Ogni aspetto della gestione aziendale in qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni, richiede la creazione, la negoziazione e la gestione dei contratti. Tuttavia, la gestione dei contratti è un ramo trascurato della gestione aziendale. I manager hanno costantemente conversazioni e incontrano problemi con i membri del loro staff, e alcuni di questi riguardano naturalmente la retribuzione. La gestione dei contratti di solito emerge in alcune di queste discussioni. CM coinvolge il processo di supervisione dei contratti, dalla loro costituzione all'esecuzione da parte della parte prescelta e alla risoluzione finale. Al fine di massimizzare le prestazioni operative e finanziarie e di identificare e ridurre i rischi finanziari e reputazionali dovuti al mancato rispetto dei termini contrattuali, le operazioni chiave includono l'analisi delle prestazioni rispetto alle condizioni contrattuali. Pertanto, è importante comprendere le basi del processo di gestione dei contratti e del ciclo di vita. Continua a leggere per saperne di più, poiché spieghiamo anche il software CM e l'agenzia di gestione dei contratti di difesa.
Cos'è la gestione dei contratti e i suoi esempi?
La gestione dei contratti è il processo di supervisione degli accordi legalmente vincolanti dal loro inizio fino al completamento. A seconda di chi è responsabile di quale parte, i compiti a portata di mano possono essere amministrativi o strategici. Le aziende possono trarre grandi vantaggi da risultati migliori e maggiore realizzazione di valore dai loro contratti se gestiti in modo efficace.
I livelli di visibilità, controllo e conformità della tua azienda saranno in definitiva influenzati dal modo in cui gestisce i suoi contratti. Ciò include anche la tecnologia che impiega e la collaborazione tra i team. Il successo totale della tua azienda sarà determinato dalla forza di questi pilastri. Pertanto è importante tenerlo presente durante lo sviluppo di dipendenti, operazioni e tecnologie.
Processo di gestione del contratto
Anche se sono molti gli aspetti diversi che compongono la gestione dei contratti, possiamo semplificare il processo suddividendolo in cinque fasi distinte. Queste cinque fasi distinte sono creazione, collaborazione, firma, monitoraggio e rinnovo.
All'interno delle fasi, possiamo ulteriormente distinguere tra passaggi particolari. L'intera procedura può essere suddivisa in nove fasi, ciascuna delle quali contribuisce a una delle cinque fasi principali. Quando è il momento di un nuovo round di contratti, questo rende più semplice gestire la crisi di fine trimestre che si verifica frequentemente. I passaggi per ogni livello sono i seguenti:
Prima fase: Creazione
#1. Richieste iniziali
Ciò ha sostanzialmente a che fare con la ricerca di contratti e documentazione pertinente a supporto dell'obiettivo del contratto. La richiesta iniziale segna l'inizio della prima fase del processo CM.
La stesura manuale di un contratto richiede tempo, ma l'utilizzo di strumenti automatizzati di gestione dei contratti può semplificare notevolmente la procedura.
Seconda Fase: Collaborazione
#3. Trattative contrattuali
I dipendenti dovrebbero essere in grado di rivedere diverse bozze del contratto una volta che è stato scritto e contrassegnare eventuali differenze per abbreviare il processo di contrattazione.
Terza fase: firma
#4. Approvazione del contratto
La fase che presenta il maggior numero di colli di bottiglia è ottenere il permesso di gestione. Gli utenti possono evitarlo progettando flussi di lavoro di approvazione personalizzati che includono approvazioni parallele e sequenziali e mantengono un rapido flusso di decisioni.
#5. Esecuzione del Contratto.
Attraverso l'uso di firme elettroniche e funzionalità fax, gli utenti sono in grado di gestire e accelerare il processo di firma durante l'esecuzione del contratto.
Quarta fase: monitoraggio
#6. Gestione degli obblighi
Per assicurarsi che le principali parti interessate raggiungano gli obiettivi e che il valore del contratto non diminuisca durante le prime fasi di espansione, ciò richiede un'intensa gestione del progetto.
#7. Revisioni ed emendamenti
Può essere difficile raccogliere tutti i documenti necessari per la prima preparazione del contratto, quindi potrebbero esserci degli errori. Quindi, i sistemi devono essere in atto per modificare il contratto iniziale quando gli elementi che sono stati ignorati vengono scoperti durante questa fase..
#8. Revisione e reportistica
La gestione del contratto non comporta la creazione di un contratto e l'archiviazione immediata senza ulteriori considerazioni. Gli audit contrattuali sono fondamentali per identificare l'adesione di entrambe le parti alle disposizioni del contratto e qualsiasi potenziale problema.
Ultima fase: Rinnovo
#9. Rinnovare
Le tecniche manuali di amministrazione dei contratti possono portare alla perdita di entrate aziendali e al mancato rinnovo delle opzioni. Tuttavia, un'organizzazione può trovare possibilità di rinnovo e quindi redigere nuovi contratti automatizzando la procedura.
