FLUSSO DI LAVORO: definizione, strumenti e vantaggi

Il flusso di lavoro si riferisce ai passaggi che un lavoro richiede per completare un processo aziendale, nonché a come ogni fase può essere completata e automatizzata in conformità con una serie di standard procedurali. Un flusso di lavoro è uno strumento utilizzato dalle organizzazioni per gestire le attività, aumentare la produttività, aumentare la reattività e aumentare la redditività. I flussi di lavoro possono essere sequenziali, in cui ogni fase dipende da quella precedente, o paralleli, in cui si verificano più processi contemporaneamente. In questo post, esamineremo la gestione del flusso di lavoro e i suoi strumenti e il flusso di grafici automatizzato.

Workflow

Un flusso di lavoro è un metodo per organizzare le attività e le operazioni di routine che si svolgono in un ordine specifico. Sono i mezzi con cui gli individui e le organizzazioni svolgono i propri compiti, sia che si tratti della produzione di beni, della prestazione di servizi, del trattamento dei dati o di qualsiasi altra attività che crei valore. Un processo aziendale, che consiste in vari flussi di lavoro, sistemi informativi, dati, persone e modelli di attività, è considerato più complicato nel contesto della gestione dei processi aziendali e può essere descritto come una semplice serie di attività discrete. Un flusso di lavoro può essere visualizzato utilizzando un diagramma o una lista di controllo e si distingue per la sua semplicità e ripetibilità.

Il software per la gestione dei flussi di lavoro consente di ottimizzare e semplificare i processi aziendali di un'organizzazione. Lo fa principalmente attraverso l'orchestrazione delle interazioni tra varie parti o tra persone e sistemi informativi.

Gestione dei flussi di lavoro

Per più di un secolo, le aziende di successo hanno utilizzato la disciplina della gestione del flusso di lavoro per gestire efficacemente il proprio flusso di lavoro. Tuttavia, recentemente ha attirato maggiore attenzione a causa della diffusione di tecnologie creative che rendono semplice per le aziende automatizzare i processi. Per più di un secolo, le aziende di successo hanno utilizzato la disciplina della gestione del flusso di lavoro per gestire efficacemente il proprio flusso di lavoro. Tuttavia, recentemente ha attirato maggiore attenzione a causa della diffusione di tecnologie creative che rendono semplice per le aziende automatizzare i processi.

I vantaggi della gestione del flusso di lavoro

La gestione del flusso di lavoro offre alle aziende di ogni settore una vasta gamma di vantaggi, come ad esempio:

#1. Maggiore cooperazione

Chiare vie di comunicazione vengono stabilite attraverso la gestione del flusso di lavoro. I dipendenti sanno dove andare per ottenere informazioni. Un sistema di gestione del flusso di lavoro consente inoltre ai dipendenti di comunicare e accedere ai dati in tempo reale, il che favorisce una maggiore collaborazione sul lavoro e migliora il servizio clienti.

#2. Maggiore conformità

Ci sono molti pezzi in movimento in un flusso di lavoro. Mantenere la conformità potrebbe essere difficile per le aziende che continuano a utilizzare processi manuali. Le organizzazioni possono aumentare la conformità attraverso la gestione del flusso di lavoro automatizzando le procedure, ottimizzando i flussi di lavoro e riducendo l'errore umano.

#3. Maggiore apertura

I dipendenti che hanno accesso ai flussi di lavoro sono maggiormente in grado di comprendere le attività che compongono un processo, chi è responsabile della loro esecuzione e cosa viene dopo. Questo grado di apertura solleva il morale e la felicità del lavoro, che può anche aumentare la produzione.

#4. Costi inferiori

Il controllo dei flussi di lavoro è fondamentale per ridurre i costi. Attraverso un'attenta pianificazione, le aziende possono utilizzare la tecnologia di automazione per aumentare la flessibilità operativa e semplificare i processi di lavoro.

Strumenti di gestione del flusso di lavoro

Gli strumenti di gestione del flusso di lavoro sono strumenti che consentono agli utenti di svolgere attività come la pianificazione, il monitoraggio, ecc. Tuttavia, gli strumenti di gestione del flusso di lavoro sono i seguenti:

#1. lunedì.com

Il flusso di lavoro di qualsiasi progetto può essere gestito tramite Monday.com. Puoi assegnare attività, tenerne traccia e seguire le procedure tra team e progetti. Fornisce chat, sincronizzazione del calendario, avvisi sulla data di scadenza, monitoraggio del tempo, grafici e approfondimenti e funzionalità dei moduli.

