Le organizzazioni vogliono che i loro progetti abbiano successo e soddisfino sia le aspettative dei clienti che gli obiettivi interni. Ma qual è la situazione reale? Secondo un'analisi PMI, il 14% dei progetti IT esaminati è stato valutato come un fallimento. Solo il 57% dei progetti è stato completato entro i budget iniziali, mentre il resto ha superato l'obiettivo che si erano prefissati.
Questa è senza dubbio una cattiva notizia per le aziende, poiché il superamento dei costi non solo riduce i loro margini, ma limita anche la loro capacità di eseguire progetti futuri. Comprendere la gestione dei costi del progetto e come essere efficaci può aiutare le aziende a rimanere sulla buona strada.
In questo post, definiremo la gestione dei costi del progetto, ne discuteremo i meriti e analizzeremo le fasi necessarie per creare un piano di gestione dei costi. Inoltre, vedremo anche un esempio di gestione dei costi di progetto ed esamineremo la necessità di software nella gestione.
Gestione dei costi del progetto
La pratica di stima, pianificazione e controllo dei costi durante tutto il ciclo di vita del progetto con l'obiettivo di mantenere le spese entro il budget concordato è nota come gestione dei costi del progetto.
Affinché un progetto sia considerato di successo, è necessario che:
- Soddisfa i requisiti e la portata.
- La sua qualità di esecuzione è eccellente.
- È stato completato in tempo e
- È stato costruito in tempo e nel rispetto del budget.
Di conseguenza, la gestione dei costi di progetto è uno dei pilastri più importanti della gestione dei progetti ed è applicabile indipendentemente dall'area, come produzione, vendita al dettaglio, tecnologia o edilizia. Aiuta nello sviluppo di una base finanziaria rispetto alla quale i project manager possono valutare lo stato attuale dei costi del loro progetto e, se necessario, riallineare la direzione.
Qual è l'importanza della gestione dei costi di progetto?
L'importanza della gestione dei costi è evidente. Per fare un esempio di gestione dei costi di progetto dalla vita reale, se decidi di costruire una casa, il primo passo è determinare il tuo budget. Quando sai quanto vuoi spendere per il progetto, il passaggio successivo consiste nel suddividere il budget complessivo in spese per attività secondarie ed elementi pubblicitari più piccoli.
Il budget determinerà punti decisionali critici come: quale designer assumere: uno di fascia alta che costruirà e consegnerà il progetto dall'inizio alla fine, o qualcuno che può fornire assistenza con pochi elementi e lavorare con un budget inferiore? Quante storie dovrebbe avere la casa? Quale qualità del materiale dovrebbe essere utilizzata?
Senza un budget, non solo è difficile rispondere a queste preoccupazioni, ma è anche impossibile determinare se si è sulla strada giusta una volta avviato il progetto. La portata di questo problema è amplificata nelle grandi organizzazioni a causa del funzionamento simultaneo di più progetti, dei cambiamenti nelle ipotesi iniziali e dell'aggiunta di spese impreviste. È qui che la gestione dei costi potrebbe tornare utile.
- I project manager possono risparmiare sulla gestione utilizzando efficaci misure di riduzione dei costi.
- Stabilire aspettative chiare con le parti interessate.
- L'ambito di controllo si insinua a causa della trasparenza del cliente.
- Tieni traccia dei progressi e intraprendi azioni correttive il prima possibile.
- Mantieni i margini pianificati, aumenta il ROI ed evita perdite di progetto.
- Crea dati da utilizzare come standard per progetti futuri e per monitorare le tendenze dei costi a lungo termine.
Qual è il costo di un progetto?
L'importo complessivo di denaro richiesto per eseguire un progetto o un'opera è denominato Costo del progetto, che comprende sia i costi diretti che quelli indiretti.
Piano di gestione dei costi del progetto
Un piano di gestione dei costi del progetto è una strategia per la pianificazione e l'esecuzione del budget di un progetto. Naturalmente, questo viene fatto per garantire che il tuo progetto sia completato in tempo e nel rispetto del budget. Tuttavia, se non disponi di un piano completo di gestione dei costi del progetto, entrambe le cose falliranno, costando un sacco di soldi a te e alla tua organizzazione.
