I fax sono dispositivi elettronici utilizzati per inviare documenti elettronicamente. Sono stati utilizzati prima che Internet fosse molto popolare. I fax non sono molto utilizzati oggi perché le persone scelgono di utilizzare le e-mail quando inviano messaggi. Ma prima erano un punto fermo dell'ufficio, specialmente negli anni '80 e '90. Era una tecnologia all'avanguardia in cui la comunicazione e l'invio di documenti avvenivano in un istante.
L'invio di fax online è un modo evoluto di inviare messaggi fax, come la posta elettronica si è evoluta dalla posta ordinaria. È una tecnologia adottata in cui i messaggi possono ora essere inviati e ricevuti tramite e-mail o altre app. Proprio come un fax, un fax online invia un documento esattamente uguale a quello che hai inviato.
Viene anche utilizzato come alternativa ai fax perché i fax possono essere scomodi e confusi da usare. Anche il fax tradizionale è ingombrante e potrebbe occupare troppo spazio in ufficio. Anche l'invio di fax online ha molti vantaggi, soprattutto se gestisci un'attività.
Ecco cinque motivi per utilizzare il fax online per la tua azienda:
Sicurezza e privacy migliorate
In questa epoca, la sicurezza informatica ora rappresenta una minaccia per gli utenti di Internet. La sicurezza informatica è definita come il processo di protezione o protezione dalle fughe di informazioni importanti. Viene fatto aggiungendo misure di sicurezza a telefoni cellulari, tablet, laptop, computer desktop e server.
Il fax online offre un sistema di sicurezza informatica migliorato in cui i tuoi documenti riservati sarebbero protetti da pirateria informatica e perdite. Emails ora sono troppo esposti e la privacy è compromessa. Al giorno d'oggi, sono anche troppo rischiosi da usare a causa della potenziale minaccia dell'hacking. Le spiagge di sicurezza sono ovunque, anche nei siti Web dei governi e delle banche, e non vorresti che ciò accadesse nella tua attività.
Il fax in linea è più sicuro e più privato da usare perché le informazioni del fax rimangono tra te e il mittente, quindi è meno soggetto a pirateria informatica. Utilizza anche la crittografia Secure Sockets Layer (SSL), che è una tecnologia avanzata che impedisce ai cyber hacker di accedere, modificare o divulgare le informazioni inviate. Anche il fax online è crittografato dal dispositivo, il che significa che le informazioni rimangono sui dispositivi utilizzati e non possono essere raggiunte da nessuno al di fuori della transazione, che è lo stesso livello di sicurezza utilizzato quando si paga con carta di credito.
Migliore organizzazione ed efficienza
Rispetto al vecchio fax, il fax online offre una migliore organizzazione dei documenti. È senza carta e più basato sulla tecnologia. Non dovrai più ordinare i fogli e metterli in cartelle perché tutto è fatto digitalmente. I file non verranno confusi perché ora puoi classificare digitalmente i tuoi documenti in cartelle.
Una migliore organizzazione significa anche maggiore efficienza e produttività nel lavoro. Viene dedicato meno tempo alla ricerca di documenti essenziali e i dipendenti possono concentrarsi su altre attività importanti. Ad esempio, non hanno più bisogno di alzarsi dai loro posti e controllare ogni fax nella macchina.
L'invio di fax online è anche più vantaggioso per coloro che operano nel settore immobiliare, legale e finanziario. In queste linee di lavoro sono necessarie molte firme e ci sono documenti che devono essere inviati via fax e scansionati. Inoltre, non è consigliabile utilizzare le e-mail per documenti più riservati e cruciali, come casi giudiziari e rendiconti finanziari.
Accessibilità
È possibile accedere al fax in linea tramite qualsiasi dispositivo. Anche se non sei in ufficio, puoi comunque vedere i documenti che ti vengono inviati. Questa tecnologia può essere visualizzata, modificata e sostanzialmente accessibile tramite il tuo telefono cellulare. Puoi controllare siti come MyFax per ulteriori informazioni sull'accessibilità di questi servizi di fax in linea.
È inoltre possibile inviare e allegare fino a dieci documenti utilizzando il fax in linea, nonché inviarli al fax di un altro ufficio anche se questi non utilizzano un fax in linea.
Costo-efficace
Ottenere un sistema fax online all'inizio sarebbe costoso, ma puoi effettivamente risparmiare denaro se lo usi a lungo termine.
Il fax online offre vari pacchetti di abbonamento e dovresti sceglierne uno in base alle tue esigenze. Il prezzo varia da circa $ 8 USD a $ 35 USD. Questo è molto più economico rispetto all'acquisto di un fax ingombrante. Con questo abbonamento online puoi inviare e ricevere centinaia di pagine senza spendere carta aggiuntiva, manutenzione ed energia elettrica.
