Molte attività di monitoraggio, valutazione delle metriche e analisi delle tendenze si verificano tra le attività e le linee per garantire che un progetto venga portato a termine con successo, nei tempi e nel budget.
Quindi, come puoi dare un senso a tutti quei dati come project manager?
Ciò si ottiene attraverso il reporting della gestione del progetto. Quindi, vediamo gli strumenti e il software ora disponibili per la reportistica sulla gestione dei progetti e alcuni esempi di report di progetto.
Che cos'è la rendicontazione del progetto?
In gestione del progetto, il reporting si riferisce semplicemente alla fornitura di un riepilogo di alto livello dei dati chiave generati dal progetto in uno stile semplice e di facile utilizzo. La rendicontazione del progetto è fondamentale per il successo della gestione del progetto perché offre una finestra su ciò che sta accadendo e su ciò che deve essere fatto per l'intero team.
Scopri come utilizzare report di progetto più semplici e intelligenti per promuovere progetti migliori.
Perché il Project Reporting è così importante nella gestione dei progetti?
Senza rapporti sufficienti sulla gestione del progetto, il team di progetto e le parti interessate del progetto rimangono all'oscuro, incapaci di individuare cosa sta succedendo con il progetto. Di conseguenza, è fin troppo semplice che il progetto fallisca poiché le intuizioni pertinenti non arrivano e, di conseguenza, non vengono formulati giudizi appropriati.
La rendicontazione del progetto soddisfa i requisiti per le informazioni nel processo di gestione trasportando i dati da dove vengono generati a dove vengono analizzati e applicati.
Nel complesso, i rapporti sulla gestione del progetto sono essenziali poiché:
- Visualizza cosa sta funzionando per il team di gestione del progetto in modo che possano spiegare perché funziona e concentrarsi maggiormente su di esso.
- Scopre cosa non funziona in modo che il team possa esplorare e scegliere la migliore linea d'azione, ovvero cosa fare al riguardo.
- Fornire al team una prospettiva a 360 gradi di come sta procedendo il progetto in modo che possa decidere quali passi intraprendere dopo.
Diamo un'occhiata ad alcuni dei tipi più frequenti di report di progetto e a come farli funzionare per te.
Tipi di rapporto sulla gestione del progetto
La rendicontazione del progetto è più che semplicemente informare il tuo team e stakeholder sugli ultimi aggiornamenti del progetto. I report di progetto possono essere utilizzati anche per ridurre i rischi, monitorare budget e orari e creare piani di progetto più accurati.
Ecco alcuni report di progetto che potrebbero interessarti:
- Rapporto sulla disponibilità del team
- Rapporto sullo stato
- Rapporto sulla salute del progetto
- Valutazione del rischio
- Rapporto sul monitoraggio del tempo
- Rapporti sulle condizioni di base
# 1. Esempio di rapporto sulla disponibilità del team
Quindi, se vuoi creare un piano di progetto accurato, devi prima determinare quali risorse sono disponibili per completare l'attività. Un rapporto sulla disponibilità del team ti informa su quanto lavoro ha a disposizione ogni membro del team, consentendoti di prendere decisioni informate sulle risorse del progetto.
#2. Esempio di rapporto di stato
Un rapporto settimanale sullo stato è un metodo semplice per mantenere aggiornati il tuo team e le parti interessate e gestire le aspettative man mano che un progetto va avanti. Nel rapporto sullo stato della gestione del progetto, ti consigliamo di valutare i seguenti risultati rapidi:
- Lavoro che è finito
- Lavori che saranno completati nel prossimo futuro
- Completamento e spese complessive del progetto
- Articoli per l'azione
- Pericoli o preoccupazioni del progetto
Quindi, ecco un esempio di un modello di rapporto di stato gratuito per la gestione dei progetti:
#3. Esempio di rapporto sullo stato di salute del progetto
Un rapporto sullo stato di salute del progetto offre una panoramica di alto livello dello stato attuale del progetto. È l'ideale per la visualizzazione sullo schermo nelle riunioni con il tuo team e stakeholder in modo che tutti possano vedere a colpo d'occhio cosa è sulla buona strada, cosa è indietro e cosa è già scaduto.