Come si crea un piano di gestione dei costi del progetto?
La gestione dei costi è talvolta nota con nomi di attività secondarie più precisi come gestione della spesa, trasparenza dei costi e contabilità dei costi. Solitamente si compone di quattro processi: pianificazione delle risorse, stima dei costi, definizione del budget e controllo dei costi.
# 1. Pianificazione delle risorse del progetto
Il processo di identificazione delle risorse necessarie per eseguire e completare un progetto è noto come pianificazione delle risorse. Le persone (come dipendenti e appaltatori) e le attrezzature sono esempi di risorse (come infrastrutture, grandi veicoli da costruzione e altre attrezzature specializzate con disponibilità limitata).
Prima dell'inizio di qualsiasi lavoro effettivo, la pianificazione delle risorse viene completata all'inizio di un progetto.
Per iniziare, i project manager devono prima preparare la struttura di suddivisione del lavoro (WBS). Devono esaminare ogni sottoattività nella WBS e chiedere quante persone, che tipo di abilità e che tipo di attrezzatura o materiale sono necessari per completare questa attività.
Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente durante il processo:
- Prima di determinare le attività secondarie e le relative risorse, considera i dati storici, le tempistiche e gli sforzi passati.
- Prendi in considerazione il feedback delle PMI e dei membri del team: un approccio collaborativo funziona in modo efficace, soprattutto nei progetti privi di dati storici.
- Esaminare l'effetto del tempo sui requisiti di risorse. Ad esempio, una risorsa potrebbe non essere disponibile per diversi mesi, causando uno slittamento della sequenza temporale del progetto. Ciò potrebbe influire sulle stime dei costi.
Nonostante questo passaggio avvenga durante la fase di pianificazione, i project manager devono rendere conto delle realtà del terreno. Ad esempio, potresti scoprire un requisito per una risorsa con competenze specifiche; ma, se tale risorsa non è accessibile all'interno dell'organizzazione, è necessario prendere in considerazione l'assunzione di un appaltatore o la formazione del personale per aggiornarlo. Tutti questi elementi del mondo reale hanno un impatto sulla gestione dei costi.
#2. Stima dei costi
Il processo di calcolo delle spese associate a tutte le risorse necessarie per completare il progetto è noto come stima dei costi. Abbiamo bisogno delle seguenti informazioni per eseguire il calcolo dei costi:
- Risorse richieste (output del passaggio precedente)
- Il costo di ciascuna risorsa (ad es. costo orario del personale, costi di assunzione dei fornitori, costi di approvvigionamento del server, tariffe dei materiali per unità, ecc.)
- L'intervallo di tempo per il quale è richiesta ciascuna risorsa
- Elenco delle ipotesi
- Rischi che possono esistere
- Spese di progetto precedenti e, se applicabile, benchmark di settore
- Approfondimento sulla salute finanziaria e sulle strutture di rendicontazione dell'azienda
La stima è probabilmente il passaggio più difficile nella gestione dei costi perché l'accuratezza è fondamentale. I project manager devono anche considerare le spese fisse e variabili, le spese generali, l'inflazione e il valore del denaro nel tempo.
Maggiore è la differenza tra le spese stimate e quelle effettive, meno è probabile che un progetto abbia successo. Ci sono, tuttavia, numerosi modelli di stima tra cui scegliere. Se si dispone di molti dati sui costi passati di progetti simili, una stima analoga è un'opzione utile. Alcune aziende preferiscono metodologie matematiche come modellazione parametrica o la tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT).
Poi c'è la questione se andare dall'alto verso il basso o dal basso verso l'alto. Quando i dati sui costi passati sono disponibili, la tariffazione top-down funziona bene. In questo caso, i project manager hanno in genere una precedente esperienza con progetti simili e possono quindi prendere una decisione informata. Dal basso verso l'alto funziona bene per i progetti in cui le organizzazioni non hanno esperienza e ha senso calcolare una stima dei costi a livello di attività e quindi riportarla all'inizio.
