei vantaggi del triangolo d'oro:
- Il triangolo di gestione del progetto consente ai responsabili di progetto di valutare varie influenze esterne e il loro possibile impatto su una o più "variabili" del triangolo di gestione del progetto.
- I project manager possono utilizzare il triangolo PM per tenere traccia dei budget, delle tempistiche e dell'ambito del loro progetto. Questo modello può essere personalizzato per soddisfare le esigenze di praticamente qualsiasi progetto.
- Il triangolo della gestione dei progetti dimostra che i progetti non possono essere buoni, economici e veloci allo stesso tempo. Questo modello dimostra come e dove i project manager dovrebbero apportare modifiche o compromessi se le modifiche a una qualsiasi delle variabili sono inevitabili.
- Molti progetti falliscono per mancanza di comunicazione. Un triangolo di gestione del progetto è uno strumento visivo che i project manager possono utilizzare per dimostrare la relazione tra tutte e tre le variabili, consentendo ai membri del team e alle parti interessate di comprendere appieno le modifiche richieste.
Gestire i tre vincoli nel triangolo del Project Management
Ecco alcune soluzioni reali per conciliare le restrizioni del triangolo del project management.
- Comunicare con le parti interessate: consultare le parti interessate per determinare quali cambiamenti sono accettabili e quali vincoli dovrebbero avere la priorità. La scadenza è inamovibile e il budget è vincolato? Questo ti darà un'idea di come il progetto può adattarsi se sono necessarie modifiche. Questo è un passo importante nelle prime fasi del progetto, ma la comunicazione dovrebbe essere continua.
- Stabilire processi di gestione del rischio: La pianificazione del rischio dovrebbe essere una fase del processo di gestione del progetto per evitare l'indebolimento dell'ambito e rispettare il budget e i tempi. Identifica i pericoli, quindi escogita un piano per mitigarli. Se desideri maggiori informazioni, leggi come gestire i rischi del progetto.
- Creare processi di gestione del cambiamento: il cambiamento è quasi sempre inevitabile. Un processo di gestione delle modifiche stabilisce un metodo standardizzato per l'approvazione o il rifiuto delle modifiche. Ciò tiene il team informato sui cambiamenti man mano che si verificano e su come influiscono sul progetto. Questo può anche aiutare a limitare lo scorrimento dell'ambito.
- Scegli una metodologia basata su restrizioni: a seconda dei vincoli che devi affrontare, potresti decidere di scegliere un approccio di gestione del progetto. Le procedure in stile cascata sono spesso utilizzate per gestire progetti con vincoli severi. Se hai bisogno di maggiore flessibilità, un processo Agile come Scrum sarebbe più adatto. Un approccio Lean può aiutare con progetti in cui le inefficienze devono essere ridotte il più possibile.
Metodologia agile e triangolo del Project Management
Mentre l' Metodologia agile apparso solo nel 2001, il triangolo di gestione del progetto, a volte noto come triangolo di ferro, è in uso dagli anni '1950. Era una tecnica molto importante per comprendere l'equilibrio dei tripli vincoli nella consegna del progetto.
Molti team di progetto hanno chiesto se il classico triangolo di gestione dei progetti potesse ancora essere utilizzato quando si adottavano approcci presentati di recente come Agile poiché sono stati rilasciati nuovi quadri di gestione dei progetti.
La differenza fondamentale tra i due è che, sebbene nella gestione tradizionale del progetto, i tre vincoli (ambito, tempo e budget) fossero specificati all'inizio del progetto, la metodologia Agile adotta un approccio iterativo, consentendo a queste componenti del progetto di crescere.
Poiché sono prevalenti le triple restrizioni, Agile la capovolge.
La gestione tradizionale dei progetti consente variazioni di costi e tempi mantenendo fisso l'ambito. Di conseguenza, sia il tempo che i costi vengono modificati per sviluppare una strategia praticabile. La difficoltà di questa tecnica è che l'ambito di un progetto cambia frequentemente durante il suo ciclo di vita, incidendo sia sul tempo che sulle spese. Di conseguenza, tutte e tre le limitazioni vengono adeguate, con conseguente aumento dei costi e ritardi nelle consegne. Anche se il progetto è stato completato, le parti interessate erano insoddisfatte a causa dell'aumento delle spese e dei ritardi.
La tecnica agile, d'altra parte, mantiene fissi i costi e le tempistiche consentendo al contempo modifiche all'ambito. Di conseguenza, gli agilisti hanno ideato un triangolo a triplo vincolo invertito. Poiché l'obiettivo è raggiungere i requisiti ad alta priorità del cliente entro i costi e i tempi specificati, Agile consente all'ambito di variare nel tempo. Man mano che il progetto procede, Agile consente di ridefinire le priorità.
Come può essere utilizzato il triangolo di ferro nella gestione dei progetti?
Ogni progetto deve bilanciare i tre vincoli più diffusi in qualsiasi progetto: tempo, denaro e scopo. Una variabile non può essere modificata senza influenzare almeno una delle altre.
Il project manager deve gestire in modo efficiente i compromessi tra i tre lati del triangolo del triplo vincolo. Questi limiti servono come promemoria visivo di come le decisioni possono influenzare altri aspetti del tuo progetto.
L'equilibrio intelligente e integrato di tutti e tre i vincoli del progetto può decidere la qualità complessiva del progetto. Questi aspetti non possono essere bilanciati separatamente. L'articolo del PMI (Project Management Institute) "Beyond the Iron Triangle" sottolinea che i project manager dovrebbero considerare gli elementi deboli (morale, interesse e aspettative della società) poiché questi possono influenzare i progetti tanto quanto le tre restrizioni del triangolo del project management.
