Rimarresti stupito dalle tue capacità e dai tuoi risultati se rivedessi il numero di attività e obiettivi che hai completato in un giorno, settimana, mese e anno. Tuttavia, questo non fornisce un quadro accurato di quanto sei stato produttivo ed efficiente durante quel periodo di tempo. Potresti aver occasionalmente mancato delle scadenze o aver impiegato troppo tempo per portare a termine alcuni lavori. Questi erano i principali ostacoli alla produttività. L'argomento di come dare priorità alle attività sul lavoro diventa fondamentale, quando hai un gran numero di attività lavorative da svolgere ogni giorno, potrebbe essere necessario creare una strategia efficiente per gestirle. La definizione delle priorità è un metodo per determinare cosa dovresti fare per primo in base all'importanza. Comprendere i modi migliori per dare la priorità alle attività che hai potrebbe aiutarti a risparmiare tempo sul lavoro. In questo post, definiamo l'assegnazione delle priorità e forniamo una guida facile da seguire su come assegnare priorità alle attività.
Come assegnare priorità alle attività
La definizione delle priorità comporta la determinazione dell'ordine in cui le attività devono essere eseguite a seconda del loro valore. Questo metodo può aiutarti a organizzare meglio il tuo tempo. Questo ti insegna come dare priorità al lavoro, rispettare le scadenze e avere più tempo per svolgere lavori più grandi. Le capacità di definizione delle priorità possono aiutarti a completare più lavoro in meno tempo. Costruisci un elenco di attività. Non puoi decidere come dare la priorità alle faccende se prima non hai un quadro chiaro di tutto ciò che deve essere fatto. Questo può sembrare rudimentale, ma a volte viene trascurato nella fretta di iniziare i progetti. Invece, fai un elenco di tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare in tutti i tuoi progetti. Per evitare di sentirti sopraffatto, dividi i lavori più grandi in attività secondarie. Una volta che le tue attività sono state compilate ed elencate, includi informazioni aggiuntive, come:
- Il tempo necessario per completare ciascuno.
- Il grado di importanza o urgenza
- La scadenza
Con tutte le tue faccende in un unico luogo, avrai un quadro chiaro di ciò che deve essere fatto. Se sei come la maggior parte delle persone, inizi la tua giornata lavorativa con l'obiettivo di essere il più produttivo possibile. Tuttavia, con il passare della giornata, ti ritrovi a rispondere a più richieste urgenti e il tuo elenco di attività cresce. Ciò che hai deciso di fare inizialmente sembra essere messo da parte. Non sei solo se questo suona familiare. Di solito ci sentiamo come se stessimo cercando di recuperare il ritardo sul lavoro senza un quadro per stabilire le priorità degli incarichi.
Come dare priorità alle attività sul lavoro
La maggior parte delle volte, la scarsa produttività e il mancato rispetto delle scadenze sono il risultato di un'errata definizione delle priorità del lavoro. Per rispettare le scadenze e aumentare la produttività, è fondamentale dare priorità al lavoro. I passaggi necessari per una migliore definizione delle priorità delle attività sul lavoro sono i seguenti.
#1. Costruisci un elenco di attività.
Non puoi decidere come dare la priorità alle faccende se prima non hai un quadro chiaro di tutto ciò che deve essere fatto. Questo può sembrare rudimentale, ma a volte viene trascurato nella fretta di iniziare i progetti. Invece, fai un elenco di tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare in tutti i tuoi progetti. Per evitare di sentirti sopraffatto, dividi i lavori più grandi in attività secondarie.
Una volta che le tue attività sono state compilate ed elencate, includi informazioni aggiuntive, come:
- Il tempo necessario per completare ciascuno.
- Il grado di importanza o urgenza
- La scadenza
- Con tutte le tue faccende in un unico luogo, avrai un quadro chiaro di ciò che deve essere fatto.
#2. Crea un calendario per tenere traccia delle tue attività.
Dopo aver determinato quali attività sono più importanti, inseriscile nel tuo calendario. Quando visualizzi la tua lista di lavoro ogni giorno, può essere più facile dare priorità al tuo tempo. Potresti scoprire che avere un promemoria visivo di ogni elemento che devi realizzare ti aiuta a concentrarti meglio su di essi. Completarli può anche darti un senso di realizzazione. Se ti viene assegnata un'attività senza date di inizio o fine chiare, assicurati di richiederle in modo da poter programmare un orario per lavorarci e impostare le aspettative. Dopo aver determinato queste date, potresti voler impostare la tua data di fine personale anche prima per tenere conto di problemi imprevisti o per consegnare il lavoro in tempo.
