In qualità di nuovo assunto o dipendente, fai di tutto per assicurarti di fare una buona impressione, non solo sul tuo capo, ma anche sui tuoi colleghi. Come implementare le tue idee per realizzare un progetto di successo? Sviluppando un piano di lavoro che dimostri il tuo approccio e consenta agli altri di vedere dove si inseriscono. Un piano di lavoro non è sempre corretto, ma spinge le persone a porre domande pertinenti. Ecco tutto ciò che dovresti sapere su un piano di lavoro e puoi creare efficacemente piani di lavoro giornalieri, settimanali e di 90 giorni, con esempi.
Che cos'è un piano di lavoro?
Un piano di lavoro è un documento che consente a tutte le persone coinvolte nel progetto di comunicare in modo più chiaro.
Un buon piano di lavoro delinea le azioni necessarie per portare a termine un progetto. Specifica il risultato previsto nonché i principali flussi di attività o risultati che raggiungeranno tale risultato. Sottolinea inoltre le risorse, la partecipazione e l'interdipendenza necessarie.
Prima dell'inizio del progetto, le principali parti interessate dovrebbero valutare e fornire un feedback sul piano. Quando avrai finito, avrai una tabella di marcia chiara che tutti supportano.
Un piano di lavoro finale normalmente include i seguenti elementi:
- Finalità e obiettivi del progetto
- Responsabilità del progetto
- Delega dei compiti (se si lavora in gruppo)
- Milestone
- Risultati importanti
- Risorse richieste
- Orari, comprese le scadenze
- Per i bilanci
Perché dovresti usare un piano di lavoro
Si è tentati di evitare di generare un documento di flusso di lavoro così dettagliato. Dopotutto, questa procedura è complessa e richiede tempo. Tuttavia, lo sforzo extra ripagherà a lungo termine.
Fare un piano richiede di pensare a come raggiungere il tuo obiettivo. Il processo richiede di porre domande difficili, come chi eseguirà il lavoro e se c'è abbastanza tempo.
Ecco tre motivi per creare un piano di lavoro:
#1. Aiuterà la tua squadra a rimanere in pista.
Un buon piano di lavoro specifica scadenze e compiti. Fare un elenco di chi è responsabile di ciò che rende tutti responsabili. Le persone possono anche vedere come il loro lavoro si inserisce nello schema più ampio delle cose. Questo può renderlo più redditizio e allo stesso tempo aiutarli a dare giudizi migliori.
#2. Controlla le tue aspettative.
La tua strategia sarà stata distribuita a tutte le parti interessate, inclusa la direzione, quando inizi il progetto. Questa procedura richiede tempo e impegno. Le persone ti lanceranno inevitabilmente delle palle curve durante il processo se non ce l'hai. (Potrebbero ancora farlo, ma tu sei su una base più solida con un piano di lavoro chiaro).
Tutti dovrebbero capire cosa comporta la strategia e cosa è in grado di fare. Identifica le aspettative disallineate e le interpretazioni divergenti nella fase iniziale, riducendo la confusione e il conflitto in seguito. Inoltre, evidenzierà requisiti e limiti di cui potresti non essere a conoscenza, come autorizzazioni uniche, che potresti incorporare nella strategia.
#3. Sarà semplice stabilire quando festeggiare.
Tenere traccia dei tuoi obiettivi e dei tuoi successi offre l'opportunità di festeggiare con il tuo team. Niente batte spuntare un elemento importante dalla tua lista di cose da fare. Inoltre, puoi condividere i tuoi risultati con la direzione, facendo apparire te e il tuo team eccellenti.
BetterUp può aiutarti a sviluppare competenze come determinare il livello di dettaglio adeguato e come consegnare il tuo piano a varie parti interessate.
Quali sono le cinque fasi di un piano di lavoro?