Eco-Friendly
La maggior parte delle aziende sta adottando pratiche ecologiche durante le operazioni quotidiane. Questo è un altro motivo per cui la tua azienda dovrebbe utilizzare un servizio di fax online. Prima dell'avvento della tecnologia moderna, i fax consumavano regolarmente miliardi di fogli di carta. Questa situazione ha provocato la deforestazione, ovvero il disboscamento di vaste aree di alberi per produrre fogli di carta.
Sfortunatamente, la deforestazione può avere effetti negativi sull'ambiente, tra cui l'erosione del suolo, le emissioni di gas serra, le interruzioni del ciclo dell'acqua e altri incidenti simili. Inoltre, l'utilizzo di un fax può anche aumentare le bollette energetiche. Consuma una grande quantità di energia durante l'invio e la ricezione di fax durante le ore attive e non attive.
A causa di questi impatti ambientali, ottenere un servizio fax online può essere un'ottima opzione. Non consuma diversi fogli di carta e una grande quantità di energia nell'invio e nella ricezione di fax. Questo perché tutte le transazioni relative ai fax vengono eseguite online, rendendo la tua organizzazione un'azienda ecologica di cui tu e i tuoi clienti potete essere orgogliosi.
Cosa succede se non ho accesso a Internet quando devo inviare un fax?
Questo può dipendere dallo specifico servizio di fax in linea che stai utilizzando. Alcuni servizi potrebbero consentire di programmare l'invio di un fax in un secondo momento quando si dispone dell'accesso a Internet, mentre altri potrebbero non disporre di questa funzionalità. In generale, è importante assicurarsi di disporre di un accesso a Internet affidabile quando si utilizza un servizio di fax online per evitare interruzioni nelle capacità di invio di fax.
Posso inviare un fax a più destinatari contemporaneamente?
Sì, la maggior parte dei servizi fax online ti consente di inviare un singolo fax a più destinatari contemporaneamente. Questo può essere un modo efficiente e conveniente per comunicare con più persone contemporaneamente, piuttosto che inviare fax individuali a ciascuna persona.
Posso inviare un fax a un numero internazionale?
Sì, molti servizi fax online ti consentono di inviare un fax a un numero internazionale. Tuttavia, potrebbero esserci costi aggiuntivi per l'invio di fax a livello internazionale, quindi è meglio verificare con il servizio specifico che si sta utilizzando per confermare.
Quanto tempo ci vuole per inviare un fax online?
Il tempo necessario per inviare un fax online può variare a seconda di una serie di fattori, tra cui le dimensioni del fax, la velocità della connessione Internet e il servizio che si sta utilizzando. In generale, l'invio di fax online è in genere più veloce dei tradizionali metodi di fax e può richiedere solo pochi minuti per inviare un fax.
Posso stampare un fax che ho ricevuto online?
Sì, la maggior parte dei servizi fax online ti consente di stampare un fax che hai ricevuto. Questo può essere un modo conveniente per avere una copia cartacea del fax per i tuoi archivi.
Qual è la dimensione massima per un documento fax?
La dimensione massima di un documento fax può variare a seconda del servizio fax online specifico che si sta utilizzando. Alcuni servizi potrebbero avere limiti sulla dimensione di una singola trasmissione fax, mentre altri no. È meglio verificare con il servizio specifico che si sta utilizzando per confermare il limite massimo di dimensione del fax.
Prendi in considerazione l'utilizzo del fax in linea
Il fax online può aiutare la tua azienda a diventare più efficiente, soprattutto a lungo termine. Esso rende in termini di comunicazione molto più semplice e rende i tuoi documenti più sicuri, privati e meno soggetti a perdite rispetto all'utilizzo di altri metodi, come la posta elettronica.
Questa nuova tecnologia può essere utilizzata utilizzando qualsiasi dispositivo che abbia accesso a Internet. Ti offre accessibilità senza sacrificare la sicurezza. È anche più efficiente da usare perché puoi inviare fino a dieci file e allegati senza inserirli manualmente su un vero e proprio fax.
Una delle migliori caratteristiche che ha da offrire è la sua capacità di inviare file a un vero e proprio fax senza che tu ne abbia uno. Se il destinatario non ha e-mail e richiede un fax, il mittente può semplicemente inserire il numero di fax o telefax del destinatario su di esso e inviarlo semplicemente. Garantirà che il destinatario riceverà esattamente la stessa cosa che gli hai inviato.
