Gli ordini di lavoro sono la forza trainante delle operazioni di manutenzione. Forniscono energia al tuo team e facilitano lo spostamento del lavoro dal punto A al punto B. Quindi, questo articolo ti insegnerà come padroneggiare l'ordine di lavoro di manutenzione, conoscere il formato per scriverlo e anche il processo e le procedure coinvolte in modo che la tua attività procede senza intoppi.
Che cos'è un ordine di lavoro?
Un ordine di lavoro è un documento che contiene tutti i dettagli su un'attività di manutenzione e delinea il processo per completarla. Può includere informazioni come chi approva il lavoro, l'ambito, chi ne è responsabile e il piano di lavoro.
Gli ordini di lavoro sono fondamentali per il funzionamento di a manutenzione dell'azienda Dipartimento. Assistono tutti, dai responsabili della manutenzione ai tecnici, nell'organizzazione, nell'assegnazione, nella definizione delle priorità, nel monitoraggio e nel completamento delle attività critiche. Se eseguito correttamente, consente di raccogliere informazioni, condividerle e utilizzarle per completare le attività nel modo più efficace possibile.
Sebbene un ordine di lavoro e una richiesta di lavoro sembrino identici, ci sono alcune differenze chiave tra di loro. Il personale non addetto alla manutenzione utilizza una richiesta di lavoro per notificare un'attività al team di manutenzione. Quando l'apparecchiatura si guasta, un operatore della macchina, ad esempio, può inviare una richiesta di lavoro. Un responsabile della manutenzione esamina la richiesta di lavoro e aggiunge ulteriori dettagli, pianifica l'assegnazione e la assegna a un tecnico. La richiesta di lavoro è stata trasformata in un ordine di lavoro.
Quindi impareremo la procedura/processo di creazione di un formato di ordine delle parole in sei passaggi.
Procedura/Processo dell'ordine di lavoro
Qualsiasi ordine di lavoro di manutenzione ha un ciclo di vita composto da tre fasi principali: sviluppo, completamento e registrazione. Possiamo dividere queste fasi in più fasi. Comprendere ogni passaggio e fornire un solido processo/procedura dell'ordine di lavoro evita che i progetti rimangano bloccati in una fase e diventino un arretrato.
Passaggio 1: identificare la missione.
Le attività di manutenzione sono suddivise in due categorie: manutenzione programmata e manutenzione non pianificata. La manutenzione anticipata include tutti i lavori di cui sei a conoscenza in anticipo, come i controlli regolari, e la manutenzione non pianificata include tutte le cose che non puoi prevedere, come un guasto imprevisto.
Passaggio 2: invia una richiesta di riparazione.
Qui, compili le descrizioni del lavoro e le invii al team di manutenzione per ulteriori azioni. Se un computer si guasta, ad esempio, un operatore genera una richiesta di lavoro e la invia alla manutenzione. Quando un lavoro è programmato, un ordine di lavoro viene generato e attivato al momento opportuno.
Passaggio 3: assegnare priorità e pianificare l'ordine di lavoro.
Molto spesso, alcune occupazioni richiedono più tempo di altre. Una lampadina bruciata potrebbe non richiedere una riparazione immediata, ma un nastro trasportatore danneggiato può farlo. Ecco perché devi dare la priorità a ogni ordine di lavoro che arriva sulla tua scrivania.
Ora è il momento di pianificare dopo aver stabilito le priorità. Può essere coordinato in base a una data fissa, trigger di manutenzione previsti o intervalli di tempo dedicati. L'impostazione di una scadenza tiene tutti responsabili e tiene anche tutti aggiornati, assicurando che nulla sfugga alle crepe.
Passaggio 4: delegare e completare il lavoro
È giunto il momento di mettere queste parole su carta nella realtà. Un tecnico viene assegnato alla commessa e completa la missione. Quindi, questo può essere semplice come un controllo dell'attrezzatura di cinque minuti o complicato come un lavoro di riparazione di più giorni.
Passaggio 5: chiudere e documentare l'ordine di lavoro.