La stima dei costi come strumento di supporto alle decisioni
In molti casi, i team di project management sviluppano più soluzioni per un progetto e la stima dei costi li aiuta a decidere quale strada intraprendere. Ci sono numerose metodologie di costo disponibili per aiutare in questo analisi comparativa, inclusi i costi basati sulle attività, i costi del lavoro e i costi del ciclo di vita.
Ad esempio, il costo del ciclo di vita tiene conto dell'intero ciclo di vita end-to-end di un progetto. I costi di manutenzione, ad esempio, sono spesso trascurati nei progetti IT, ma il costo del ciclo di vita tiene conto del lungo termine e ne tiene conto utilizzo delle risorse fino alla fine del ciclo. Allo stesso modo, l'obiettivo dei progetti di produzione è ridurre i costi di assistenza e sostituzione futuri.
Il processo di stima può talvolta essere utilizzato dai team per valutare e ridurre i costi. L'ingegneria del valore nella gestione dei progetti, ad esempio, aiuta a ottenere il massimo da un progetto riducendo i costi.
#3. Budget dei costi
Il budgeting dei costi può essere visto come un'estensione della stima o come un processo distinto a sé stante. Il budget è il processo di allocazione dei costi a una parte specifica di un progetto, come singole attività o moduli, in un determinato periodo di tempo. I budget includono riserve di emergenza che vengono messe da parte per far fronte a spese impreviste.
Si supponga che i costi totali per un progetto triennale siano 2 milioni di dollari. Tuttavia, poiché l'allocazione del budget è basata sul tempo, il project manager decide di concentrarsi per il momento sui primi due trimestri. Identificano gli elementi di lavoro che devono essere completati e prevedono, ad esempio, $ 35,000 per questo periodo di tempo e questi elementi di lavoro. Per arrivare a questa cifra, il project manager utilizza la struttura di ripartizione del lavoro (WBS) e alcuni dei metodi di stima discussi nella sezione precedente.
Il budget stabilisce una linea di base dei costi rispetto alla quale le prestazioni in termini di costi del progetto possono essere misurate e valutate in futuro. Senza il budget, il costo totale stimato sarebbe una cifra amorfa che sarebbe difficile quantificare a metà. La valutazione delle prestazioni del progetto consente di determinare quanto budget è necessario per le fasi future del progetto.
Un altro motivo per restringere i budget è che le organizzazioni spesso fanno affidamento sui flussi di cassa futuri previsti per finanziarsi. Il project manager ha un pool finanziario limitato durante le fasi iniziali e deve fissare gli obiettivi di conseguenza. È come iniziare con le fondamenta e un piano di una casa e poi finire il resto del progetto risparmiando di più.
#4. Controllo dei costi
Il controllo dei costi è il processo di misurazione degli scostamenti dei costi rispetto alla linea di base e di intraprendere le azioni appropriate per colmare tale divario, come aumentare il budget allocato o ridurre l'ambito del lavoro. È un processo continuo che si verifica durante tutto il ciclo di vita di un progetto. L'enfasi qui è sia sulla misurazione che sulla segnalazione tempestiva e chiara.
Il piano di gestione dei costi, insieme alla linea di base dei costi, è un input fondamentale per il controllo dei costi. Questo piano include dettagli come come verranno misurate le prestazioni del progetto, qual è la soglia di deviazione, quali azioni verranno intraprese se la soglia viene superata e un elenco di persone e ruoli con autorità decisionale esecutiva.
L'Earned Value Management (EVM) è un metodo popolare per misurare la performance dei costi. Come esempio di gestione dei costi di progetto, considerare quanto segue:
Esempio
Si misura l'avanzamento dell'attività X alla fine della settimana e si scopre che è completa al 25%. Come fai a sapere se sei sulla buona strada per completare l'attività entro il budget?
In primo luogo, un project manager determina il valore stimato dell'attività (in fase di pianificazione). Supponiamo che l'attività X abbia un budget di $ 4000 e dovrebbe essere completata a metà entro la fine della settimana.
Valore pianificato (PV) dell'attività X per settimana = $ 4000 *.5 = $ 2000
Valore guadagnato (EV) dell'attività X diviso per il numero di settimane = $ 4000 *.25 = $ 1000
È ora necessario calcolare il costo effettivo (CA) del lavoro, che include variabili aggiuntive come i costi delle attrezzature e dei materiali (ad esempio $ 800).
