Le scorte di sicurezza sono una precauzione contro circostanze impreviste. Fondamentalmente, calcoli accurati delle scorte di sicurezza sono fondamentali per evitare perdite di vendite causate da esaurimento delle scorte o interruzioni nella catena di fornitura. Ma non esiste una formula valida per tutte le organizzazioni, quindi dovrai scegliere il metodo migliore per la tua. Di conseguenza, in questo articolo forniremo le informazioni di base ma importanti che dovresti sapere sulle scorte di sicurezza.
Cos'è una scorta di sicurezza?
Le scorte di sicurezza sono le merci extra che hai a disposizione in caso di emergenza o di interruzione della catena di fornitura che comporta una disponibilità di inventario inferiore al normale. Le aziende in genere cercano di prevedere le vendite future e quindi di gestire l'inventario e le spese in base a tale previsione.
Questo sarebbe un processo piuttosto semplice se le vendite fossero costanti e i tempi di consegna degli ordini non fossero mai un problema. Tuttavia, non tutto nel mondo degli affari è prevedibile e la catena di fornitura al dettaglio potrebbe subire ritardi.
Se la previsione dell'inventario non è impeccabile, puoi mantenere scorte di sicurezza per assicurarti di non rimanere senza scorte. Puoi calcolare la quantità di scorta di sicurezza di cui hai bisogno utilizzando un metodo semplice.
L'importanza delle scorte di sicurezza
L'esaurimento delle scorte è reso più semplice grazie alle scorte di sicurezza. Se disponi di scorte di sicurezza sufficienti, non dovrai fare affidamento sulle consegne rapide dei tuoi fornitori o allontanare i clienti a causa dei bassi livelli di scorte. Sei coperto da scorte di sicurezza fino all'arrivo della prossima spedizione di scorte ordinate. Esaminiamo il valore delle azioni di sicurezza per la tua azienda:
#1. Misure di salvaguardia contro i picchi di domanda
Le tue azioni di sicurezza ti proteggono da improvvisi picchi di domanda e previsioni di mercato errate che possono verificarsi durante una stagione intensa o festiva. Funziona come un buffer quando gli articoli ordinati arrivano al tuo magazzino più tardi del previsto. Garantisce che la tua azienda non rimanga senza prodotti richiesti e ti consente di soddisfare costantemente le richieste.
#2. Fai scorta per prepararti a tempi di consegna più lunghi
Anche se il tuo fornitore effettua consegne puntuali e non hai mai riscontrato ritardi nella fornitura, ciò potrebbe non essere sempre vero. I tuoi prodotti potrebbero arrivare più tardi del previsto a causa di ritardi imprevisti nella produzione o nella spedizione, come un collo di bottiglia presso il fornitore o un ritardo nella consegna causato dal maltempo. In queste circostanze, le scorte di sicurezza fungono da cuscinetto contro un potenziale scenario di esaurimento delle scorte e aiutano nell'evasione degli ordini mentre aspetti l'arrivo delle scorte richieste.
#3. Mitigazione delle fluttuazioni dei prezzi
Il prezzo dei tuoi prodotti potrebbe aumentare inaspettatamente a causa dei cambiamenti del mercato. Ciò potrebbe essere causato da un’improvvisa carenza di risorse prime, da un aumento del prezzo delle materie prime, da picchi imprevisti della domanda di mercato, da nuovi rivali o da nuove normative governative. Può aiutarti a evitare la spesa per l'acquisto di azioni a prezzi più alti senza sacrificare le vendite se disponi di scorte di riserva sufficienti durante questi eventi imprevisti.
Perché le scorte di sicurezza sono importanti nelle aziende?
Avere scorte insufficienti è un problema costoso per le aziende di tutto il mondo. Secondo una ricerca condotta dal Gruppo IHL, le rotture di stock causano 984 miliardi di dollari di mancate vendite a livello globale, con le sole imprese nordamericane che subiscono una perdita di 144.9 miliardi di dollari. Le aziende dovrebbero tenere a portata di mano scorte di sicurezza per diversi motivi e queste possono rapidamente mostrare il loro valore quando si verifica un imprevisto. Le principali giustificazioni per avere questo inventario aggiuntivo sono elencate di seguito.
