Ci sono tante iniziative di vario genere, ma tutte hanno qualcosa in comune. Passano tutti attraverso lo stesso ciclo, denominato ciclo di vita del progetto o ciclo di vita della gestione del progetto. Qui, spiegheremo in dettaglio le fasi ei modelli del ciclo di vita del progetto.
Qual è il ciclo di vita del progetto?
Il ciclo di vita del progetto comprende i passaggi necessari ai project manager per gestire con successo un progetto dall'inizio alla fine. Il ciclo di vita del progetto è suddiviso in cinque fasi: avvio del progetto, pianificazione del progetto, esecuzione del progetto, monitoraggio e controllo e chiusura del progetto. Ognuna di queste fasi è necessaria affinché il progetto venga completato con successo.
Quali sono le fasi del ciclo di vita di un progetto?
#1. La fase iniziale
La carta del progetto e la registrazione degli stakeholder sono due diverse attività che costituiscono la fase iniziale del ciclo di vita del progetto. Questa fase viene utilizzata per definire la visione del tuo progetto, descrivere i tuoi obiettivi con un caso aziendale e ottenere l'autorizzazione da una parte interessata sanzionatoria. Di seguito sono riportati i componenti essenziali del project charter:
- Il caso aziendale
- Lo scopo del progetto
- Risultati finali
- Obiettivi
- Risorse richieste
- Cronologia e piano cardine
- Costo stimato
- Problemi e rischi
- dipendenze
Fare lo sforzo di descrivere correttamente i tuoi scopi e obiettivi renderà più facile lavorare al progetto.
Tutti i partecipanti potranno esprimere le proprie idee o preoccupazioni, e il budget e i prezzi saranno concordati e firmati in anticipo. Questa fase iniziale è fondamentale non solo per il progetto ma anche per tutti i team coinvolti per avere voce in capitolo su ciò che è richiesto per il progetto.
#2. Fase di preparazione
Il primo passo nel processo di pianificazione dovrebbe essere quello di delineare e chiarire lo scopo del progetto. Puoi facilmente identificare ciò che il progetto deve raggiungere rispondendo alle seguenti domande.
- Cosa faremo?
- Come faremo?
- Quando inizieremo?
- Quando sapremo che abbiamo finito?
Come parte del processo di pianificazione, dovrai collaborare con il team per configurare l'intera infrastruttura e distribuire compiti specifici. Questa strategia dovrebbe includere i seguenti elementi:
- Strategia di gestione del progetto
- Lo scopo del progetto
- Struttura della scomposizione del lavoro
- Pianifica le tue risorse
- Previsione del budget
Mettere in atto il piano con la partecipazione dell'intero team può essere difficile. Tuttavia, consentire a tutti i dipartimenti di partecipare alla strategia comporterà meno problemi lungo la strada.
#3. La fase esecutiva
I seguenti componenti critici dovrebbero essere inclusi nella fase di esecuzione:
- Team Building
- Partecipazione delle parti interessate
- Controllo qualità
- Comunicazioni
- Amministrazione clienti
Questa è la fase in cui viene allocata la maggior parte del budget e viene generata la maggior parte dei deliverable del progetto. Metti in atto la tua strategia di progetto, sia che richieda settimane, mesi o anni.
Lo scopo di questa fase, secondo la Villanova University, è quello di "gestire i team in modo efficace orchestrando le aspettative della sequenza temporale e raggiungendo gli obiettivi di riferimento".
La comunicazione è fondamentale durante questo periodo poiché il cliente o le parti interessate richiederanno aggiornamenti e rapporti sullo stato di avanzamento.
Avere un affidabile sistema di gestione dei progetti farà risparmiare a te e al tuo team un sacco di problemi. Sarà facile contrassegnare le attività, capire a che punto sono le scadenze e i risultati finali e fornire a te e al team informazioni su ciò che deve ancora essere fatto.
#4. La fase di monitoraggio e controllo
Durante la fase di monitoraggio e controllo, devi assicurarti di poter tenere traccia sia dello sviluppo generale del progetto che dei singoli componenti.
Devi sempre rimanere vigile e tenere il passo con il monitoraggio e la segnalazione con il team in modo da essere a conoscenza di eventuali problemi prima che si intensifichino.