Qual è il triangolo d'oro nella gestione dei progetti?
Il triangolo d'oro è ciò di cui abbiamo discusso in questo capitolo. È semplicemente un altro nome per il triangolo di gestione del progetto. Viene anche chiamato triangolo di ferro.
Quali sono le tre parti di un progetto?
Le tre parti di un progetto sono budget, tempistica e ambito. Costituiscono il triangolo della gestione del progetto.
In che modo i project manager possono dare la priorità ai vincoli del triangolo del project management?
I project manager possono dare la priorità ai vincoli del triangolo della gestione del progetto identificando gli obiettivi più importanti del progetto e allineandoli con l'ambito, la pianificazione e i vincoli di costo. Possono anche utilizzare tecniche come la regola 80/20, in cui si concentrano sul 20% del progetto che avrà il maggiore impatto e stabiliscono le priorità di conseguenza.
In che modo il triangolo del project management è correlato alla qualità del progetto?
Il triangolo della gestione del progetto si riferisce alla qualità del progetto in quanto l'ambito, la pianificazione e i vincoli di costo hanno tutti un impatto sulla qualità finale dei risultati del progetto. Un project manager deve bilanciare questi vincoli per garantire che il progetto venga consegnato in tempo, entro il budget e al livello di qualità desiderato.
In che modo il triangolo del project management si applica ai progetti virtuali?
Il triangolo della gestione del progetto si applica ai progetti virtuali allo stesso modo di qualsiasi altro progetto. I progetti virtuali possono avere alcune sfide uniche, come la comunicazione e il coordinamento tra i membri del team che lavorano in remoto, ma il triangolo di gestione del progetto può ancora essere utilizzato per gestire l'ambito, la pianificazione e i vincoli di costo del progetto.
Quali sono alcune sfide comuni affrontate dai project manager quando cercano di bilanciare i vincoli del triangolo del project management?
Alcune sfide comuni affrontate dai project manager quando cercano di bilanciare i vincoli del triangolo della gestione del progetto includono scorrimento dell'ambito, cambiamenti imprevisti nel progetto, mancanza di risorse, tempistiche non realistiche e sforamenti del budget. I project manager devono essere in grado di identificare e gestire queste sfide in modo efficace per garantire che il progetto venga consegnato in tempo, entro il budget e al livello di qualità desiderato.
In che modo i project manager possono utilizzare il triangolo di gestione del progetto per comunicare lo stato del progetto alle parti interessate?
Aggiornando costantemente le parti interessate sullo stato del progetto e assicurandosi che aderisca all'ambito, alla pianificazione e alle restrizioni di budget, i project manager possono utilizzare il triangolo di gestione del progetto per comunicare in modo efficace lo stato del progetto. Ciò può essere ottenuto tramite rapporti ricorrenti sullo stato del progetto, dashboard del progetto o altre forme di comunicazione che consentono alle parti interessate di accedere alle informazioni sullo stato del progetto e sui potenziali problemi. Il triangolo di gestione del progetto può anche essere utilizzato dai project manager come aiuto visivo per chiarire i compromessi e le decisioni prese e aiutare le parti interessate a comprendere i progressi del progetto.
In che modo il triangolo del project management si applica ai progetti di outsourcing?
Il triangolo della gestione del progetto è lo stesso per tutti i progetti, compresi quelli che includono l'outsourcing. I progetti esternalizzati avranno particolari difficoltà a gestire l'ambito, la tempistica e le restrizioni di budget in molti fusi orari, culture e lingue. Le restrizioni di portata, tempo e denaro possono ancora essere gestite, così come eventuali pericoli, utilizzando il triangolo di gestione del progetto come struttura.
In che modo i project manager possono utilizzare il triangolo del project management per migliorare le prestazioni del progetto?
Utilizzandolo come struttura per riconoscere e gestire l'ambito del progetto, i vincoli di tempo e di costo, i project manager possono utilizzare il triangolo di gestione del progetto per migliorare le prestazioni del progetto. I project manager possono garantire che il progetto venga consegnato nei tempi previsti, entro il budget e al livello di qualità previsto rivedendo e rivedendo regolarmente il piano del progetto e facendo compromessi tra le restrizioni, se necessario. Il triangolo della gestione del progetto può essere utilizzato anche dai project manager per comunicare meglio con le parti interessate, identificare e gestire i potenziali rischi e migliorare le prestazioni del progetto.
In conclusione
La qualità del tuo progetto dipende da come vengono gestiti i tre vincoli nel triangolo di gestione del progetto. La cattiva gestione di questi tre elementi molto probabilmente porterà fuori rotta il tuo progetto e lo farà crollare. Per aiutarti a gestire con successo questi tre vincoli, puoi cercare strumenti di gestione del progetto in linea. Ce ne sono molti tra cui scegliere!
Domande frequenti
Come si chiama il triangolo del project management?
Il triangolo della gestione del progetto è chiamato triangolo dei tripli vincoli o triangolo di ferro.
Il triangolo di ferro è obsoleto?
Sebbene il triangolo di ferro non sia più utilizzato per misurare il successo di un progetto, non è ancora obsoleto.
Chi ha inventato il triangolo del project management?
Martin Barnes ha inventato il triangolo del project management.
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Riferimenti