Dieci ragioni per mantenere scorte di sicurezza
#1. Limita la spedizione affrettata
Sebbene una carenza di scorte possa portare a mancate vendite, non è l'unica spesa che le aziende devono affrontare. Sono probabili anche ulteriori spese salariali per l'amministrazione e il magazzino, così come la possibilità che i fornitori facciano pagare di più per una consegna accelerata. Se l’esaurimento delle scorte è causato da una maggiore domanda che si prevede persista, queste spese potrebbero non rappresentare un problema significativo. Tuttavia, il costo potrebbe non essere recuperato, o addirittura non essere recuperato, in caso di esaurimento delle scorte causato da interruzioni o altri problemi.
#2. Migliori rapporti con rivenditori e fornitori
Spesso sono necessari riordini rapidi in caso di esaurimento delle scorte, ma alla maggior parte dei fornitori non piace essere spinti perché ciò potrebbe interrompere l'attività e i clienti. Le scorte di sicurezza eliminano la necessità di ordini dell'ultimo minuto e garantiscono ai fornitori un carico di lavoro costante. Allo stesso modo, le aziende possono mantenere rapporti positivi con i rivenditori mantenendo i propri prodotti in magazzino.
#3. Assicurati che il cliente sia soddisfatto
Uno dei metodi migliori per mantenere la felicità e la fedeltà dei clienti è attraverso le scorte di sicurezza. I clienti che sanno che un'azienda avrà sempre ciò di cui hanno bisogno in magazzino sono più propensi a ritornare e a diffondere un passaparola positivo sull'azienda. A lungo termine, questo ripaga notevolmente e supporta l’espansione della vostra azienda.
#4. Incertezza della compensazione della domanda
Le fluttuazioni della domanda sono una delle giustificazioni fondamentali per mantenere un approvvigionamento sicuro. Effetti stagionali, cambiamenti improvvisi nelle preferenze dei consumatori, acquisti dettati dal panico o l’uscita di un concorrente sono solo alcune delle molte variabili che potrebbero influenzare i picchi della domanda. Le aziende hanno ampio respiro con scorte di sicurezza da rifornire soddisfacendo al tempo stesso la crescente domanda.
La perdita di clienti, di quote di mercato e l’incapacità di soddisfare la domanda sono spesso correlate. Mantenere la felicità dei clienti e ridurre la possibilità di perdere terreno rispetto ai rivali dipende in larga misura dalla mitigazione del pericolo di esaurimento delle scorte.
#6. Riduzione del personale e degli orari amministrativi
Le scorte di sicurezza riducono il tempo necessario per le comunicazioni, le pratiche burocratiche e le attività di magazzino e garantiscono il funzionamento senza interruzioni di ogni fase della catena di fornitura. Con un buffer adeguato, i gestori della catena di fornitura in genere non avranno bisogno di affrettarsi per scoprire e riordinare scorte aggiuntive, evitando tutte le chiamate, e-mail, richieste urgenti ed elaborazione delle fatture che ne derivano. Inoltre, i magazzinieri non svuotano improvvisamente i camion e riforniscono gli scaffali, cosa che potrebbe interferire con altre attività di magazzino di routine.
#7. Prevenire l'esaurimento delle scorte
Le scorte di sicurezza possono aiutare le aziende a ridurre la possibilità di esaurire completamente un particolare prodotto ed evitare che le attività cessino mentre l'azienda trova, acquista e distribuisce questo inventario. Le scorte di sicurezza sono un ponte vitale che mantiene operativa l'azienda mentre l'esaurimento delle scorte viene risolto perché tale procedura potrebbe richiedere giorni o settimane.