È anche vantaggioso che un altro membro del team di progetto (o uno per ogni dipartimento) lavori come un altro controllore della qualità o reporter; possono aiutarti a tenere traccia di tutto nel loro team e tenere riunioni regolari per aggiornare su tutti gli aspetti, tenendo tutti sotto controllo.
#5. Fase di completamento
La fase di chiusura è la fase finale del ciclo di vita del progetto. È molto più che contrassegnare semplicemente il progetto come completato e chiuderlo. È fondamentale chiudere formalmente il progetto e ottenere l'approvazione o l'approvazione da parte del cliente, delle parti interessate e/o dello sponsor del progetto.
Questa procedura può contenere i seguenti passaggi:
- Completamento del progetto
- Organizzare un raduno post mortem
- Tenuta dei registri del progetto
- Celebrare o riconoscere il risultato
- Scioglimento o rilascio ufficiale della squadra
Il significato di questa fase finale del ciclo di vita del progetto non può essere enfatizzato, in particolare perché sempre più aziende adottano il modello di lavoro di Hollywood, in cui si formano team temporanei intorno a un certo progetto, poi si sciolgono e si riorganizzano per un altro. Ciò è particolarmente importante per i team di gestione dei progetti che includono liberi professionisti o consulenti.
Modelli del ciclo di vita del progetto
Un progetto attraverserà uno dei quattro modelli del ciclo di vita al momento della sua conclusione, a seconda della natura del progetto e dell'organizzazione. I cicli di vita predittivi, iterativi, incrementali e agili sono tutte metodologie praticabili di gestione del progetto che includono più fasi e risultati a seconda degli obiettivi e della complessità dell'ambito.
#1. Il ciclo di vita predittivo
Ci sono cinque fasi nel ciclo di vita predittivo: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura. Il team di progetto si muove attraverso queste fasi in linea retta, completando ogni passaggio una volta e passando alla fase successiva solo una volta terminata la precedente. Il cliente riceve un singolo prodotto o servizio. La maggior parte della pianificazione per questo ciclo di vita viene fatta in anticipo.
#2. Il ciclo di vita iterativo
Analogamente, il ciclo di vita iterativo è suddiviso in cinque parti, il cui risultato finale è un singolo prodotto o servizio. Invece di avanzare attraverso ogni passaggio in una progressione lineare, le fasi in un ciclo di vita iterativo vengono ripetute tutte le volte necessarie, rendendolo più adatto a progetti con una portata sconosciuta e in cui l'obiettivo principale è ottenere la migliore soluzione possibile per il cliente. La maggior parte della pianificazione avverrà durante tutto il processo poiché l'input del consumatore influenza la fase successiva.
#3. Il ciclo di vita incrementale
Il team di progetto avanzerà attraverso ogni fase del ciclo di vita incrementale solo una volta e in ordine, numerose volte in un ciclo di vita, creando un prodotto finale alla conclusione di ogni set. Il feedback di ogni incremento influenzerà il successivo. Questo ciclo di vita è adatto anche a progetti con ambiti irregolari, in particolare quelli in cui la tempestività della consegna è fondamentale.
#4. Il ciclo di vita Agile
Il ciclo di vita Agile combina cicli di vita iterativi e incrementali. La fase di avvio avverrà una volta all'inizio del progetto, seguita da iterazioni delle fasi di pianificazione, esecuzione e controllo secondo necessità. Il prodotto finito viene fornito al consumatore dopo ogni iterazione. L'input di questo prodotto verrà quindi utilizzato per guidare il seguente incremento. Questo verrà ripetuto tutte le volte necessarie fino a quando il cliente non sarà completamente soddisfatto, a quel punto inizierà la fase di chiusura.
Il ciclo di vita Agile funziona meglio per i progetti con una portata incerta e un premio elevato su feedback e consegne regolari.
È fondamentale ricordare che non tutti i progetti si adatteranno perfettamente ai tipici modelli del ciclo di vita. Una combinazione di cicli di vita o un ibrido è spesso una tecnica utile, a seconda della natura del progetto o dell'organizzazione.