# 2. Jira

Puoi creare e gestire flussi di lavoro personalizzati utilizzando Jira in grado di rappresentare l'intero ciclo di vita del tuo progetto. I processi possono fornire al tuo team l'accesso completo a un progetto, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina. Jira consente inoltre al tuo team di ottenere informazioni vitali che possono essere utilizzate per migliorare l'efficienza attraverso report pronti all'uso.

#3. Gestione del servizio Jira

Il personale IT può utilizzare Jira come piattaforma per la gestione del cambiamento e la risposta rapida agli incidenti. Tuttavia, eccelle nell'impostazione dei flussi di lavoro di approvazione. Le linee guida dei comitati consultivi, il tipo di cambiamento stesso e il relativo rischio possono essere presi in considerazione durante la configurazione. Inoltre, Jira è un fantastico framework per implementare le migliori funzionalità ITSM.

#4. Clicca su

Uno strumento di gestione dei progetti all-in-one, ClickUp include funzionalità di gestione del tempo, delle attività e dei processi. Puoi pianificare progetti, attività e altre cose con l'aiuto delle sue mappe mentali. Ha una funzione di elenco di controllo che ti consente di creare elenchi di cose da fare, annidare elementi, aggiungere elementi secondari, ecc. Ancora meglio, puoi assegnare elenchi di controllo.

# 5. SysAid

SysAid ha la capacità di digitalizzare le procedure manuali, il che semplifica enormemente il compito di gestire i flussi di lavoro. In altre parole, SysAid può digitalizzare automaticamente i tuoi flussi di lavoro manuali tra i reparti. Utilizzando un workflow designer integrato, gli utenti hanno anche l'opportunità di sviluppare, condividere e migliorare i processi digitalizzati. Questo designer di flussi di lavoro semplifica la creazione e la modifica dei flussi di lavoro. Non è assolutamente richiesta alcuna esperienza di codifica o scripting. Inoltre, il software ha un'interfaccia utente drag-and-drop, che rende ancora più semplice la creazione di flussi di lavoro da zero.

# 6. Prossima questione

Alla ricerca di un metodo più efficace per condurre affari? Puoi creare e implementare strumenti operativi, processi, integrazioni e altro ancora su misura con Next Matter più rapidamente che mai. Che si tratti di operazioni aziendali, marketing, adempimento e magazzino, assistenza sul campo o operazioni con i clienti, Next Matter è una piattaforma modulare e all-in-one che può essere personalizzata per soddisfare le precise esigenze delle operazioni della tua azienda. Crea e rilascia rapidamente strumenti operativi e gestisci tutto da un'unica piattaforma integrata.

#7. Servizio fresco

Tutte le capacità e le funzionalità necessarie per la gestione proattiva dei servizi IT sono offerte da Freshservice. Offre una forte automazione, che ridurrà i costi e il lavoro manuale. È possibile automatizzare le procedure interne utilizzando il Workflow Automator. Fornisce funzionalità per l'assegnazione automatica degli agenti alle richieste. Workflow Automator può essere utilizzato per progettare flussi di lavoro di approvazione per te. È possibile utilizzare il programma per automatizzare completamente il flusso di lavoro di approvazione del service desk per tutti i moduli.

Grafico del flusso di lavoro

Un diagramma del flusso di lavoro offre una panoramica grafica di un sistema o di un processo aziendale. In genere, una volta terminate le fasi preliminari di ricerca e pianificazione del progetto, utilizzerai questi diagrammi per visualizzare attività complesse. Otterrai una prospettiva dettagliata delle attività e delle dipendenze di alto livello in base al calendario e agli obiettivi generali del progetto dopo aver costruito un diagramma di processo.

Quando utilizzare un diagramma di flusso di lavoro

Un diagramma di flusso di lavoro è un'immagine di un processo, che si tratti di uno nuovo che stai progettando o di uno vecchio che stai modificando. Ad esempio:

Un metodo per velocizzare il customer journey dell'e-commerce.
Un programma per aumentare il piacere e la fidelizzazione del cliente.
Un metodo per automatizzare e migliorare i processi relativi ai dati dei clienti umani.