#3. Ordina la tua lista in base all'importanza
La fase successiva consiste nel confermare l'importanza o l'urgenza di ciascuna attività. Se un lavoro importante non viene completato in tempo, avrà effetti di vasta portata perché è fondamentale per il tuo progetto. I lavori urgenti, invece, devono essere completati lo stesso giorno perché la loro scadenza è lo stesso giorno. Soppesare i tuoi progetti l'uno contro l'altro è l'approccio migliore per organizzarli in ordine di urgenza o priorità. Utilizzando l'elenco del passaggio uno, assegna la priorità a ciascuna attività su una scala da 0 a 10 e fai lo stesso per le attività urgenti. Quando i due punteggi vengono sommati, l'attività con il punteggio più alto viene classificata per prima.
#4. Comunica lo stato delle tue attività ai tuoi compagni di squadra.
Infine, non dimenticare di includere i compagni di squadra che potrebbero aspettarti per completare un'attività o competere per il tuo tempo. Riduci il numero di richieste che ricevi fornendo aggiornamenti di stato proattivi ai membri del team al completamento dell'attività, quando intendi terminare un lavoro ed eventuali ritardi o ostacoli che si presentano. Invece di rispondere continuamente alle domande, puoi continuare a svolgere il tuo lavoro in modo produttivo ed efficiente.
Come dare priorità alle attività Project Management
Che tu sia totalmente nuovo nella gestione dei progetti o che tu abbia anni di esperienza, gestire e completare un progetto in tempo e nel rispetto del budget è un compito difficile. Ogni progetto è unico e presenta una propria serie di problemi di gestione del progetto. Qualunque sia il tipo di progetto su cui stai lavorando, probabilmente hai a che fare con scadenze ravvicinate e grandi aspettative. Tutto nella gestione dei progetti è fatto a mano. A differenza di altri settori, commettere errori non porterà al successo; invece, porterà alla tua morte.
#1. Esamina la matrice di Eisenhower.
Un modo famoso per dare priorità alle attività è la matrice di Eisenhower, spesso nota come matrice urgente-importante. Ti insegna come dare la priorità alle attività urgenti e importanti in base alla loro urgenza e importanza. Le attività sono classificate in quattro tipi:
- Urgente e importante: queste sono le faccende prioritarie che devono essere completate immediatamente.
- Non critici, ma urgenti: questi sono lavori che devono essere completati rapidamente ma potrebbero essere svolti altrettanto bene o meglio da qualcun altro. Li assegni tu.
- Non urgenti e non importanti: questi sono compiti di cui probabilmente potresti fare a meno. Non utilizzare il tempo del team per queste attività.
Puoi creare un grafico di gestione del progetto o semplicemente visualizzare i quadranti mentre consideri ogni elemento nell'elenco delle attività.
#2. Ordina le attività in base ai risultati previsti
Anche con la Matrice Urgenza-Importanza, può essere difficile decidere quale attività intraprendere per prima. E se numerosi compiti sembrano essere davvero urgenti e critici? Prova a organizzare i tuoi progetti in base allo sforzo previsto richiesto per completarli. L'intero numero di ore che si prevede che un progetto impiegherà viene indicato come sforzo stimato. I vantaggi di dare la priorità e affrontare le faccende più difficili (che richiedono tempo) prima della giornata, lasciando i lavori più brevi per più tardi nella giornata, quando potresti avere più energia.
#3. Essere ragionevole
Non c'è niente di sbagliato nell'avere obiettivi ambiziosi, ma non lasciare mai che "perfetto" diventi nemico di "buono". Obiettivi di progetto irrealistici potrebbero demoralizzare il tuo team e causare il fallimento del tuo progetto. Assicurati di impostare aspettative realistiche e che i tuoi obiettivi siano raggiungibili in un periodo di tempo ragionevole, e controlla frequentemente le tue metriche e il tuo team per determinare se è necessario rivedere.
Come dare la priorità alle domande dell'intervista sui compiti
La maggior parte delle occupazioni richiede di gestire molte cose contemporaneamente e incontrerai priorità contrastanti. Di conseguenza, le aziende utilizzano domande di intervista come "Come dai la priorità al tuo lavoro?" "Raccontami di un'occasione in cui hai avuto priorità contrastanti al lavoro." E se non puoi dimostrare all'azienda di avere una comprovata strategia per la gestione del tempo e delle attività, saranno preoccupati. Alcune domande comuni e risposte alle recensioni
#1. Come si impostano le priorità di lavoro?