Ci sono alcune linee guida fondamentali da seguire quando si fa un piano di lavoro. Inizia con le basi. In ogni fase, cerca di raccontare una storia chiara e comprensibile. In secondo luogo, provalo ad alto livello prima di diventare troppo dettagliato. Condividilo con il tuo manager, membri del team esperti o colleghi fidati e presta attenzione a ciò che li collega o dove hanno domande.
Un esempio può aiutarti a comprendere come funziona la procedura. Supponi di essere responsabile delle pubbliche relazioni presso un'azienda di attrezzature per esterni. Uno dei tuoi obiettivi nella tua capacità è pianificare una raccolta fondi per una nota organizzazione no profit locale. Prepariamo il tuo piano di lavoro da presentare al tuo CEO.
#Step 1: Stabilisci il “perché” della tua iniziativa.
È necessario spiegare quanto segue nel documento del piano di lavoro:
L'obiettivo di questa attività. Come si inserisce nel quadro generale dell'azienda? Quali vantaggi fornirà all'organizzazione? Fornisci una spiegazione dettagliata.
La storia di questo progetto e il contesto più ampio. Mostra come il progetto si inserisce nel business plan o negli obiettivi principali dell'azienda. Potrebbe anche essere utile dimostrare come il progetto si inserisce nei principi alla base dell'azienda.
Nel caso dell'azienda di attrezzature per esterni, vuoi dimostrare la dedizione dell'azienda alla comunità locale. Ciò contribuisce allo sviluppo della fiducia tra consumatori e dipendenti, che sono le fondamenta del successo dell'azienda.
E, poiché vendi attrezzature per attività all'aperto, il tuo ente di beneficenza preferito è un'organizzazione ambientalista. Questo è esattamente in linea con l'immagine all'aria aperta della tua azienda.
#Passaggio 2: creare una sequenza temporale del progetto.
Un progetto dovrebbe sempre avere una scadenza definita. Un progetto con limiti di tempo ti consente di stabilire le priorità e completare le attività. Inoltre, avere una scadenza può aiutarti a organizzare meglio il tuo tempo.
In questo caso, il tuo lasso di tempo è chiaro: hai tempo fino alla data dell'evento. Scegli una data segnaposto per aiutarti a pianificare il tuo calendario. Tieni presente che la data dell'evento può variare a seguito di negoziazioni con le parti interessate.
Le date di inizio e fine saranno richieste anche per ciascuna parte del progetto, come lo sviluppo di materiali promozionali e gli inviti per gli ospiti. Determina quali di queste date sono definitive e quali sono soggette a modifiche. Crea un piano che non si basi sullo scenario migliore in ogni fase del viaggio.
Assicurati di assegnare queste attività ai membri del team.
#3. Step 3: Descrivi chiaramente i tuoi obiettivi.
Qui è dove elenchi obiettivi specifici e raggiungibili. Pensa ad adottare la tecnica degli obiettivi SMART. Questo ti aiuterà a sviluppare obiettivi specifici, quantificabili, raggiungibili, significativi e limitati nel tempo.
Assicurati di definire anche gli indicatori chiave di prestazione (KPI). Questi sono gli strumenti necessari per valutare il successo.
Un obiettivo di donazione di $ 100,000 e una percentuale di partecipazione del 50% sarebbero misure realistiche del successo della tua raccolta fondi.
#Passaggio 4: rivedi le tue restrizioni.
I tuoi obiettivi dovrebbero essere in linea con il calendario, il budget e le risorse che hai scelto. Molto probabilmente hai incontrato ostacoli durante il processo di pianificazione, quindi assicurati che l'ambito del progetto sia ragionevole. Se non hai i fondi per un razzo, non garantire uno sbarco sulla luna.
Il tuo evento dovrebbe avere un piano fattibile per raggiungere il suo obiettivo di $ 100,000. La tua azienda è ben inserita nella comunità? Ci sarà un numero enorme di ospiti di alto profilo che possono fare grandi donazioni? Le persone sono obbligate ad andare se rispondono a RSVP?
