Vuoi tagliare i costi, aumentare la produttività, automatizzare i processi e aumentare il morale del team? Si scopre che molte aziende hanno cercato questa soluzione unica e molte di loro l'hanno trovata abbracciando la gestione della forza lavoro (WFM). La gestione della forza lavoro si riferisce a una raccolta di approcci per l'allocazione delle risorse, il miglioramento dell'efficienza, la previsione dei carichi di lavoro e la gestione delle pianificazioni. Ecco tutto ciò che devi sapere sui processi di un sistema di gestione della forza lavoro.
Che cos'è la gestione della forza lavoro?
La gestione della forza lavoro (WFM) è un sistema che aiuta le aziende a razionalizzare e automatizzare i processi che gestiscono il tempo, organizzano una forza lavoro efficiente, proteggono la sicurezza dei dipendenti e creano una forza lavoro produttiva ed economica.
Come funziona la gestione della forza lavoro
Il miglior sistema WFM raggiunge il miglior equilibrio tra la quantità di lavoro necessaria e il numero di persone necessarie per gestire quel lavoro. La creazione di un sistema efficace richiede tempo, quindi non aspettarti una gratificazione immediata. Durante la definizione di un piano WFM, la maggior parte delle aziende deve adottare le seguenti misure:
- Direzione strategica: La leadership stabilisce obiettivi sia a breve che a lungo termine, quindi determina come la forza lavoro deve essere allineata per raggiungere tali obiettivi.
- Analisi: Le organizzazioni possono identificare sovrapposizioni e lacune nei processi raccogliendo dati e valutando la forza lavoro attuale.
- Identifica le soluzioni: Esistono numerosi strumenti e software che possono essere utilizzati per implementare i principi WFM e i migliori si baseranno in ultima analisi sia sulla forza lavoro attuale che sugli obiettivi futuri.
- Standardizzare le procedure: Dopo aver implementato le soluzioni WFM appropriate, sviluppare procedure standardizzate per l'intera forza lavoro.
- Impiega l'automazione: Incorporare l'automazione ove possibile si traduce in un processo WFM più semplificato che massimizza la produzione riducendo le spese nel tempo.
- Monitora i progressi: Quando gli obiettivi cambiano, cambiano anche i sistemi WFM, quindi sii pronto a monitorare i progressi, valutare le prestazioni e apportare le modifiche necessarie.
Chi beneficia maggiormente della gestione della forza lavoro?
La maggior parte delle aziende può trarre vantaggio dalle soluzioni di gestione della forza lavoro, tuttavia, all'interno di un'azienda, i dipartimenti delle risorse umane che gestiscono anche le buste paga, i quadri intermedi che si occupano delle attività operative e i dirigenti senior che richiedono il monitoraggio in tempo reale possono trarne i maggiori vantaggi.
Componenti della soluzione di gestione della forza lavoro
Una tipica soluzione WFM conterrà strumenti per tenere traccia del tempo e del lavoro, programmare i dipendenti e gestire le assenze. I sistemi di gestione della forza lavoro possono essere ampliati per incorporare la salute e la sicurezza della forza lavoro oltre a questi processi essenziali.
#1. Tempo e fatica
Un sistema di gestione del tempo ti offre visibilità e controllo sulla tua risorsa più costosa e preziosa: i tuoi lavoratori. Assicura inoltre il rispetto della normativa sul lavoro e degli accordi sindacali.
#2. Gestione delle assenze
Un'applicazione per la gestione delle assenze dei dipendenti e il rispetto dei requisiti di congedo globale. Un programma di gestione delle assenze consente di limitare gli effetti dell'assenteismo, come maggiori costi e rischi, nonché una diminuzione della produzione.
#3. Salute e sicurezza della forza lavoro
Questo programma consente alle imprese di gestire i problemi di salute e sicurezza ambientale in modo semplice ed efficace. Aumenta la sicurezza complessiva della tua azienda semplificando e automatizzando l'intero processo, compresi i rapporti, la registrazione delle informazioni cruciali e la determinazione delle cause alla radice degli eventi.
Quali sono le sfide con le soluzioni di gestione della forza lavoro?