Mi piace dare priorità al mio lavoro mantenendo un foglio di calcolo Excel dei miei progetti e delle loro scadenze in modo da poter vedere tutto a colpo d'occhio. Quindi ordino e aggiusto il foglio di calcolo per dare priorità al mio lavoro in base all'importanza di un progetto, quanto tempo ci vorrà, quanto è urgente e se avrò bisogno di input da altri membri del team per completare il lavoro. Ogni mattina, ripasso questo foglio. Nella mia posizione attuale, generalmente mi vengono assegnati da sei a otto progetti.
#2. Come gestisci una situazione in cui è evidente che la scadenza imminente di un progetto non sarà rispettata?
Se diventa chiaro che la scadenza stimata non sarà rispettata, valuterò le attività e mi consulterò con il mio manager per formulare suggerimenti o raccomandazioni.
Quali sono i 4 livelli di priorità delle attività?
La matrice decisionale di Eisenhower, nota anche come matrice urgente-importante, suddivide i compiti in quattro quadranti a seconda che siano:
- Importante.
- Urgente.
- Importante e sensibile al tempo.
- Né.
Come si assegnano le priorità alle attività in modo efficace?
- Fai un elenco di tutte le tue attività.
- Determina quali lavori sono effettivamente critici (e quali possono essere rinviati).
- Mantieni un programma che rappresenti le tue priorità principali.
- Dai la priorità ai tuoi progetti più intensi e impegnativi.
- Concentrati su un compito alla volta.
Quali sono 3 modi per dare priorità?
Primo quadrante: Importante + Urgente.
Secondo quadrante: importanza + non urgente
Terzo Quadrante: Non importante + Urgente.
Quarto quadrante: non importante + non urgente.
Come dai la priorità alla tua domanda di intervista sui compiti?
Rispondendo alla domanda: "Come dai la priorità al tuo lavoro?"
- Descrivi come pianifichi la tua giornata.
- Descrivi come passi da una priorità all'altra.
- Parla di come imposti le scadenze.
- Descrivi come mantieni un equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Collega la tua risposta ai requisiti del lavoro.
Come gestisci più attività contemporaneamente Domanda di intervista?
Le risposte migliori evidenziano alcune competenze hard e soft tangibili. Ad esempio, potresti affermare che i bravi multitasking fanno di una pianificazione coerente un'abitudine. Puoi anche sottolineare che un multitasker competente dà costantemente la priorità alle attività. Ci sono numerose opzioni a tua disposizione.
Come gestisci una domanda di intervista con un carico di lavoro pesante?
Quando hai a che fare con un enorme carico di lavoro, avrai bisogno di una strategia per affrontarlo. Potresti dire qualcosa del tipo: "Tutti hanno dovuto affrontare un carico di lavoro pesante ad un certo punto della loro carriera". Fare un passo indietro e osservare la questione mi permette di acquisire maggiore intuizione e imparzialità. Annota le attività che devono essere completate e assegna loro la priorità dalla più alta alla più bassa all'inizio di ogni giornata lavorativa. "Questo non solo migliora il tuo flusso di lavoro, ma ti assicura anche di completare le attività più critiche della giornata."
Come dai la priorità al tuo lavoro come infermiera?
Il principio dell'ABC dovrebbe essere applicato dagli infermieri alla condizione di ciascun paziente. La definizione delle priorità inizia con la valutazione dei pericoli immediati per la vita come parte della valutazione iniziale e si basa sull'ABC polmonare, con la precedenza data alle vie aeree, seguite dalla respirazione e dalla circolazione (Ignatavicius et al., 2018).
Conclusione
Sebbene possa essere allettante il multitasking per ottenere di più, spesso è preferibile concentrarsi su un'attività alla volta. Questo metodo assicura che tutta la tua attenzione sia focalizzata su quell'incarico, permettendoti di portarlo a termine in modo efficiente prima di passare all'elemento successivo della tua lista. Quando non sei distratto da altre faccende, potresti avere maggiori possibilità di produrre un lavoro di alta qualità. I datori di lavoro vogliono sapere che è possibile dare la priorità al lavoro in base a ciò che è urgente e stabilire un flusso di lavoro per rimanere concentrati su ciò che è necessario per qualsiasi tipo di occupazione. Vogliono sapere che interagisci con il tuo squadra e dirigenza come parte del processo di definizione delle priorità. Se dai una risposta all'intervista che suona simile alle risposte di esempio sopra, dimostrerai ai datori di lavoro che sei in grado di essere produttivo sul posto di lavoro e di identificare ciò che è urgente e vitale.
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Riferimenti