L'ordine di lavoro verrà chiuso fino al raggiungimento di tutti i termini. Ai gestori potrebbe essere richiesto di firmarlo per soddisfare i criteri di applicazione. Quando un ordine di lavoro è completato, viene nascosto. Un registro degli ordini di lavoro ben organizzato è essenziale per creare le cronologie degli asset, valutare le soluzioni precedenti, pianificare gli audit e altre attività.
Passaggio 6: l'ordine di lavoro viene rivisto
La revisione degli ordini di lavoro fornisce dettagli utili. Forniranno informazioni dettagliate sui tuoi processi e sistemi che possono essere utilizzati per migliorare la tua azienda. Il registro aiuta anche i tecnici a identificare facilmente eventuali passaggi mancanti o soluzioni alternative se un problema si ripresenta.
Informazioni per un formato dell'ordine di lavoro
In generale, gli ordini di lavoro, come qualsiasi altra cosa prodotta dalla tua fabbrica, devono essere ben fatti e anche privi di difetti. Se una fase del processo è disattivata, può avere un impatto sull'intera linea. Quindi, quali informazioni costituiscono un ottimo formato di ordine di lavoro?
- Bene: Quale apparecchiatura necessita di riparazione?
- Descrizione del problema: Qual è esattamente il problema? Cosa hai sentito, visto, annusato o sentito al momento del fallimento o nei giorni precedenti?
- Ambito di lavoro: Di quale forza lavoro hai bisogno per completare il lavoro? Quali abilità sono richieste?
- Parti e attrezzature necessarie: Ci sono parti che devono essere sostituite o attrezzi speciali che devono essere utilizzati?
- Note sulla salute e sicurezza: Di quali protocolli di sicurezza e attrezzature hai bisogno? Si sono verificati incidenti o quasi incidenti durante il lavoro su un problema o una risorsa simile?
- Data richiesta: Quando è stato prodotto e inviato l'ordine di lavoro, come richiesto?
- Nome/reparto/contatto del richiedente: Chi ha creato e presentato l'opera?
- Data prevista per il completamento: Quando dovrebbe essere completato questo lavoro?
- Data di effettivo completamento: Quando furono finiti e chiusi i lavori?
- Orario di lavoro previsto: Quanto tempo ci vuole per completare il lavoro?
- Orario di lavoro effettivo: Quanto tempo ci è voluto per completare l'ordine di lavoro?
- Lista di controllo delle attività: Esiste una guida passo passo per completare il lavoro richiesto?
- Priorità: Qual è il significato di questo lavoro? Qual è: alto, medio o basso?
- Assegnato a: Chi farà il lavoro? È necessario avere più di una persona? È necessario assumere un appaltatore esterno?
- Documenti associati: Esistono record che aiuteranno l'esecuzione dell'ordine di lavoro in modo più efficace, come SOP, manuali, diagrammi, video, cronologia delle risorse, ordini di acquisto o immagini?
Gestione degli ordini di lavoro di manutenzione
La creazione di un fantastico formato di ordine di lavoro non garantisce risultati. Un formato solido per la gestione del ciclo di vita di un ordine di lavoro assicura che passi senza problemi da una fase all'altra. Questo formato ti consente di evitare una varietà di problemi in un ordine di lavoro, come mancanza di trasparenza, costi elevati, tempi di inattività aumentati e un arretrato paralizzante. Quindi, diamo un'occhiata ai vantaggi e agli svantaggi di alcuni sistemi di gestione degli ordini di lavoro e al loro confronto.
Penna e carta
PRO:
Gli ordini di lavoro sono stati gestiti con carta e penna sin dall'invenzione della carta e della penna. Gli ordini di lavoro scritti sono sia economici che familiari. Inoltre, la carta è un metodo che tutti conoscono. Richiede pochissima preparazione, i costi iniziali sono relativamente bassi e c'è una traccia cartacea per quando è necessario rivedere il lavoro precedente.