#8. Ridurre l’impatto delle interruzioni delle forniture
Interruzioni impreviste da parte dei fornitori, come la mancanza di materie prime, problemi di produzione, azioni politiche o legislative o chiusure di attività, possono influire in modo significativo sui livelli di inventario. Questi ritardi influiscono in modo significativo sul resto della catena di fornitura, influenzando i tempi di consegna ai clienti, le interruzioni dei negozi e il completamento di altri componenti del prodotto. Fino a quando l’interruzione non passa o l’azienda non si è assicurata un nuovo fornitore, le scorte di sicurezza aiutano a ridurre gli effetti delle interruzioni dei fornitori e dell’incertezza sui tempi di consegna e mantengono la catena di fornitura in funzione.
#9. Compensare le previsioni imprecise
La coerenza è garantita e i decisori possono creare stime più precise mantenendo una scorta di sicurezza adeguata. Le stime della domanda sono generalmente corrette, ma cambiamenti imprevisti possono far sì che siano errate. Le interruzioni delle scorte hanno un effetto cumulativo su altre stime, come il personale della catena di approvvigionamento. Questi problemi sono particolarmente preoccupanti quando le interruzioni delle scorte comportano una perdita di reddito o di clienti poiché le vendite e altre proiezioni finanziarie vengono rese inutili.
#10. Aumenta le prestazioni
Le operazioni possono essere più produttive anche quando sorgono problemi di approvvigionamento a causa delle scorte di sicurezza. Le consegne vengono effettuate in tempo, il personale del magazzino non è oberato di lavoro, i fornitori non hanno fretta e sono disponibili numeri di inventario affidabili e coerenti per le esigenze di reporting e previsione.
Rischi di una strategia inadeguata per le scorte di sicurezza
Quando gestisce l'inventario, ogni rivenditore opera entro una serie di regole. Di conseguenza, ogni negozio adotta un approccio diverso per sviluppare una formula ideale per il livello di inventario.
Ecco quattro rischi tipici a cui prestare attenzione quando si esprimono giudizi sulle scorte di sicurezza:
#1. Ridurre la scorta di sicurezza a 0
Impostare i livelli delle scorte di sicurezza su zero indica che il commerciante porterà solo la merce necessaria per riempire gli scaffali del negozio. Questa decisione viene spesso presa per ridurre le spese iniziali quali acquisto, spedizione e stoccaggio. Potrebbero anche tentare di prevenire l’eccesso di scorte, che si traduce in forti ribassi che riducono gravemente le vendite.
#2. Utilizzando la formula delle scorte di sicurezza da un libro di testo
La domanda, gli intervalli di rifornimento, le dimensioni degli ordini, i tempi di consegna dei fornitori e molte altre variabili sono unici per ciascun verticale e rivenditore e influiscono sulla catena di fornitura.
Un buon punto di partenza è rappresentato dalle formulazioni comuni delle scorte di sicurezza. Offrono una breve panoramica della posizione della vostra azienda.
Tuttavia, i commercianti utilizzano soluzioni più sofisticate come i software di analisi per tenere conto degli aspetti specifici della loro attività.
#3. Ignorare la funzione dei tempi di consegna
Poiché i concetti di lead time vengono fraintesi, i professionisti della catena di fornitura spesso commettono questo errore. Vengono stabilite scorte di sicurezza per evitare rotture di stock quando la domanda e l'offerta sono altamente variabili.
Le modifiche ai tempi di consegna dei produttori avranno un impatto sulle scorte di biciclette e sull'inventario acquistato e allocato per soddisfare la domanda prevista (l'inventario in negozio). Potrebbe o meno influenzare immediatamente le scorte di sicurezza.
#4. Mancata gestione delle aspettative
È un'errata percezione comune che avere scorte di sicurezza adeguate possa proteggerti da qualsiasi carenza di approvvigionamento. In realtà, le scorte tampone possono solo evitare la maggior parte delle rotture di stock. Ci sono diverse ragioni per questo, ma la chiave è il collegamento tra scorte di sicurezza e livello di servizio. Questo perché la quantità delle scorte di sicurezza aumenterà in modo esponenziale man mano che i valori del livello di servizio superano il 95% per soddisfare la domanda dei clienti.
