Gli strumenti di monitoraggio e gestione dei dipendenti sono essenziali nel clima aziendale frenetico e ad alto rischio di oggi e il software del sistema di gestione totale della forza lavoro fornisce proprio questo. I lavoratori di vari settori, tra cui vendita al dettaglio, servizi di ristorazione, assistenza tecnica su chiamata e altri, sono abituati a orari di lavoro imprevedibili. Questa irregolarità sta iniziando a diffondersi anche nel settore dalle 9 alle 5, in particolare quando il lavoro extra, il lavoro a distanza e i viaggi di lavoro stanno diventando più comuni e si sviluppa un piano di lavoro per i dipendenti in modo che siano consapevoli di quando e dove lavoreranno può sembrare un compito semplice. Le esigenze di gestione della forza lavoro vanno ben oltre quelle delle funzioni di pianificazione di base. Gli elementi più efficaci del software del sistema di gestione della forza lavoro mobile semplificano lo svolgimento di un'ampia gamma di attività relative alle risorse umane.
In questo articolo, vengono analizzati i dettagli del software del sistema di gestione della forza lavoro e vengono forniti suggerimenti su come scegliere una soluzione che soddisfi i requisiti della tua azienda.
Che cos'è un sistema di gestione totale della forza lavoro TWMS?
Al suo livello più fondamentale, la gestione della forza lavoro riguarda tutte le attività che devono essere svolte per garantire che una forza lavoro operi nel modo più fluido possibile.
Lo scopo principale è garantire che la tua azienda, ora e in futuro, abbia accesso a una quantità adeguata di capitale umano per svolgere le proprie operazioni.
Ciò include la valutazione di molti pezzi in movimento, il che potrebbe essere difficile se non si dispone degli strumenti giusti.
A causa di questa tendenza, sempre più aziende stanno investendo in software per la gestione della forza lavoro.
Quando si dispone delle corrette funzionalità del software di gestione della forza lavoro, è semplice valutare gli obiettivi aziendali a lungo termine della propria azienda e assicurarsi che il proprio personale sia ben preparato per raggiungerli.
Poiché un numero crescente di aziende ora consente ai lavoratori di lavorare da casa, a tempo pieno o con orari flessibili, l'importanza di queste funzionalità è notevolmente aumentata.
Come scegliere il sistema di gestione della forza lavoro
Il campo del software per le risorse umane offre un'abbondanza di opzioni per soddisfare un'ampia gamma di requisiti.
Alcuni, come il software per le buste paga o una soluzione di gestione dell'apprendimento, sono orientati specificamente al completamento di una particolare attività delle risorse umane. Tuttavia, possono anche includere funzioni aggiuntive che soddisfano uno o due requisiti aggiuntivi.
Altri sistemi, come un sistema informativo sulle risorse umane (HRIS), forniranno anche moduli per soddisfare i requisiti delle risorse umane.
Le soluzioni per la gestione della forza lavoro potrebbero essere collocate da qualche parte in questa zona grigia tra le due categorie.
Prima di iniziare la ricerca, è nel tuo interesse identificare le aree della tua azienda che ti stanno causando maggiori problemi e verificare se le funzionalità del software di gestione della forza lavoro saranno in grado di soddisfare le tue esigenze.
Di seguito troverai un elenco di alcune delle funzionalità più comuni per la gestione di una forza lavoro.
Puoi iniziare rivedendo l'elenco e analizzando come ciascuna di queste caratteristiche può migliorare le operazioni della tua azienda.
Le funzionalità a cui decidi di dare la priorità diventeranno una guida ai requisiti che potrai utilizzare quando valuti i fornitori che sono nella tua lista.
Quali sono i tipi di software del sistema di gestione della forza lavoro?
Il software del sistema di gestione della forza lavoro è disponibile in una varietà di forme. Alcuni di questi elementi sono autonomi in quanto forniscono solo una delle funzionalità seguenti, mentre altri forniscono una risposta all-in-one.
