Strumenti di gestione del progetto: i migliori 25 strumenti e tecniche

La fase iniziale di qualsiasi progetto è solitamente la più difficile. Tuttavia, alcuni strumenti e tecniche possono rendere la gestione dei progetti molto più semplice. Il tuo successo finale sarà determinato dalla tua comprensione e implementazione di questi approcci ai tuoi progetti

Che tu sia un project manager esperto o per gestire il tuo primo progetto, questo post è per te! Probabilmente hai sentito parlare di così tanti approcci e sei un po' confuso? va bene.

Continuando a leggere, troverai i migliori strumenti e tecniche Microsoft gratuiti per la gestione dei progetti che sono agili per la gestione dei progetti.

I migliori strumenti e tecniche di gestione dei progetti Microsoft

In qualità di project manager che desidera ottenere risultati ottimali e di successo con il suo team, ecco alcuni dei migliori strumenti e tecniche Microsoft gratuiti di gestione del progetto.

# 1. Asana

Asana è uno strumento dinamico di gestione dei progetti con a collaborazione mirata. È semplice da usare, con diverse visualizzazioni delle attività e la possibilità di aggiungere campi e moduli personalizzati. Alcuni flussi di lavoro regolano le attività ripetute. Inoltre, consente di invitare un numero illimitato di ospiti e anche di creare regole personalizzate e flussi di lavoro di approvazione.

Asana ha molte funzionalità per la produttività e la collaborazione che potrebbero interessarti. Tuttavia, molte delle principali funzionalità di gestione dei progetti funzionano tramite integrazioni, che potrebbero non essere ottimali per molti utenti. Tuttavia, è adatto a organizzazioni di tutte le dimensioni ma non ai liberi professionisti. Inoltre, alcuni utenti ritengono che il design di Asana sia estremamente semplicistico, anche se include potenti funzioni di gestione delle attività e collaborazione. In qualità di project manager, se il tuo stile di gestione del progetto rispecchia quello di Asana, ti divertirai.

#2. Scrivere

Il prossimo nell'elenco dei migliori strumenti di gestione gratuiti è Wrike. È uno strumento basato su cloud che semplifica la pianificazione del progetto, aiuta a tenere traccia del lavoro del tuo team, monitora le scadenze e ti consente di collaborare senza sforzo con tutte le parti interessate. Inoltre, ha una miriade di funzionalità innovative come la gestione delle attività, i diagrammi di Gantt, un feed di notizie in tempo reale e molto altro.

L'enorme numero di funzionalità può intimidire la maggior parte degli utenti inesperti e l'interfaccia utente imprecisa non è di aiuto. Tuttavia, è appropriato per vari team organizzativi come sviluppo software, pubblicità e servizi aziendali.

#3. lunedì.com

Monday.com è uno dei migliori strumenti gratuiti per la gestione dei progetti, con un'interfaccia facile da usare ed eccellenti capacità di visualizzazione dei progetti. Inoltre, ci sono modelli di progetto da cui costruire le tue schede. Inoltre, sono disponibili una varietà di opzioni di visualizzazione, tra cui una vista mappa e una vista calendario.

È vero che la mancanza di attività ricorrenti è una tipica fonte di frustrazione per i consumatori. Per alcuni utenti, la navigazione nell'app mobile è difficile, ma offre sicurezza eccellente, funzionalità solide e personalizzazione semplice.

#4. flusso di baci

Questo software autentico è uno degli strumenti di gestione dei progetti più popolari disponibili. Il progetto Kissflow è una soluzione eccellente per i project manager pratici, che copre tutte le basi fornendo una serie completa di capacità di gestione dei progetti. Per la maggior parte, la sua interfaccia utente grafica intuitiva e visivamente accattivante rappresenta un'alternativa eccezionale per tutti i tipi di imprese.

Alcune delle sue caratteristiche, come le restrizioni WIP basate su regole, i moduli personalizzati e le bacheche personalizzate, sono adattate ai requisiti specifici del tuo progetto e dell'organizzazione. Inoltre, la "vista swimlane utente" fornisce una panoramica completa di ciò su cui sta lavorando ogni membro del progetto. Kissflow Project ti consente di visualizzare con kanban, assegnare attività, creare elenchi, gestire il tempo, collaborare e generare report, il tutto in un'interfaccia semplice e intuitiva.