Ogni azienda è distinta e deve affrontare la propria serie di ostacoli. La tua soluzione di gestione della forza lavoro dovrebbe risolvere questi problemi. Di seguito sono riportate alcune delle sfide più comuni della gestione della forza lavoro (WFM):
#1. Monitoraggio del tempo
Quasi tutti i dipendenti di un'organizzazione sono interessati dal monitoraggio del tempo. Il ritardo, o la mancanza di integrità, dei dati che fluiscono dal loro sistema principale delle risorse umane è uno dei problemi più significativi che i consumatori hanno con i loro attuali sistemi di tempo e lavoro speciali. Tradizionalmente, il monitoraggio del tempo è stato difficile, lento e soggetto a errori, con conseguenti costi salariali aggiuntivi e oneri amministrativi. Ancora peggio, gli stipendi errati hanno un impatto negativo sul morale dei dipendenti. Nessuna azienda vuole finire in tribunale o nei notiziari perché ha pagato i propri dipendenti in modo errato o non ha rispettato la legge.
#2. Lavoratori che erano rappresentati
In generale, i lavoratori rappresentati guadagnano guadagni significativamente più alti e hanno benefici maggiori rispetto ai lavoratori non rappresentati. A causa della complessità dei requisiti che disciplinano l'anzianità, il mandato, l'idoneità, i benefici, le assenze e i diritti retributivi, alcune aziende potrebbero avere difficoltà a rispettare queste normative. Senza una soluzione completa per la gestione della forza lavoro, la gestione delle regole contrattuali potrebbe diventare difficile.
#3. Sistema di gestione delle assenze
La mancanza di un affidabile sistema di gestione delle assenze può comportare maggiori costi, rischi e una produzione inferiore. Le aziende devono gestire le diverse e complesse esigenze che derivano dalla gestione delle polizze assenze in tutto il mondo. Le diverse leggi e interfacce utente necessarie per diversi paesi e regioni spesso pongono sfide per i sistemi di gestione delle assenze.
Molte aziende trovano difficile ricevere un avviso tempestivo sugli incidenti relativi alla salute e alla sicurezza. I dipendenti non sono sicuri di dover segnalare quasi incidenti o condizioni rischiose al proprio datore di lavoro. Molte aziende non dispongono di strumenti semplici e intuitivi che incoraggino la segnalazione e rimuovano gli ostacoli alla segnalazione da parte dei dipendenti di eventi precedenti o prevedibili. Le organizzazioni sono in ultima analisi ritenute responsabili delle norme in materia di salute e sicurezza, pertanto l'implementazione di processi di gestione della salute e della sicurezza contemporanei ed efficaci è nel loro interesse.
I dieci principali vantaggi della gestione della forza lavoro
#1. Monitoraggio automatico delle presenze
Il monitoraggio delle presenze è automatizzato dal software di gestione della forza lavoro, che migliora l'accuratezza dei dati e riduce gli errori sui salari. Con una soluzione completa per la gestione della forza lavoro, le aziende possono fornire a diversi tipi di lavoratori un modo semplice e intuitivo per riportare accuratamente le ore lavorate e le assenze in tempo reale.
#2. Aumento della produttività della forza lavoro
Un sistema di gestione della forza lavoro riduce al minimo i processi manuali e consente di gestire al meglio un'ampia gamma di standard di orari e presenze. La produttività complessiva della forza lavoro migliora con una maggiore visibilità delle ore lavorate, della disponibilità dei lavoratori e degli eventi di sicurezza, e i manager possono garantire che le esigenze di personale siano soddisfatte e rispondere prontamente se le cose cambiano.
#3. Un posto di lavoro più sicuro
Un sistema di gestione della forza lavoro può aiutarti a promuovere una cultura della sicurezza e della conformità della forza lavoro, aiutandoti anche a gestire in modo più efficace gli eventi di salute e sicurezza ambientale. Le organizzazioni possono garantire l'accuratezza delle informazioni e incoraggiare i dipendenti a segnalare problemi di salute e sicurezza semplificando e automatizzando i protocolli di salute e sicurezza, dalla segnalazione degli eventi alla raccolta di informazioni essenziali.
# 4. Risparmi
Con l'aumentare dell'efficienza della tua forza lavoro, le spese di gestione della forza lavoro potrebbero diminuire a causa di processi più efficienti, il che significa meno tempo dedicato alle faccende amministrative. Una maggiore visibilità sulla disponibilità dei dipendenti e sulle ore preventivate migliora l'accuratezza e l'autenticità del tempo lavorato e delle assenze prese, riducendo i costi del personale dovuti a cose come gli straordinari aggiunti o le eccedenze di manodopera.
#5. Coinvolgimento dei dipendenti
Gli strumenti di gestione della forza lavoro possono promuovere il coinvolgimento dei dipendenti aiutando le persone a sentirsi più produttive sul lavoro e raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata attraverso una maggiore flessibilità di programmazione. Le organizzazioni possono anche dare voce ai propri dipendenti e promuovere l'empowerment dei dipendenti raccogliendo il sentimento dei dipendenti nel momento e sfruttando l'input e le preferenze dei dipendenti per influenzare le attività di gestione della forza lavoro come la pianificazione.