Rispondi onestamente a queste domande, considera le alternative in modo creativo e adatta i tuoi obiettivi di conseguenza.
#Step 5: Parla di rischio e responsabilità.
Considera la tua strategia da ogni possibile aspetto. Quali sono le tue principali dipendenze? Che cosa potrebbe andare storto? Che si tratti di un turnover imprevisto dei dipendenti o di maltempo che costringe l'evento al chiuso, sii consapevole di ciò che potrebbe andare storto e predisponi un piano di riserva. Avere molti e identificare in anticipo quali condizioni farebbero scattare un piano di emergenza.
Fare un piano di lavoro quotidiano
La gestione del tempo è un'abilità che può essere applicata a qualsiasi professione e attività. Pianificare in anticipo è un componente della gestione del tempo che può aiutarti a rispettare le scadenze e completare le attività. Fare un piano di lavoro quotidiano ti consente di guardare avanti al giorno imminente e costruire uno schema approssimativo di ciò che intendi fare durante quel periodo.
Come fare un piano di lavoro quotidiano
Se il pensiero di organizzare la tua giornata ti sopraffà, prova questi semplici passaggi per anticipare la tua lista di cose da fare e prepararti per esigenze impreviste:
#1. Considera la tua giornata in anticipo.
Le tue esigenze determineranno la strategia che adotterai per organizzare la tua giornata. Se operi in un ambiente frenetico, ad esempio, potresti dover includere una certa flessibilità nella tua giornata per far fronte a lavori imprevisti o scadenze mutevoli. Se hai più tempo per concentrarti sugli incarichi, puoi pianificare il tuo tempo in modo più preciso.
Prima di organizzare la tua giornata, annota alcuni dei tuoi bisogni primari, nonché eventuali difficoltà che potresti dover affrontare a causa della mancanza di un piano per la giornata. Identificare i tuoi punti dolenti ti aiuterà a decidere come affrontare la pianificazione della giornata.
#2. Determinare le attività critiche
È anche una buona idea scegliere le attività quotidiane più importanti e pianificare come completarle. Se hai un lungo elenco di compiti importanti, potresti scoprire di non avere abbastanza ore al giorno per completarli tutti. Imparare a dare la priorità ai tuoi doveri ti consente di determinare quali lavori sono veramente vitali e quali possono aspettare fino al giorno successivo o più tardi nella settimana.
Potrebbe aiutarti a dare la priorità alla tua lista identificando due o tre faccende che sono più importanti per te. Sia che tu li completi durante il giorno o che tu faccia notevoli progressi su di essi, queste faccende o progetti possono diventare le tue massime priorità. Come esempio:
#3. Appunta le tue liste di cose da fare
L'aggiunta degli elementi fondamentali da fare al tuo programma può aiutarti a visualizzare il loro livello di importanza. Se organizzi le tue giornate su un calendario, fissa un appuntamento per ogni attività che blocchi il tempo che intendi dedicare alle faccende chiave.
Gli elementi da fare dovrebbero includere tutti i passaggi necessari per eseguire l'attività. Ad esempio, se il tuo obiettivo principale per la giornata è creare e condividere un post sul blog, puoi pianificare di comporre una prima bozza, correggere le bozze, aggiungere eventuali collegamenti essenziali e inviare la copia finale come attività separate.
#4. Programma le pause
Le interruzioni intenzionali dall'elenco delle cose da fare ti aiutano a reindirizzare la tua energia e a liberare la mente. Poiché il cervello umano non può concentrarsi su un singolo lavoro per più di un'ora o due alla volta, fare una pausa può effettivamente aumentare la produttività.
Includere diverse pause a intervalli di una o due ore nel programma giornaliero. Programmando le pause, è più probabile che ti prendi una pausa dal tuo lavoro e ti concentri su qualcos'altro per un breve periodo di tempo.
#5. Sfrutta la tua strategia.