Contro:
Questo sistema, tuttavia, presenta alcuni gravi difetti. I file cartacei vengono facilmente archiviati in modo errato, smarriti o distrutti. Sono dispendiosi in termini di tempo per trovare, recuperare e ordinare. Poiché spesso presentiamo rapporti dopo un evento, è più probabile che informazioni imprecise trovino la loro strada in un ordine di lavoro. Anche carta e penna vengono maneggiate più lentamente. Questi fattori, se combinati, rendono il lavoro inefficiente e possono costare un sacco di soldi a lungo termine.
Uso di lavagne bianche
PRO:
Un altro vecchio standby per i reparti di manutenzione sono le lavagne. Il costo dei materiali non supera il budget, ed è sicuramente conveniente avere a disposizione tutti gli ordini di lavoro da visualizzare e aggiornare in un'unica posizione centrale.
Contro:
Le lavagne, come carta e penna, presentano limitazioni significative. Tenere i registri è un enorme dolore e anche estrarre informazioni da qualsiasi record che potresti riuscire a ottenere è incredibilmente difficile. Ciò rende quasi impossibile la creazione di cronologie di asset, la preparazione per gli audit e la creazione di report sugli ordini di lavoro. Il processo di gestione è spesso rallentato perché operatori e tecnici devono recarsi in una sede centrale per inviare o visualizzare gli ordini di lavoro.
Fogli di calcolo Excel
Vantaggi
I fogli di calcolo Excel sono un miglioramento rispetto a carta e penna e alle lavagne. Converte i documenti cartacei in formato digitale, rendendo meno probabile che vengano distrutti o persi. Spesso è più semplice cercare informazioni e generare report basati su tali informazioni.
Svantaggi
Tuttavia, sebbene i fogli di calcolo sollevino leggermente la barra, alcuni fattori ne fanno una base instabile per la gestione. Alcuni fogli di lavoro sono bloccati su un'unica schermata, rendendo impossibile la visualizzazione dei dettagli più recenti su un ordine di lavoro.
I fogli di calcolo, anche se basati su cloud, non hanno la capacità di attivare automaticamente gli ordini di lavoro, rendendo incredibilmente difficile eseguire la manutenzione preventiva. L'immissione di dati e l'elaborazione di rapporti richiedono lunghi periodi di tempo al computer e conoscenze. C'è anche una limitazione nel tracciare lo stato di avanzamento degli ordini di lavoro, che ti porta in ritardo sulla pianificazione.
CMMS (Sistema di gestione delle costruzioni) Software
PRO:
L'utilizzo delle tecnologie mobile e cloud è uno dei vantaggi più significativi dei sistemi di gestione della manutenzione informatizzata (CMMS). Questo tipo di software per ordini di lavoro di manutenzione consente a chiunque si occupi della manutenzione di creare, monitorare, completare e valutare le attività in tempo reale, da qualsiasi luogo, sia sulla scena di un guasto che su una spiaggia hawaiana.
Ordini di lavoro, cronologie delle risorse, note e fotografie possono essere portati con i tecnici ovunque vadano. I report estraggono anche i dati negli ordini di lavoro di manutenzione per metriche come costo, efficienza e altro.
L'invio di una richiesta di lavoro tramite un CMMS può fornire a coloro al di fuori della manutenzione un maggiore senso di proprietà su quel lavoro. Possono anche tenere traccia dello stato delle loro richieste e duplicare gli ordini di lavoro. Questo è un modo importante per aumentare il TPM nella tua struttura e riduce la necessità di aggiornamenti o chiarimenti delle attività.
Contro:
Sebbene il software CMMS sia la via del futuro, è più costoso in anticipo, richiede formazione e cultura eccezionali per avere successo e spesso richiede tecniche di manutenzione più avanzate. Sebbene il software CMMS abbia dei difetti, i vantaggi a lungo termine del sistema compensano più che compensare eventuali carenze iniziali.
In che modo gli ordini di lavoro possono aiutare le aziende a garantire la conformità alle normative?
Gli ordini di lavoro possono aiutare le aziende a garantire la conformità alle normative documentando il completamento delle attività richieste e delle attività di manutenzione e fornendo un registro di conformità per gli audit.