Le nove fasi della gestione dei contratti costituiscono gran parte del processo. In generale, la gestione della durata del contratto è essenziale. Pertanto, i gestori dei contratti devono tenere d'occhio eventuali modifiche o violazioni dei contratti quando vari tipi di contratto superano le loro varie fasi. Potrebbe valere la pena apportare modifiche a un contratto se un dipendente o un'azienda non ne è soddisfatto. Pertanto, è fondamentale mantenere le responsabilità contrattuali garantendo al contempo la soddisfazione di entrambe le parti dell'accordo.
La gestione del ciclo di vita è fondamentale in diversi punti del processo di gestione dei contratti. Quando si gestiscono i contratti, è fondamentale tenere conto delle prestazioni del fornitore e della valutazione del rischio. Ad esempio, potrebbe essere necessario rivedere il contratto o imporre determinate misure disciplinari se un fornitore non adempie alle proprie responsabilità contrattuali.
Quali sono le tre fasi della gestione dei contratti?
Le tre fasi fondamentali della gestione del contratto sono;
- Pre-assegnazione, o il periodo di tempo tra la sollecitazione, lo sviluppo e l'accettazione di un'offerta di servizi.
- Premio, dove l'offerta concordata è soggetta a discussione e approvazione; E
- Post-premiazione, dove il contratto inizia la sua fase di gestione delle prestazioni prima della chiusura.
Cos'è la gestione dei contratti e la sua importanza?
L'amministrazione del contratto è fondamentale poiché il modo in cui gestisci i tuoi accordi dall'inizio alla conclusione influirà sul loro risultato. Il Contract Lifecycle Management (CLM) è un metodo che può aiutare le aziende a ottenere il massimo dai loro contratti, il tutto rispettando la legge e mantenendo il controllo sulle loro interazioni con parti esterne o terze parti.
La frase "Nessuna sorpresa" riassume l'obiettivo di una buona gestione dei contratti. Quando tutto va bene, tutti sono consapevoli delle proprie responsabilità e quando sono dovute. Pertanto, la tua azienda sarà sempre in grado di sapere cosa sta succedendo, prepararsi con sicurezza per gli audit e dimostrare facilmente che è conforme.
Inoltre, tutte le parti e le parti interessate dell'azienda saranno sulla stessa pagina una volta che sarai in grado di stabilire pratiche CM standardizzate e collaborative all'interno della tua organizzazione. La tua azienda può così contare sul costante raggiungimento degli obiettivi che si è prefissata, nonché sulle possibilità di rafforzare la propria posizione.
Quali sono i 4 tipi di contratti?
In generale, i contratti possono essere classificati in base alle loro prestazioni primarie o al tipo di lavoro per cui sono necessari;
- Contratto unilaterale
- Contratto bilaterale
- Contratto eseguito
- Contratto esecutivo.
Quali sono i quattro componenti della gestione dei contratti?
La gestione dei contratti è un'attività multiforme che comporta molte azioni diverse. Ma ci sono quattro componenti chiave che compongono le attività principali.
- Stabilire la governance e il team CM.
- Pianificazione, definizione ed esecuzione dell'amministrazione dei contratti.
- Gestione delle relazioni
- Gestione delle prestazioni.
Quali sono i tipi di gestione dei contratti?
I contratti possono assumere numerose forme e ci sono molti tipi diversi che possono essere utilizzati per la gestione dei progetti e per altri scopi. Nel campo della gestione dei progetti, alcuni dei tipi di contratto più utili sono:
- Contratti a prezzo fisso
- Contratti di rimborso spese
- Contratti di tempo e materiali.
Ci sono anche;
- Contratti impliciti
- Contratti a prezzo unitario
- Contratti unilaterali
- Contratti espressi e
- Contratti bilaterali.
Software di gestione dei contratti
Non c'è azienda troppo grande o troppo piccola che non abbia bisogno di redigere, negoziare e gestire regolarmente i contratti. Tuttavia, richiede tempo ed è soggetto ai soliti errori di immissione dei dati in ogni fase. Il software di gestione dei contratti può aiutare ad abbreviare la durata dei contratti e ridurre la probabilità di audit e perdite finanziarie. Tuttavia, cos'è esattamente un software di gestione dei contratti?
Che cos'è il software di gestione dei contratti?
Il software di gestione dei contratti è un tipo di tecnologia creata per semplificare e automatizzare il processo per le organizzazioni.
Automatizzando il noioso lavoro spesso richiesto in un flusso di lavoro contrattuale, il software CM rende più semplice per i team legali e aziendali redigere, negoziare, firmare, rinnovare e riferire sui contratti commerciali.
Il software di gestione dei contratti consente ai team di gestire tutti gli aspetti di un contratto senza dover passare da un'applicazione all'altra. Questo perché il loro intero toolkit è accessibile tramite un'unica interfaccia.
Chi utilizza il software CM?
Le organizzazioni che desiderano espandere le proprie attività di appalto ma non possono permettersi di assumere più persone si rivolgono al software di gestione dei contratti.
Ciò indica che le organizzazioni con tassi di crescita elevati e volumi di contratti in aumento trarranno i maggiori vantaggi dall'utilizzo di CMS
I reparti legale, commerciale, finanziario, operativo e delle risorse umane sono solo alcuni dei reparti interni che possono trarre vantaggio dall'utilizzo del CMS dell'azienda
Qual è il miglior software CM?