#4. Esempio di valutazione del rischio
Una valutazione del rischio consente di identificare e classificare i rischi del progetto in base alla loro gravità e possibilità di accadimento. In questo modo, puoi dare priorità alle preoccupazioni ed evitare i rischi prima che facciano deragliare il successo del tuo progetto.
#5. Esempio di rapporto di monitoraggio del tempo
Un rapporto di monitoraggio del tempo mostra quanto tempo il tuo team sta effettivamente dedicando alle attività del progetto, consentendoti di valutare il confronto con la stima del tuo progetto. Quindi, questo ti consente di anticipare potenziali sforamenti del budget e fornisce dati vitali per le stime dei progetti futuri.
#6. Esempio di rapporto di base
A linea di base report confronta la sequenza temporale originale con quella attuale del progetto in modo che tu possa imparare dal passato mentre pianifichi progetti futuri. È anche utile per dimostrare in che modo modifiche o ritardi influiscono sull'intero periodo di tempo del progetto.
Quindi, questo è un esempio di rapporto di base, con la sequenza temporale pianificata in grigio e la sequenza temporale effettiva in blu.
Come scrivere un buon rapporto sulla gestione del progetto
Pertanto, l'obiettivo del reporting sulla gestione dei progetti è fornire tutte le informazioni generate dai progetti in un formato semplice che le parti interessate possano comprendere e applicare. Di seguito sono riportate alcune best practice per la creazione di report di gestione che consentiranno agli stakeholder del progetto di prendere decisioni informate.
# 1. Mantieni i dati in primo piano.
Lo scopo dei rapporti di gestione del progetto è fornire i dati elaborati a coloro che ne hanno bisogno in modo che possano essere informati e prendere le decisioni appropriate. Pertanto, è fondamentale che i report presentino dati solidi che le parti interessate possono utilizzare per avere un'idea del quadro generale.
#2. Crea una visualizzazione dei dati.
Usa una miriade di immagini, grafici e grafici ogni volta che è possibile per dimostrare a fondo il significato di qualsiasi dato tu offra utilizzando gli strumenti di reporting visivo della gestione dei progetti.
#3. Consenti una comunicazione costruttiva lasciando il palco aperto.
I rapporti non dovrebbero essere punti fermi che sputano dati e vanno avanti; invece, i rapporti dovrebbero tentare di spiegare i dati e le loro implicazioni mentre invitano ulteriori domande. Può essere difficile, ma così facendo si assicura che tutte le parti interessate siano sulla stessa pagina e abbiano una comprensione completa di ciò che stai cercando di trasmettere.
#4. Crea rapporti pertinenti per il tuo pubblico di destinazione.
Il senior management non avrà il tempo di spulciare i dettagli minori e i membri del team faranno fatica a dare un senso a un rapporto che contenga solo pochi dati, grafici e note. I rapporti devono essere adattati alle esigenze del tuo pubblico di destinazione in modo che ricevano tutte le informazioni di cui hanno bisogno senza impantanarsi o lasciarti all'oscuro a causa di dati inadeguati.
Strumenti e software per la creazione di report sulla gestione dei progetti
Stai cercando il miglior software o strumenti di reporting per la gestione dei progetti per la tua organizzazione? Sei nel posto giusto! Abbiamo semplificato il lavoro compilando un elenco di 10 software e strumenti di reporting per la gestione dei progetti.
Esamina le caratteristiche chiave degli strumenti, i costi e ciò che li rende unici e scegli una soluzione che funzioni per la tua azienda.
# 1. Scoro
Scoro è una soluzione completa che integra tutti gli elementi del software di gestione dei progetti di cui hai bisogno: progetti e attività, gestione dei contatti, preventivi, collaborazione in team, fatturazione e reporting.