- Software di pianificazione
- Software di presenze
- Software di monitoraggio del tempo
- Soluzioni per la gestione delle assenze
- Software per salari
- Strumenti di coinvolgimento dei dipendenti
- Strumenti di gestione delle relazioni con i clienti
- Servizio clienti e soluzioni di ticketing di supporto
- Software di monitoraggio degli incidenti di sicurezza sul lavoro.
Caratteristiche del software del sistema di gestione della forza lavoro
Di seguito sono riportate alcune delle caratteristiche più popolari viste nel software di gestione della forza lavoro:
Continua a leggere per saperne di più su cosa possono fare queste funzionalità e su come possono aiutarti a migliorare i tuoi processi di gestione del personale.
#1. Programmazione dei dipendenti
Una delle funzioni più importanti del software del sistema di gestione della forza lavoro totale è la pianificazione.
La creazione di un orario di base è una componente di questo. Tuttavia, un vantaggio dell'utilizzo di questa funzione è l'ottenimento di informazioni sulla tua azienda, che ti consentono di costruire la pianificazione più ampia possibile.
Gli attuali requisiti per il personale sono determinati dal software del sistema di gestione della forza lavoro mobile analizzando i dati storici sulle prestazioni e altri aspetti rilevanti.
Questa funzione automatica elimina la necessità di congetture sulla pianificazione in quanto fornisce strumenti per il calcolo del personale necessario per un determinato progetto ed eventuali lacune di personale.
- Ottimizzazione della pianificazione
- Definire posizioni e dipartimenti
- Supporto multisito
- Pianificazione automatica
# 2. Previsione
Lo scopo di una funzione di previsione è formulare ipotesi sul futuro basate su dati passati, tendenze attuali e percorso desiderato dell'azienda.
L'orario e le abitudini di presenza dei dipendenti possono essere analizzati attraverso la funzione di analisi delle tendenze, fornendo informazioni utili per la pianificazione o le modifiche alle politiche.
Ad esempio, sulla base di dati storici, i manager potrebbero allocare le risorse per un progetto imminente o per l'alta stagione con l'aiuto delle previsioni.
Un'ampia varietà di soluzioni consente agli utenti di contribuire con nuove variabili alle simulazioni, permettendoti di esaminare le esigenze dei clienti da ogni punto di vista.
- Previsioni basate sulla cronologia
- Motore di previsione controllato dall'utente
- Algoritmi predittivi
#3. Gestione delle prestazioni
Gli aspetti di gestione delle prestazioni tengono sotto controllo i risultati dei singoli lavoratori e dell'organizzazione nel suo complesso.
Questa ricerca fa luce sui processi seguiti dall'organizzazione e identifica i modelli emergenti.
Il comportamento dei dipendenti in determinati lavori, luoghi e periodi di lavoro può essere valutato utilizzando strumenti di gestione delle prestazioni, che possono quindi essere collegati alla gestione della forza lavoro.
Con queste informazioni, i manager possono programmare correttamente i dipendenti.
- Valutazione delle prestazioni
- Monitoraggio KPI
- Analisi della forza lavoro
# 4. Segnalazione
Coloro che utilizzano il software del sistema di gestione della forza lavoro mobile hanno accesso a una funzione di reporting che può essere utilizzata per creare presentazioni visivamente accattivanti e informative dei dati.
Il formato del rapporto semplifica la lettura e la distribuzione delle informazioni.
Indipendentemente dalla loro competenza nell'analisi o dalla familiarità con i dati sottostanti, tutte le parti interessate possono ottenere le informazioni richieste utilizzando un report.
- Estrazione dati di terze parti
- fogli di presenza
- Rapporti sulla pianificazione delle vacanze
- Rapporti sui salari
- Rapporti di pianificazione
#5. Gestione della mobilità della forza lavoro
Questa funzionalità è una delle più richieste per quanto riguarda la gestione della forza lavoro perché il lavoro mobile sta guadagnando popolarità.