#6. Programmazione flessibile
Molte aziende lottano con la pianificazione del personale, allineando in particolare i talenti del lavoro alle esigenze aziendali per migliorare la produttività e ridurre al minimo le spese. Le soluzioni di gestione della forza lavoro includono strumenti che consentono ai manager di stabilire pianificazioni che allineano la loro forza lavoro alla domanda anticipata (prevista), consentendo anche ai dipendenti di gestire i propri calendari utilizzando strumenti self-service.
# 7. Sicurezza
Alcune soluzioni di gestione della forza lavoro utilizzano apparecchiature per la raccolta di dati biometrici (ad esempio, scanner di impronte digitali) per timbrare l'ingresso e l'uscita dei dipendenti, il che aiuta a ridurre al minimo il "buddy punching", la pratica di una persona che timbra per un'altra. Inoltre, l'accesso basato sulla posizione a un orologio Web aiuta a garantire che i dipendenti timbrino solo dal luogo in cui devono lavorare. I sistemi di gestione sicura della forza lavoro dispongono anche di machine learning integrato, che verifica attività sospette e anomalie nei dati di gestione della forza lavoro, aiutando a prevenire errori o transazioni fraudolente sui salari.
#8. Informazioni aziendali
Le aziende possono prendere decisioni aziendali migliori in futuro quando i dati organizzativi e dipartimentali sono centralizzati in un unico sistema di gestione della forza lavoro. Le organizzazioni possono valutare le prestazioni aziendali complessive con informazioni in tempo reale grazie agli strumenti di gestione della forza lavoro.
#9. Accedi da qualsiasi luogo
Le soluzioni di gestione della forza lavoro consentono alle aziende di incontrare i dipendenti ovunque si trovino per aumentare la produttività. L'accesso in qualsiasi momento consente ai dipendenti di timbrare entrata e uscita, cambiare turno, richiedere ferie e accedere a informazioni come buste paga e W2 dai propri dispositivi mobili in modo rapido e semplice.
#10. Meno errori
Grazie alle funzionalità automatizzate di orari e presenze, i sistemi di gestione della forza lavoro riducono gli errori umani. L'automazione garantisce la precisione rimuovendo gli errori di immissione dei dati causati dagli strumenti self-service per la creazione di rapporti sul tempo. Un sistema intelligente, ad esempio, può ascoltare le modifiche retroattive che potrebbero influire sul modo in cui il tempo di un dipendente avrebbe dovuto essere calcolato e quindi ricalcolare automaticamente il tempo di un dipendente e trasmettere le correzioni al libro paga tramite l'automazione robotica dei processi. Le notifiche di conformità intelligenti possono anche aiutare a garantire che il tempo di un dipendente sia adeguatamente documentato e che si attenga ai propri piani di lavoro.
Quali funzioni svolge una soluzione di gestione della forza lavoro?
#1. Miglioramento della produttività della forza lavoro
Un sistema di gestione della forza lavoro riduce al minimo i processi manuali e consente di gestire al meglio un'ampia gamma di standard di orari e presenze. La produttività complessiva della forza lavoro migliora con una maggiore visibilità delle ore lavorate, della disponibilità dei lavoratori e degli eventi di sicurezza, e i manager possono garantire che le esigenze di personale siano soddisfatte e rispondere prontamente se le cose cambiano.
#2. Ridurre al minimo costi e rischi.
Con l'aumentare dell'efficienza della tua forza lavoro, i costi di gestione delle risorse umane iniziano a diminuire grazie a processi più efficienti, il che significa meno tempo dedicato alle attività amministrative. Una maggiore trasparenza sulla disponibilità dei dipendenti e sulle ore assegnate migliora la correttezza e l'autenticità del tempo trascorso e delle assenze prese, abbassando i costi del personale.
#3. Garantire dati accurati e tempestivi.
Puoi fornire un modo semplice e intuitivo per tutti i tipi di lavoratori per segnalare con precisione le ore lavorate e le assenze con una soluzione completa per la gestione della forza lavoro. Una gamma completa di strumenti di gestione del tempo consente di automatizzare le convalide e notificare ai dipendenti i problemi di conformità.
#4. Rendi il tuo posto di lavoro un posto più sicuro in cui lavorare.