Che tu sia un project manager esperto o che questa sia la prima volta, Kissflow può aiutarti a eseguire in modo efficace e ottenere i risultati che stai cercando.

# 5. Trello

Trello è una popolare gestione delle attività di progetto Microsoft che include opzioni di collaborazione integrate per lavorare con i tuoi team. È leggero, semplice e facile da usare. Crea ugualmente attività e ne tiene traccia utilizzando bacheche, elenchi e schede. All'interno delle schede, gli utenti possono collaborare, condividere file e pubblicare commenti.

Trello ha alcune caratteristiche distintive che lo rendono uno dei migliori strumenti gratuiti per la gestione di Microsoft Project. Ad esempio, funzionalità di trascinamento della selezione, modifica in linea, filtraggio dei dati, conservazione dei record delle carte, crittografia SSL dei dati e altro. Lo strumento di gestione di Trello è perfetto, soprattutto per individui o piccoli team che gestiscono un numero limitato di attività contemporaneamente.

#6. Chiarisci

Clarizen è uno dei migliori strumenti gratuiti per la gestione dei progetti online che sono i migliori per le medie e grandi imprese. Tuttavia, la mancanza di un'app mobile può limitare l'utilità del sistema per alcuni team perché è esclusivamente per la gestione dei progetti basata sul Web. Gli utenti, d'altra parte, apprezzano gli strumenti di reporting completi e la capacità di gestire l'utilizzo delle risorse, nonostante la mancanza di un elenco di cose da fare e di monitoraggio del tempo.

Inoltre, la curva di apprendimento è alquanto severa a causa dei modi unici di organizzare i flussi di lavoro. Clarizen è particolarmente adatto ai project manager di livello aziendale che necessitano di strumenti di gestione dei progetti Microsoft robusti, versatili e di facile utilizzo.

# 7. Airtable

Airtable combina le migliori caratteristiche di fogli di calcolo e database. Anche se manca di potenti opzioni di reporting, è considerato uno dei migliori strumenti Microsoft gratuiti per la gestione dei progetti, perché è versatile e appropriato per progetti di tutte le dimensioni. 

Ancora più importante, è possibile salvare le informazioni nel database per utilizzarle contemporaneamente nella gestione delle attività e nella pianificazione dei progetti. Molti utenti, ad esempio, godono della flessibilità della disposizione dei dati consentita dai fogli di calcolo di Airtable, oltre a diverse visualizzazioni disponibili, tra cui kanban, elenco, griglia e calendario.

#8. Hub di prova

ProofHub è un software di gestione dei progetti all-in-one con una serie di utili funzioni. Questa alternativa a Microsoft Project centralizza tutto, dai membri del tuo team ai clienti ai progetti. Inoltre, ti consente di creare attività, assegnarle a numerosi membri del team e tenere traccia dell'avanzamento del progetto. Con le sue incredibili funzionalità di marcatura, puoi valutare e condividere feedback in modo rapido e semplice.

In altre parole, ProofHub consolida elenchi di attività, procedure, diagrammi di Gantt, discussioni, calendari e documentazione in un'unica posizione. Aiuta nel pianificazione, organizzazione e monitoraggio del lavoro del tuo team, nonché facilitazione della cooperazione tra i team coinvolti.

ProofHub offre pochissime integrazioni e una gestione delle attività molto limitata grazie alla sua concentrazione sulla semplicità. È davvero vantaggioso sia per i liberi professionisti che per le imprese di tutte le dimensioni. Inoltre, è disponibile anche come app mobile per utenti Android e iOS.

#9. Zona di lavoro

Si tratta di uno strumento di gestione dei progetti Microsoft sofisticato e semplice che include dashboard e visualizzazioni di portfolio per fornire informazioni dettagliate su tutti i progetti. Workzone offre solide capacità per l'intero team, comprese le persone con esperienza di gestione dei progetti pari a zero.