Potresti essere tentato di mettere da parte il programma della tua giornata e concentrarti sul tuo lavoro dopo averlo preparato. Tuttavia, se sei distratto dalle e-mail nella tua casella di posta o da un collega che passa davanti alla tua scrivania per parlare, puoi dimenticare rapidamente le tue faccende essenziali o perdere di vista ciò che avevi programmato per la giornata.
Fare riferimento regolarmente al programma della tua giornata ti aiuta a tenere traccia e completare le faccende che hai identificato come gli elementi più importanti della giornata.
Esempi di routine lavorative quotidiane
La tua routine quotidiana può variare a seconda del settore e del livello di occupazione. Ecco alcuni esempi di diverse routine lavorative quotidiane:
#1. La routine di un dipendente entry-level
Stabilire una buona routine dall'inizio della tua carriera ti aiuterà a sviluppare solide abitudini lavorative e bilanciare i tuoi obiettivi professionali e personali. Ecco un esempio di una giornata nella vita di un dipendente entry-level:
- Ogni mattina alzati alla stessa ora.
- Per 15 minuti, scrivi delle tue aspirazioni personali o professionali.
- Preparati al lavoro facendo colazione.
- Andare al lavoro, se necessario
- Leggi e rispondi alle email
- Fai una lista di cose da fare per la giornata.
- Completa le attività
- Prenditi una pausa per il pranzo.
- Dopo aver mangiato, fai una breve passeggiata.
- Torna alla tua postazione di lavoro e continua a lavorare sulle tue faccende.
- Informa il tuo manager dei tuoi progressi quotidiani.
- Se applicabile, lascia il lavoro e torna a casa.
- Dedica un'ora agli hobby.
- Consuma la tua cena
- Fai una passeggiata di 15 minuti.
- Leggi per 30 minuti
- Vai a letto
#2. La routine di un professionista di medio livello
Man mano che la tua carriera avanza, potresti dedicare più tempo allo sviluppo professionale e alla certificazione. Puoi completare queste attività rispettando i tuoi obblighi di lavoro fondamentali e godendoti una vita personale appagante se sviluppi una routine. Ecco un esempio della routine quotidiana di un professionista di medio livello:
- Ogni mattina alzati alla stessa ora.
- Fai una passeggiata prima di colazione.
- Preparati al lavoro facendo colazione.
- Se applicabile, fare il pendolare
- Rispondere alle e-mail e alla corrispondenza
- Esaminare i piani di progetto e il calendario giornaliero
- Progetti completi
- Prenditi una pausa per il pranzo.
- Discuti gli obiettivi strategici con il tuo manager.
- Completa le attività del progetto della giornata.
- Se applicabile, torna a casa.
- Per un'ora, lavora sulla lezione di certificazione.
- Consuma la tua cena
- Dedica un'ora a fare qualcosa che ti piace.
- Vai a letto
#3. La routine di un professionista senior
In qualità di professionista senior, i tuoi compiti potrebbero essere più diversificati rispetto a quelli dei professionisti di livello base o medio, che potrebbero imparare il loro mestiere attraverso la ripetizione. Sebbene le tue responsabilità possano cambiare, potresti comunque sviluppare uno schema che bilancia il tuo lavoro e le priorità personali. Ecco un esempio del programma giornaliero di un professionista senior, come un manager o un direttore:
- Alzati alla stessa ora tutti i giorni.
- 10 minuti di meditazione o stretching
- Preparati al lavoro facendo colazione.
- Se applicabile, fare il pendolare
- Rispondere a e-mail e messaggi
- Incontra i membri più giovani del team per svolgere le attività quotidiane o settimanali.
- Dovrebbero essere letti i report di progetto dei team manager.
- Esamina gli indicatori chiave di prestazione (KPI) con altri direttori.
- Partecipa alle riunioni del pranzo delle parti interessate
- Esaminare nuove proposte di progetto
- Incontra i singoli membri del team per la formazione o la valutazione delle prestazioni.