Le seguenti sono le caratteristiche:
- Progetti con sotto-compiti e vincoli di tempo
- Dashboard per gli indicatori chiave di prestazione (KPI) in tempo reale
- Calendario del team e pianificazione delle riunioni
- Gestione dei contatti
- Monitoraggio e fatturazione dell'orario di lavoro
- Report dettagliati sullo stato di avanzamento dei progetti e finanziari
- Modelli preimpostati per preventivo e fatturazione
I prezzi partono da $ 26 per utente al mese.
#2. Hub di prova
ProofHub sostituisce l'e-mail tradizionale e molti altri strumenti combinando più funzionalità di gestione dei progetti come la creazione di report sotto lo stesso tetto.
Le seguenti sono le caratteristiche:
- I ruoli utente sono stati assegnati.
- Riunioni e chat online del team
- Delegare compiti e assegnare responsabilità
- Reporting e monitoraggio dello stato di avanzamento di un progetto
- Archiviazione di file sicura
I prezzi partono da $ 45 al mese.
#3. Campo base
Basecamp è lo strumento ideale per migliaia di team di project management, che apprezzano la sua moderna interfaccia simile ai social media e le semplici funzionalità di collaborazione in team.
Le seguenti sono le caratteristiche:
- Progetti per gestire il lavoro di più utenti
- Forum di discussione per nuovi progetti o idee
- Collaborazione con il team all'interno dell'app
- Report sulle prestazioni del progetto
- I clienti vedranno una dashboard separata.
- Notifiche e-mail e desktop
Prezzo: sono disponibili piani gratuiti, con piani a pagamento a partire da $ 99 al mese.
# 4. Asana
Asana combina elementi di gestione dei progetti, archiviazione di file e collaborazione e aiuta a gestire i progetti in un team senza e-mail.
Le seguenti sono le caratteristiche:
- Compiti e assegnazione del team
- Timeline e roadmap per i progetti
- Crescita del team e pietre miliari
- Le segnalazioni di bug e gli sprint devono essere archiviati e monitorati.
- Dashboard di progetto per una rapida panoramica
Prezzo: gratuito per un massimo di 15 membri, le opzioni premium partono da $ 13 per utente al mese.
#5. Citrix Podio
Podio è un web center altamente adattabile e adattabile per il lavoro e la comunicazione di squadra.
I seguenti sono i punti salienti:
- Le attività possono essere assegnate, i file possono essere allegati e le specifiche possono essere discusse all'interno della soluzione.
- Distribuisci file crittografati e di grandi dimensioni.
- Automatizza le canalizzazioni di vendita e il monitoraggio del budget del progetto.
- Un dashboard visivo fornisce una panoramica dell'azienda.
Il prezzo parte da 19.20 $ per utente al mese per una gamma completa di funzionalità.
#6. Zona di lavoro
Workzone è stato creato da dirigenti pubblicitari esperti che intendevano aiutare le agenzie e i team creativi a ottenere visibilità sull'intero portafoglio.
Le seguenti sono le caratteristiche:
- Elenchi di cose da fare che sono unici per ogni persona
- Crea un elenco di attività secondarie e dipendenze delle attività.
- Configura l'accesso a progetti, attività e file per utenti particolari (compresi i clienti).
- I diagrammi di Gantt ti consentono di vedere rapidamente gli stati.
- Assegna persone a più attività.
Il prezzo parte da $ 24 per utente ogni mese.
# 7. JIRA
JIRA è un software multipiattaforma per il rilevamento di problemi e bug con funzionalità complete di gestione dei progetti come la creazione di report.
Le seguenti sono le caratteristiche:
- Pianifica gli sprint creando storie e problemi degli utenti.
- Distribuisci i compiti tra i membri del tuo team software.
- Dai priorità e discuti il lavoro del tuo team.
- Organizza la comunicazione del tuo team.
- Visualizza report in tempo reale sul lavoro del tuo team.
Il prezzo parte da $ 10 al mese per un massimo di dieci utenti, $ 75 al mese per quindici utenti e $ 300 al mese per cinquanta utenti.
#8. Nozione
Notion ti fornirà una prospettiva completamente nuova sulla gestione dei progetti. Aiuta nella pianificazione e discussione del progetto, nella condivisione di informazioni con il team e nel tenere traccia di tutte le idee.