In generale, le funzionalità premium degli strumenti di gestione dei progetti Microsoft sono destinate agli esperti. Il set di funzionalità di Workzone, d'altra parte, doveva essere facilmente assimilato dall'intero team. Inoltre, offre una strategia collaudata che include onboarding completo e assistenza illimitata.

# 10. Scoro

Scoro è una soluzione di gestione delle attività a servizio completo per professionisti e servizi creativi che aiuta a semplificare ed evitare le faccende ripetitive. Le sue funzionalità chiave come alternativa a Microsoft sono la gestione dei progetti, la pianificazione del lavoro, la fatturazione e il monitoraggio del tempo. In questo software basato su cloud, puoi anche aggiungere attività, collegarle ai client e assegnare diversi livelli agli utenti.

Scoro è noto per le sue funzionalità di budgeting e fatturazione. Queste funzionalità ti aiutano a rimanere aggiornato sui tuoi progetti consentendo anche una comunicazione fluida con i tuoi colleghi e colleghi. La sua capacità di gestire e sincronizzare più calendari in un'unica interfaccia aggiunge struttura al tuo lavoro. Inoltre, è semplice da integrare con app come MailChimp, Dropbox, Outlook e molte altre.

Altri strumenti e tecniche di gestione del progetto che ogni project manager dovrebbe conoscere

# 1. Struttura di ripartizione del lavoro (WSB)

Secondo il Project Management Body of Knowledge (PMBOK), WBS è una "scomposizione gerarchica orientata al delivery del lavoro che deve essere eseguita dal team". È un modo per scomporre il lavoro in pezzi più piccoli e più gestibili. Ciò significa che la WBS è una rappresentazione grafica di ogni attività nel progetto.

La WBS è costruita dall'intero team, che definisce gli output primari e poi li divide in sottooutput. Questa procedura viene ripetuta fino a quando il team non raggiunge un punto in cui l'attività può essere completata, a quel punto l'attività verrà assegnata a qualcun altro. Questo serve come una sorta di mappa delle attività del progetto

#2. PERT

PERT sta per valutazione del programma e tecnica di revisione. È una delle tecniche di gestione del progetto che aiutano nella stima del tempo. La pianificazione è essenziale per completare un progetto in tempo, oltre che nel rispetto del budget. Più a lungo lavorerai, più sarai pagato.

Quindi, ecco esattamente come funziona PERT! Gestisce la probabilità attraverso l'uso di una varietà di semplici approcci statistici. PERT suddivide le attività in attività dettagliate utilizzando la WBS, quindi le aggiunge a un diagramma di Gantt per rilevare le attività interconnesse. Di conseguenza, è possibile generare una mappa esplicativa della rete di attività e delle loro interdipendenze.

Un nodo sulla mappa esplicativa simboleggia un evento e le attività sono rappresentate da frecce disegnate da un evento all'altro nella sequenza in cui si verificano. Di conseguenza, vengono calcolati il ​​primo tempo (TE) e l'ultimo tempo (TL) per ciascuna attività e il tempo di riposo per ciascuna attività.

#3. Diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è tra le tecniche di gestione dei progetti. È più una tecnica visiva ma ha più usi per i project manager. Creare un diagramma di Gantt è una tecnica a sé stante, ma combinarlo con uno strumento diagramma di Gantt lo rende molto più facile da implementare.

I diagrammi di Gantt possono aiutare con qualcosa di più della semplice pianificazione e pianificazione del lavoro in diversi progetti. Puoi anche pianificare e programmare progetti completi, pianificare sprint e pietre miliari, programmare il lavoro di squadra e confrontare i programmi effettivi del progetto. Se utilizzi il diagramma di Gantt online, puoi modificare le pianificazioni secondo necessità e persino collegare le attività dipendenti con un solo clic e trascinamento.

Ogni lavoro può ora essere assegnato a singoli membri del team per mantenere il progetto in carreggiata e i project manager possono programmare notifiche sulle prossime scadenze. Pertanto, quando un membro del team aggiorna il proprio stato, si riflette rapidamente, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina.