Come calcolare le scorte di sicurezza e la sua formula
Non preoccuparti se il calcolo dei numeri non è il tuo punto forte. Sia che utilizzi un software o un modello di foglio di inventario, la tecnica per determinare la quantità di scorte di sicurezza necessarie è abbastanza semplice.
Per il tuo negozio online, puoi determinare le scorte di sicurezza utilizzando la formula seguente:
#1. Per ogni SKU, trova quanto segue:
- Lead time massimo, Utilizzo giornaliero medio e Utilizzo giornaliero massimo
- Tempi di consegna standard
- Ricorda che puoi utilizzare l'utilizzo settimanale massimo e medio come linea guida
Quando calcoli le scorte di sicurezza se ordini nuovi prodotti solo una volta alla settimana anziché ogni giorno (o qualunque sia il tuo programma di ordinazione).
Il tempo di consegna medio e l'utilizzo giornaliero medio sono semplicemente questo: medie. Osserva i tempi di consegna e le vendite degli ultimi trimestri e utilizza il numero medio per fare un'ipotesi plausibile.
Ad esempio, 100 e 5 sono le medie o i valori rilevanti che devi inserire nella formula se vendi in media 100 unità al giorno (in base alle vendite storiche) e ti occorrono 5 giorni per sostituire tale stock dal tuo fornitore.
Le vendite più grandi indicate dai tuoi record storici e i tempi di consegna più lunghi che puoi anticipare o che hai avuto riflettono il massimo utilizzo giornaliero e i tempi di consegna massimi. Se il tuo fornitore si trova in Asia, pianifica i ritardi associati a festività come il Capodanno cinese.
#2. Determina il tuo massimo (tempo di consegna massimo x utilizzo giornaliero massimo)
Questa è ancora una volta la tua situazione peggiore. Cosa accadrebbe se vendessi lo stesso numero di unità del tuo massimo storico e il tuo fornitore avesse il tempo di attesa più lungo? Puoi costruire un cuscino sufficientemente grande di azioni extra con l'aiuto di questo numero.
#3. Calcola la tua media. (tempi di consegna medi x utilizzo giornaliero medio)
Ora raddoppia il tempo di consegna tipico in base al consumo giornaliero tipico. Poiché è ciò di cui hai bisogno per ricostituire le scorte con la regolare domanda dei clienti, questa è la quantità che probabilmente richiederesti in un ordine di acquisto standard.
#4. Porta fuori i due
Per un calcolo accurato delle scorte di sicurezza, sottrarre il numero medio dal numero massimo. L'utilizzo giornaliero medio diviso per il lead time medio equivale all'utilizzo giornaliero massimo meno il lead time massimo.
Inoltre, gli scaffali vuoti riducono la fedeltà dei clienti. I clienti sono spesso costretti a migrare verso il rivale più affidabile, con una conseguente perdita generale di quote di mercato, ma il problema non finisce qui. I cambiamenti nella domanda possono cogliere di sorpresa i rivenditori e costringerli a correre per il rifornimento dell’inventario dell’ultimo minuto, il che può essere dannoso per le relazioni con i fornitori.
Vantaggi delle scorte di sicurezza
Ecco tre vantaggi derivanti dal mantenere una quantità sufficiente di scorte di sicurezza:
#1. Affrontare gli aumenti imprevisti della domanda dei clienti
Possono verificarsi aumenti imprevisti della domanda. Un influencer potrebbe, ad esempio, avviare una nuova tendenza della moda che aumenti la domanda di particolari articoli di abbigliamento.
Avere scorte di riserva ti consente di cogliere una migliore opportunità di vendita e ti impedisce di allontanare i consumatori a causa della carenza di approvvigionamento. Guadagnarti tempo per effettuare un altro ordine di azioni.