La mappa dei processi aziendali, che costruirai prima dell'inizio del progetto, e l'automazione dei processi aziendali, che utilizzerai per ottimizzare e semplificare le operazioni, sono separate da un diagramma del flusso di lavoro. Ciò è dovuto al fatto che la tua mappa offre le fasi del processo specifiche richieste dalle parti interessate per iniziare a lavorare, mentre un diagramma del flusso di lavoro è una rappresentazione visiva di alto livello che può aiutare a chiarire obiettivi generali durante tutto il processo.

Come creare un diagramma di flusso di lavoro

Inizia assemblando gli elementi chiave del tuo processo prima di disegnare un diagramma del flusso di lavoro. Riunisci input, output, trasformazioni e risultati chiave del processo per raggiungere questo obiettivo.

#1. Scegli il tipo di flusso di lavoro che desideri.

Pensa alle funzioni richieste per il tuo processo prima di scegliere il tipo di flusso di lavoro che funziona meglio per te. Sebbene sia possibile modificare il processo man mano che si procede, è più semplice scegliere in anticipo il tipo di flusso di lavoro. Sarai quindi in grado di valutare la complessità o la semplicità del tuo flusso di lavoro.

#2. Seleziona i punti di partenza e di arrivo.

Successivamente, scegli i punti di inizio e di fine del tuo flusso di lavoro. Pensa ai punti di inizio e fine del tuo processo mentre determini questi punti. C'è un certo evento che avvia il processo? Ci sono passaggi o azioni che portano a conclusione il processo? La corretta comunicazione dell'inizio e della fine del processo sarà aiutata da questi punti dati.

#3. Compilare i Dati Rilevanti.

Connettiti con le parti interessate per comprendere ogni fase del processo al fine di acquisire informazioni. Ciò potrebbe comportare l'organizzazione di una riunione iniziale con rappresentanti di vari dipartimenti e dirigenti per raccogliere le informazioni e le approvazioni necessarie per iniziare a creare il diagramma del flusso di lavoro.

#4. Metti a tacere le inefficienze

Prima di creare il tuo processo visivo, l'ultimo passo è pensare e liberarti di eventuali potenziali inefficienze. Prima di creare il tuo flusso di lavoro, assicurati di valutare le inefficienze in modo da poter evitare eventuali problemi piuttosto che doverli affrontare immediatamente.

#5. Crea un flusso di lavoro

Infine, inizia a creare il tuo flusso di lavoro. Mappa i dati dell'unità, i punti dati e l'efficienza sul diagramma che hai deciso nel passaggio uno. Il tuo sarà probabilmente unico nel suo design perché ogni procedura è diversa e ogni diagramma è realizzato in modo diverso.

Flusso di lavoro automatizzato

Il flusso di lavoro automatizzato è il processo di utilizzo del software per eseguire determinate operazioni senza richiedere l'input umano. È uno strumento per accelerare, semplificare e standardizzare il lavoro. Il flusso di lavoro automatizzato aiuta le aziende a ridurre il lavoro umano e le procedure ripetitive. Di conseguenza, i processi diventano più efficaci e i dipendenti dedicano più tempo ad attività che apportano valore. Anche l'orchestrazione dei processi si basa fortemente sul flusso di lavoro automatizzato.

Esempi di flusso di lavoro automatizzato

Diamo un'occhiata ad alcuni esempi ora che hai familiarità con l'automazione del flusso di lavoro. Ogni flusso di lavoro ha alcune attività o attività automatizzabili, tuttavia esistono diversi livelli di automatizzabilità. Di seguito sono riportati alcuni esempi di attività gestite in genere dal software di automazione del flusso di lavoro:

Le richieste di servizio vengono create da e-mail e invii di moduli.
Gli inviti e gli eventi del calendario vengono creati e inviati.
Distribuzione del carico di lavoro in base al volume, alla tempistica o ad altri fattori.
L'individuo corretto viene assegnato o indirizzato agli elementi di lavoro.
Quando gli elementi di lavoro cambiano stato, vengono emesse e-mail o avvisi, ecc.

Come automatizzare i flussi di lavoro

Per automatizzare un flusso di lavoro, devi prima comprendere tutti i fattori che influiscono su come andrà a finire. Un diagramma del flusso di lavoro, sia esso un diagramma formale con simboli del diagramma di flusso o un elenco, verrà costruito una volta raccolto il feedback del team per identificare il potenziale di automazione del flusso di lavoro. Di seguito viene fornito un processo per automatizzare i flussi di lavoro:

#1. Specificare il Processo

È necessario comprendere i punti di inizio e fine del flusso di lavoro prima di poterlo automatizzare. Cosa avvia il processo? Quando termina il flusso di lavoro? Il tuo processo dovrebbe risultare in un output distinto e numerabile.