Le seguenti sono le caratteristiche:
- Tieni una lista di controllo settimanale per te stesso e prendi appunti.
- Crea una bacheca delle attività utilizzando un editor drag-and-drop.
- Impila le pagine una sopra l'altra per creare una base di conoscenza infinita.
Prezzo: $ 8 per utente al mese
# 9. Trello
Trello è noto per visualizzare le attività del progetto su una dashboard simile a un cartone, ideale per gestire attività quotidiane brevi e rapide.
Le seguenti sono le caratteristiche:
- Semplice gestione del lavoro su un pezzo di cartone
- Creazione di un numero infinito di elenchi di attività
- Condivisione di immagini e file
- Gli elenchi possono essere organizzati per data o priorità.
- Collaborazione e commento
Prezzi: l'uso personale è gratuito, mentre le aziende devono pagare $ 9.99 per utente ogni mese.
# 10. Collaborazione attiva
ActiveCollab è un software di gestione dei progetti che aiuta il tuo team a rimanere organizzato mentre la posta elettronica diventa obsoleta.
Le seguenti sono le caratteristiche:
- Fatturazione e monitoraggio del tempo
- Timeline di pianificazione sotto forma di diagramma di Gantt
- Carte per Kanban
- Un calendario del team condiviso per facilitare la collaborazione
Il prezzo parte da $ 6.25 al mese per i membri.
Quali sono le varie forme di rendicontazione del progetto?
Rapporti sullo stato del progetto giornalieri, settimanali, mensili e trimestrali sono alcuni dei formati disponibili. Semplificano la procedura per l'acquisizione e la comunicazione di informazioni importanti relative al progetto.
Excel è uno strumento per la creazione di report?
Excel è uno strumento fantastico per la gestione e l'analisi dei dati, ma è inefficace per la creazione di report. Puoi sfruttare i dati di Excel e qualsiasi altro strumento utilizzato dal tuo team per creare report di successo collegando Excel a un software di reportistica come Databox.
Qual è l'obiettivo primario del reporting?
I risultati della ricerca sono presentati e discussi nei rapporti. Al lettore vengono fornite la giustificazione della ricerca, una descrizione della metodologia di ricerca, i risultati, i risultati, una discussione logica e conclusioni/raccomandazioni.
Cosa comporta una struttura di reporting del progetto?
Per stabilire la gerarchia e il potere di coloro che sono coinvolti in un determinato progetto, viene utilizzata una struttura organizzativa per la gestione del progetto. In un grafico a cui i membri del team possono fare riferimento mentre lavorano a un progetto, la struttura specifica i ruoli e le linee gerarchiche per ciascun membro del team.
Qual è il formato di un rapporto?
La scrittura di report è un modo formale di scrivere in modo approfondito su un argomento. Lo stile e il tono di scrittura di una relazione sono sempre formali. Il pubblico di destinazione è il segmento su cui dovresti concentrarti.
Python viene utilizzato per i rapporti?
Oltre all'analisi dei dati, Python è utile per automatizzare processi ripetitivi come il reporting.
Domande frequenti sui rapporti sulla gestione del progetto
Che cos'è il reporting nella gestione dei progetti?
Nella gestione dei progetti, il reporting si riferisce semplicemente alla fornitura di un riepilogo di alto livello dei dati chiave generati dal progetto in uno stile semplice e di facile utilizzo.
Perché utilizziamo un software di reportistica?
Il software di reporting si connette a fonti di dati, raccoglie informazioni e fornisce approfondimenti sotto forma di grafici e grafici basati sui dati di input, consentendo all'utente di scoprire informazioni importanti. Il processo decisionale è coadiuvato dagli strumenti di rendicontazione. Approfondimenti dettagliati ti daranno un maggiore controllo sui dati.
Cosa include un rapporto di progetto?
Il rapporto sulla gestione del progetto consiste in informazioni sugli aspetti economici, tecnici, finanziari, gestionali e produttivi.