I 6 migliori software di gestione dei contratti per il 2023;
- PandaDoc
- Lavori in appalto
- Concordia
- DocuSign
- Fuorilegge
- Ciottolo
- Agilft
- Conga
CMS aiuta con la ricerca e la segnalazione?
Il software progettato specificamente per la gestione e l'organizzazione dei contratti è prezioso quando si cerca di trovare accordi specifici o compilare report su di essi. Tali strumenti di gestione dei contratti aiutano a semplificare l'archiviazione, l'interrogazione, la visualizzazione e la segnalazione degli accordi contrattuali.
Il software di gestione dei contratti è sicuro?
Il cloud digitale offre un rifugio sicuro per i tuoi contratti e il software di gestione dei contratti fa proprio questo. Con il software CM, i tuoi accordi hanno un rifugio sicuro che offre controlli di accesso granulari, record di documenti centralizzati e opzioni di sicurezza aggiuntive.
Ciclo di vita della gestione dei contratti
La gestione del ciclo di vita del contratto si occupa del processo di applicazione di idee e pratiche di gestione del contratto pertinenti durante tutto il ciclo di vita del contratto che apriranno possibilità di riprendere il controllo, garantire la conformità, ripristinare la visibilità e sviluppare connessioni più profonde con i fornitori contrattuali.
Fondamentalmente, ci sono sette fasi principali che compongono il processo di gestione del ciclo di vita del contratto;
- Inizio
- Trattativa
- Avviare
- Funzionamento
- Rinnovo
- liquidazione
Agenzia per la gestione dei contratti di difesa
La Defense Contract Management Agency (DCMA) è un'organizzazione del governo federale degli Stati Uniti che risponde al Sottosegretario alla Difesa per l'acquisizione e il sostegno. Il Dipartimento della Difesa (DoD) e altri dipartimenti governativi approvati, è responsabile della gestione dei contratti. La sua sede principale è a Fort Lee, in Virginia. I contratti per le vendite militari estere sono talvolta gestiti da DCMA.
Il Dipartimento della Difesa, la National Aeronautics and Space Administration, così come molti altri governi e agenzie federali, statali, stranieri e internazionali, si affidano alla Defence Contract Management Agency per gestire i loro contratti. Il suo obiettivo è garantire che i contratti vengano eseguiti nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
L'amministrazione dei contratti DoD è stata studiata e modificata per molto tempo. Il Segretario alla Difesa ha ordinato uno studio per esaminare l'intera procedura di appalto del Dipartimento della Difesa all'inizio degli anni '1960. I risultati del "Progetto 60", che ha combinato la gestione dei contratti e l'audit, hanno mostrato una serie di vantaggi. A quel tempo, c'era un grado significativo di duplicazione del lavoro perché ogni dipartimento della difesa e il ramo militare gestivano e verificavano i propri contratti. Alla fine, la Defense Logistics Agency ha assunto gran parte dei compiti di CM (DLA). Tuttavia, i servizi militari hanno continuato a sovrintendere ai principali programmi di approvvigionamento di sistemi di armamento.
Elaborazione dei riepiloghi delle voci dalle agenzie di gestione dei contratti di difesa
L'ambiente commerciale automatizzato viene utilizzato dalla dogana e dalla protezione delle frontiere degli Stati Uniti per elaborare le importazioni per le quali è richiesto lo stato di esenzione dai dazi ai sensi della tabella tariffaria armonizzata della sottovoce dei dazi degli Stati Uniti 9808.00. (di seguito denominata Agenzia per la gestione dei contratti di difesa [DCMA]).
Quando le forniture sono certificate dal Commissario delle dogane, le voci DCMA consentono la movimentazione esente da dazio delle merci per i dipartimenti militari. Le sezioni 19 e 111 del CFR 163 continuano ad essere in vigore. Dopo che i prodotti DCMA sono entrati nella giurisdizione doganale degli Stati Uniti, l'importatore è ancora obbligato a conservare un registro completo di tutte le informazioni relative a tali voci per altri cinque anni e a consentire a CBP l'accesso a tali dati in suo possesso su richiesta.
Conclusione
La gestione dei contratti si occupa del processo di gestione della formulazione, dell'esecuzione e dell'analisi dei contratti. Il suo obiettivo è aumentare le prestazioni operative e finanziarie di un'organizzazione riducendo al contempo il rischio finanziario. Le organizzazioni sono sempre più sotto pressione per risparmiare sulle spese aumentando la produttività. La necessità di un sistema CM efficiente e automatizzato è facilitata dal fatto che l'amministrazione dei contratti tende ad essere un aspetto particolarmente dispendioso in termini di tempo per un'azienda.
Quando sarai in grado di implementare procedure CM standardizzate e collaborative in tutta la tua azienda, non solo tutte le parti dell'azienda andranno con una sola voce, ma anche tutte le parti interessate saranno sulla stessa pagina. Di conseguenza, la tua azienda ha buone possibilità di raggiungere regolarmente gli obiettivi concordati e di sviluppare nuovi vantaggi.
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