Può essere fondamentale per le aziende che scoprono che il proprio personale non è più vincolato a una scrivania nel senso tradizionale del termine.
Le funzionalità mobili consentono agli utenti di accedere al proprio software di gestione del lavoro da qualsiasi dispositivo desiderino.
I dipendenti possono utilizzare il software per svolgere il proprio lavoro quando si recano in uffici diversi, lavorano durante il tragitto giornaliero o in qualsiasi altra situazione in cui non hanno accesso a un computer desktop.
Questa funzione è molto utile per le organizzazioni che hanno orari che cambiano continuamente, come un ristorante o un centro di assistenza clienti in cui il personale cambia spesso turno.
Un sistema mobile di gestione della forza lavoro informerà tutti i lavoratori di queste modifiche.
Ciò consentirà all'azienda di rimanere al passo con la propria programmazione e prevenire eventuali lacune di copertura derivanti dall'ignoranza dei dipendenti dei cambiamenti.
#6. Monitoraggio del tempo
Le funzionalità di monitoraggio del tempo forniscono strumenti per il monitoraggio e la rilevazione delle presenze, come la timbratura in entrata e in uscita su un orologio.
Questi sistemi di base forniscono un ulteriore livello di protezione includendo componenti più all'avanguardia, come la biometria e i controlli di conformità.
Gli imprenditori possono ottenere un quadro preciso delle ore dei dipendenti utilizzando strumenti che misurano il passare del tempo, inclusi strumenti che monitorano le presenze.
Lo studio di questi dati offrirà ai decisori le informazioni di cui hanno bisogno per adattare la politica aziendale in materia di gestione del personale alle esigenze della loro attività.
#7. Integrazioni
La capacità del software di gestione della forza lavoro di interfacciarsi con altri sistemi di gestione delle risorse umane consente un'ampia raccolta di funzionalità.
La connessione del software di gestione delle risorse umane della tua azienda a piattaforme di terze parti garantisce che le sue funzionalità siano sempre aggiornate.
È possibile aggiungere l'integrazione di un sistema di gestione della forza lavoro con un sistema HRM o altri tipi di software a uno strumento di gestione della forza lavoro inizialmente autonomo.
Questo tipo di integrazione viene definito integrazione aggiuntiva.
- Integrazione HRM
- Integrazione software rilevazione presenze
- Integrazione software paghe
Quali sono i vantaggi del software del sistema di gestione della forza lavoro?
Il software del sistema di gestione della forza lavoro rende più facile per la direzione semplificare la pianificazione, gestire le presenze e il monitoraggio del tempo, ottimizzare la gestione delle prestazioni e promuovere la sicurezza dei dipendenti.
La corretta soluzione di gestione della forza lavoro, quando viene messa in atto e utilizzata in modo efficiente, può aiutare le aziende in alcuni modi, tra cui:
- Risparmia tempo, elimina i colli di bottiglia e riduci gli errori automatizzando processi precedentemente laboriosi.
- Prendi decisioni migliori sulla base dell'analisi dei dati in tempo reale e di informazioni accurate e aggiornate sul tuo personale.
- Aumenta l'accuratezza delle buste paga utilizzando un software che riconcilia automaticamente il monitoraggio del tempo, il tempo libero retribuito, gli straordinari documentati, ecc. Ciò contribuirà a ridurre il numero di casi di errore umano che possono verificarsi a seguito dell'inserimento manuale dei dati e dell'esecuzione di calcoli.
- Consulta i dati sulla programmazione in tempo reale del tuo personale e apporta le modifiche necessarie per scongiurare problemi come la carenza di personale. Contrassegna e affronta in modo proattivo potenziali conflitti di programmazione prima che si verifichino. Il miglior software per la forza lavoro consente ai manager di creare pianificazioni intelligenti filtrando le attività in base a reparto, progetto, lavoro o regione.
Quali sono i tipi di sistemi di gestione della forza lavoro?