- Se applicabile, torna a casa.
- Trascorri del tempo di qualità con la famiglia o gli amici.
- 30 minuti di attività fisica
- Consuma la tua cena
- Un'ora di lettura
- Vai a letto
Cos'è un piano di lavoro settimanale?
Un piano di lavoro settimanale è uno strumento di gestione delle attività che ti aiuta a scomporre e organizzare le cose che devono essere completate per la settimana successiva. Fare un programma settimanale migliora le tue capacità di gestione del tempo permettendoti di pianificare in anticipo. Ciò consente di eseguire attività critiche in tempo.
Questo metodo non solo ti aiuta a creare un orario giornaliero, ma ti fornisce anche un riepilogo settimanale di ciò su cui lavorerai. Quando sviluppi il tuo programma di lavoro settimanale, tieni a mente le riunioni a cui devi partecipare. Questo può aiutarti a bilanciare il tuo carico di lavoro con il numero di riunioni che hai in modo da non avere troppo lavoro in una giornata pesante per le riunioni.
Come fare un piano di lavoro settimanale
Fare un piano di lavoro settimanale è un semplice passaggio che può iniziare bene la tua settimana lavorativa. Ecco quattro semplici accorgimenti da adottare.
#1. Mantieni tutti i tuoi elenchi di cose da fare in un'unica posizione.
La tecnica più frequente per iniziare il tuo piano di lavoro settimanale è creare un elenco di cose da fare tradizionale. Gli elenchi di cose da fare digitali sono ideali perché semplificano la classificazione e l'assegnazione di priorità alle attività e sono impossibili da collocare in modo errato. Puoi anche collegare le informazioni contestuali alle attività utilizzando un servizio come Asana, in modo da avere le informazioni di cui hai bisogno senza ingombrare la tua lista. L'aspetto più cruciale di questa fase è che tutto ciò di cui hai bisogno si trova in un unico luogo, che servirà come fonte di verità per la settimana. Se sei confuso su cosa fare dopo, torna semplicemente all'elenco delle cose da fare.
#2. Stabilisci delle scadenze per le cose nella tua lista di cose da fare.
Ogni elemento di azione nella tua lista di cose da fare dovrebbe avere una scadenza. Le date di scadenza possono aiutarti a specificare quando dovresti lavorare su ciascun incarico, che è una fase estremamente critica per la pianificazione del lavoro settimanale.
Se sai che devi portare a termine un'attività entro una determinata data, calcola quanto tempo ti ci vorrà per svolgere quel lavoro specifico. Lavora a ritroso dalla data di scadenza utilizzando il tempo previsto. Questo è il minimo indispensabile per quando dovresti iniziare a lavorare su quell'attività.
#3. Stabilisci priorità efficaci per le tue attività.
È fondamentale dare la priorità alle tue faccende per la settimana. Bilanciare orari e priorità è un'abilità difficile da padroneggiare. Quando hai compiti a lungo termine con scadenze lontane, puoi dividerli in blocchi più piccoli ed eseguire una parte dell'attività ogni giorno fino alla scadenza. Questo può aiutarti a evitare di procrastinare e rimescolare all'ultimo minuto per completare incarichi più grandi.
Prova ad assegnare un'etichetta di priorità a ciascuna attività se utilizzi un programma di gestione del lavoro. Questo non solo ti aiuta a rimanere in linea con le tue priorità, ma mostra anche ai membri del tuo team su cosa stai lavorando per la giornata. Se le cose cambiano e devi modificare le tue priorità, puoi facilmente rietichettare le tue attività.
#4. Dedica del tempo ogni settimana all'organizzazione delle attività.
Un piano di lavoro settimanale funziona meglio se utilizzato regolarmente come pianificatore settimanale. Trova del tempo nel tuo calendario ogni settimana per riflettere sulle faccende che devi completare per la prossima settimana.