Qual è il ruolo di un coordinatore dell'ordine di lavoro?
Il ruolo di un coordinatore degli ordini di lavoro è gestire la creazione, l'assegnazione e il completamento degli ordini di lavoro e garantire che le attività siano completate in tempo e nel rispetto del budget.
In che modo gli ordini di lavoro possono aiutare le aziende a migliorare il servizio clienti?
Gli ordini di lavoro possono aiutare le aziende a migliorare il servizio clienti fornendo un processo chiaro e organizzato per soddisfare le richieste dei clienti e monitorare i progressi verso la risoluzione.
In che modo gli ordini di lavoro possono migliorare la comunicazione tra i reparti?
Gli ordini di lavoro possono migliorare la comunicazione tra i reparti fornendo una piattaforma centralizzata per la documentazione delle attività, l'assegnazione delle responsabilità e il monitoraggio dei progressi, che possono migliorare la collaborazione e ridurre le incomprensioni.
In che modo gli ordini di lavoro possono aiutare le aziende con la programmazione e l'allocazione delle risorse?
Gli ordini di lavoro possono aiutare le aziende con la programmazione e l'allocazione delle risorse fornendo una visione chiara del lavoro da eseguire, delle risorse richieste e della tempistica per il completamento, consentendo una pianificazione e un'allocazione delle risorse più efficaci.
In che modo gli ordini di lavoro possono aiutare le aziende a identificare le aree di miglioramento?
Gli ordini di lavoro possono aiutare le aziende a identificare le aree di miglioramento fornendo una registrazione delle attività completate e del tempo e delle risorse necessarie, che possono essere analizzate per identificare inefficienze e aree di miglioramento.
Conclusione
Gli ordini di lavoro sono una pietra angolare di un'eccellente manutenzione. Se gestiti correttamente, forniscono al team la coerenza e la struttura necessaria per avere successo.
Un processo/procedura dell'ordine di lavoro di manutenzione ben progettato facilita l'istituzione di un programma di manutenzione preventiva e la risposta alla manutenzione non pianificata. Quindi sono stati descritti i ruoli, i flussi di lavoro sono stati migliorati, le attività sono state monitorate e le informazioni sono state ben documentate.
L'ultimo e più importante pezzo del puzzle è selezionare i migliori metodi e processi/procedure per la gestione degli ordini di lavoro. Quando tutto si unirà, l'operazione sarà in grado di padroneggiare le basi della manutenzione mentre è ancora alla ricerca di nuovi modi per espandersi e prosperare.
Domande frequenti sugli ordini di lavoro
Che cos'è un ordine di lavoro in ERP?
Un ordine di lavoro è un documento consegnato all'officina di produzione dal Pianificatore di produzione come segnale per produrre una determinata quantità di un determinato Articolo. L'ordine di lavoro aiuta anche a generare i fabbisogni di materiale (Inserimento scorte) per l'articolo da produrre dalla sua distinta base.
Un ordine di lavoro è una fattura?
Un ordine di lavoro è un documento che assegna un servizio da completare per un cliente. Una fattura è un documento che fornisce un elenco dettagliato dei servizi forniti e degli addebiti per ciascuno.
Perché generare un ordine di lavoro?
Lo scopo di un ordine di lavoro è per avviare un'attività, chiarire cosa deve essere fatto, specificare le date di completamento e fornire istruzioni speciali secondo necessità. Il software di gestione degli ordini di lavoro CMMS aiuta anche le organizzazioni a gestire e mantenere i dati sui progetti, nonché su risorse, spese e manodopera.
Come si scrive un ordine di lavoro?
Nella parte superiore del tuo ordine di lavoro è dove scriverai quanto segue: Il nome dell'azienda. L'indirizzo completo. Informazioni di contatto essenziali.
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Dopo aver scritto i dettagli di contatto dell'azienda, includi accanto ad esso quanto segue:
- Numero dell'ordine di lavoro.
- Numero di lavoro.
- E la data inclusa.