Un sistema di gestione della forza lavoro può aiutarti a promuovere una cultura della sicurezza e della conformità della forza lavoro, aiutandoti anche a gestire in modo più efficace gli eventi di salute e sicurezza ambientale. Semplificando e automatizzando l'intero processo, dalla segnalazione degli incidenti alla registrazione delle informazioni essenziali, garantisce che le informazioni siano corrette e motiva i dipendenti a segnalare problemi di salute e sicurezza.
La migliore soluzione per la gestione della forza lavoro: aspetti da considerare
Le organizzazioni dovrebbero essere in grado di implementare le seguenti best practice per l'adozione di successo delle soluzioni di gestione della forza lavoro:
#1. Semplifica le cose per i dipendenti.
Offri l'inserimento e la gestione dell'orario in modalità self-service su tutti i dispositivi dei dipendenti. Riduci al minimo gli errori e libera il personale delle risorse umane consentendo ai dipendenti di inviare i propri dati su orari e presenze utilizzando schede orarie o altri processi utente self-service. I dipendenti possono registrare rapidamente e facilmente il tempo in cui hanno lavorato con un semplice inserimento dell'orario mobile o un assistente digitale per l'inserimento dell'orario e delle assenze.
Una solida soluzione di gestione delle ferie ti offre il controllo completo sulle regole e sulle procedure che regolano le assenze nella tua azienda. Crea rapidamente piani di assenza configurando i termini del periodo, l'idoneità, l'accantonamento, le definizioni dei diritti e i requisiti di pagamento. Configura le convalide delle assenze, le regole di riporto, le attività amministrative e gli aspetti di visualizzazione per definire i tipi di assenza.
#2. Semplifica le cose per manager e personale delle risorse umane.
Soluzioni moderne e flessibili per la gestione del tempo e del lavoro e delle assenze possono essere progettate per soddisfare le esigenze dell'azienda e della forza lavoro, consentendo ai manager di ridurre l'impatto delle assenze impreviste e gestire il tempo in base alle eccezioni. Gli avvisi di conformità prevengono il verificarsi di potenziali problemi. Per una notifica più rapida, puoi inviarli come messaggi di testo. I manager possono creare cartellini orari per ciascun lavoratore utilizzando un motore di regole flessibili e modelli senza consultare l'IT.
#3. Semplifica la connessione dei dati dei dipendenti aziendali.
Sebbene un sistema di tempo e lavoro abbia molti vantaggi da solo, i vantaggi salgono alle stelle quando è collegato alla pianificazione, alle buste paga, alla contabilità generale, alla gestione dei progetti e ai sistemi di base delle risorse umane. Inoltre, le aziende che integrano il tempo e la presenza con il libro paga riscontrano una riduzione degli errori di elaborazione del libro paga e una riduzione degli errori di tracciamento del tempo. Offri una forte connettività con i sistemi di buste paga e di gestione del tempo.
Una solida soluzione per la gestione delle ferie colma i punti tra le modifiche nei calcoli delle ferie e della retribuzione facendo affidamento sui dati provenienti da buste paga, tempo e manodopera e sistemi HCM di base. I lavoratori possono pianificare le assenze utilizzando il self-service o direttamente dai loro cartellini. L'effetto finale è lo stesso in entrambi i casi: una visione completa della gestione del tempo e delle ferie.
Come sarà il futuro della gestione della forza lavoro?
Mercati mutevoli, un ambiente normativo più rigoroso e una forza lavoro più diversificata e distribuita hanno reso la gestione della forza lavoro più complessa e più importante. Senza sistemi integrati di gestione della forza lavoro, i profitti delle aziende ne risentirebbero perché non avrebbero accesso alle informazioni strategiche necessarie per determinare dove è necessario il cambiamento e far corrispondere gli sforzi delle risorse umane agli obiettivi aziendali.
Una gestione efficace della forza lavoro include la gestione del tempo e della manodopera, la gestione delle assenze e la gestione della salute e della sicurezza, che sono tutte completamente connesse con il libro paga e altri processi chiave delle risorse umane e dati finanziari per offrire accuratezza, semplicità e comprensione di un'attività un tempo difficile. Il risultato è una forza lavoro impegnata, produttiva e connessa desiderosa di contribuire al successo organizzativo.
Conclusione
Il WFM è vitale perché aiuta a sviluppare un quadro per la programmazione, la previsione e il budget di successo affinché le aziende possano condurre correttamente le proprie operazioni. Le organizzazioni possono pianificare e raggiungere obiettivi strategici aumentando al contempo l'efficienza utilizzando l'automazione e altri strumenti. Trovare e implementare il miglior sistema WFM per il tuo settore si tradurrà in una forza lavoro felice e reattiva che sta funzionando al massimo.
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Riferimenti