Alcune persone organizzano le loro attività il venerdì pomeriggio, mentre altre fanno la loro pianificazione settimanale il lunedì mattina. Entrambi i giorni hanno dei vantaggi. Compilare le tue attività il venerdì ti consente di entrare il lunedì con attività ben strutturate e pronte per l'uso. Questo è un metodo meraviglioso per le persone che fanno fatica a staccarsi dal lavoro nei fine settimana perché avranno un quadro chiaro della loro giornata lunedì prima di passare al fine settimana.
Organizzare le tue faccende settimanali il lunedì ti offre un quadro chiaro di ciò su cui lavorerai durante la settimana. Questa strategia è appropriata per i membri del team che si affidano ad altri per svolgere le proprie attività, come un team di vendita o di successo dei clienti. Se prevedi di ricevere corrispondenza durante il fine settimana, fare il tuo piano di lavoro settimanale di lunedì ti aiuta a dare la priorità al lavoro che è arrivato mentre eri via.
Creazione di un piano di lavoro di 90 giorni
I primi 90 giorni di un nuovo impiego sono generalmente contrassegnati da una ripida curva di apprendimento. C'è molto da accettare. Ci sono così tante persone da incontrare. Vuoi dimostrare di essere il nuovo assunto. Se sei il responsabile del reclutamento, vuoi assicurarti che quella persona abbia successo.
Un piano di 90 giorni può aiutare i nuovi dipendenti a mettersi al passo, afferrare il proprio lavoro e acquisire una maggiore sensazione di squadra e cultura aziendale.
Che cos'è un piano di lavoro di 90 giorni?
Un piano di 90 giorni funge da quadro per determinare come integrare, acclimatare ed educare i nuovi membri del team. Stabilisce le aspettative per ciò che l'individuo dovrebbe fornire nei primi 90 giorni, che potrebbe includere obiettivi di apprendimento e prestazioni. Alcune persone a volte lo chiamano un piano d'azione di 90 giorni, che sottolinea l'importanza di essere proattivi.
Un piano di 90 giorni, come gli obiettivi SMART, dovrebbe descrivere le specifiche particolari che consentiranno al nuovo dipendente di avere successo. Un piano ben scritto dovrebbe descrivere in dettaglio come il nuovo ruolo e le responsabilità quotidiane di questa persona si relazionano alle metriche aziendali e agli obiettivi a lungo termine. Dovrebbe assisterli nella definizione delle priorità e dei punti di controllo per il monitoraggio dei progressi.
Un piano di lavoro di 90 giorni dovrebbe idealmente includere i seguenti elementi:
- Servire come unico punto di contatto per risorse, assistenza e chiarezza su compiti e obiettivi.
- Introdurre e coltivare un clima che incoraggi regolari colloqui di crescita con il management in modo che i dipendenti possano visualizzare il proprio percorso di carriera.
- Introdurre il nuovo dipendente alla cultura aziendale e di squadra sottolineando le relazioni e gli obiettivi condivisi.
- Incoraggia le tattiche che promuovono un atteggiamento di crescita e uno stile di lavoro attivo.
Qual è lo scopo principale di un piano di lavoro?
Un buon piano di lavoro delinea le azioni necessarie per portare a termine un progetto. Specifica il risultato previsto nonché i principali flussi di attività o risultati che raggiungeranno tale risultato.
Come si chiama un piano di lavoro?
Un piano di gestione del progetto è un altro nome per un piano di lavoro.
Quali sono le quattro componenti fondamentali di un piano di lavoro?
- Gli scopi e gli obiettivi devono essere stabiliti.
- Definire le responsabilità del team.
- Stabilire le tempistiche del progetto.
- Creare un budget
In conclusione,
I piani di gestione del progetto sono necessari per qualsiasi team leader, ma non sono sufficienti. Avere e trasmettere una visione, oltre a guidare un team attraverso l'implementazione, sono talenti essenziali. Sei sulla buona strada ora che sai come creare un solido piano di lavoro.
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Riferimenti