#2. Determina ciascun partecipante al flusso di lavoro.

Collega i punti tra i punti iniziale e finale dopo aver determinato le loro posizioni. Chi partecipa al processo? Qualsiasi persona che abbia accesso al materiale deve essere identificata, anche solo per visionarlo o distribuirlo.

#3. Elenca tutti i programmi, gli strumenti e i sistemi.

È necessario attirare l'attenzione sui sistemi, gli strumenti e le app che hanno un impatto sull'attività oltre alle persone coinvolte nel flusso di lavoro. Ad esempio, strumenti collaborativi, caselle di posta condivise, database o parti antiche come ERP, CRM o HRIS. Assicurati di tenere conto dell'impatto del flusso di lavoro se il tuo team utilizza un sistema di automazione low-code o un altro tipo di strategia di coinvolgimento.

#4. Osserva tutti gli input possibili.

I flussi di lavoro possono fare affidamento su dati o informazioni provenienti da fonti diverse. Questi potrebbero essere moduli che raccolgono informazioni da un'app o da un sistema, come richieste, e-mail, messaggi, bot o dati.

#5. Fai attenzione a tutti i trasferimenti.

Spesso sorgono problemi quando viene trasferito un elemento del flusso di lavoro o un'informazione. Ciò potrebbe comportare colli di bottiglia, errori di follow-up o stallo degli articoli poiché non è chiaro chi dovrebbe gestire l'articolo successivo.

#6. Crea una lista dei desideri per l'automazione

Dopo aver creato un piano dettagliato per il tuo processo, crea un elenco di tutte le attività e attività che desideri automatizzare.

#7. Crea il flusso di lavoro nella sua iterazione futura.

Ora sei pronto per aggiornare il flusso di lavoro utilizzando il tuo strumento di automazione preferito. L'utilizzo di uno strumento low-code ti consentirà di creare il flusso di lavoro e configurare la tua automazione utilizzando un'interfaccia visiva di facile utilizzo.

#8. Testare l'iterazione futura.

Fai attenzione a testare il nuovo flusso di lavoro prima di presentarlo al tuo team per assicurarti che l'output soddisfi il risultato desiderato e che non ci siano problemi, come colli di bottiglia, silos o fughe di dati.

#9. Educa i tuoi clienti

Devi addestrare i tuoi dipendenti a utilizzare il nuovo strumento se il software del flusso di lavoro che utilizzi non è loro familiare. Se sono già abituati al tuo sistema, controlla se sono a conoscenza delle fasi del flusso di lavoro ottimizzato e se sono a loro agio nell'eseguirlo.

#10. Implementa, monitora e migliora

Inizi il processo continuo di monitoraggio e occasionalmente perfezionamento del flusso di lavoro una volta che dai al tuo team il via libera per implementare il nuovo flusso di lavoro automatizzato al fine di garantirne l'accuratezza, l'efficienza e la produttività.

Che cos'è il flusso di lavoro rispetto al flusso di lavoro?

Il flusso è più efficace dei costruttori e delle regole del flusso di lavoro. Sebbene le regole del flusso di lavoro vengano sempre eseguite in background, possono offrire schermate che ci guidano attraverso il nostro processo aziendale. I flussi non sono limitati a una determinata entità.

Quali sono le 5 fasi del flusso di lavoro?

Per gestire il nostro lavoro, in genere utilizziamo un processo di flusso di lavoro in cinque fasi. Quando qualcosa attira la nostra attenzione, (1) lo annotiamo, (2) spieghiamo cosa significa e (3) organizziamo i risultati. Quindi (4) riflettiamo regolarmente sui risultati per decidere con cosa (5) impegnarci successivamente.

Quali sono i quattro tipi di flusso di lavoro?

Quattro suggerimenti per la progettazione di un modello di flusso di lavoro di successo:

Inizia facendo un brainstorming.
Sfida i risultati del tuo brainstorming.
Controlla se alcuni processi possono essere eseguiti contemporaneamente.
Definire chiaramente ruoli e responsabilità.