Gestione del ciclo di vita del progetto
La gestione di un progetto o di un portafoglio di progetti durante le normali fasi del ciclo di vita del progetto viene definita gestione del ciclo di vita del progetto. Questa disciplina comporta la supervisione di tutto ciò che è necessario per queste fasi. Dalle proposte e dai prezzi all'esecuzione e alla governance del progetto fino alla chiusura e alla consegna, il concetto di gestione del ciclo di vita del progetto informa il processo decisionale di Project Business.
Infine, esiste un meccanismo per gestire l'intera durata del progetto. Project Business Automation è una soluzione aziendale orientata al processo per un'attività guidata da un progetto che controlla le parti finanziarie e operative delle operazioni aziendali durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Comprensione della gestione del ciclo di vita del progetto
L'efficace gestione del ciclo di vita del progetto, che viene spesso eseguita dal PMO, riunisce più dipartimenti, discipline, personale e informazioni coinvolti nel progetto per semplificare le loro attività con l'obiettivo finale di consegnare un progetto in tempo e sotto budget.
Oltre al project management, il Project Lifecycle Management è un'attività organizzativa. È la disciplina generale della gestione del ciclo di vita del progetto, non il progetto stesso. Si occupa di come la tua organizzazione gestisce i cicli di vita del progetto.
Ciclo di vita del progetto vs Gestione del ciclo di vita del progetto
Il "ciclo di vita della gestione del progetto" non è lo stesso del "ciclo di vita del progetto". Il ciclo di vita del progetto si riferisce alle varie fasi di sviluppo che un progetto può attraversare. Come esempio:
Valutare – Progettare – Costruire – Collaudare – Avviare
Design – Codifica – Test – Formazione – Distribuzione
Le fasi di un progetto sono dettate dalla natura del progetto. Il ciclo di vita del progetto è personalizzato per soddisfare le esigenze di ciascun progetto. Al contrario, il ciclo di vita della gestione del progetto rimane coerente in tutte le iniziative.
Relazione del ciclo di vita della gestione del progetto con le fasi del ciclo di vita del progetto
È qui che le cose diventano piuttosto perplesse. Ogni passaggio può essere visto come un progetto separato con il proprio ciclo di vita completo della gestione del progetto. Il diagramma seguente illustra le fasi del ciclo di vita della gestione del progetto per la fase di progettazione del ciclo di vita del progetto. La fase di progettazione è effettivamente un progetto separato che si traduce in un risultato finale. Questo deliverable viene utilizzato come input nella fase di codifica, che può quindi essere utilizzato durante tutto il ciclo di vita della gestione del progetto.
Software per la gestione del ciclo di vita del progetto
Il software per la gestione del ciclo di vita del progetto assiste le organizzazioni nell'affrontare le complessità e i problemi specifici della consegna dei progetti come azienda. Questa soluzione combina le numerose procedure e dati necessari per gestire il ciclo di vita del progetto. La gestione e le operazioni del progetto, i dati finanziari e la contabilità del progetto, la visione e l'analisi del progetto e la gestione del portafoglio di progetti ne sono esempi.
PBA (Project Business Automation) è una soluzione che include il Project Lifecycle Management. PBA gestisce tutte le parti del ciclo di vita di un progetto e le integra in un sistema aziendale completo che le integra nelle procedure di gestione complessive dell'organizzazione. Di conseguenza, tutti i membri dell'organizzazione lavorano da un'unica fonte di verità, migliorando l'efficienza, la visibilità e l'efficacia.
Quali sono le fasi del ciclo di vita di un progetto?
Il ciclo di vita di un progetto comprende le fasi di assunzione, inizio, pianificazione, selezione del prodotto, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura.
Quali sono le cinque fasi di Agile?
La fase di previsione, la fase di ipotesi, la fase di esplorazione, la fase di adattamento e la fase di chiusura sono le cinque fasi del sistema Agile Project Management.
Quali sono i 4 cicli di Project Management?
I quattro cicli di gestione del progetto sono la pianificazione, la costruzione, l'implementazione e la chiusura.
Quali sono i sei aspetti di un progetto?
Tempestività, costi, qualità, ambito, benefici e rischio sono i sei aspetti di un progetto.
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Riferimenti