#4. Metodo del percorso critico (CPM)

Il CPM è una delle tecniche di gestione del progetto che aiutano nella pianificazione delle attività del progetto e nel processo decisionale. Implica prima la mappatura delle attività più critiche e quindi l'utilizzo di quelle per stimare il tempo necessario per completare il progetto. Poiché ogni attività influisce sulla data finale, il CPM richiede un elenco di tutte le attività, la durata e i fattori esterni impostati che possono influire su ciascuna attività.

Inoltre, CPM ha qualcosa chiamato tracciamento rapido per affrontare le contingenze, che sono previste in ogni progetto. Ed è adatto per progetti più complessi. Come i diagrammi WBS e Gantt, puoi anche utilizzarli come strumenti piuttosto che come semplici tecniche di gestione dei progetti.

#5. Cascata

Questa è una delle più antiche tecniche di project management. La cascata è ideale per progetti con passaggi sequenziali che richiedono poche modifiche durante il ciclo di vita del progetto. La cascata non fa per te se prevedi di dover cambiare le cose e ridiscutere l'ambito o il budget del progetto.

Tuttavia, se decidi di adottare questo metodo, fai un elenco di risorse e output di cui hai bisogno in ogni fase. La preparazione è essenziale. Quindi, assicurati che ogni attività scorra linearmente in 5 fasi, che sono: Requisito>Progettazione>Implementazione>Verifica>Manutenzione.

Strumenti agili di gestione dei progetti

# 1. Sprint

Sprintly è il numero uno nell'elenco degli strumenti e delle tecniche di gestione dei progetti agili. Mostra a cosa sta lavorando il tuo team e ciò che ha completato. Inoltre, semplifica la cooperazione tra startup e agenzie fornendo un quadro completo di ciò su cui sta lavorando il team. 

Inoltre, si collega a Github, consentendo al tuo team di sviluppo di aggiornare automaticamente il proprio lavoro. Funziona anche con Zapier nel caso in cui sia necessario estendere la funzionalità delle loro interazioni. Altre caratteristiche includono bacheche, filtri di sintassi, report e integrazioni

Tuttavia, secondo le recensioni degli utenti, il principale svantaggio di Sprintly è; non ci sono date di scadenza né viste specifiche per uno sprint. Inoltre tende a rallentare e ostacolare la produttività del team.

#2. arretrato

Il prossimo nell'elenco degli strumenti di gestione dei progetti agili è lo strumento Backlog di Nulab che include anche il controllo della versione. Aspira ad essere uno strumento di sviluppo software per tutti gli usi. Con funzionalità come campi personalizzati, gerarchia delle attività, bacheca e diagramma di Gantt, è facile per i team organizzare il proprio lavoro.

La sua interfaccia semplice ti consente di sfogliare, dare priorità e discutere tutte le storie degli utenti in un'unica posizione. E ha un sistema di notifica in atto per far sapere a tutti quando c'è un nuovo sviluppo.

#3. Kanban

Questo è uno degli strumenti agili di gestione dei progetti, soprattutto per i project manager alle prime armi. Kanban è un metodo di visualizzazione del flusso di lavoro utilizzato nella produzione snella e appare come una serie di carte a bordo. Come tecnica di gestione dei progetti, aiuta a monitorare e gestire i progetti enfatizzando la consegna continua senza sovraccaricare il team. 

Inoltre, questa tecnica di gestione del progetto incoraggia un ambiente collaborativo continuo e consente al team di sperimentare e migliorare il flusso di lavoro. Infine, Kanban è il migliore per una gestione agile dei progetti. Ti aiuta a organizzare e gestire il tuo lavoro in modo più efficiente, anche se può essere applicato a qualsiasi progetto ed è popolare tra coloro che pensano visivamente. 

#4. Aranciata

OrangeScrum è tra gli strumenti agili di gestione di progetti e attività open-source e disponibili nel cloud. Oltre alle sue funzionalità agili, incorpora anche la gestione del tempo, delle risorse e della fatturazione. Questo lo rende uno strumento eccellente per le società di servizi con un gran numero di clienti.