EV – PV = $ 1000 – $ 2000 = -$ 1000.
EV – AC = $ 1000 – $ 800 = $ 200 varianza dei costi
La varianza negativa della pianificazione indica che l'attività è in ritardo rispetto alla pianificazione, ma la variazione positiva dei costi indica che l'esecuzione non rientra nel budget.
Quando si affrontano centinaia di attività in progetti di grandi dimensioni, il controllo dei costi può fornire la trasparenza di cui i responsabili delle decisioni hanno bisogno per rispondere rapidamente alla situazione.
Software per la gestione dei costi di progetto
La gestione dei costi, come altri aspetti della gestione dei progetti, diventa complicata quando sono in gioco numerose variabili. La procedura in sé è complessa e richiede una meticolosa attenzione ai dettagli e un approccio rigoroso. Questo processo può essere notevolmente aiutato dall'uso del software di gestione dei costi del progetto.
Diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi dell'utilizzo del software di gestione dei costi di progetto:
- L'automazione dell'analisi quantitativa dispendiosa in termini di tempo durante la stima e la misurazione aiuta a ridurre l'errore umano.
- L'integrazione dei dati tra pianificazione, stima, budgeting e controllo consente il monitoraggio continuo e risposte rapide e proattive anziché interventi una tantum.
- Il processo decisionale è aiutato dal software di gestione dei costi del progetto, che utilizza la previsione degli scenari e l'analisi what-if per valutare soluzioni alternative.
- Dashboard e altre interfacce utente avanzate forniscono rapporti semplici e diretti.
- Il software di gestione dei costi di progetto riduce la complessità della gestione multivaluta nei progetti distribuiti su più località geografiche.
- Molte soluzioni di costo dei progetti supportano integrazioni di terze parti, consentendo la raccolta e l'analisi dei dati.
- Con la disponibilità di dati sulle prestazioni di più progetti, il benchmarking e la standardizzazione sono fattibili.
Controllo dei costi e performance dei grandi progetti
Secondo il PMI Pulse of the Profession Report 2018, il 41% degli intervistati ha affermato che i propri progetti sono complessi. Non sorprende, quindi, che il 40% degli intervistati consideri "l'investimento in tecnologia per consentire un migliore successo del progetto" come priorità assoluta.
La gestione dei costi è indissolubilmente legata alla capacità di un'organizzazione di completare con successo progetti attuali e futuri. Investire in un software affidabile per la gestione dei costi può produrre risparmi significativi. Una buona soluzione di gestione dei costi non la tratterà come una funzione separata, ma la sfrutterà come componente essenziale delle prestazioni del progetto e del portafoglio e metterà in correlazione i dati tra i progetti.
Quali sono i vantaggi della gestione dei costi in un progetto?
I vantaggi aziendali di una gestione efficiente dei costi non dovrebbero essere trascurati dai project manager. Alcuni di questi vantaggi sono i seguenti;
#1. Promuove i piani futuri
La gestione dei costi del progetto aiuta a preparare i budget futuri massimizzando il rapporto della risorsa precedente per costruire l'accuratezza.
#2. Aiuta a evitare i rischi
Di solito include un'indennità di rischio per garantire che il successo del progetto non sia messo a repentaglio da costi imprevisti.
#3. Proteggiti dal superamento dei costi
Consente ai project manager di ripartire i costi, limitando così la spesa eccessiva. Assegnando i costi al progetto, i manager possono evitare spese eccessive a lungo termine.
Quali sono le inclusioni comuni nel piano di gestione dei costi?
Un piano di gestione dei costi è un documento che delinea i criteri e le attività che devono essere completate nell'ambito della gestione del progetto. Un piano di gestione dei costi include sia le stime dei costi di input, l'importo di denaro che verrà speso, le proiezioni di output dei costi o l'importo di denaro ricevuto.
Qual è il primo passo nella gestione dei costi di progetto?
La prima fase della gestione dei costi prevede la definizione delle risorse necessarie per completare tutte le attività del progetto.
Quali sono i quattro tipi di costo?
I quattro tipi principali di costi sono:
- Direct
- indiretto
- Costo fisso e variabile.
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