I tipi di software del sistema di gestione della forza lavoro includono:
- Software di pianificazione
- Software di presenze
- Software di monitoraggio del tempo
- Soluzioni per la gestione delle assenze
- Software per salari
- Strumenti di coinvolgimento dei dipendenti
- Strumenti di gestione delle relazioni con i clienti
- Servizio clienti e soluzioni di ticketing di supporto
Qual è la differenza tra WFM e WFO?
Mentre WFM si occupa principalmente della gestione del personale del call center, i sistemi WFO forniscono i manager di supporto necessari per prendere decisioni basate su dati reali.
Cos'è una gestione efficace della forza lavoro?
Il termine "gestione efficace della forza lavoro" (WFM) si riferisce all'approccio sistematizzato di un'organizzazione per aumentare la produttività dei lavoratori.
Il WFM comporta una stima accurata del numero di lavoratori necessari per completare un progetto e quindi la progettazione e l'attuazione di un programma di lavoro che massimizzi l'efficienza e l'efficacia del team.
Come si crea la gestione della forza lavoro?
Di seguito sono riportati i passaggi per la creazione di un software di sistema di gestione della forza lavoro mobile:
- I processi e le normative vengono standardizzati.
- Si procede all'informatizzazione dei registri di presenze e presenze.
- Automazione delle funzioni di pianificazione dei dipendenti.
- Esamina le opzioni self-service dei dipendenti.
- Implementazione di procedure proattive per la gestione delle assenze.
Come si implementa la gestione della forza lavoro?
Segui questi passaggi descritti per implementare completamente il software del sistema di gestione totale della forza lavoro:
- Gli obiettivi aziendali e i requisiti di assunzione dovrebbero essere sincronizzati.
- Esaminare e prevedere i talenti futuri e i requisiti di abilità
- Esegui un'analisi del gap di competenze e valuta l'attuale offerta di talenti
- Preparati per risultati diversi
- Creare e implementare un piano
- Monitorare i progressi e valutare il risultato
Quali sono i principi fondamentali della pianificazione della forza lavoro?
I seguenti sono i principi fondamentali della pianificazione della forza lavoro:
- La pianificazione strategica
- Analizza il piano
- Sviluppare e attivare il piano
- Attuare il piano
- Monitorare, valutare e rivedere il piano
Conclusione
In conclusione, il software Workforce Management System per la gestione dei dipendenti è fondamentale per le operazioni che rendono le aziende di successo.
Le funzionalità fondamentali di questi sistemi si concentrano sulla programmazione, la pianificazione e il successivo monitoraggio delle presenze.
Gli strumenti per la gestione delle prestazioni dei dipendenti possono aiutarti a identificare i migliori risultati e colmare le lacune di competenze nel tuo personale.
Il più recente software di analisi può analizzare i dati e fornire preziose informazioni, consentendo un processo decisionale più prudente.
Gli extra come la configurazione sicura e l'implementazione garantiscono un'esperienza senza problemi con il sistema.
Comprendere i requisiti della tua azienda e lo stato del tuo ambiente attuale sono entrambi passaggi cruciali nello sviluppo di un sistema di gestione del lavoro.
Le aziende che dispongono già di un sistema di gestione delle risorse umane lo troveranno particolarmente vero.
Esistono diverse piattaforme di gestione delle risorse umane che incorporano funzionalità di gestione della forza lavoro; sapere dove ti trovi in termini di processi esistenti è il primo passo per trovare quello giusto per il tuo business.
- SOFTWARE PER LA GESTIONE DELLA FORZA LAVORO: come funziona [+ 10 migliori scelte]
- I 6 migliori consigli per una gestione efficace della forza lavoro
- STRUMENTI DI GESTIONE DELLA FORZA LAVORO: I migliori strumenti di gestione della forza lavoro
- I MIGLIORI SISTEMI DI GESTIONE DELLE PRESENZE PER IL TUO POSTO DI LAVORO
- SISTEMA DI GESTIONE DEL LAVORO: come funziona?
Riferimenti