Inoltre, questo strumento consente al tuo team di centralizzare tutti i tuoi progetti e attività gestendo anche le tue risorse. Le sue funzionalità collaborative, come la condivisione di file e la gestione delle attività, consentono ai team di lavorare a stretto contatto. 

#5. Git Hub

L'ultimo nella nostra lista di strumenti agili per la gestione dei progetti è Github. Probabilmente il tuo team di sviluppo sta già ospitando e collaborando al codice sorgente su Github. Il tuo team può anche monitorare, monitorare e risolvere i problemi tramite la gestione dei progetti Github. Con funzionalità come etichette, impostazioni del flusso di lavoro e problemi di collegamento alle richieste pull, raggiunge le migliori prestazioni.

Al contrario, puoi tenere traccia degli aggiornamenti nel tuo progetto senza interrompere il flusso di lavoro associando i problemi alle richieste pull e ai commit del codice. E se colleghi un problema a una richiesta pull, verrà immediatamente chiuso non appena il problema viene soddisfatto.

Jira è uno strumento di gestione dei progetti?

Un'applicazione agile per la gestione dei progetti chiamata Jira Software è in grado di supportare qualsiasi tecnica agile, inclusi scrum, kanban e varianti personalizzate. Uno strumento può essere utilizzato per pianificare, monitorare e gestire tutti i tuoi progetti di sviluppo software agili. Questa soluzione include schede Agile, backlog, roadmap, report, integrazioni e componenti aggiuntivi.

Quale strumento aiuta un project manager?

I manager possono rimanere in cima al processo di pianificazione utilizzando strumenti utili come i diagrammi di Gantt e il calendario della sequenza temporale del progetto. Per costruire un ambiente di pianificazione del progetto facilmente riconoscibile, questi strumenti attingono immediatamente i dati dagli elenchi di attività.

Cos'è lo strumento PMO?

Il software Project Management Office (PMO) è un tipo di tecnologia che utilizza per supervisionare gli aspetti amministrativi e finanziari dei progetti di cui è responsabile. Con l'uso delle soluzioni software PMO, il PMO può raggiungere i suoi obiettivi di gestire con successo ed efficienza i progetti all'interno dell'azienda.

Cos'è lo strumento PMP?

Qualsiasi organizzazione che gestisce i progetti lo fa spesso attraverso un sistema informatico. Dovrebbe essere incluso tutto ciò di cui abbiamo bisogno per gestire il progetto dall'inizio alla fine, sia in termini di hardware che di software.

Excel è uno strumento di gestione dei progetti?

I project manager che lavorano su progetti di piccole e medie dimensioni utilizzano spesso Microsoft Excel come un semplice strumento di gestione dei progetti per facilitare la visualizzazione, la pianificazione e il monitoraggio dei progressi.

Quali sono i 4 ruoli principali di un project manager?

supervisionare la produzione dei deliverable necessari. pianificazione e supervisione del progetto. qualsiasi delega e l'utilizzo di ruoli di garanzia del progetto all'interno di strutture di reporting predeterminate, progetti, fasi e piani di eccezione, se necessario, e il loro mantenimento.

Conclusione

Per riassumere, il successo di ogni progetto dipende dall'approccio utilizzato nel processo. Tuttavia, non tutti i progetti richiedono la stessa strategia, che è il punto di questo pezzo. La corretta applicazione dello strumento e della tecnica corretti a un determinato progetto si tradurrà in un risultato soddisfacente.

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Domande frequenti

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Strumenti e tecniche di pianificazione importanti includono previsioni, pianificazione di emergenza, scenari, benchmarking, pianificazione partecipativa e definizione di obiettivi fattibili

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Google non ha un software o un'app nativi per la gestione dei progetti. Tuttavia, ha un'opzione per la creazione di piani di progetto e intervalli di tempo del diagramma di Gantt. È noto come Fogli Google. Non è necessaria alcuna esperienza di codifica: inserisci semplicemente i tuoi dati, fai clic su Condividi e aggiungi il tuo team.

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