#2. Mantiene le scorte per prepararsi a tempi di consegna più lunghi
Il tempismo è fondamentale nel settore della vendita al dettaglio. Non vuoi perdere possibilità di vendita perché l'evasione dell'ordine del prodotto da parte del venditore ha richiesto troppo tempo. È possibile prendere in considerazione i tempi di consegna del fornitore con lo stock buffer. È possibile effettuare un ordine di rifornimento quando l'inventario del negozio inizia a scarseggiare e, idealmente, si dispone di scorte tampone sufficienti per sopravvivere fino a quando l'ordine non viene evaso senza riscontrare esaurimento delle scorte.
#3. Fornisce difesa contro le fluttuazioni impreviste del mercato
Costi superiori al normale possono derivare da cambiamenti imprevisti nelle dinamiche di mercato causati dalla carenza di materie prime specifiche, dall’aumento dei prezzi del petrolio e dalle modifiche alle leggi governative. I rivenditori potrebbero quindi dover spendere di più quando ordinano scorte di nuovi prodotti dai produttori o merci extra dai fornitori. Ancora peggio, alcune cose possono essere semplicemente esaurite.
Le scorte di sicurezza ti proteggeranno dall'effettuare tali acquisti impedendoti di pagare prezzi gonfiati e sfavorevoli per l'inventario.
Qual è una buona percentuale di scorte di sicurezza?
La percentuale di inventario da conservare come scorta di sicurezza varia a seconda dell'azienda. Per la maggior parte delle aziende, una scorta di sicurezza sufficiente corrisponde a circa il 50% del normale inventario consumato durante i tempi di riordino.
Quanto spesso dovresti calcolare le scorte di sicurezza?
Se i tuoi articoli più stagionali ricevono un aumento della domanda solo del 10% durante l'alta stagione, potrebbe essere sufficiente un aggiornamento trimestrale degli inventari di sicurezza. Tuttavia, se il tuo picco è due volte più alto della bassa stagione, devi visitarlo una volta al mese. Se il picco è ancora più alto, valuta la possibilità di ricalcolare settimanalmente.
Qual è la scorta minima di sicurezza?
Il valore della scorta di sicurezza minima specifica la quantità minima di scorta di sicurezza che si desidera tenere a disposizione per il materiale in qualsiasi momento. È la quantità minima di merce che dovresti avere sempre a disposizione nel tuo magazzino per far fronte ad eventuali imprevisti.
Qual è la differenza tra scorte di sicurezza e inventario?
Mentre le scorte cicliche vengono conservate per soddisfare la maggior parte delle vendite previste, le scorte di sicurezza vengono conservate per far fronte alle oscillazioni della domanda e coinvolgono varie variabili, come cambiamenti imprevisti nella fornitura o nei tempi di consegna.
Qual è la differenza tra scorta di sicurezza e scorta minima?
Scorta minima: la quantità di ciascun prodotto che il magazzino deve avere per rispondere alla domanda. Ogni struttura dovrebbe mantenere scorte di sicurezza (note anche come scorte buffer) per evitare esaurimenti nel caso di un aumento inaspettato della domanda.
Perché le scorte di sicurezza sono negative?
Le scorte di sicurezza negative indicano che hai un portafoglio ordini o ordini non evasi. Ordini in attesa di essere evasi, possibilmente con un assegno pronto per essere depositato in banca, come nel caso della Boeing.
Conclusione
Le scorte di sicurezza possono essere viste come una forma di assicurazione per i negozi. Ti assicura di avere sempre la merce di cui hai bisogno in vendita. L'esaurimento delle scorte può frustrare la tua azienda e i tuoi clienti, quindi è meglio tenere a portata di mano un inventario extra. L'esaurimento delle scorte colpisce i rivenditori poiché non possono soddisfare la domanda dei clienti perché sono esauriti. Alla fine, l’esaurimento delle scorte si traduce in un’occasione mancata poiché l’azienda perde le vendite che avrebbero potuto essere realizzate se avesse avuto più inventario.
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Riferimenti
